Трудова книжка: оформлення, внесення змін

Одержану суму коштів зазначають цифрами, далі в дужках - прописом. У цьому документі не припускають ніяких помилок або закреслень, виправлень. Усі вільні місця, перш за все поміж текстом і підписом, необхідно закреслити.

Складають розписку в одному примірнику. Зберігають нарівні з грошовими і цінними паперами. Іноді в розписці вказують свідків, у присутності яких вона написана. У цьому випадку свідки повинні поставити на розписці свій підпис.  

 

Приклад розписки

Розписка Я, Коваль Іван Петрович, одержав від Соломко Галини Іванівни гроші в сумі  600 (шістсот) гривень. Зобов”язуюсь повернути всю суму 25.12.2007 року. Домашня адреса: вул.Довженка, 14, кв.66, Київ, 01019. Паспорт: серія  МН  № 843124.        19.04.2007                                  (підпис)                                         І.П.Коваль

 

4.9. Пояснювальнаюча записка

 

Пояснювальна записка — це документ, в якому:

- особа викладає причини  якихось подій, фактів, допущених  нею порушень (укладається з власної  ініціативи або ж на вимогу  керівника структурного підрозділу  чи установи);

- міститься додаток чи  доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

 Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного  підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі  праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище  адресанта.

Приклад службової пояснювальної записки

 

Проректорові з адміністративно-

господарської роботи ДДУ

Литовченку Г. О.

 

Пояснювальна записка

12.11.2008 р.          № 22-1/18

Про тимчасове припинення електропостачання.

11.11.2008 р. о 18.30 було припинено  електропостачання в гуртожитках  № 3, 5, 12, 14 по вул. Миру в зв’язку  з тим, що шквальним вітром  було зламано дерево в районі  підстанції № 2, яке впало й  пошкодило лінію електропередач. Подачу електроенергії було терміново  припинено. Пошкодження було усунено  протягом наступних двох годин. Електропостачання було повністю  відновлене о 20.35.

 

Інженер-електрик     (підпис)    Р. О. Шведов

 

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Назва документа.

3. Текст.

4. Дата.

5. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад особистої пояснювальної записки

Деканові факультету іноземних

мов ЛДУ проф. Дацишину А.П.

студента 1 курсу факультету

іноземних мов гр. 11-АМ

Чернавського Олега Вікторовича

Пояснювальна записка

Я не відвідував заняття з 24.10 до 28.10.2008 р. у зв’язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.10.2008 р.    (підпис)     О.В. Чернавський

Як написати пояснювальну записку про запізнення на роботу

Хоча форма написання пояснювальної записки довільна, все ж краще дотримуватися наступної структури:

• шапка документа - найменування організації, посада, прізвище та ініціали особи, якій адресована записка. Пояснювальна, як правило, пишеться на ім'я керівника організації або структурного підрозділу;
• найменування документа - заголовок «Пояснювальна записка» (вказується без лапок);
• дата та номер документа;
• заголовок до тексту;
• текст пояснювальної - тут в лаконічній формі спочатку викладається сам факт, потім причина запізнення на роботу;
• підпис - посада, підпис, ініціали та прізвище співробітника, який вчинив дисциплінарний проступок.

За наявності документів, що підтверджують причину запізнення, обов'язково прикладіть їх до пояснювальної.

Приклад пояснювальної записки про запізнення на роботу  

 

Директору з продажу  
ТОВ «Калина»  
Петрову Н. В.

Пояснювальна записка

10.09.2013 № 2

Про запізнення на роботу

Я спізнився на роботу 10.09.2013 р. на одну годину з причини поломки і подальшого ремонту власного автомобіля на СТО.

Менеджер з продажу    Іванов Г.І.     Іванов

Бажаножано складати пояснювальну записку про запізнення на роботу в рукописній формі

Як написати пояснювальну записку про прогул 

Хоча форма написання пояснювальної записки довільна, бажано все-таки дотримуватися наступної структури:

• шапка документа - найменування організації, посада, прізвище та ініціали особи, якій адресована пояснювальна (як правило, вона пишеться на ім'я керівника організації або структурного підрозділу);
• найменування документа - заголовок «Пояснювальна записка» (пишеться без лапок);
• дата і номер вихідного документа;
• заголовок до тексту;
• текст пояснювальної - спочатку викладається сам факт, потім причина відсутності працівника на робочому місці;
• підпис - посада, підпис, прізвище та ініціали працівника, який вчинив даний дисциплінарний проступок.

За наявності документів, що підтверджують причину тривалої відсутності на робочому місці, обов'язково прикладіть їх до пояснювальної.

Приклад пояснювальної записки про прогул  

 

Директору ТОВ «Світоч»  
Федотову О. Я.

Пояснювальна записка

24.09.2013   № 1122

Про відсутність на робочому місці

Я, Коновалов Олексій Опанасович, PR-менеджер, був відсутній на робочому місці 23.09.2013 унаслідок транспортної аварії. Довідку про ДТП і пошкодженнях транспортного засобу додаю.

PR-менеджер    Коновалов А. А.    Коновалов

 

Бажано складати записку в рукописній формі. Текст повинен бути переконливим, оскільки на підставі даного документа виноситься рішення про накладення дисциплінарного стягнення на співробітника: зауваження, догани або, в крайньому випадку, звільнення.

4.10. Оформлення наказів  та розпоряджень

Наказ по особовому складу є одним з найважливіших видів організаційно-розпорядчої документації. Ним оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін. Наказ видають на підставі заяв, доповідних записок, особистих рішень керівників та ін.

