Организация труда менеджера

Проблема 1. Оцініть описані вище управлінські ситуації, в яких Олександру Македонському довелося ухвалювати рішення, від яких залежало багато що і перш за все — результат боротьби з могутньою Персидською імперією. Які розв’язання в цих управлінських ситуаціях слід було б, з вашої точки зору, прийняти головнокомандуючому македонської армії?

Ситуація № 6

Наполеон Бонапарт, будучи призначений головнокомандуючим французькою армією в Італії в 1796-1797 рр., блискуче виграв ряд битв у протиставленої йому чудово озброєної австрійської армії, від якої французи терпіли поразку за поразкою. В цей час у влади Франції знаходилася Директорія, стурбована в основному особистим збагаченням і зміцненням власної влади. Наполеон в одну з безсонних ночей під час італійської кампанії аналізував становище, що склалося у Франції.

Проблема 1. На які думки могла навести молодого полководця система управління, яка склалася у Франції? Які стратегічні розв’язання могли бути прийняті Наполеоном в цій ситуації?

Ситуація № 7

У кінці 1978 р. Чи Якокка очолив компанію "Крайслер". Якраз в  день його приходу було оголошено, що збитки компанії в попередньому кварталі склали 160 млн. дол., що було найнижчим показником за всю її історію. В компанії не існувало єдиної системи управління. В ній було 35 віцепрезидентів, і кожний "біг по власній доріжці". Взаємодія між різними службами, наприклад між конструкторами і виробничниками, необхідна при розв’язання загальних задач, практично була відсутня. Але найстрашніше полягало в тому, що керівництво компанії не усвідомлювало всієї глибини і тяжкості кризового положення, що склалося. Чи Якокка розумів, що він зможе щось змінити в даній ситуації, тільки якщо йому буде надана можливість повністю перетворити існуючу систему управління компанією. І така можливість Якокке була надана.

Проблема 1. Як повинен був би діяти в ситуації, яка склалася в компанії

"Крайслер", новий керівник? З чого було слід би почати перетворення в компанії?

Розділення  і кооперація управлінської праці

Основні види розподілу управлінської праці: Сутність і зміст.Сутність і необхідність вертикального і горизонтального розподілу праці.Функціональний розподіл праці Розпорядницька праця менеджера.Організація ефективної роботи команди фірми.

Ситуація 8

Ви приступили до нової  роботи тільки неділю тому, несподівано  виникла проблема, яку, як Вам здається, самостійно вирішити Ви не можете. Звертатися за порадою до більш досвідченим колегам Вам не хочеться, оскільки боїтеся втратити авторитет в їх очах і показатися несамостійним. Як Ви поступите?

Ситуація9

Ви — новий молодий  керівник одного з підрозділів підприємства і відчуває те насторожене відношення до себе оточуючих Вас співробітників. Причому Ви потрапили в колектив, де немає чіткого розподілу і виконання своїх обов'язків. А на Вас ще тисне і вантаж боргів, що залишилися після Вашого попередника. Таким чином, Вам необхідно підвищити рівень ефективності праці і організувати злагоджену і успішну роботу Вашого підрозділу. Ваші дії в цей період?

Організація особистої роботи менеджера

Ефективне використовування робочого часу. Принципи організації  роботи менеджера. Визначення пріоритетів  вирішуваних задачі. Планування управлінської  діяльності менеджера (перспективні і оперативні плани).

Ситуація 10

Спостерігаючи за роботою свого підлеглого, Ви бачите, що він не вміє планувати час, який відводиться на виконання доручень, внаслідок чого відбуваються зриви плану. Що слід зробити в подібній ситуації?

Ситуація 11

Ви стали свідком  бесіди двох своїх колег. Один з них затверджує, що планування необхідно здійснювати, починаючи з перспективних справ, тобто на рік. Його опонент вважає, що планування зручно починати із записів справ на тиждень. Чию точку зору Ви підтримуєте? Обґрунтуйте свою позицію.

