Совершенствование системы подготовки кадров

Принято считать, что  вполне достаточно тратить на обучение персонала не больше нескольких процентов  фонда ФОП. Несложная оценка показывает, что в этом случае затраты на обучение персонала вряд ли составят больше 1-2 % бюджета фирмы. Тем не менее, необходимость разработки плана затрат на обучение персонала очевидна. Он помогает руководству компании планировать и контролировать расходы в целом, а организацию обучения делегировать отделу по управлению персоналом, который вместе с линейными руководителями принимает решения о проведения конкретных учебных мероприятий, руководствуясь планом и бюджетом обучения.

Под бюджетом на обучение персонала понимается документ, утвержденный руководством компании и содержащий общий размер затрат на обучение персонала, их состав по статьям расходов с разбивкой по плановым периодам (квартал). Существует несколько подходов к планированию бюджета. Прежде всего, это планирование бюджета на основе целей обучения без ограничения общей суммы. План определяется стратегией и бизнес-планом компании. При этом само планирование обучения должно приобрести целенаправленный и упорядоченный характер. Каждой крупной цели обучения должны соответствовать определенные направления обучения и статьи бюджета (рисунок 10).

Затраты на учебные мероприятия  складываются из множества компонентов. Выделяются прямые, сопутствующие и  косвенные затраты.

Прямые затраты: оплата самого процесса обучения, т.е. работы преподавателей по проведению занятий  и подготовке раздаточных и иных необходимых материалов, а также стоимость размножения раздаточных материалов.

К сопутствующим затратам относятся аренда помещения и  оборудования, стоимость расходных  материалов, стоимость проезда, проживания, питания обучаемых и преподавателей.

 

 

Рис. 10- Порядок планирования целевого бюджета

Косвенные затраты –  зарплата сотрудников за время обучения и упущенная выгода компании вследствие их отсутствия на рабочем месте. Косвенные затраты в бюджет не входят, поэтому в дальнейшем не рассматриваются.

Способ расчета прямых и сопутствующих затрат зависит  от формы организации учебных  мероприятий.

Открытые семинары и  конференции наиболее сложно планировать и бюджетировать, поскольку их организаторами выступают сторонние фирмы. Сроки, программы и условия проведения подобных мероприятий обычно становятся известны не более чем за 1-3 месяцев до их проведения.

Цены на данный вид  мероприятий устанавливаются провайдерами и в расчете на одного участника. Нередко при направлении нескольких участников предоставляются скидки. Цены участия в открытых семинарах и конференциях колеблются в весьма широких пределах.

Соответственно при  бюджетировании подобных мероприятий нужно исходить из определения их объема. Продолжительностью каждого из них определяется человеко-днях путем умножения количества участников на продолжительность мероприятия в днях. Затем мероприятия разбиваются на ценовые группы. И на основе анализа предложений провайдеров оценивается их ориентировочная стоимость.

Затраты на корпоративные  учебные мероприятия состоят  из двух основных частей: постоянные затраты, которые не зависят от количества участников. И переменные затраты, прямо  пропорциональные количеству участников. Постоянные затраты включают в себя прямые затраты (кроме затрат по размножению раздаточных материалов и, как правило, превышают переменные).

Недостаточно составить  правильный бюджет, необходимо еще  организовать его реализацию и контроль исполнения. Поскольку организация обучения в компании – процесс сложный, нельзя исключать возможные сбои в реализации и плана обучения, связанные с переносами, заменами и отменами учебных мероприятий. С точки зрения финансовой службы, подобные случайности не должны влиять на ритмичность реализации бюджета. Случается, что оплата дорогого учебного мероприятия, и которое не смогли провести во II квартале, не гарантируется в IV квартале, т.к. это может привести к перерасходу квартального бюджета. В связи с этим менеджер по управлению персоналом должен уметь гибко перестраивать текущие планы обучения, не забывая в то же время о приоритетах, на которых построен годовой план, и соблюдая примерно соотношение между статьями бюджета.

