Разработка мероприятий для повышения эффективности проектной деятельности ЗАО «Красноярскгидропроект»

Срок полезного  действия «1С: Управление проектной  деятельностью» устанавливается равным пяти годам. Следовательно, ежегодная норма амортизации будет равна 20%. Непредвиденные расходы на дополнительные консультации и вызов специалистов составят 300 тыс. руб.

Результаты прогнозирования  текущих затрат приведены в таблице 3.5.

 

Таблица 3.5 - Расчет величины текущих затрат в год, тыс. руб.

Статья СуммаНепредвиденные  расходы 300Амортизационные отчисления2150Итого  текущие затраты2450

Расчет экономического эффекта от внедрения системы  «1С: Управление проектной деятельностью» происходит следующим образом.

При оценке экономической эффективности инноваций первоначально необходимо произвести расчет чистого дохода (ЧД). ЧД характеризует накопленный эффект за расчетный период. Суммарный ЧД за весь расчетный период представляет собой сумму эффектов за каждый шаг расчета (временной период) и определяется на основе расчета финансовых потоков.

Главный экономический  эффект от внедрения средств автоматизации  заключается в улучшении экономических  и хозяйственных показателей  работы предприятия, в первую очередь  за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то есть сокращения расходов на управление. Для ЗАО «Красноярскгидропроект» экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых ресурсов, получаемой от:

-снижения трудоемкости расчетов;

-снижение трудозатрат  на поиск и подготовку документов;

-экономии на  расходных материалах (бумага, дискеты,  картриджи);

-сокращения  служащих предприятия.

Годовые затраты  на расходные материалы приведены  в таблице 3.6.

 

Таблица 3.6 - Годовые затраты на расходные материалы

НаименованиеЦена  за единицу, тыс.руб.До внедрения После  внедренияКоличество, шт.Стоимость, тыс.руб.Количество, шт.Стоимость, тыс.руб.Диски0,6100605030Бумага (500 л)1,240482024Картридж для принтера292058010200Итого--688-254

Общее снижение затрат на расходные материалы определим  по формуле:

 

Ср.м.=Здо-Зпосле, (3.25)

 

где Здо, Зпосле - соответственно величины затрат на расходные  материалы до внедрения программного комплекса и после, тыс. руб.

Ср.м. = 688 - 254 = 434 (3.26)

При этом происходит снижение трудозатрат за счет автоматизации  работы с документами, снижения затрат на поиск информации.

Заметим, что  операционную деятельность сотрудника проектного отдела организации ЗАО  «Красноярскгидропроект» рассмотреть  невозможно, так как его деятельность разбить на отдельные операции весьма проблематично.

Таким образом, после внедрения данного программного комплекса рабочий день бухгалтера составит 4 часа 15 минут.

Количество календарных  дней работы предприятия определяется по формуле:

 

К= Д - В, (3.27)

 

где Д - количество дней в году (366), дней;

В - количество выходных и праздничных дней (114), дней.

К = 366 - 109 = 257 (3.28)

Годовой фонд рабочего времени одного работника до внедрения  нового продукта определяется следующим образом:

 

Фрв до = К*Т, (3.29)

 

где К - количество календарных дней в году (257), дней;

Т - протяженность  рабочего дня (8), часов.

Фрв до=257*8=2056, дней (3.30)

Рассмотрим в  таблице 3.7 на примере данных фотографии рабочего времени сотрудника бухгалтерии, его восьмичасовой рабочий день проходит за выполнением конкретных операций, из них:

 

Таблица 3.7 - Сравнительная  оценка времени выполнения операций

ОперацииДо внедрения  ПО (часы)После внедрения ПО (часы)Подготовка счет-фактур2 часа 30 минут1 час 30 минутСверка расчетов с заказчиками за выполненные работы1 час 30 минут45 минутАнализ накладных расходов уходит1 час 30 минут45 минутСоставление сводной ведомости затрат на производство1 час30 минутСоставление форм статистической отчетности - №1ф, №2ф, №1 - услуги №1.1 ч.ас 30 минут45 минутИтого8 часов4 часа 15 минутВеличина трудозатрат на поиск и подготовку документов за год определяется:

 

Тз до=Фрв * Ч, (3.31)

 

где Фрв - годовой  фонд рабочего времени одного работника, часов; Ч- количество работников, человек.

Трудозатраты  пяти работников бухгалтерии составят:

Тз бух. до =2056*5=10280 (3.32)

Однако, как отмечалось выше, после внедрения нового ПО рабочий день работника бухгалтерии  составит 4 часа 15 минут. и тогда годовой  фонд рабочего времени будет равен:

 

Фрв после = 257*4,25= 1092,25 (3.33)

Тз бух. после = 1092,25 * 5 = 5461,25 (3.34)

 

Снижение трудозатрат  на поиск и подготовку документов в бухгалтерии организации определяется по формуле:

 

Стз = Тз до - Тз после, (3.35)

 

где ТЗдо, ТЗпосле - соответственно величины трудозатрат работников до внедрения программного комплекса и после, человеко-часов.

