Трудова книжка: оформлення, внесення змін

Відсторонити з 26 січня 2008 року Заверуху Володимира Михайловича від посади головного спеціаліста, архітектора архітектурно-планувального відділу управління містобудування та архітектури ____________ міської ради у зв’язку з відкриттям кримінальної справи.

 

Підстава: санкція Прокурора Львівської області від 26.01.2008р.

 

 

 

Міський голова    ______________   П.І.Б.

 

 

 

5. Трудові книжки: оформлення, внесення записів

 

5.1 Загальні питання

 

Відповідно до статті 48 КЗпП України і статті 59 проекту Трудового кодексу України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Питання щодо виготовлення трудових книжок, їх зберігання та внесення записів, зокрема про прийняття, переведення та звільнення працівника, регулюється відповідно Кабінетом Міністрів України (постанова «Про трудові книжки працівників»від 27 квітня 1993 року № 301) та центральним органом виконавчої влади з питань праці (Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58; далі — Інструкція № 58), що відповідає положенням зазначеної вище статті проекту Трудового кодексу України.

Згідно з Інструкцією № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємства) незалежно від форми власності та організаційно-правової форми або у фізичної особи понад п’ять днів, у т. ч. осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, громадян, які працюють за трудовим договором в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України.

Трудові книжки ведуться також на:

• іноземців та осіб без громадянства, працевлаштованих в Україні в установленому порядку;
• студентів денних відділень вищих навчальних закладів (робота студентів не є сумісництвом);
• сезонних і тимчасових працівників;
• позаштатних працівників — за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Звернути увагу. Трудові книжки не ведуться на громадян-підприємців та громадян, котрі займаються підприємницькою діяльністю, заснованою на приватній власності та виключно їх праці, а також на осіб, які працюють за договорами цивільно-правового характеру (договір підряду, договір про надання послуг та інші, передбачені Цивільним кодексом України).

Роботодавець зобов’язаний придбавати і мати бланки трудових книжок (вкладишів до них) у кількості, достатній для забезпечення ними всіх працівників, на яких він має вести трудові книжки, а також забезпечити ведення на підприємстві книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277), яка ведеться бухгалтерією підприємства, та книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена зазначеним вище наказом № 277) — ведеться службою персоналу, а за її відсутності — уповноваженою посадовою особою.

Трудові книжки (вкладиші до них) відповідно до пункту 2.1 Інструкції № 58 мають заповнюватися у відповідних частинах і розділах українською і російською мовами. Проте, оскільки відповідно до статті 10 Конституції України офіційне діловодство має вестися українською (державною) мовою, записи в трудових книжках рекомендується виконувати державною мовою.

Звернути увагу. Не буде порушенням внесення записів українською мовою і в російськомовній частині трудових книжок попередніх зразків.

Заповнювати трудову книжку краще кульковою ручкою або чорнилами (пастою) чорного, синього або фіолетового кольорів.

Записи у графі 2 трудової книжки про дати (прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення, внесення записів тощо) виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними): 02.03.2010.

Записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння розрядів, рангів, нагородження, заохочення, звільнення вносяться до трудових книжок (вкладишів до них) роботодавцем на підставі оригіналу наказу (розпорядження) не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи про переведення і звільнення мають місити посилання на відповідний пункт, статтю закону.

Записи про назву роботи (професії, посади), на яку приймається (переводиться) працівник, обов’язково мають відповідати Національному класифікаторові України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі — КП).

Із кожним записом, що вноситься до трудової книжки, про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен бути ознайомлений під розписку в особовій картці працівника за формою № П-2, затвердженою наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656.

На практиці ведення, облік і зберігання трудових книжок покладається наказом керівника підприємства на одного з працівників служби персоналу (якщо це не прописано в посадовій інструкції), а за її відсутності — на іншу посадову особу.

Звернути увагу. У разі порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи, на яких покладено зазначені обов’язки, несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність.

 

5.2. Первинне оформлення  трудової книжки

 

Трудова книжка оформляється при першому влаштуванні на роботу працівника шляхом внесення відомостей про нього на першій сторінці (титульному аркуші).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, без скорочення і заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження записуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Тут же вказується дата заповнення трудової книжки. Зазначені відомості засвідчуються підписом працівника.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує посадова особа, відповідальна за її видачу, і ставиться печатка підприємства (або служби персоналу).

 

5.3. Оформлення вкладиша  до трудової книжки

 

           Вкладиш до трудової книжки  оформляється в тому разі, якщо  в ній заповнені всі сторінки  будь-якого розділу україномовної  чи російськомовної частин.

          Вкладиш вшивається в трудову  книжку (нового чи раніше встановлених  зразків), заповнюється і ведеться  за місцем основної роботи  працівника в тому самому порядку, що й трудова книжка.

