Трудова книжка: оформлення, внесення змін

Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75 років». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.

У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити.

У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.

Не рекомендується включати до особової справи накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення (зазначені відомості записуються до розділу «Доповнення до особового листка з обліку кадрів»).

До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо. 

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі (додаток 10). Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

 

2. Заповнення документів, які включаються до особової справи

 

1. Опис документів

«Опис документів» (додаток 7) заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.

Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.

Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.

2. Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» (додаток 8) робляться вперше при оформленні особової справи, згодом — при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.

3. Особовий листок з обліку кадрів

«Особовий листок з обліку кадрів» (додаток 9) - документ, який містить перелік біографічних відомостей працівника, його освіту, трудовий стаж, сімейний стан, військовий облік тощо. Особовий листок заповнюють від руки. Оформлюючи цей документ, необхідно мати: паспорт, трудову книжку, військовий квиток, диплом про освіту тощо.

Заповнення особового листка з обліку кадрів

Особовий листок є одним з основних документів особової справи і являє собою перелік біографічних даних працівника: освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан.

Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноруч без підчисток та виправлень чорнилами або кульковою ручкою. Записи пишуть розбірливо, без невстановлених скорочень. На всі поставлені питання необхідно давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка потрібні такі документи:

• паспорт;
• трудова книжка;
• військовий квиток;
• документи про освіту, а також, в разі наявності, документи вищої атестаційної комісії щодо присвоєння  вченого ступеня чи звання, документи про винаходи тощо.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

• у рядку 1 зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку): Овчаренко Ігор Вікторович;
• у рядку 2 заповнюється: «чол.» чи «жін.»;
• у рядку 3 вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження: 1949, 26 травня;
• у рядку 4 записується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку) відповідно до записів у паспорті:селище Рогань Харківського району Харківської області;
• у рядку 5 зазначається освіта (на підставі документів):

• вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);
• неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади першого або другого рівня акредитації: технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);
• середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);
• початкова (для осіб, які закінчили 3–4-й класи).

Форма заповнюється лише особами, які мають вищу, неповну вищу, базову вищу освіту. При цьому найменування навчального закладу та його місце розташування, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису в документі про освіту: Київський інженерно-будівельний інститут; промислове та цивільне будівництво, 1965; промислове та цивільне будівництво, диплом А № 373465;

• у рядку 6 вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею: російською, українською — вільно, німецькою — читаю зі словником;
• у рядку 7 вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «нема»;
• у рядку 8 перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року опублікування праць та зареєстрованих винаходів. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;
• у рядок 9 вносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці):

• місяць і рік (арабськими цифрами): 01.1981–03.1993;
• посада (робота) (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку): Оглядач з економічних питань редакції журналу «Перспектива».

• у графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час: м. Вишневе Київської області.

• військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: командир роти військової частини № 2118. Тоді у графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот): м. Хмельницький, військовий округ;
• у рядку 10 вказуються країни з назвами, які вони мали на час перебування в них працівника.
• у графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо: 05.1995–06.1995 — Польща — поїздка у складі офіційної делегації фірми;
• у рядку 11 записується дата нагородження, назва державної нагороди: 05.06.1998 — почесне звання «заслужений економіст України»;
• у рядку 12 запис повинен відповідати запису у військовому квитку: військовозобов’язаний, капітан, технічний, війська ППО;
• у рядку 13 вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім’ї, які проживають разом з працівником: дружина — Овчаренко Світлана Олегівна, 01.04.1964 р.; дочка — Овчаренко Ольга Ігорівна, 03.07.1998 р.;
• у рядку 14 вказується поштовий індекс, назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону: 04205, м. Київ-205, пр-т Оболонський, 90, кв. 78, тел. 412-1727.
• Потім записується серія та номер паспорта, назва органу, що його видав, дата видачі: СН № 563132, Мінське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 27.11.1996 р.

Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.

 

4. Види документів щодо особового складу

 

Документація щодо особового складу – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації) від початку діяльності працівника до його звільнення чи виходу на пенсію. Основні документи, які фіксують таку інформацію: резюме, заява, рапорт, автобіографія, характеристика.

1. Заява.

Це один з найпоширеніших документів інформаційного характеру, що містить прохання та пропозицію і дає можливість особі реалізувати свої соціальні та громадські права. Як правило, пишеться від руки в одному примірнику. Хоча теперішні технічні можливості дозволяють укладати документи за допомогою комп’ютера, однак заява все таки вимагає власноручного підпису.

За місцем виникнення розрізняють внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві необов’язково  вказувати викладені вище вимоги.

Оформлення заяви вимагає усталеного розміщення реквізитів. Так, у заяві не можна в одному рядку писати, кому і від кого адресоване прохання.

Реквізити:

Написання кожної заяви можна умовно поділити на три частини:

1) Праворуч у стовпчик  вказується – назва професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по  батькові того, кому адресується  заява;

2) Далі у такому ж  порядку подаємо відомості про  заявника (прізвище, ім’я по батькові (повністю), а в заяві про прийняття  на роботу – ще й домашня адреса).

*У Д. в. одн. Іменники чоловічого роду мають закінчення -ові, -еві (-єві) та -у, -ю. В адресації документа перевагу слід надавати першим, особливо якщо ці іменники є назвами осіб за фахом чи родом діяльності: директорові, керівникові тощо. Закінчення -у (-ю) вживаються переважно для урізноманітнення форм, коли таких іменників кілька: студентові-математику, ректорові Пилипенку.

3) Нижче посередині рядка  пишеться слово “Заява” з великої літери без крапки вкінці, і ще нижче, через рядок, з великої літери й з абзацу починається текст, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

Після тексту ліворуч ставиться дата, а праворуч – підпис особи, яка написала документ.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи. додані до заяви на підтвердження висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

 

Словниковий запас

прошу прийняти мене, у зв’язку з сімейними обставинами, через хворобу, прошу зарахувати мене, прошу звільнити мене з посади, за власним бажанням, на посаду

прошу надати позачергову (чергову) відпустку з … до, прошу надати матеріальну допомогу, прошу перевести на посаду, у зв’язку з погіршенням стану здоров’я, у зв’язку із закінченням терміну навчання, прошу вжити заходів щодо забезпечення виконання позову, прошу розглянути клопотання, до заяви додаю, з посадовим окладом відповідно до штатного розпису (розкладу), цей факт підтверджується, дозволити працювати із документами, дати розпорядження щодо придбання.

 

Приклади заяв

 

Генеральному директорові                                                                                        АТ  “АСКАНТ”                                                                                       п.Карпенку М.Д.                                                                                     Савченко Олени Іванівни,                                                                                      яка проживає за адресою:                                                                                      вул.О.Гончара, 12, кв.71                                                                                      м.Київ, 01041                                                                                      тел.212-47-82  Заява                      Прошу прийняти мене на роботу  на посаду секретаря керівника. До заяви додаю: 1)        трудову книжку; 2)        резюме; 3)        копію посвідчення секретаря керівника.    24 березня 2007 року                                             О.І.Савченко

 

 

 

Ректорові Львівського

Державного університету

безпеки життєдіяльності

генерал-лейтенанту служби

цивільного захисту

Козяру М.М.

Мисюк Мирослави Іванівни

ЗАЯВА

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на денну форму навчання факультету цивільного захисту. У 2005 році закінчила 11 класів ЗОШ № 1 м. Делятина.