Ситуація 12

Один з Ваших підлеглих відстоює свою думку, згідно якій всі доручення, які

він одержує від Вас, неможливо виконати за відведений час, і, отже, необхідно або зменшити кількість доручень, або збільшити час на їх виконання. Що можна відповісти підлеглому?

 

Ситуація 13

Використовуючи наявні знання і навики, розробіть форму  планування справ на тиждень, місяць і рік.

Ситуація 14

До завтрашнього дня  Вам необхідно надати перспективний  і середньостроковий плани роботи Вашої організації Вашому керівнику. Але Ваш комп'ютер «завис» і Ви не справляєтесь із завданням. Ваші дії?

Формування  управлінської праці, облік і  аналіз робочого часу

Сутність, функції, зміст  нормування праці.Значення нормування управлінської праці. Принципи нормування праці.Методи нормування витрат праці.Аналіз використовування часу. Система планування часу менеджером.

Ситуація 15

Ви — начальник  відділу великого підприємства, у Вас в підкоренні знаходиться 50 службовців. Деякі Ваші підлеглі постійно звертаються до Вас за порадою або рекомендаціями з питань, які повинні вирішувати самостійно, і тим самим відволікають Вас від невідкладних і більш важливих справ. Як Ви зробите в цій ситуації і чи є в ситуації, що склалася, Ваша вина як керівника?

Ситуація 16

Ви — керівник великої  будівельної організації. В першу  чергу Ви завжди виконуєте невідкладні справи. Ви намагаєтеся самостійно вирішувати всі важ

ливі питання і тим  самим витрачаєте велику частину  свого робочого часу, але

частина справ так  і залишається «лежати на столі». Як виправити ситуацію, що склалася?

Ситуація 17.1

Ви зайняті виконанням важливої і термінової справи. В цей час Вам телефонують і просять консультацію з питання, яке знаходиться в компетенції Вашого заступника. Ваші дії?

Ситуація 17.2

Наприкінці робочого тижня у Вас склалася ситуація, коли виникло багато завдань, які вимагають Вашої уваги і сил. Як Ви справитеся з даною ситуацією?

 

 

 

Ситуація 18

Ви відчуваєте, що намічені на день справи Ви не встигаєте зробити вчасно. Крім того, що вже виконано, ще потрібно провести нараду з керівниками підрозділів, замовити квитки на літак для майбутнього відрядження, зробити

замовлення на поставку товарів і зустрітися з робітниками  з приводу впрова-

дження у виробництво  нової технології. Як Ви поступите в даній ситуації:

а) Постараєтеся швидко все  зробити самі?

б) Передоручіть деякі  справи секретарю або помічнику?

в) Перенесете незроблене на інші дні?

Вибране розв’язання  обґрунтуйте.

 

3.2  Довідковий матеріал

 

Особливості оформлення основних видів документів

 

Види документів:

• Наказ
• Розпорядження
• Рішення
• Протокол
• Ухвала
• Акт
• Службова записка
• Службовий лист
• Розписка
• Телеграма, телефонограма

- Наказ – це нормативний документ, який видається тільки першим керівником. Він є письмовою вимогою керівника до підлеглим, виконати певне завдання.

Реквізити наказу: назва наказу, дата і індекс (номер), місце видання або складання, заголовок тексту, текст, підпис керівника, відмітка про узгодження.

Дата наказу вважається з моменту підпису, нумерація  наказів йде з січня по грудень.

Заголовком є відповідь  на питання, "про що наказ?".

Структура тексту наказу:

• Інстанція (що викликало наказ, може не писатися, якщо причина відома)
• Розпорядлива (що робити). Починається розпорядлива частина словом "НАКАЗУЮ", великими буквами, окремо від подальшого тексту.

 Пункти наказу обов'язково  нумеруються, в них указується: "виконати" (кому, виконавець), що  і коли.

ПРИКЛАД

Написати, розшукати  і так далі

 

Копія наказу обов'язково відправляється начальникові оперативного відділу.

