Система учета, анализа и контроля расчетов с персоналом по оплате труда образовательного учреждения

Эти документы  используются для заполнения личной карточки работника по форме № Т - 2, и его лицевого счета.

Трудовой договор  заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается двумя  сторонами работником и директором школы. На его основании издается приказ о приеме на работу по форме № Т-1. Приказ подписывается директором и объявляется работнику под расписку в течение трех дней с момента заключения договора.

В приказе указываются  наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается  испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Если в приказе срок действия договора не указан - реквизит «Дата» в форме № Т-1 не заполнена - договор считается заключенным на неопределенный срок.

Штатное расписание.

Штатное расписание оформляется и разрабатывается в соответствии с примерным штатным расписанием утвержденным приказом министра общего и профессионального образования  Свердловской области от 05.06.2007 года № 22-д  и применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения. Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается Министерством общего и профессионального образования Свердловской области и утверждается приказом директора.

Перевод на другую работу.

Переводом на другую работу, согласно статье 72.1 ТК РФ признается: постоянное или временное изменение  трудовой функции работника; постоянное или временное изменение структурного подразделения; перевод на работу в  другую местность вместе с работодателем.

Перевод на другую работу осуществляется с согласия работника. По соглашению сторон (в письменной форме) работник может быть временно переведен на другую работу на срок до одного года, а в случае, когда  такой перевод осуществляется для  замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место  работы, до выхода этого работника  на работу.

Перевод на другую работу оформляется приказом о переводе работника на работу по форме № Т-5, с указанием новой должности и подразделения, вид перевода, причина перевода, изменения оплаты труда. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, вносится запись в трудовую книжку [45].

Отпуск.

В соответствии с  Трудовым кодексом РФ и коллективным договором все работники школы имеют право на продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в 28 календарных дней. Отпуск педагогических работников имеет иную продолжительность, которая определяется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»  и составляет 56 календарных дней [20].

С учетом производственных и финансовых возможностей и на основании  коллективного договора работникам предоставляются дополнительные отпуска  сверх установленных законодательством  норм. Перечень на получение дополнительного отпуска приведен в коллективном договоре (см. приложение Д).

За то время, когда работник будет находиться в ежегодном  отпуске, ему выплачивают среднюю  заработную плату - отпускные.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, который утверждается директором, согласовывается с профсоюзом, составляется  по форме № Т-7, доводится до сведения всех работников.

Очередной отпуск должен предоставляться до истечения  текущего рабочего года. Очередной  отпуск вне графика предоставляется  по просьбе работников в случае: при получении лечебной путевки, по семейным обстоятельствам и в  других случаях [45].

Командировка.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы» направление работников учреждения в командировку производится директором ГБОУ СО «Верхнесалдинская СКШ» и оформляется:

- приказом о направлении работника в командировку по форме № Т-9;  

- командировочным удостоверением по форме № Т-10;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т-10а.

Приказ о направлении  работника в командировку по форме № Т-9 применяется для оформления и учета направлений работников в командировку.

Заполняется работником кадровой службы, подписывается директором. В приказе указывается фамилия и инициалы, профессия командировочного, а также цели, время и место командировки. При необходимости указывается источники оплаты сумм командировочных расходов.

Командировочное удостоверение  является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной  командировке, время прибытия в пункт назначения и время убытия из него.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и  печатью. Выписывается командировочное  удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании  приказа (распоряжения) о направлении  в командировку [38].

Служебное задание для  направления в командировку и отчет о его выполнении подписываются руководителем и передаются специалисту по кадрам для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается  с директором учреждения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением по форме № Т-10 и авансовым отчетом по форме 0504049 (см. приложение Е).

При направлении работника  в служебную командировку, согласно статье 167 ТК РФ, ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, по месту работы.

Прекращение трудового  договора.

Увольнение работника  производится по различным причинам:

1) увольнение за прогулы;

2) увольнение при несоответствии работника занимаемой должности;

3) по собственному желанию работника;

4) увольнение за нарушение требований по охране труда; и т.д.

При увольнении собственному желанию, на основании  внутреннего распорядка, работник должен предупредить работодателя за две недели.

