Лекции по "Управлінню проектами"

1. Сутність проекту, його основні риси.

Проект – це діяльність, за якою матеріальні, фінансові та людські ресурси організовано новаторським шляхом для виконання унікальної роботи при обмеженні у часі та витратах, щоб досягти позитивних змін, визначених кількісними та якісними параметрами.

Підприємницький проект – це яка-небудь діяльність, що направлена на отримання прибутку.

Основні риси проекту:

- спрямованість на досягнення конкретної мети; саме ця мета є рушійною силою проекту, всі зусилля спрямовані на її досягнення;

- базування  на координованому виконанні  пов’язаних між собою дій – проект – це система, яка складається з пов’язаних між собою частин;

- обмеженість у часі виконання, визначеність певної дати початку і закінчення – проект вважається закінченим, коли досягнуті його основні цілі;

- наявність певного бюджету (фінансового, матеріального тощо) – виділяється на забезпечення ресурсних потреб фінансування проекту, що відповідають його масштабам, змісту та термінам виконання;

- неповторність, унікальність – проекти – це певною мірою неповторні та одноразові заходи; водночас рівень унікальності може значно коливатися залежно від особливостей проекту.

 

2.  Відмінність  проектного управління від традиційного

Останнім  часом управління проектами перетворилося на невід’ємну рису західного менеджменту. Тимчасом як світова економіка вступала у постіндустріальну фазу, американські менеджери усвідомлювали те, що основи управління, розроблені для традиційного підприємства, в умовах нової, так званої інформаційної, економіки «не працюють». У виробничій сфері наголос, як правило, робиться на передбачуваності й повторюваності дій, а керівники здебільшого опікуються стандартизацією і раціоналізацією виробничих процесів. Із посиленням конкуренції і розвитком інформаційної економіки наперед виходить унікальність, а не повторюваність подій, що відбуваються. Невід’ємною ознакою інформації є динаміка і постійні зміни. Гнучкість стала девізом сьогодення, а управління проектами, або ж проектний менеджмент, — ключем до досягнення цієї гнучкості

 

3. Функції проектного  менеджменту.

Управління  проектом - це процес управління командою і ресурсами проекту за допомогою специфічних методів, завдяки яким проект завершується успішно і досягає своєї мети.

Завдання:

1) визначення цілей  проекту та його обґрунтування;

2) формування структури  проекту (підцілі, основні етапи роботи тощо);

3) визначення необхідних  обсягів і джерел фінансування;

4) добір виконавців, наприклад,  через процедури торгів і конкурсів;

5) підготовка і укладання  контрактів;

6) визначення термінів  виконання проекту, складання  графіка його реалізації, обчислення  необхідних ресурсів;

7) проведення калькуляції  й аналізу витрат;

8) планування і врахування  ризиків;

9) аналіз виконання  проекту, в тому числі добір “команди” проекту;

10) забезпечення контролю  за ходом виконання проекту тощо.

Завдання управління проектами – досягти встановлених цілей за показниками обсягів, часу, затрат (бюджету), якості.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Процеси управління  проектами

Проект складається з процесів. Процес - це сукупність дій, що приносить результат. Процеси проекту звичайно виконуються людьми і розпадаються на дві основні групи:  
1. Процеси Управління Проектами - що стосуються організації і описи робіт проекту (які будуть докладно описані далі);  
2. Процеси, орієнтовані на продукт - що стосуються специфікацій і виробництва продукту. Ці процеси обумовлюються життєвим циклом проекту і залежать від галузі застосування. У проектах процеси управління проектами і процеси, орієнтовані на продукт, накладаються і взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені при відсутності розуміння того, як створити продукт.  
Групи процесів  
Процеси управління проектами можуть бути поділені на шість основних груп, що реалізують різні функції управління:  
1) процеси ініціації - ухвалення рішення про початок виконання проекту;  
2) процеси планування - визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їхнього досягнення;  
3) процеси виконання - координація людей і інших ресурсів для виконання плану;  
4) процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і прийняття рішень про необхідність застосування коригувальних дій;  
5) процеси управління - визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгодження, затвердження і застосування;  
6) процеси завершення - формалізація виконання проекту і підведення його до упорядкованого фіналу. Крім того, процеси управління проектами зв'язані своїми результатами - результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого... І, нарешті, є взаємозв'язки груп процесів різних фаз проекту. Наприклад, закриття однієї фази може бути входом для ініціації наступної фази (приклад: завершення фази проектування вимагає схвалення замовником проектної документації, що необхідна для початку реалізації). У реальному проекті фази можуть не тільки передувати один одному, але і накладатися. Повторення ініціації на різних фазах проекту допомагає контролювати актуальність виконання проекту. Якщо необхідність його здійснення відпала, чергова ініціація дозволяє вчасно це установити й уникнути зайвих витрат.  
Взаємозв'язки процесів  
Усередині кожної групи процеси управління проектами зв'язані один з одним через свої входи і виходи.  
Входи - чи документи документовані показники, згідно яким процес виконується.  
Виходи - чи документи документовані показники, що є результатом процесу.  
Методи і засоби - механізми, по яких вхід перетворюється у вихід. 

