Лекции по "Управлінню проектами"

·          стратегічне вирівнювання проектів;

·          розробка та вдосконалення корпоративних нормативів і стандартів.

Структура і задачі проектного офісу

• Розробка корпоративної методики управління портфелем проектів.
• Підтримка управління змінами.
• Формування портфеля проектів.
• Розробка ресурсної моделі
• Моніторинг виконання портфеля, програм і проектів

             Накопичення і передача знань.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

43. Документація проекту

Проектна документація може бути класифікована в такий  спосіб:

• установча (устав та інші установчі документи);

• інвестиційна (бізнес-плани, обґрунтування інвестицій, технико-єкономічні обґрунтування й ін.);

• проектно-конструкторська (креслення, специфікації й ін.);

• проектно-кошторисна (проекти  організації робіт, кошториси й  ін.);

• нормативно-технічна (стандарти, норми, правила й ін.);

• документація по якості;

• техноробоча (інструкції, технологічні карти й ін.);

• організаційно-розпорядницька:

а) організаційна (організаційна  структура, матриці відповідальності, положення про підрозділи, про  менеджера проекту, правила внутрішнього розпорядку й ін.);

б) розпорядницька (накази, розпорядження, указівки, інструкції й  ін.);

• інформаційно-довідкова (протоколи, акти, листи, довідки й  ін.);

• планова (плани проекту, календарні графіки, сітьові графіки, гістограми, таблиці й ін.), у тому числі прогнозна;

• звітна (баланси проекту  й підприємств-учасників, звіти про  витрати й ін.);

• облікова (плани рахунків, головна книга й інші регістри бухгалтерського чи управлінського обліку й ін.);

• розрахунково-платіжна (розрахункові відомості, чекові книжки, платіжні доручення й ін.);

• контрактна (договір  про наміри, договори (контракти), акти прийому-здачі, протоколи узгодження ціни й ін.);

• транспортна (накладні, маршрутні листи, й ін.);

• документація стратегічного  характеру (стратегічні цілі проекту, концепція проекту, політика в сфері якості, кадрів й ін.);

• документація загального характеру.

44.Управління  комунікаціями проекту

Управління проектними комунікаціями включає процеси, необхідні для забезпечення своєчасного  створення, збору, розповсюдження, зберігання, пошуку і доставки проектної інформації.

Процеси управління проектними комунікаціями забезпечують критичні зв'язки між людьми й інформацією, необхідні для успішного спілкування. Керівник проекту може витрачати  чимало часу для спілкування з проектною командою, учасниками, замовником і спонсором проекту. До управління проектними комунікаціями належать такі процеси:

1. Планування  комунікацій.

Призначення цього процесу  – визначення інформаційних і  комунікаційних потреб учасників проекту: хто вони, який їхній рівень зацікавленості і впливу на проект, хто яку інформацію потребує, коли вона потрібна, яким чином вони її отримуватимуть.

Вхідні дані для процесу: чинники середовища, що оточує підприємство, активи і стандарти організаційних процесів, проектне завдання, план управління проектом.

Інструменти та методики, які використовують у цьому процесі: аналіз комунікаційних потреб, комунікаційні  технології.

Вихідні дані цього процесу: план управління комунікаціями.

2. Розповсюдження  інформації.

Призначення цього процесу  – забезпечення своєчасного доступу  учасників проекту до необхідної інформації.

Вхідні дані для процесу: план управління комунікаціями.

Інструменти та методики, які використовують у цьому процесі: комунікаційні навики, системи збору і пошуку інформації, вивчення досвіду.

Вихідні дані цього процесу: активи і стандарти організаційних процесів, запрошені зміни.

3. Звітування  про виконання.

Призначення цього процесу  – збір і розповсюдження інформації про виконання проекту, включаючи  звіти про стан проекту, показники його розвитку, а також прогнозування.

Вхідні дані для процесу: інформація про виконання роботи, показники ефективності, проектне завдання, прогнози, показники контролю якості, план управління проектом, затверджені  запити на зміни.

Інструменти та методики, які використовують у цьому процесі: інструменти презентації інформації, системи збору і пошуку інформації, збори огляду стану проекту, системи  звітування про час проекту, системи  звітування про витрати.

Вихідні дані для цього процесу: звіти про виконання, прогнози, запрошені зміни, рекомендовані корегувальні дії, активи і стандарти організаційних процесів (оновлені).

4. Управління  учасниками.

Призначення цього процесу  – управління комунікаціями для  забезпечення потреб учасників проекту та вирішення проблем.

Вхідні дані для процесу: план управління комунікаціями, активи і стандарти організаційних процесів.

Інструменти та методики, які використовують у цьому процесі: методи комунікацій, журнал проблем.

Вихідні дані для цього  процесу: вирішення проблеми, затверджені запити на зміни, затверджені корегувальні дії, активи і стандарти організаційних процесів ,план управління проектом .

45. План управління  поставками проекту.

Матеріально-технічна підготовка є такою ж важливою фазою проекту, як і інші. Основне завдання цієї фази проекту – забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послуг у точній відповідності до плану проекту. 

Закупівлі і поставки займають відповідне місце у життєвому  циклі проекту. Західною економікою передбачено такі кроки у плані поставок:

Планування та організація:

• здійснюються на основі даних проектно-кошторисної документації;
• графіки розробляються на основі та у зв’язку із загальним планом проекту і з урахуванням тривалості розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;
• план охоплює проект у цілому;
• вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;
• у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію поставок.