Увольнение оформляется  приказом о прекращении трудового  договора по форме № Т-8, где указывается причина увольнения согласно статьям ТК РФ.

С приказом о  прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под  роспись. Днем увольнения работника  является последний день его работы. При увольнении сотрудника ему выплачивается  компенсация за неиспользованный ежегодный  отпуск, если таковая полагается.

На основании  приказа об увольнении делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка расчет при прекращении действий трудового договора с работником».

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, если это невозможно в связи с отсутствием сотрудника, или его отказе в получении  трудовой книжки, работник кадровой службы обязан направить сотруднику уведомление  о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправки ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается  от ответственности за задержку трудовой книжки [45].

Табельный учет.

Для осуществления табельного учета  и контроля за трудовой дисциплиной  применяют табеля учета использования  рабочего времени. Табельный учет охватывает всех работников. Каждому присваивается  определенный табельный номер, который  указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

 

Сущность табельного учета заключается  в ежедневной регистрации явки работников на работу, всех случаев опозданий  и неявок с указанием их причины. Оформленные табеля сдаются в  бухгалтерию. Для определения суммы  заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц  и произвести из этой суммы необходимые  удержания.

Для учета фактически отработанного  работниками рабочего времени применяется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме 0504421. Порядок его составления приведен в Приложении 2 к Инструкции № 148н.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме. Заместитель  директора по учебно-воспитательной работе ведет табель на педагогических работников учреждения, специалист по кадрам по учебно-вспомогательному, административно-управленческому и прочему персоналу.

Табеля открываются ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода  на основании табеля за прошлый месяц, а затем - по мере получения приказов о зачислении, увольнении, перемещении работников.

В табеле регистрируются только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у  которого имелись отклонения от нормального  использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений, здесь же записываются и часы работы в ночное время [52].

В конце месяца по табелю определяется общее количество отработанных дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

 

График документооборота предусматривает сдачу табеля учета  использования рабочего времени  за 5 дней до окончания текущего месяца, учет 5 дней производится в дополнительном табеле, который сдается в бухгалтерию  в установленные сроки для  перерасчета заработной платы в  следующем месяце.  Например, если в основном табеле 3 дня были проставлены как рабочие дни по 8 часов, а работник заболел, то в основном табеле делать исправления уже нельзя (в связи с тем, что на основании этого табеля начислена заработная плата). Изменения следует внести путем заполнения дополнительного табеля. В табель вносится фамилия работника, табельный номер, должность, 3 рабочих дня сторнируются (красным).

При формировании табеля календарные  дни месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после  его увольнения заполняются прочерком. После утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости по форме 0504401.

Данная ведомость применяется  для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных  работникам в течение месяца и  причитающихся в окончательный  расчет, а также удержанных из заработной платы налогов, взносов и других сумм.

 Платежную ведомость используют  для выплаты заработной платы.  В ней указывают фамилии, инициалы  работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку  в получении заработной платы. 

Расчетные и платежные ведомости  применяют для расчетов с работниками  за целый месяц. Аванс за первую половину месяца выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса определяют из расчета 40% заработка по окладам с учетом отработанных работником дней. В тех  случаях, когда имеются неявки на работу в первой половине месяца, в  бухгалтерию предоставляется справка  на изменение планового аванса.

 

 

Расчеты с работниками при уходе  в отпуск или увольнении производят в записке-расчете. Выплаты в межрасчетный период производят по платежным ведомостям. Платежные ведомости подписываются составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

Заработную плату выдают из кассы  организации в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилии работников, не получивших заработную плату, делает пометку: «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе  ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками  суммы заработной платы.

На выданные суммы заработной платы  составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном  порядке и регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. На платежных  ведомостях проставляется дата и  номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег  по кассе.

На сегодняшний день все  сотрудники ГБОУ СО «Верхнесалдинская СКШ» переведены на безналичную форму расчета. Перечисление сумм начисленной заработной платы производится на личные банковские пластиковые карты сотрудников, открытые в Сберегательном банке РФ. Для этого печатают платежное поручение, к нему прилагают списки с фамилией именем и отчеством сотрудников, двадцатизначным номером лицевого счета и суммой, причитающей к удержанию.