Принятие управленческих решений по оптимизации кадровой политики на малых предприятиях

3. ОПТИМИЗАЦИЯ  КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ 

ООО «АЙДИСОФТ»

 

3.1 Применение информационных технологий для оптимизации затрат на управление персоналом организации

 

Так как речь в работе шла о небольшой ИТ-фирме, следует  осветить информационные технологии, которые можно использовать на этом предприятии. Дипломная работа была направлена на изучение кадровой политики предприятия, следовательно, и технологии, которые я буду рассматривать в этой главе, будут касаться управления персоналом.

Ни для кого не секрет, что с развитием информационных технологий в наше время стало неудобным и непрактичным использование «бумажных» систем учета и хранения информации. Поэтому многие предприятия предпочитают автоматизировать все возможные процессы ведения, согласования и учета документов. Разумеется, всё кадровое делопроизводство также не избежало этих изменений. Конечно, всю информацию нельзя хранить только в электронном виде. В соответствии с некоторыми нормами и законами государства, такие документы как приказы, распоряжения, договора, должны присутствовать на предприятии в ощутимом состоянии. К сожалению, упразднить вместительные шкафы с огромным количеством бумаг пока не удается.

В управлении персоналом существуют этапы, которые проходит сотрудник  до и во время своей работы на предприятии. Прежде всего, сотрудника ищут. Это может происходить с помощью собственных специалистов предприятия, могут использоваться услуги сторонних организаций, например, рекрутинговых агентств, или будущий сотрудник сам может связаться с фирмой и предложить свою кандидатуру. Далее следует прием сотрудника на работу. Это сопровождается оформлением документов, заявления, приказы, изменения в штатном расписании, изменения в бухгалтерском учете и проч. Наконец, сотрудник принят и оформлен соответствующим образом. Он начинает свою деятельность в компании, получает премии, выговоры, просится в отпуск и на больничный. Все эти действия должны быть учтены, оформлены и задокументированы. Предположим, сотрудник и фирма не сошлись характерами и им приходится расстаться. Соответственно, требуется уволить сотрудника в соответствии со всеми правилами кадрового делопроизводства и Инструкцией по делопроизводству №4.

Процесс ведения  учета сотрудника в течение его  деятельности на предприятии достаточно сложный и трудоемкий. Каждому менеджеру по персоналу или инспектору по кадрам хотелось бы облегчить себе эту задачу. Наличие способа сбросить с себя лишнюю бюрократическую нагрузку – важное преимущество в современном мире. Оно позволяет повысить эффективность работы всей компании.

Рассмотрим  предлагаемое решение этой проблемы на ООО «АйДиСофт». Поскольку сама фирма и занимается разработкой  программного обеспечения, решения, созданные  силами сотрудников компании, как  раз направлены на оптимизацию различных  бизнес-процессов предприятия. Это касается и договорного учета, и финансового, и конечно кадрового учета тоже.

Для всех, описанных  выше, этапов ведения кадрового учета  на предприятии, был разработан крупномасштабный программный модуль, который называется «АС-Персонал».

Модуль предназначен для управления структурой и персоналом организации. Отражает разветвленные холдинговые структуры любой сложности, которые могут состоять из различных типов структурных единиц. Позволяет совмещать организационную структуру бизнеса с юридической. А также хранить основные сведения о работнике в максимально полном объеме.

Функции программного модуля:

- Информация по сотруднику и структуре организации разделена на официальную и корпоративную часть. Доступ к каждой из частей может быть ограничен.

- Встроенный настраиваемый документооборот.

- Конструктор бизнес-процессов организации.

- Есть возможность создать виртуальную структуру организации, визуально оценить будущую структуру вместе с существующей, а потом запустить ее в производство.

- Можно регистрировать неограниченное количество организаций со своей уникальной структурой, доступом, документооборотом, бизнес-процессами и т.д.

- Можно организовать структурное, неструктурное и функциональное подчинение сотрудника.

- Карточка сотрудника содержит разностороннюю информацию: паспортные данные, воинский учет, образование, карьера, состав семьи, календарь отпусков, больничные, медосмотры, участие сотрудника в корпоративной жизни, планировщик обучения и развития сотрудника, анкетные данные и другое.

