Трудова книжка: оформлення, внесення змін

Звернути увагу. Записи про тимчасове переведення або переміщення на іншу роботу в разі простою, виробничої потреби та в інших випадках, передбачених чинним законодавством, до трудової книжки не заносяться.

 

 

У розділі «Відомості про роботу» трудових книжок державних службовців під час прийняття на роботу вносяться записи про призначення на посаду, присвоєння рангу державного службовця, прийняття Присяги державного службовця (якщо він вступає на державну службу вперше), а потім — про присвоєння вищого рангу або позбавлення рангу державного службовця (можливе лише за вироком суду і лише органом, який присвоїв ранг).

 

5.7. Звільнення з роботи

 

Записи про звільнення вносяться до розділу «Відомості про роботу» відповідно до формулювань чинного законодавства з посиланням на пункт, статтю закону і мають бути засвідчені підписом відповідальної особи та печаткою підприємства (служби персоналу).

 

 

Деякі особливості внесення записів до розділу «Відомості про роботу»

 

Запис про роботу працівника у фізичної особи роботодавці вносять відповідно до укладеного у письмовій формі трудового договору (після реєстрації в державній службі зайнятості — про прийняття на роботу, після зняття з реєстрації — про звільнення з роботи).

Записи засвідчуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і його печаткою.

Звернути увагу. Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб, зберігаються безпосередньо в працівників.

Відомості про роботу за сумісництвом (на тому самому або на іншому підприємстві) заносять до трудової книжки за бажанням працівника за місцем його основної роботи. Запис роблять окремим рядком у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки без його нумерації одразу після попереднього запису на підставі довідки або копій відповідних наказів з місця роботи за сумісництвом про прийняття, звільнення.

У трудових книжках працівників працездатного віку, які звільняються за пунктом 1 статті 40 КЗпП у зв’язку з ліквідацією, банкрутством підприємства, скороченням чисельності або штату працівників тощо, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» робиться запис про час, термін і місце підвищення кваліфікації або отримання суміжної професії за період роботи на підприємстві протягом останніх двох років перед звільненням, який уноситься разом із записом про звільнення.

До трудових книжок осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить запис про те, що час роботи у цей період не зараховується до загального та безперервного стажу (графа 3розділу «Відомості про роботу» трудової книжки).

Зазначені записи вносяться до трудової книжки по закінченні фактичного строку відбування покарання, що установлюється за довідками органів Міністерства внутрішніх справ України.

При звільненні засудженого з роботи у порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи, відповідні записи вносяться до трудової книжки тим підприємством, на яке був прийнятий або направлений засуджений.

Підставою для внесення до трудових книжок зазначених вище записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.

Записи вносять у такому порядку: у графі 1 зазначається порядковий номер запису; у графі 2 — дата внесення запису; у графі 3 пишеться: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується у загальний стаж та безперервний трудовий стаж».

У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки — наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видачі і номер.

Відповідно до статті 32 Кримінально-виконавчого кодексу України роботодавець за місцем роботи працівника, засудженого до покарання у вигляді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю, не пізніше трьох днів після одержання копії вироку суду зобов’язаний звільнити засудженого з посади (роботи), права обіймати яку його позбавлено, внести до трудової книжки запис про те, на якій підставі, на який строк і які посади працівник позбавлений права обіймати або яким видом професійної діяльності він позбавлений права займатися.

У разі смерті працівника у розділ «Відомості про роботу» вноситься запис про припинення трудового договору (припиняється в останній день роботи) з посиланням на дату і номер відповідного наказу. Зазвичай наказ видається на підставі довідки про смерть.

Записи про одержання особою допомоги по безробіттю та припинення її виплати вносяться до трудової книжки відповідальною особою органу державної служби зайнятості після запису про звільнення за пунктом 1 статті 40 КЗпП і до занесення відомостей про прийняття особи на роботу на підприємство

 

 

5.8. Внесення записів до  розділів «Відомості про нагородження»  та «Відомості про заохочення»

 

Записи про:

• нагородження державними нагородами України та відзнаками України вносяться до розділу «Відомості про нагородження» із зазначенням дати нагородження (графа 2), ким нагороджений працівник, виду нагородження та за які заслуги (графа 3), підстави внесення запису (графа 4);
• заохочення за успіхи в роботі тощо (визначаються правилами внутрішнього трудового розпорядку), відкриття, на які видано дипломи, винаходи та раціоналізаторські пропозиції, а також про виплату у зв’язку з цим винагороди заносяться до розділу «Відомості про заохочення» в такому самому порядку, що й про нагороди.

Звернути увагу. Відомості про премії, інші заохочувальні виплати, передбачені системою оплати праці, до розділу «Відомості про заохочення» не вносяться.

Перед записами про нагородження та заохочення в графі 3 відповідних розділів у вигляді заголовка пишуть найменування підприємства, під час роботи на якому працівника нагороджували та заохочували.

Кожному запису про нагородження та заохочення присвоюється порядковий номер починаючи з першого запису. У період подальшої роботи на інших підприємствах нумерація записів повинна продовжувати попередню нумерацію.

Звернути увагу. Записи про нагородження та заохочення завіряються підписом відповідальної особи та печаткою підприємства (служби персоналу).

 

6. Оформлення та ведення графіків відпусток

 

Основними нормативно-правовими актами, що регулюють час відпочинку в цілому та складання графіку відпусток зокрема є Кодекс законів України про працю № 322-VIII від 10.12.1971 року зі змінами і доповненнями (ст.79, надалі –КЗпПУ) та Закон України «Про відпустки» № 504/96-ВР від 15.11.1996 року (ст.10, надалі – Закон про відпустки).