У останньому пункті наказу указується особа, на яку покладається контроль за виконання ("контроль за виконання наказу покладається (або покласти) ..").

Якщо необхідно, додається  перелік документів, на які посилається  наказ або відміняє їх.

Особливості наказу про  зміну персонального складу (про надання відпустки, про звільнення і т. д.), припускають найчастіше відсутність частини інстанції і виглядають у вигляді розпорядливої.

(Кого),перевести, (дата), (від куди, куди).

Обов'язково повинна бути уніфікація наказу про зміну персонального складу і повинні бути підстави подібного наказу (заява, протокол засідання). Підстави указуються під кожним пунктом наказу.

Якщо в наказах про  зміну персонального складу, в  одному пункті наскільки прізвищ, вони пишуться в алфавітному порядку, з великої букви.

Проект наказу погоджують (часто з юристом).

 

 

 

 

 

Відкріте акціонерне товариство "Промінь"

НАКАЗ

10.03.02 р.                               м. Київ                                        № 154

 

Про затвердження інструкції

про ведення діловодства

З метою поліпшення організації діловодства в апараті акціонерного товариства на базі Основніх положень єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) та державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, НАКАЗУЮ:

1. Затвердіті  із 1 січня 2002 р. ввести у дію "№ Інструкцію про ведення діловодства в апараті акціонерного товариства "Промінь".

2. Зав. Канцелярією  Чиж Т. П. організувати інструктивні заняття з працівниками апарату з вивчення та застосування Інструкції. Графік проведення зайняти надати для затвердження до 15 грудня 2002 р.

3. Контроль  за додержанням інструкції у структурних підрозділах покласти на канцелярію.

4. Вважаті недійсною інструкцію про ведення діловодства, затверджену наказом від 15.10.1996 р. № 694.

 

 

Голова правління  (підпис)               Деркач П. С.

 

- Розпорядження – акт управління, вимога до підлеглим для вирішення окремих питань. Як правило, видається заступниками головного керівника або керівниками структурних підрозділів і їх Як правило, можна оспорити у першого керівника організації.

Структура тексту:

• Частина інстанції: причина
• Розпорядлива: ПРОПОНУЮ або НАКАЗУЮ

 

Реквізити: найменування структурного підрозділу, назва документа (розпорядження), дата, місце видання, індекс, заголовок тексту, підпис, віза.

 

- Рішення – не є самостійним, розпорядливим документом, а входить до складу протоколу засідання колегіального органу.

Застосовується органами місцевого самоврядування і управління колегіями (колегіями міністерств, науково-технічними свитами і т. д.).

Візується (проект):

• Укладачем
• Керівником підрозділу, що виконує проект рішення
• Виконавцями
• Юрисконсультом

 

Структура:

• Частина інстанції: причина (в т.ч. нормативний акт)
• Розпорядлива частина: назва колективного органу, що приймається рішення, пишемо слово "ВИРІШИВ", "УХВАЛИВ", прописними буквами на окремому рядку.

Пункти, як в наказі.

Підписи: керівник і секретар розпорядливого органу.

Дата: пишеться дата ухвалення на засіданні виконавського органу.

 

- Протокол – документ, складений офіційною особою для засвідчення якогось факту (пожежники, міліція і т. д.). Це документ, який фіксує обговорення питань і ухвалення рішень на нарадах, засіданнях, конференціях і так далі

Основна частина: розділи розпорядку дня.

СЛУХАЛИ: Переказ виступу  у вигляді прямої мови або короткий переказ суті виступу, що заслуховує.

ВИСТУПИЛИ:

......

СХВАЛИЛИ:

.......

СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, СХВАЛИЛИ, пишуться на окремому рядку, великими буквами, описується перелік тих, що виступали, переказ їх виступів.

Дата протоколу: дата проведення зборів, якщо йде декілька днів, указується дата почала і висновки, через дефіс.

Підпис: розділ зборів і секретар.