- Готовое рабочее место для сотрудника пропускного пункта.

- Большое количество справочников помогает систематизировать данные. В «АС-Персонал» есть справочники должностей, специальностей, учебных заведений, графиков работ сотрудников, штрафов, телефонов сотрудников и другие.

- Универсальный отчет поможет собрать информацию по сотрудникам.

- Автоматическая рассылка уведомлений о событиях в «АС-Персонал».

- Механизм замещения не позволит сорвать сроки выполнения задачи в случае отсутствия сотрудника.

- Сотрудников можно объединить в рабочие группы, которые автоматически создадутся и будут синхронизированы с группами в общей адресной книге организации.

- История изменения документов.

Как видно из краткого описания, модуль предоставляет  широкие возможности в области  автоматизации управления персоналом, а значит и кадровой политике предприятия. Рассмотрим отдельные базы данных, которые наиболее эффективны для использования на ООО «АйДиСофт» для оптимизации работы с персоналом.

 

Модуль  Рекрутинг

Модуль разработан для решения следующих проблем поиска и найма персонала:

- Слабоструктурированная информация о соискателях – невозможность накопления и анализа

- Отсутствие систематизации и документирования требований бизнеса к кандидатам – конфликты и невозможность автоматического поиска соискателей

- Непрозрачный бизнес - процесс работы с заказчиком – отсутствие информации о состоянии поступивших заявок

- Планирование и учет проведенных по заявке действий не формализованы

- Информация о проведенных по кандидату действиях не структурирована и анализу не поддается

- Не учитываются действия по пополнению базы соискателей

Рассмотрим  основные функции программного модуля:

• Поддержка внутренней базы соискателей
• Управление заявками на подбор
• Учет требований к кандидату

Подбор кандидатов в соответствии с требованиями

• Управление работой с кандидатами:

- управление  действиями

- учет оценок  экспертов

- проверка рекомендаций 

- ведение рекомендателей 

• Отчеты для заказчика
• Отчеты по проведенным действиям:

Ведение бюджета  заявки

• Анализ эффективности работы рекрутера

Модуль «Рекрутинг» состоит из следующих разделов: «Технические задания», «Вакансии» и  «Резюме».

Раздел «Технические задания» предназначен для просмотра всех технических заданий в разрезах: по структурным бизнес единицам и подразделениям, по предполагаемым должностям и по состоянию технического задания в цепочке документооборота. В данные представления отбираются только текущие технические задания. Отдельный разрез, архив, отображает все технические задания, отправленные в архив.

Раздел «Вакансии» предназначен для просмотра всех вакансий в разрезах: по структурным бизнес единицам и подразделениям и по структурным бизнес единицам и месяцам открытия вакансий. Представление «Текущие» отображает только текущие вакансии. Отдельный разрез, архив, отображает все вакансии отправленные в архив. Представление «График найма» в большей степени предназначено для копирования данных во внешние программы с последующим анализом и отображает все вакансии вне зависимости от статуса.

Раздел «Резюме» предназначен для просмотра всех вакансий в разрезе по структурным бизнес единицам и подразделениям. Представление «Текущие» отображает только текущие резюме. Отдельный разрез, архив, отображает все резюме отправленные в архив.

В процессе работы на данном предприятии мне в основном приходилось сталкиваться с обработкой раздела Резюме.

Хранение данных о соискателях в такой форме  значительно облегчает работу инспектора по кадрам. Вся главная информация представлена в удобном виде, существуют отдельные поля для примечаний, рекомендаций, плана работы с данным соискателем и др. Сама система позволяет быстро найти нужного человека в списке кандидатов.

Одно из немаловажных преимуществ данного модуля состоит  в том, что он предоставляет возможность  разграничивать права доступа к документам. Поскольку информация часто нужна разным отделам фирмы и с разными целями, важно ограничивать возможность изменения документов во избежание накладок.

В модуле «Рекрутинг» используются 5 различных ролей.

Роль [Administrator] отвечает за доступ к настройкам программного модуля и к служебной информации в каждом объекте. Соответствует Администратору БД, выполняющему настройку модуля и диагностирование отдельных проблемных данных.

