Принятие управленческих решений по оптимизации кадровой политики на малых предприятиях

Теперь разберемся, что же из себя представляет процесс  работы с этим модулем.

Для принятия человека на работу сначала следует создать  структурную единицу. Далее создается  должность. Эта должность в модуле отображается как вакантная. При ее создании в виде Структура отобразится положение должности на предприятии и появится возможность отследить подчинение сотрудника. Таким образом создана необходимая база для приема сотрудника. Следующим действием будет Прием сотрудника на работу.

 

Рис. 3.2. Действие по приему

 

Рис. 3.3. Создание должности в модуле

 

Далее нужен  Приказ о приеме сотрудника на должность. Его мы можем составить с помощью  АС-Персонала из вида Приказы/Новый  документ. В появившейся форме  есть список приказов, возможных для составления.

Теперь выбираем Приказ о приеме и заполняем нужными  данными открывшуюся форму. В  разделе, посвященном печатным формам имеющейся базы данных, представлена эта форма и пояснения.

В модуле также  важно отражать информацию о перемещении  сотрудника внутри организации (повышение, перевод в другой отдел и т.д.). Это делается с помощью действия Перемещение должности.

Таким образом, с помощью Карточки сотрудника, а  также Действий, руководитель может  отслеживать движение сотрудников  в пределах компании, узнавать об их личностном и карьерном росте, рассчитывать отпуска, ЗП или поощрения. Особенно важно оперативность введения новой информации в формы и вкладки модуля. В кадровом отделе могут работать несколько человек, которые выполняют различные функции. Чтобы избежать путаницы, функции должны быть четко разграничены, а ввод данных – последователен. Система это позволяет. Удобство состоит в том, что руководитель предприятия может в любой момент посмотреть информацию об интересующем его сотруднике. Простота использования и переключения между видами БД оптимизирует время, необходимое для поиска данных.

Немаловажной  составляющей работы кадровой службы является документация, соответствующая  законодательству. Например, график отпусков и различные приказы. Для удобства работников кадровой службы, в БД существуют шаблоны таких документов, которые в соответствии с надобностью заполняются данными из Карточки сотрудника и других модулей Lotus. Например, рассмотрим, каким образом будет сделан Приказ о приеме на работу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.5. Форма Приказа о приеме на работу

 

На рисунке  представлена форма, формирующая приказ. В Базе «зашит» шаблон приказа, который  будет корректироваться системой с  учетом заполненных полей в данной форме.

После того, как  документ Приема будет сохранен, появляется возможность распечатать шаблон приказа о приеме. Основная масса  данных в этом Приказе формируется  из заполненной формы. При необходимости  документ корректируется работником кадровой службы, добавляя или удаляя информацию из шаблона. Сложностей с этим не возникает, так как система формирует документ Microsoft Word.

Точно также  формируются и другие печатные формы. Для этого в каждом Виде АС-Персонала  существует кнопка Печать, при нажатии  которой возникает окно, предлагающее выбрать нужную печатную форму.

Кнопка Печать есть также и в указанных выше формах и документах. В  этой форме  выбирается нужных документ или несколько  и после нажатия ОК в Microsoft Word экспортируются нужные данные по шаблону.

Таким образом, кадровому работнику не нужно тратить время, заполняя образцы приказов, заявлений и прочих документов, касающихся кадрового делопроизводства. Система, имеющая в своем распоряжении настроенные под нужды предприятия печатные формы, значительно уменьшает временные затраты на оформление документации.

Данная часть  программного комплекса дает предприятию  следующие преимущества:

• Централизованную базу сведений о персонале компании
• Сокращение расходов на персонал за счет полного учета рабочего времени, контроля бюджета обучения, эффективного управления организационной структурой
• Возможность одновременного отражения юридической и корпоративной структуры управления
• Возможность обработки должностей, приемов и увольнений, отпусков и больничных как по требованиям законодательства, так и по корпоративным правилам
• Сформированный набор отчетов и печатных форм, требуемых законодательством и корпоративных, который при необходимости может быть расширен
• Управляемые, контролируемые бизнес–процессы управления организационной структурой и персоналом, легко тиражируемые в рамках холдинга или распределенной структуры
• Быстрый ввод системы в эксплуатацию, низкая стоимость поддержки, простая интеграция решения с системой бухгалтерского учета

 

 

Модули  «Е-Университет» и «Библиотека курсов»

Термин «развитие» часто применяют к персоналу  или человеческим ресурсам. А.П. Егоршин  определяет «развитие человеческих ресурсов» как комплексный и  непрерывный процесс всестороннего  развития личности работников организации  с целью повышения эффективности их работы [8].

По мнению В.М. Масловой, развитие персонала - это  совокупность мероприятий, направленных на развитие человеческого потенциала предприятий [10].

В трактовке  П.Э. Шлендера развитие человеческих ресурсов - это система мероприятий, направленных на поддержку способных к обучению работников, распространение знаний и передового опыта, обучение молодых квалифицированных сотрудников, осознание управленческим персоналом важности развития сотрудников и снижения текучести кадров [9].

Мое мнение таково: каждая компания должна не только использовать весь потенциал своего персонала, но и активно развивать его. Приветствуется проведение оценки соответствия занимаемой должности, аттестации, тесты, обучение и др. Для этой цели компанией был разработан модуль Е-Университет. Рассмотрим подробнее, что он из себя представляет.