 

5.Поняття жит.циклу  проекту та зміст основних  фаз

- Вибір проекту. Проекти виникають як наслідок потреб. Увесь процес управління проектом починається тоді, коли існує потреба, яку потрібно задовольнити. Одним проектам віддається перевага, інші - відкидаються. Рішення щодо вибору проекту є дуже важливим, адже береться на відповідальність за майбутнє.

- Планування здійснюється протягом усієї тривалості проекту. Спочатку попередній план. Рішення щодо вибору проекту значною мірою залежить від цього попереднього плану. Далі формальний план проекту: робочі структури, графіки Гантта, сіткові графіки, ресурсні гістограми, лінійні схеми відповідальності й розподілу сукупних витрати тощо. По ходу здійснення проекту його план може піддаватися постійному коригуванню з урахуванням виникнення непередбачених обставин і реагування на них.

- Реалізація і контроль. Точна форма реалізації проекту залежить від його конкретного характеру. Під час здійснення проекту його керівники постійно контролюють хід виконання. В основі процесу контролю лежить збір і розгляд даних про просування проекту.

- Завершення. Коли проект закінчується, відповідальність керівника проекту триває, оскільки він повинен виконати різноманітні обов’язки щодо завершення проекту. Конкретний характер цих обов’язків залежить від особливостей самого проекту.

Проекти – це динамічні  системи, що постійно розвиваються та змінюються.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Основні параметри  проекту.

Розміщення  на графіку умовних позначок може бути різним у різних програмах, проте  завжди наводиться так званий ключ, який визначає місця параметрів. Наводимо ключ для нашого прикладу.

Ранній  початок  ES	Тривалість  роботи  t	Раннє завершення  EF
Код і назва роботи
Пізній  початок  LS	Запас часу  F	Пізнє завершення  LF

Ранній початок (ES — Early Start) — найбільш ранній можливий термін початку роботи.

Раннє закінчення (EF — Early Finish) — найбільш ранній можливий термін завершення роботи.

Пізній початок (LS — Late Start) — найпізніший можливий термін початку роботи, після якого  затримка вплине на строк завершення виконання усього проекту.

Пізнє закінчення (LF — Late Finish) — найпізніший можливий термін завершення роботи.

Критичний шлях утворюється послідовністю критичних  робіт. Це найдовший з усіх існуючих у проекті шляхів, який показує  найменший час, який потрібно, аби  повністю виконати усі роботи за проектом.

Запас часу (F — Float) — це той максимальний час, на який можна відкласти початок некритичної роботи, щоб при цьому не змінилась тривалість реалізації усього проекту. Він обчислюється за формулами

 

 

7. Відмінність  проекту від програми, процесу  і операційної діяльності.

Проект — це діяльність, за якої матеріальні, фінансові та людські ресурси організовано новаторським шляхом для виконання унікальної роботи при обмеженні у часі та витратах, щоб досягти позитивних змін, визначених кількісними та якісними параметрами.

спільні ознаки для всіх проектів

• спрямованість на досягнення конкретної мети;
• базування на координованому виконанні пов’язаних між собою дій;
• обмеженість у часі виконання, визначеність певної дати початку і закінчення;
• наявність певного бюджету (фінансового, матеріального тощо);
• певною мірою неповторність, унікальність.