Контролировать расходы на обучение необходимо не реже раза в квартал. Возможен и ежемесячный контроль, однако он не всегда показателен, поскольку бизнес-цикл учебных мероприятий, включающий подготовку, проведение и оплату¸ может занять период более 1 месяца.

Контроль расходов на обучение организован отделом бухгалтерского учета ООО «АРГОС» в рамках системы управления управленческого учета на основании платежных документов.

Если вдруг понадобится  сократить расходы на обучения в  ООО «АРГОС», принято решение  сделать это следующим образом: 

- сокращение объема  участия сотрудников компании  в открытых семинарах и конференциях, особенно связанных с выездом  в другие города 

- увеличение числа  сотрудников на закрытых семинарах;

- повторение учебных  программ.

Проект годового бюджета на обучение персонала и основные положения по его формированию представлены в Приложении 5.

Анализ обучения персонала  показал, что потребность в обучении выявляется неполно из-за того, что  источниками информации являются только результаты аттестации и заявки руководителей. Данный метод вносит ограничения в этап выявления потребностей, для более полного учета различных факторов, необходимо использовать дополнительные пути получения информации о необходимости обучения, а именно:

- проведение анкетирования  руководителей;

- анализ жалоб клиентов;

- организация сбора  заявок на обучение по инициативе  сотрудников.

Отделом кадров должны быть разработаны соответствующие формы  внутренних документов для учета  получаемой информации (табель учета  заявок от сотрудников, журнал учета отзывов клиентов, форма обобщения результатов анкетирования руководителе и др.). Соответствующие изменения вносятся в Положение об обучении персонала.

Проект «Инструкции  по выявлению потребности в обучении персонала» и формы первичных  учетных документов представлены в Приложении 6. На основании данной инструкции, этап оценки потребности в обучении включает в себя пять методов.

Схема обучения персонала  после внесения проектных изменений  представлена на рисунке 11. Увеличении объема работ по оценке потребности в обучении можно считать оправданным, т.к. более полное и качественное выявление потребности в обучении позволит оптимизировать затраты на обучение и повысить эффективность обучения в целом.

Рис.11- Обучение персонала после внесения изменения. Изменения в схеме обучения персонала утверждаются приказами директора Представительства и фиксируются в Положении об обучении персонала.

Для повышения качества работы молодых специалистов необходимо увеличить число часов обучения, увеличить длительность периода наставничества, а также увеличить периодичность оценки. Предлагаемые изменения приведены в таблице 10. Особое внимание следует уделить техническому обучению. Во-первых, оно должно стать обязательным элементом программы обучения, а во-вторых должна быть увеличена его продолжительность и расширена тематика.

Таблица 10

Программа совершенствования  обучения молодых специалистов

Вид обучения	До мероприятия	После мероприятия
Длительность периода наставничества	1 год	2 года
Периодичность профессиональной оценки (помимо годовой и квартальной)	Каждые 150 часов	Каждые 80 часов
Техническое обучение в период адаптации	120 часов	150 часов
Техническое обучение в период первых 2-х лет работы	18 часов за квартал	25 часов за квартал
Нетехническое обучение в период адаптации	20 часов	50 часов
Нетехническое обучение в течение первых 2-х лет работы	10 часов за квартал	15 часов за квартал

 

Обязательными темами программы нетехнического обучения должны стать:

- цели и принципы работы компании, корпоративные правила, этикет, политика конфиденциальности;

- методы эффективных коммуникаций, работа в команде;

- навыки управления конфликтными ситуациями, эффективное общение с клиентом при разных способах коммуникации (личные встречи, телефонные переговоры, деловая переписка).

Более частое проведение аттестации сотрудников, контактирующих непосредственно с клиентами  позволит более оперативно выявлять недостатки в поведении сотрудников и эффективно устранять их.

На основе приведенной  программы, вносятся соответствующие  изменения в программу и план обучения персонала и в Положение  об обучении персонала.

Для совершенствования  обучения персонала на предприятии  ООО «АРГОС» на базе предлагаемых проектных решений необходимо составить план внедрения проектных предложений (таблица 11). Конкретные даты мероприятий зависят от момента начала реализации проекта. Прежде всего, разработать и утвердить набор необходимых внутренних документов, на основании которых будут осуществляться мероприятия по обучению сотрудников.