Модуль  Е-университет предназначен для автоматизации процесса обучения сотрудников. Модуль предоставляет возможность планирования обучения по курсам, учтенным в модуле Библиотека курсов, осуществления процесса обучения, хранения и анализа результатов обучения. В процессе обучения учтено не только освоение обучаемыми разделов курса, но и промежуточное тестирование по пройденному материалу и итоговое тестирование с автоматизированной системой подсчета результатов.

Е-университет позволяет:

• Эффективно управлять процессом подготовки курсов и аттестаций и проведения дистанционного обучения и тестирования;
• Учитывать заявки на подготовку учебных и аттестационных материалов;
• Готовить курсы, тренинги, инструктажи и аттестации в электронном виде;
• Подбирать автоматически группы для проведения обязательных инструктажей;
• Проводить дистанционно обучение, инструктаж или аттестацию;
• Учитывать результаты обучения и аттестаций;
• Хранить библиотеку учебных и аттестационных материалов;
• Сократить расходы на обучение и обязательные инструктажи персонала.

Основные функциональные возможности продукта:

1. Многопользовательская система заполнения анкет с рабочих мест анкетируемых сотрудников с контролем времени заполнения.
2. Автоматический расчет результатов тестирования (на основании заданных пользователем правил).
3. Автоматический сбор статистики по ответам на вопросы.
4. Возможность проведения анонимных опросов.
5. Система распределения прав доступа к результатам опросов.

Как упоминалось  выше, для программный модуль используется в связке с еще одной базой  данных, называемой «Библиотекой курсов». Пару слов о ней.

Модуль  Библиотека курсов  позволяет управлять процессом создания учебных и аттестационных материалов, предоставляет средства для создания электронных курсов, инструктажей и аттестаций, позволяет организовать библиотеку курсов. Модуль предусматривает пользовательскую систему градации оценок обучения, возможность создавать различные типы вопросов, использовать изображения для постановки вопроса, давать гибкие варианты ответов. Удобен и прост в использовании как для преподавателей, создающих курс обучения, так и для пользователей.

Модуль  Библиотека курсов является составной частью модуля Е-университет который планировать и проводить дистанционное обучение.

Основные функциональные возможности продукта:

1. Подготовка и хранение пользовательских шаблонов анкет с произвольным набором вопросов
2. Возможность использовать различные виды вопросов: Закрытые, Открытые, С мультивыбором, Свободный текст и т.д.
3. Многопользовательская система заполнения анкет с рабочих мест анкетируемых сотрудников с контролем времени заполнения.
4. Автоматический расчет результатов тестирования (на основании заданных пользователем правил).
5. Автоматический сбор статистики по ответам на вопросы.
6. Возможность проведения анонимных опросов.
7. Система распределения прав доступа к результатам опросов.

Как можно увидеть, эти два модуля дают возможность  полностью контролировать процесс  обучения и аттестации сотрудников предприятия.

Развитие персонала  в первую очередь полезно для  самого предприятия. Хороший управленец всегда будет стремиться повышать квалификацию сотрудников для поднятия общей  эффективности работы организации. Особенно это актуально для таких фирм как ООО «АйДиСофт». Как я уже упоминала, это небольшая ИТ-организация, разрабатывающая ПО на известной платформе IBM Lotus Notes/Domino. В сфере информационных технологий крайне важно иметь качественно подготовленный персонал, разносторонне развитый и образованный. В интересах руководства постоянно развивать своих сотрудников для поднятия эффективности их работы, а значит и предприятия в целом.

3.3 Совершенствование системы мотивации  труда в

 ООО «АйДиСофт»

 

 

Чтобы повысить интерес работников в успеваемости функционирования компании, я бы предложила несколько расширить следующие составляющие мотивации.

Развивать организационную  культуры компании. Нужны более открытые принципы руководства и организации  компании, демократический стиль  управления. Использование этого компонента поможет достигнуть понимания и признания целей компании, ориентации на будущее, согласование взаимных интересов между персоналом компании. Несмотря на то, что в корпоративном кодексе такие вещи указаны, я считаю, что ненавязчивое но постоянное напоминание о них сотрудникам только укрепит в их сознании эти принципы.

Обслуживание  персонала. Управленческое звено компании должно тщательно следить за такими аспектами как безопасность труда, охрана здоровья, предоставление условий  для отдыха и разгрузки, занятия спортом, забота о персонале, нуждающихся в помощи. Это поможет сотрудникам ощутить социальную защищенность и интеграцию с компанией, что приведет повышению трудовой активности.

Привлечение кадров к принятию решений. Одним из важнейших факторов удовлетворенности человека является признание. Позволив специалистам среднего звена участвовать в принятии важных решений для компании, руководители удовлетворят именно эту потребность в первую очередь.

Информирование  работников (доведение до работников необходимых сведений о делах компании). Очень часто причиной дискомфорта на рабочем месте является состояние деятельности в условиях неопределенности. Если работник весьма смутно представляет себе общие для всей компании цели или уровень его информированности о происходящем в компании достаточно низок, он будет чувствовать неосознанное беспокойство. А со временем, возможно, и равнодушие по отношению к компании. Это, разумеется, не скажется положительно ни на его работе, ни на общей эффективности работы компании. Инструментами для поднятия уровня информированности сотрудников могут служить: производственная документация, собрание коллектива, отчеты о работе. Грамотное воздействие на этот фактор будет стимулировать мышление и деятельность сотрудника с позиции интересов компании.

Есть следующие  главные направления развития системы стимулирования персонала в ООО "АйДиСофт":

- улучшить систему  управления карьерным ростом;

- использование  стимулирующих форм поощрения  труда;

- использовать  разнообразие социально-психологических факторов в стимулировании кадров, формирование благоприятного социально-психологического климата в компании.