Вибір постачальників:

• здійснюється на основі вивчення так званих кваліфікаційних анкет, які з’ясовують управлінські, технічні, виробничі та фінансові можливості;
• із замовником і керівником проекту після опрацювання анкетних даних складається список претендентів;
• за результатами торгів здійснюється остаточний вибір постачальників.

Розміщення замовлень:

• разом з проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скорочення номенклатури) закупівель;
• загальні замовлення оформляються тільки після скорочення номенклатури закупівель;
• оцінка заявок і проведення торгів передують укладенню контрактів;
• укладення контрактів провадиться в результаті додаткових зустрічей і узгоджень з переможцями торгів вимог щодо перевезення і зберігання вантажів, а також порядку платежів і преміювання.

Контроль за поставками:

• здійснюється відповідно до спеціальних графіків;
• встановлюється щодо кожного з перелічених вище видів поставок (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);
• має за основу загальний план проекту;
• орієнтований на стандартні форми звітності;
• усі зміни вносяться в загальний графік проекту.

 

46. Види контрактів

Головним критерієм  класифікації контрактів є спосіб їхньої оплати.

Контракт, що відшкодовується. Це найбільш гнучкий тип контракту. Уcі прямі витрати оплачуються клієнтом, a також обговорюється прибуток підрядчика. Використовується звичайно на початку робіт за проектом, коли існує ймовірність значних змін. У подальшому тип контракту може бути змінений.

Контракт із фіксованою ціною. Підрядчик пропонує клієнтові фіксовану ціну проекту, куди включаються усі витрати, пов’язані з оплатою праці, матеріалів, устаткуванням, інфляцією і ризиками. Потім підрядчик надає клієнтові повний перелік робіт, і після цього відбувається підписання контракту. Підготовка документації коштує від 1 до 3 % контрактної ціни.

Контракт із використанням цін за одиницю  продукції. Цей тип контракту укладається на основі обговорених ставок оплати специфічних робіт. Прийнятний для проектів, де клієнт не може надати достатньо інформації для укладання контракту з фіксованою ціною.

Контракт «під ключ». У даному типі контракту підрядчик несе відповідальність за здійснення усього проекту — від стадії розробки до здачі об’єкта.

Контракт на професійне керування проектом. Звичайно укладається для планування та управління проектом. За такого контракту команда керуючих проектом служить доповненням до управлінської структури замовника. Перевага — спеціалізація і досвід минулих проектів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

47.Основні етапи проведення торгів

Організаційна підготовка. Ухвалення рішення про призначення і час проведення підрядних торгів здійснюється замовником виданням офіційного розпорядницького документа : наказу, постанови, розпорядження. Організатором торгів може виступати будь-яка спеціалізована фірма , що має ліцензію на даний вид діяльності. Для підготовки і проведення торгів замовник формує тендерний комітет залучаючи власних фахівців,  проектних організацій та інше. Публікується оголошення про торги.

Розробка тендерної  документації. Тенд комітет визначає конкретний склад, порядок та інші умови підготовки тендерної документації відповідно до доручення замовника чи організатора торгів. Тенд док поширюється за визначену комітетом плату, валюту платежу встановлює тендерний комітет. Тенд док повинна складатися таким чином щоб усі учасники однаково розуміли інформацію яка в ній міститься.

Попередня кваліфікація претендентів. Попередня кваліфікація проводиться у випадку прийняття замовником рішення щодо проведення торгів з попереднею кваліфікацією претендентів. Повідомлення щодо проведення попередньої кваліфікації має бути опубліковане в оголошенні про торги й містить інформ про найменування й адресу об’єкта, терміни, системи стандартів.

Розробка оферти претендентом. Оферта має бути підготована і подана до тендерного комітету згідно з вимогами й умовами, визначеній у тендерній документації

Прийняття і  реєстрація оферт. Тендерний комітет розглядає термін подачі оферт. Приймання оферт здійснює секретаріат тенд ком.

Торги.

Затвердження  результатів торгів. Результати у формі протоколу тендерний комітет подає організаторові у триденний термін для затвердження.

Завершення  торгів. Оферент, що виграв торги повинен внести другий задаток на рахунок  замовника в термін установлений тендерним комітетом.

 

48. Функції  учасників торгів.

Функції :

Замовник:1) приймає рішення про проведення підрядних торгів; 2) призначає особу, що виконуватиме ф-ції організатора торгів. 3) контролює роботу організатора торгів. 4) Встановлює остаточні умови договору ц укладає його з переможцем торгів.

Організатор торгів: 1) підготовляє документи для оголошення торгів, публікує оголошення і розсилає запрошення. 2) формує тендерний комітет.3) спрямовує і контролює його діяльність.4) Затверджує результати торгів5) розглядає апеляції 6) ліквідує тендерний комітет. 7) несе усі витрати з підготовки і проведення торгів. Організатор повинен мати статус юридичної особи і ліцензію на проведення торгів.

Тендерний комітет: 1) проводить збір заявок на участь у торгах 2) розробка і поширення тендерної документації 3) організовує ознайомлення претендентів з тендерною документацією 4) збір, збереження і оцінка поданих оферт. 5) здійснює процедуру торгів і її оформлення 6) визначає переможця і друкує в ЗМІ результати торгів.

Претендент  має право: 1) одержувати від тендерного комітету вичерпну інформацію про умови і порядок проведення торгів. 2) звертатися до тендерного комітету з проханням про відстрочку подання оферти письмово.