Основная роль в разработке документации отводится отделу управления персоналом, но активное участие в  этой работе должны принимать и линейные руководители. Заместитель директора  по персоналу должен контролировать весь процесс и утверждать разработанные документы. Кроме того, задача Заместителя донести до руководителей всех уровней важность проводимых мероприятий и необходимость серьезного отношения к ним. Этап разработки и утверждения внутренней документации рассчитан на срок 3-3,5 месяца.

 

Таблица 11

План-график реализации проекта

Мероприятие	Сроки выполнения	Ответственное лицо
Разработка методики предоставления оплаты обучения персонала  за счет организации.	1 месяц	Менеджер по персоналу
Разработать и утвердить  форму ученического договора	1 месяц	Менеджер по персоналу
Согласовать и утвердить  методику предоставления оплаты обучения персонала за счет организации.	1 неделя	Юрисконсульт предприятия
Подготовить и подписать  приказ о введении политики субсидирования обучения.	1 неделя	Заместитель генерального директора по персоналу. Начальник  отдела по персоналу
Разработать новые формы  для учета потребности в обучении	1 неделя	Менеджер по персоналу
Внести исправления  в Положение об обучении персонала	1 неделя	Менеджер по персоналу
Выявить потребность  в нетехническом обучении	1 месяц	Начальник отдела по персоналу
Составить и согласовать  план по обучению	2 недели	Начальник отдела по персоналу
Утвердить план по обучению молодых специалистов	3 рабочих дня	Заместитель директора  по персоналу
Составить проект бюджета  на год по обучению	2 недели	Начальник отдела по персоналу
Утвердить бюджет по обучению	3 рабочих дня	Заместитель директора  по персоналу
Организовать сбор и  обобщение заявок – заявлений на обучение	1 неделя	Менеджер по персоналу
Контролировать исполнение бюджета и плата обучения	Постоянно	Начальник отдела персонала/Менеджер отдела персонала

 

Проект предполагает годовое планирование обучения. Конкретный срок, на который будут разработаны первые планы и бюджет завит от периода, затраченного на организационные мероприятия, а так же установления отчетной даты для системы обучения (с 1-го января или с 1-го июля).

Программа организации  обучения персонала приведена в  таблице 12. Исполнители функций определены исходя из схемы взаимодействия подразделений и должностных инструкций сотрудников. Функции соответствуют содержанию этапов, приведенных в плане-графике.

Стоимость мероприятий  определяется исходя из затрат рабочей  силы и расходов на материально-техническое обеспечение.

Таблица 12

Программа организации  обучения персонала

Наименование операций	Исполнители	Затраты руб./год	Необходимая информация
Контролировать соблюдение политики субсидирования обучения	Заместитель директора по персоналу	50000	Политика субсидирования обучения
Предоставлять списки сотрудников, представленных на обучение согласно политике субсидирования	Менеджер по персоналу	30000	Инструкция
Проводить анализ стоимости тренингов, семинаров, курсов повышения квалификации	Менеджер по персоналу	45000	Инструкция
Анализировать потребность в обучении	Менеджер по персоналу	26000	Инструкция
Составлять и контролировать план по обучению	Менеджер по персоналу	450000	Инструкция
Оформлять заявки на обучение	Начальники, сотрудники, менеджер по персоналу	150000	Инструкция
Предоставлять данные по интересующим семинарам	Менеджер по персоналу	120000	Приказ
Составлять и контролировать бюджет на обучение	Менеджер по персоналу/ Начальники отделов	80000	Приказ
Учет ученических договоров	Менеджер по персоналу	36000	Приказ
Ведение базы по учету прохождения обучения	Менеджер по персоналу	28000	Инструкция
ИТОГО расходы		1060000

План-график внедрения  проекта и программа организации  обучения персонала согласованы  с Заместителем генерального директора по персоналу и начальником отдела по персоналу.