Загалом, саме ці п’ять ознак, або  характеристик, відрізняють проекти  від інших заходів, планів, програм, ініціатив. Кожна з перелічених  характеристик має важливий внутрішній зміст. Роз- 
гляньмо їх детальніше.

 

8.Основні учасники  проектної діяльності

Зазвичай це такі учасники: замовник, інвестор, проектувальник, постачальник, підрядчик, менеджер проекту, команда проекту, консультанти.

Замовник — майбутній власник і користувач результатів проекту. Це може бути фізична або юридична особа, одна чи декілька організацій.

Замовниками можуть бути інвестори, а  також інші фізичні та юридичні особи, уповноважені інвесторами здійснювати  реалізацію інвестиційних проектів.

Інвестор — особа, що вкладає гроші у проект. Іноді він і замовник — це одна й та сама особа. Якщо — ні, то інвестор укладає договір із замовником, контролює виконання контрактів і здійснює розрахунки з іншими учасниками проекту.

Проектувальник — спеціалізовані проектні організації, котрі розробляють проектно-кошторисну документацію.

Постачальник — особа, що відповідає за матеріально-технічне забезпечення проекту.

Підрядчик — особа, яка несе відповідальність і виконує роботи за проектом відповідно до контракту.

Менеджер проекту — особа, якій делеговано повноваження щодо управління роботами за проектом: планування, контроль, координацію роботи учасників проекту.

Команда проекту — організаційна структура, очолювана менеджером проекту і створювана на період здійснення проекту з метою ефективного досягнення його цілей.

 

 

 

 

 

 9 Зацікавлені особи проекту

Зацікавленими особами  проекту є ті люди, яким буде вигідним ефективне виконання проекту, а  також результати його впровадження . До таких осіб належать:

Замовник — майбутній власник і користувач результатів проекту. Це може бути фізична або юридична особа, одна чи декілька організацій. Саме замовник є найбільш зацікавленою особою, оскільки він замовляє відповідний проект і  в деяких випадках може  його фінансувати.

Замовниками можуть бути інвестори, а  також інші фізичні та юридичні особи, уповноважені інвесторами здійснювати реалізацію інвестиційних проектів.

Інвестор — особа, що вкладає гроші у проект. Іноді він і замовник — це одна й та сама особа. Якщо — ні, то інвестор укладає договір із замовником, контролює виконання контрактів і здійснює розрахунки з іншими учасниками проекту. Оскільки інвестор вкладає кошти, то для нього важливо, щоб проект здійснювався в заданих обсягах, вчасно і в межах наданих ресурсів. Тобто, щоб проект був ефективним і прносив йому прибуток.

      Підрядчик — особа, яка несе відповідальність і виконує роботи за проектом відповідно до контракту. Для цієї особи також важливо, щоб проект здійснювався ефективно, оскільки від цього залежить його робота за цим проектом і прибуток.

 

 

10 Основні обов’язки керівника проекту

Менеджер проекту — особа, якій делеговано повноваження щодо управління роботами за проектом: планування, контроль, координацію роботи учасників проекту.

Є дві основних проблеми, які постають перед менеджером проекту.

Перша — як виявляти деякі типові чи небезпечні «підводні камені» і, відповідно, уникати їх. Знаючи це, керівник проекту може обійти найочевидніші перешкоди.

Друга — як організувати і виконати проект з  прицілом на успіх, тобто як зробити  так, щоб усе вдавалося. Уникати проблем — це ще далеко не все. Ефективний менеджер проекту повинен також прозірливо й активно спрямовувати проект у потрібному напрямку найкращим можливим способом. Через наділення повноваженнями — делегування — менеджер проекту може:

• поліпшувати ефективність проектної команди;
• розвивати здібності працівників;
• сприяти зростанню компанії.

Водночас  сам менеджер проекту також несе відповідальність за виконання роботи, оскільки він обирав людей і давав  їм інструкції. Він має завжди підтримувати свою команду. Наприклад, якщо хтось сторонній зробив зауваження, що якусь роботу зроблено погано, не треба говорити, що її робив Петренко, бо це ви призначили його на цю роботу. Слід сприйняти критику або висловити свою думку, якщо ви не згодні, а вже потім підійти до виконавця і поговорити з ним. Тоді вас поважатимуть.