          Під час внесення записів у  розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості  про заохочення» у першій графі  вкладиша продовжується порядкова  нумерація записів, розпочата в  трудовій книжці.

          Про кожний виданий вкладиш  на першій сторінці (титульному  аркуші) трудової книжки зверху  ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Видано вкладиш» і зазначаються його серія та номер. Такий штамп, серія і номер проставляються і в разі видачі кожного наступного вкладиша до трудової книжки.

     Звернути  увагу. Вкладиш без трудової книжки — недійсний.

 

5.4. Оформлення дубліката  трудової книжки

 

       Дублікат  трудової книжки видається за місцем останньої роботи, якщо трудова книжка стала непридатною (обгоріла, забруднена, розірвана) або втрачена (загублена) підприємством чи працівником. У першому випадку на титульному аркуші трудової книжки робиться запис «Замість видано дублікат», у другому — «Дублікат».

 

      Звернути  увагу. У разі втрати трудової книжки підприємством працівникові має бути обов’язково видано її дублікат, а працівник при цьому повинен надати допомогу в одержанні відомостей про його попередню роботу.

 

 

Якщо працівник втратив трудову книжку після звільнення, він зобов’язаний заявити про це за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після подання ним заяви, а в разі ускладнень — в інші строки йому має бути видано дублікат. Обов’язок одержання документів, що підтверджують роботу на попередніх підприємствах, у цьому випадку лежить безпосередньо на працівникові, що випливає зі змісту Інструкції № 58.

Роботодавець за останнім місцем роботи в цьому випадку виконує лише такі обов’язки:

• вносить у дублікат трудової книжки (вкладиша до неї) відомості про роботу, нагородження, заохочення за останнім місцем роботи на підставі раніше виданих наказів та відповідних документів;
• сприяє працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж роботи, що передувала влаштуванню на роботу на це підприємство;
• вносить до дубліката трудової книжки запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство на підставі поданих документів, а також записи про прийняття, переведення, звільнення, якщо вони підтверджені документами.

Під час заповнення дубліката слід дотримувати таких правил:

• спочатку в розділі «Відомості про роботу» (графа 3) на підставі запису в пункті 7 особової картки працівника (форма № П-2) робиться запис про загальний стаж роботи працівника до влаштування на підприємство, де видається дублікат (вказується кількість років, місяців, днів) без зазначення найменувань підприємств, часу і посад (професій), на яких працював у минулому власник трудової книжки;
• потім загальний стаж роботи, затверджений належно оформленими документами, записується за періодами роботи на різних підприємствах. Ці записи, як і запис про загальний стаж роботи, не нумеруються. Робиться запис про дату (прийняття, переведення, звільнення);
• після цього записують назву підприємства, яке видає дублікат, вносять відомості із зазначенням порядкових номерів і дат про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівника.  Записи засвідчуються підписом посадової особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печаткою підприємства (служби персоналу).

 

 

5.5. Внесення записів до  розділу «Відомості про роботу»

 

Прийняття на роботу

Запис про прийняття на роботу (призначення на посаду) вноситься у такому порядку:

• у графі 3 як заголовок записують повне найменування підприємства;
• у графі 1 нижче заголовка зазначають порядковий номер запису;
• у графі 2 вказують дату прийняття на роботу;
• у графі 3 записують назву посади (роботи) або професії відповідно до професійної назви роботи, зазначеної у КП, а також розряд (категорію) і назву структурного підрозділу (відділу, цеху тощо);
• у графі 4 зазначають номер і дату наказу (розпорядження).

Варто звернути увагу на деякі особливості щодо внесення записів під час прийняття на роботу. Відповідно до пункту 2.18 Інструкції № 58 окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів (до запису про найменування підприємства) вносяться відомості, зокрема, про*:

• час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;
• час навчання у професійних навчально-виховних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
• час навчання у вищих навчальних закладах (у т. ч. і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики), час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі (якщо трудова книжка оформляється при прийнятті на роботу після закінчення навчального закладу);
• час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у т. ч. за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
• період проживання дружин осіб офіцерського складу, прапорщиків, мічманів і військовослужбовців надстрокової служби з чоловіками в місцевостях, де була відсутня можливість їх працевлаштування за спеціальністю, але не більше 10 років.

 

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки робиться запис, що підтверджує право на пенсію, на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць (має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення). Показники, зазначені у цих Списках, обов’язково повинні бути підтверджені в карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватися в дужках.

Витяг із зазначеного наказу додається до трудової книжки працівника, професія чи посада якого внесена до Списку.

 

5.6. Переведення на іншу  постійну роботу, присвоєння розряду, класу

Після записів про прийняття на роботу до розділу «Відомості про роботу» вносяться також записи про:

• переведення на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві;
• присвоєння нового кваліфікаційного розряду, класу, категорії.