Тогда для бухгалтерии  общее снижение трудозатрат составит:

Стз бух.=10280 - 5461,25 = 4818,75 (3.36)

Такое большое  снижение трудозатрат создает предпосылки  для условного высвобождения 2-х работников бухгалтерии, т.к. со всеми этими операциями смогут справится за свой восьмичасовой рабочий день 3 работника бухгалтерии.

Далее определим  прибыль, остающуюся в распоряжении предприятия. Она определяется по формуле :

 

Прп= Пр - НП, (3.37)

 

где НП - налог  на прибыль (ставка налога на прибыль 24%), тыс. руб.;

Прп =1955 - 459,2 = 1485,8 (3.38)

В таблицу 3.8 включены данные соответствующих расчетов по всем категориям сотрудников компании ЗАО «Красноярскгидропроект», которые будут иметь автоматизированные рабочие места.

 

Таблица 3.8 - Сравнительная  оценка времени выполнения работниками

ЗАО «Красноярскгидропроект»  производственных операций

ПодразделенияКол-во, Чел.До внедрения ПО (часы)После внедрения  ПО (часы)Бухгалтерия5102805461,25Производственно-коммерческий сектор5102807710Проектный сектор5102808895Отдел главного механика235981711,62Отдел кадров361683855Юридический отдел241123855Логистика241123855Склад120561542Секретарь120561542Заместитель директора120561927,5Заместитель директора по экономике120561927,5Главный инженер120561927,5Директор120561927,5Итого:306116646136,87

Экономия рабочего времени составит 15029,13 человеко-часов.

Таким образам, внедрение усовершенствованного ПО приведет к сокращению затрат на сумму 1955 тыс. руб. и тем самым увеличит прибыль данного предприятия.

В таблице 3.9 представлены результаты расчета сокращения трудозатрат.

 

Таблица 3.9 - Расчет экономии затрат рабочего времени, тыс. руб.

Статья экономии затратЭкономия, тыс. руб.Сокращение 2-х  бухгалтеров (с учетом з/п = 253 тыс. руб. на 1 человека)506Сокращение работника производственно-коммерческого сектора (с учетом з/п=268 тыс. руб.)268Сокращение сотрудника проектного отдела (с учетом з/п 240 тыс. руб.) Работник не сокращается240Сокращение работника отдела главного механика (с учетом з/п=247 тыс. руб.)247Сокращение работника отдела кадров (с учетом з/п=260 тыс. руб.)260Затраты на расходные материалы (бумага, дискеты, картриджи)434ИТОГО1955

Расчет экономического эффекта приведен в таблице 3.10.

 

Таблица 3.10 - Расчет величины экономического эффекта от внедрения

мероприятий, тыс. руб.

ПоказательСуммаДополнительная прибыль1955Налог на прибыль459,2Прп1485,8Полученный эффект1485,8

В процессе использования  ПО полученный эффект составит 1485,8 тыс. руб. Текущие затраты в результате функционирования системы составят дополнительные расходы и непредвиденные расходы (254 тыс. руб.). ЧД в конечном итоге возмещает капитальные затраты.

Таким образом, в период внедрения, адаптации и  освоения нового ПО' понесет расходы в размере 14250 тыс. руб.. Но в 2011 году предприятие получит чистую прибыль равную 9254 тыс. руб.. Это произойдет за счет снижения расходов на расходные материалы, снижения трудозатрат на поиск и подготовку документов, сокращения четырех работников данного предприятия, а так же за счет эффективного и оперативного принятия управленческих решений. При этом данное капиталовложение окупиться уже в 2012 году.

Эффективность второго мероприятия по обучению персонала компании.

Вначале рассмотрим расходы, нужные для организации обучения персонала в таблице 3.11.

 

Таблица 3.11 - Расчет затрат на обучение персонала

Название семинараКол-во участниковСтоимость обучения 1 сотрудникаСумма (руб.)Time Management10670067000Навыки проведения презентаций1010100101000Основы развития управленческих навыков10940094000

Семинар могут  проводить специалисты консалтинговой фирмы «Гамма». Стоимость обучения:

.Семинар «Time Management» - 6700 рублей за 1 человека.

.Семинар - тренинг  «Навыки проведения презентации» - 10100 на 1 человека.

.Семинар «Основы  развития управленческих навыков» - 9400 руб. на 1 человека.

Всего на обучение планируется потратить 262000 руб.

Всего на обучение целевых групп планируется потратить 262 тыс. руб.

Коэффициент результативности обучения по формуле (3.39)

 

Кр=Хобщ / 10, (3.39)

 

где, Хобщ - сумма  набранных оценок по результатам  обучения на семинаре, оценок пробной  работы и теоретических знаний;

- постоянная  величина (максимальное количество  баллов, которое набирает специалист  по результатам оценки окончания обучения).