Також, при складанні графіку відпусток кадровик (інша уповноважена керівником) керується й іншими нормативними актами.

Згідно зі ст.10 Закону про відпустки при складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Отже, метою складання графіку відпусток є узгодження інтересів підприємства та працівників. Можливо хтось назве графік відпусток пережитком, проте, на мою думку, це питання не менш важливе за інші, які виникають у трудових правовідносинах, оскільки від ефективності роботи окремого працівника залежить ефективність роботи підприємства в цілому. Саме тому, «відновлення» працівником своєї працездатності шляхом відпочинку (перебування у відпустці) є важливим моментом в ефективному плануванні роботи підприємства, тому повинно бути врегульовано не тільки задля дотримання «згідно з чинним законодавством України».

Отже, складання графіка відпусток (додаток 19, 20) – це колективна і досить значна підготовча робота, яка лягає на плечі кадровиків (інших уповноважених керівником/власником на це осіб) та керівників структурних підрозділів. На практиці, зазвичай, це відбувається наступним чином: керівники структурних підрозділів складають графіки відпусток працівників «своїх підрозділів», а кадрова служба узагальнює їх і готує, так би мовити, зведений графік відпусток працівників підприємства в цілому. Право на відпустки мають лише працівники, тобто ті, хто працює на умовах трудового договору (оформлення наказу про прийом на роботу). Особи, які надають послуги/виконують роботи без оформлення наказу про прийом на роботу (тобто за цивільно-правовими договорами, укладення, виконання і припинення яких регулюється нормами ЦК України), не мають права на відпустку, тому їх не включають до графіка відпусток.

На сьогодні законодавством України не передбачено типової/примірної чи уніфікованої форми графіка відпусток та терміну до, якого такий графік повинен бути складений. Тому кожне підприємство (установа, організація) має право скласти його у довільній формі або розробити власну форму графіка відпусток. Щодо термінів його складення, то виходячи із практики, графік відпусток як правило складають у січні поточного року (не пізніше 05 числа). 

Зазвичай, графік відпусток містить наступні реквізити: № з/п; П.І.Б працівника; посада, професія; вид відпустки; кількість календарних днів відпустки; дата надання відпустки за планом; підпис працівника.

Графік створюється та зберігається на підприємстві у паперовій формі, але на сьогодні, поряд з паперовою формою існує електронна.

До графіка відпусток варто включати не лише щорічні, а й інші оплачувані відпустки, додаткові відпустки (в т.ч. чорнобильцям та додаткові відпустки одиноким матерям та особам, які мають дітей), що надаються протягом календарного року, а також дні відпустки, невикористані працівником у минулому році

Нагадаю, що законодавством України не передбачено механізм (алгоритм) визначення у графіку відпусток періоду надання відпусток. Як правило, вказується місяць використання відпустки або місяць початку і місяць закінчення відпустки, або можна зазначити, наприклад: квітень (16 кд), серпень (8 кд). Значно рідше зазначаються конкретні дати початку і закінчення відпустки. При цьому, слід пам’ятати, що терміни початку відпусток працівників визначаються з урахуванням дати початку відповідного робочого року (відпустка надається за робочий рік, а не за календарний рік, і відлічується з дати укладання трудового договору (видання наказу про прийом на.

Згідно чинного законодавства працівник набуває право на щорічну відпустку після закінчення шести місяців з дати його прийняття.

Якщо графік відпустки не містить конкретних дат періоду надання відпустки, принаймні початку відпустки, працівникові може бути надано відпустку з будь-якого дня місяця, вказаного у затвердженому графіку відпусток. Крім цього, якщо працівник забажає піти у відпустку в інший період (строк), ніж передбачений затвердженим графіком відпусток, керівник має право йому відмовити.

Також, слід зазначити, що під час складання графіку відпусток потрібно дотримуватися норм ст. 10 ЗУ «Про відпустки», а саме для працівників певних категорій відпустка надається у зручний для них час, зокрема:

• особам до 18 років;
• інвалідам;
• жінкам перед відпусткою у зв‘язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінкам, які мають двох або більше дітей віком до 15 років або дитину–інваліда;
• одиноким матерям (батькам), які виховують дитину без батька ( матері);
• працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості.

Графік погоджується головою профспілкової організації підприємства та затверджується керівником підприємства (установи, організації). Тому, після того, як графік відпусток повністю сформований в цілому по підприємству (зведений графік відпусток) і підписаний начальником відділу кадрів чи інспектором з кадрів (за їх відсутності - іншою уповноваженою особою), він передається на погодження голові профспілкової організації підприємства (за відсутності на підприємстві виборчого органу – Голові Ради трудового колективу або особі, обраній трудовим колективом та уповноваженій представляти його інтересів перед роботодавцем).

Завершальною стадіє цього процесу є затвердження Графіку відпусток керівником підприємства (установи, організації) та ознайомлення з ним працівників під розпис. У разі перебування керівника на лікарняному або у відрядженні, графік відпусток підписує особа, уповноважена здійснювати повноваження

Для обліку відпусток на підприємстві обов‘язково ведеться Книга (Журнал) обліку відпусток, в якому містяться усі дані про використані працівниками відпустки за календарний рік. Ця Книга (Журнал) може вестися також в електронному вигляді. Книга (Журнал) обліку відпусток повинна мати такі реквізити:

• № з/п;
• номер та дата наказу;
• П.І.Б працівника;
• посада, професія;
• найменування структурного підрозділу;
• вид відпустки;
• кількість календарних днів відпустки;
• за який період;
• дата початку відпустки;
• дата закінчення відпустки;
• використано днів;
• підстава; не використано днів відпустки за попередній рік;
• примітка.