Складають накази по особовому складу згідно із загальними вимогами до оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Накази по особовому складу оформлюють окремо від наказів із загальних питань. Вони мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку кожного календарного року. До порядкового номера наказу додають букви "о/с" (особовий склад), наприклад: "Наказ № 15 о/с". Якщо на підприємстві відрядження і відпустки оформлюють виданням наказів, то такі накази виділяють в окремі групи ("Накази про відрядження", "Накази про падання відпусток"), кожна з яких має свою індексацію. Це зумовлено тим, що на відміну від інших наказів по кадрах ці накази мають інші строки зберігання.

У наказах по особовому складу пункти розміщують звичайно у такому порядку: призначення на посаду, прийняття на роботу, переміщення, звільнення з роботи та ін. Пункти мають порядкову нумерацію і позначають їх арабськими цифрами, наприклад:

1. Призначити:

Петрова Олексія Васильовича старшим економістом... Сухова Петра Григоровича маркетологом...

2. Перевести:

Назаренка Андрія Івановича, старшого товарознавця комерційного відділу... Іванова Івана Михайловича...

3. Звільнити:

Іванова Василя Петровича, заступника головного бухгалтера...

З метою підвищення довідкової виразності наказу по особовому складу рекомендується починати кожний пункт наказу із зазначення прізвища та ініціалів, а в разі потреби - імені і по батькові особи, на яку він поширюється. Потім вказують його посаду (ступінь, звання, спеціальність, та ін.), назву відділу, де ця особа працює, дію, яку слід виконати згідно з наказом:

Сабурова Івана Тихоновича, старшого інженера відділу собівартості планово-економічного управління, призначити на посаду завідуючого зведено-статистичним сектором цього управління з 15.11.2003р. з окладом згідно із штатним розкладом.

Підстава: доповідна записка начальника управління.

Якщо є кілька осіб, на яких поширюється дія, відповідний пункт наказу можна починати із зазначення цієї дії.

Прізвища осіб у межах одного параграфу (пункту) наказу розміщують в алфавітному порядку і друкують великими літерами.

У кожному пункті наказу рекомендується вказувати, які документи були підставою для його видання.

Накази по особовому складу візують, як правило, працівник кадрової служби і юрисконсульт, їх можуть також візувати і інші працівники.

При оформленні наказів необхідно додержувати вимог і правил, що забезпечують їх юридичну силу. Обов'язковими в них мають бути такі реквізити: автор документа, назва виду, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підпис керівника установи (підприємства).

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу підписує керівник підприємства або його заступник, який має на це право, потім ставлять номер і дату. Такий наказ видають і доводять до відома працівника до початку роботи. Підпис працівника на наказі свідчить про його згоду з усіма положеннями наказу.

Наказ набуває сили з моменту його підписання. Окремі параграфи наказу можуть визначати свої строки набуття його сили.

На підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу заповнюють особову картку працівника (форма № Т-2), роблять запис у його трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або інший відповідний документ.

Переведення на іншу роботу оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації установи (підприємства). Оскільки перевести на постійну роботу можна лише за згодою працівника, цю згоду оформлюють його підписом на наказі (розпорядженні).

У наказі про переведення на іншу роботу слід чітко формулювати мотиви і підстави переведення.

Звільнення з роботи (припинення трудового договору) незалежно від підстави обов'язково оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства. На підставі цього наказу (розпорядження) роблять запис у трудовій книжці та особовій картці працівника, а бухгалтерія здійснює з ним розрахунок.

 

Накази про надання відпусток 

 

Накази про надання відпусток видають на підставі затвердженого графіка відпусток, заяви працівника.

У наказі про надання відпусток слід зазначати:

• вид відпустки (основна, додаткова, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати тощо);
• загальне число календарних днів відпустки (зазначається за допомогою прийменника «на»);
• дату початку відпустки і період, за який вона надається (зазначається за допомогою прийменників «з» і «по») 

Приклад наказів та розпоряджень

 

 

Загальноосвітній навчальний заклад № ___

 

НАКАЗ 

 

31.05.2011	м. Київ	№ 21

 

  

Про надання щорічної основної відпустки Яблунівській Н. С. 

 

Яблунівській Нелі Степанівні, вчителю географії, надати щорічну основну відпустку за період з 20.06.2010 по 20.06.2011 на 56 календарних дні з 20.06.2011 по 14.08.2011 з виплатою матеріальної допомоги на оздоровлення відповідно до законодавства. 

 

Підстави:   1. Графік відпусток на 2011 рік.

2. Заява Яблунівської Н. С. від 31.05.2011. 

 

 

 

Директор               Велігура      С. Я. Велігура 

 

З наказом ознайомлена:

Яблунівська  Н. С. Яблунівська

31.05.2011 

 

 

Накази  про заохочення 

 

Сумлінна робота працівників, як правило, заохочується. Крім цього, заохоченнями відзначають багаторічну роботу працівників у навчальному закладі або ювілейні дати.

До традиційних видів заохочень, зокрема, належать:

• оголошення подяки;
• відзначення грошовою премією, коштовним подарунком;
• інші заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутом, положенням про дисципліну.

Усі види заохочень оформлюються наказом керівника. У наказі про заохочення мотиви заохочень формулюються залежно від конкретної ситуації,наприклад: «За тривалу й сумлінну роботу та у зв'язку з 50-річчям від дня народження...».

Підставою для видання наказу про заохочення можуть бути доповідна записка чи подання. Подання про заохочення, як правило, оформлюють у разі нагородження працівника, а доповідні записки — при оголошенні подяки і преміюванні.

Пропозиції про заохочення подаються керівником відповідного структурного підрозділу, головою батьківського комітету, піклу- вальної ради, ради закладу тощо. Питання погоджується в установленому порядку з профспілковим органом.