Фактически все  процентные показатели свидетельствуют  о том, что обучение для сотрудников  ЗАО «Красноярскгидропроект» будет  достаточно эффективным.

Оценка результатов  обучения определяется путем определения  коэффициента эффективности повышения компетенций персонала, характеризующего снижение затрат на привлечение сторонних специалистов и вычисляемого по формуле:

 

Кэпк = (Зпсс1 - Зпсс2)/ Зпсс1 * 100 (3.40)

 

где КЭПК - коэффициент эффективности повышения компетенций персонала, %;

ЗПСС1 - затраты на привлечение сторонних специалистов до повышения компетенций персонала данной профессиональной группы, руб.;

ЗПСС2 - затраты на привлечение сторонних специалистов после повышения компетенций персонала данной профессиональной группы, руб.

Следует отметить, что при расчетах не использовался показатель Зпсс 2, так как затраты на привлечение сторонних специалистов после повышения компетенций персонала не производились.

Кэпк = 67000/67000 * 100 = 100% (3.41)

Фактически этот коэффициент одинаковый для всех групп, прошедший семинар.

В целом, затраты  на ликвидацию недостающих компетенций  будут полностью компенсированы за счет высвобождения штатных сотрудников  и отказа от привлечения сторонних  специалистов, а также развития навыков  ведения сложных переговоров по вопросам коммерческой стороны выполняемых работ как внутри страны, так и за рубежом.

Таким образом, реализация предложенных мероприятий  позволит повысить эффективность деятельность проектного отдела ЗАО «Красноярскгидропроект».

В целом, предложенное для внедрения в компании программное обеспечение представляет собой программно-методический комплекс, содержащий формализованные стандарты работы и комплексную информационную систему поддержки бизнес-процессов инжиниринговой компании.

Внедрение этого  решения в совокупности с мероприятием по обучению персонала предоставляет самые широкие возможности по управлению портфелем продаж, управлению рентабельностью и выполнением инжиниринговых проектов, управлению работами проекта, проектными финансами, договорами, закупками и поставками, загрузкой трудовых ресурсов и учетом рабочего времени специалистов. Будет создано единое информационное пространство для совместной работы, не только проектного отдела предприятия, но всех сотрудников и отделов компании: начальников отделов, руководителей проектов, специалистов компании, отдела продаж, отдела логистики, финансового отдела, бухгалтерии и др.

Программное обеспечение, созданное на основе тиражного программного продукта ERP-класса «1С: Управление проектной  организацией» и платформы «1С: Предприятие 8», учитывает отраслевую специфику, а так же сочетает в себе лучшие практики и опыт, накопленный в результате работы более чем с десятком инжиниринговых компаний.

 

Заключение

 

Управление проектами  в настоящее время является одной из наиболее эффективных управленческих технологий. Основу проектной деятельности составляют планирование, мотивация, гибкая организационная структура и оптимальные коммуникации внутри проекта.

Возрастающий  интерес российских предприятий  к технологиям проектного управления оправдан и экономически обоснован. Как и любая управленческая технология, проектное управление поддается автоматизации. Главной же задачей в проектах создания и внедрения систем автоматизации проектного управления является глубокая проработка методологии. Это ключ к успеху «проектной автоматизации» российских предприятий.

Анализа деятельности инжиниринговой ЗАО «Красноярскгидропроект»  показал, что предприятие находится  в стабильном финансовом положении, обладает удовлетворительной структурой баланса и признано вполне платежеспособным. Важным является рост в 2010 году по сравнению с 2009 годом объема проектных работ и увеличение рентабельности проектной продукции, положительное изменение наиболее значимых коэффициентов, таких как коэффициент абсолютной ликвидности, покрытия, финансовой независимости и финансирования, а также рост собственного капитала и чистых активов предприятия. Все это свидетельствует о правильно выбранной финансовой политике института и сохранении положительной тенденции в ближайшей перспективе.

Сохранение положительных  тенденций в перспективе во многом связано с активной работой по внедрению оригинальной единой компьютерной системы, инструкций и мероприятий, реализованных в рамках основных модулей:

-информационно-аналитическое обеспечение решений;

-автоматизированная  система делопроизводства;

-система оплаты  труда;

-внедрение системы  трехмерного проектирования;

-автоматизация  создания смет на основе базы  данных и др.

Разработанную в институте «Единую систему  инструкций и мероприятий» необходимо довести до состояния комплексной системы управления проектной деятельностью с использованием IT-технологий. Данная система, при соответствующем уровне доработки (до соответствующих, типовых форм), может превратиться в конкурентоспособный рыночный продукт на рынке компьютерных технологий. Достоинством ее является адаптированность к российским условиям и возможность быть использованной (при минимальном уровне адаптации) в практической деятельности многих российских проектных институтов. В состав затрат предприятия на внедрение программного комплекса включаются единовременные и текущие затраты. Общие капитальные затраты включают в себя следующие: на приобретение и освоение программного обеспечения и на обучение персонала. Расчет показал окупаемость проекта в течение 2,5 лет.