Роль [HRWorkers] отвечает за доступ ко всем техническим заданиям, вакансиям и резюме (а также зависимым документам) в режиме редактирования.  Данная роль участвует в документообороте. Соответствует сотруднику отдела персонала, выполняющему работы по поиску и найму персонала.

Роль [Manager] является суммой ролей [Administrator] и [HRWorkers] и отвечает за доступ ко всем документам (но без отображения служебной информации в объектах). Соответствует Руководителям высшего уровня, контролирующим состояние дел в модуле.

Роль [HRLocals] отвечает за обработку технических заданий и вакансий, но не предоставляет доступ к документам. Данная роль не является самостоятельной, назначается сотрудникам или группам сотрудников в структурных подразделениях, которые имеют право проводить поиск и найм персонала, но не имеют роли [HRWorkers] и не должны видеть все документы. Данная роль связана только с документооборотом.

Роль [Secretary] отвечает за обработку технических заданий и вакансий в состоянии проверки, но не предоставляет доступ к документам. Данная роль не является самостоятельной, назначается сотрудникам или группам сотрудников, задача которых состоит в проверке вакансий, и которые не имеют роли [HRWorkers] и не должны видеть все документы. Данная роль связана только с документооборотом.

Таким образом, с помощью модуля Рекрутинг на предприятии вся работа по найму и анализу процесса набора персонала полностью автоматизирована, что значительно снижает трудозатраты тех, кто отвечает за этот этап ведения кадрового учета.

 

Модуль  «АС-Персонал. Сотрудники»

Следующая часть  программного комплекса АС-Персонал, которая позволяет хранить, обрабатывать и анализировать информацию о сотрудниках, на данный момент работающих на предприятии. В первую очередь рассмотрим вид карточки сотрудника, в которую занесена вся необходимая информация о нем. Также, я опишу некоторые полезные возможности и действия, которые можно использовать с ее помощью.

 

Рис. 3.1. Карточка сотрудника

 

В карточке существуют вкладки, также содержащие важную информацию. Верхние вкладки подразделяются на Официальные и Корпоративные данные. Это сделано для того, чтобы оценка информации происходила с разных сторон. То есть, официальные данные будут видны только руководителю предприятия. Корпоративные же могут видеть все остальные сотрудники. Они включают в себя и личностные характеристики, интересы, увлечения, состав семьи, эти данные сотрудник может по желанию корректировать.

Вкладки Образование и Карьера предназначены для оценки квалификации сотрудника, его опыте, успехах. Во вкладках Компетенции принято указывать дополнительные сведения об умениях рабочего. Там может храниться информация о его знании языков, об уровне владения ПК или, например, успехами в спорте.

Во вкладках Поощрения и Взыскания мы можем найти информацию о нареканиях руководителей или других сотрудников к человеку, или наоборот, если сотрудник преуспел в каком-либо проекте или принял участие в мероприятии, важном для компании. С помощью этих данных руководитель может принимать решения о назначении премиальных или  каких-либо воспитательных мероприятий по отношению к данному сотруднику.

Вкладка Испытательный срок используется в том случае, если по согласованию с нанимателем назначается сотруднику испытательный срок работы в компании от 1 до 3 месяцев.

Вкладка Назначения требуется для отражения перемещения сотрудника в пределах предприятия. То есть, его повышения, понижения в должности, или же переход из одного отдела в другой. Это важно, так как изменение должности сотрудника влечет за собой также изменение условий его рабочих функций, изменение или замена Должностной инструкции, изменение условий оплаты труда.

Вкладка Отпуск. На ней остановимся подробнее. В соответствии со статьей 164 Трудового Кодекса Республики Беларусь отпуск предоставляется за период, равный одному рабочему году. То есть, если руководитель принимает сотрудника на постоянную работу 01.09.2012, то расчет отпусков будет производиться за период с 01.09.2012 по 30.08.2013. Также следует учитывать, что отпуск, по законодательству равный 24 календарным дням, по желанию сотрудника может быть разделен на части, одна из которых должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 174 ТК РБ). Запрограммированный модуль, используя данные, внесенные во вкладку Отпуск, использует эту информацию для подсчета фактически отработанного времени и соответственно о положенной заработной плате.