Трудова книжка: оформлення, внесення змін

Окрім, Книги (Журналу) обліку відпусток відомості про використані відпустки повинні вноситися в особові картки працівників (у відповідний розділ згідно з реквізитами типової форми, що використовується).

Отже, якщо схематично резюмувати викладене, то складання Графіку відпусток здійснюється в такому порядку:

1. З‘ясування волевиявлення працівника щодо періоду надання відпустки у поточному році.
2. Узгодження Графіку відпусток – створення зведеного графіку відпусток.
3. Погодження Графіку відпусток з представницьким органом трудового колективу.
4. Затвердження Графіку відпусток керівником.

 

7. Службові відрядження

 

7.1 Поняття службового  відрядження

 

Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи цього працівника. Місцями виконання доручення можуть бути як населений пункт (пункти), так і окремі об’єкти (заповідник, будівельний майданчик, географічний об’єкт, військова частина тощо).

У службове відрядження скеровуються працівники підприємства, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, а також фізичні особи, які належать до керівного складу (голова або члени правління, наглядової ради та ін.).

 

7.2. Порядок підготування  й оформлення відряджень.

 

Для того щоб правильно підготувати працівника до відрядження слід:

• Добрати і підготувати необхідну інформацію;
• Добрати і підготувати матеріали та документи, що можуть знадобитися працівникові;
• Віддрукувати програму відрядження.

Програму відрядження друкують у двох примірниках, один з яких вручають працівникові, а інший – залишають на підприємстві. В програмі вказують назви організацій і структурних підрозділів, посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, службові телефони) з якими передбачено зустрічі. Детально зазначають зміст запланованих заходів, а також місце і час їх проведення. Маючи другий примірник програми, відповідальна особа може в разі потреби швидко зв’язатися з працівником телефоном і передати чи одержати потрібну інформацію.

Від’їздові у відрядження передує видання наказу (розпорядження) «про відрядження» та оформлення ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ в якому зазначають:

• прізвище, ім’я, по батькові, посаду відрядженого;
• куди відряджено;
• підставу для відрядження;
• термін відрядження (скільки днів і до якого числа);
• назва, серію, номер документа, що засвідчує особу відрядженого;
• дату й номер посвідчення про відрядження;
• наказ (розпорядження) про відрядження видають за кілька днів до виїзду, аби працівник міг подготуватися. Підприємство, що відряджає працівника, реєструє це в спеціальному журналі.

 

7.3. Оформлення  первинних документів для службового  відрядження

 

Скерування працівника у відрядження супроводжується оформленням таких первинних документів:

• завдання на відрядження;
• наказу (розпорядження) керівника підприємства про скерування працівника у відрядження;
• попереднього кошторису витрат на відрядження;
• посвідчення про відрядження;
• журнал реєстрації посвідчень про відрядження.

Приватний підприємець також повинен видавати наказ (і, за необхідності, – завдання) на скерування в службове відрядження найманих працівників і себе. Вимоги до оформлення цих та інших документів такі ж, як і для підприємства та організацій. За дотримання всіх вимог витрати на службове відрядження можуть відноситися на витрати підприємця.

 

7.4. Оформлення  завдання на відрядження

 

Підставою для наказу про відрядження є обґрунтування про скерування працівника в службове відрядження. На великих підприємствах з багатоланковою структурою управління обґрунтування (клопотання, завдання) підписує керівник структурного підрозділу (начальник цеху, служби, відділу тощо) від якого співробітник їде у відрядження.

На середніх і малих підприємствах обґрунтування оформляють за дорученням керівника його заступники або керівники служб (товарознавець, технолог, фінансист, бухгалтер та ін.).

Обґрунтування і наказ на відрядження можуть бути об’єднані в одному документі. Найчастіше обґрунтування має форму завдання на службове відрядження.

 

6. Заповнення і реєстрація посвідчення про відрядження

 

Кожне службове відрядження на підприємстві повинно бути зареєстроване в спеціальному Журналі реєстрації посвідчень про відрядження. На кожному посвідченні ставиться порядковий номер і дата, які записуються в журнал, а також вказується номер і дата наказу керівника про скерування працівника у відрядження, дата вибуття працівника у відрядження і прибуття його з відрядження. Форма цього журналу затверджена Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон. Приклад заповнення журналу наведено на бланку.

На підприємстві наказом повинна бути призначена посадова особа, на яку покладається ведення документів про відрядження (підготовка наказів, посвідчень, журналів тощо).

Підпис у посвідченні про відрядження особи, відповідальної за реєстрацію осіб, які прибули й вибули з (на) підприємства, повинен завірятися печаткою підприємства.

Інструкцією про службові відрядження на посадову особу підприємства покладаються обов’язки реєструвати осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. В Інструкції не уточнюється, чи входять до складу таких осіб лише працівники цього підприємства чи також ті, хто прибуває у відрядження на підприємство. За розпорядженням працівника може бути організований облік працівників, які прибувають на підприємство, в окремому журналі. Як основа для такого журналу використовується вже відомий Журнал реєстрації посвідчень.

Перед виїздом у відрядження працівнику видається грошовий аванс, сума якого визначається відповідно до розрахунку.

При скеруванні працівника в службове відрядження терміни видачі грошового авансу до початку відрядження нормативно-правовими актами не регламентовані.

 

Додаток 1

 

Національна академія наук України 
ІНСТИТУТ МАТЕМАТИЧНИХ ПРОБЛЕМ

 

НАКАЗ

06.07.2012      м. Київ     № 47-П

 

Про відрядження

 

1. КОВАЛЕНКА Василя Андрійовича, провідного наукового співробітника відділу аналітичної механіки, відрядити до університету м. Стамбул (Туреччина) для участі в Міжнародній конференції з проблем математичного аналізу з 09 по 13 липня 2012 року.
2. Бухгалтерії здійснити видатки на відрядження відповідно до кошторису витрат.

 

Підстави: доповідна записка завідувача відділу Новицького В. В.; запрошення на міжнародну конференцію.

 

Директор  
академік НАН України    Самійлик    А. М. Самійлик

 

 

Додаток 2

 

ЖУРНАЛ

реєстрації відряджень

№ п\п	ПІП	Місце роботи  та посада	Місце   відрядження	Дата й номернаказу (розпорядження)	Дата вибуттяувідрядження	Дата   прибуття звідрядження
12	КоваленкоВ. А.	Відділаналітичноїмеханіки,провіднийнауковийспівробітник	Університетм.Стамбул(Туреччина)	06.07.2012  № 47-П	09.07.2012	13.07.2012

 

 

Додаток 3

 

 

Штамп підприємства, установи, організації

ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ   Видано _______________________________________________________ (прізвище, ім?я, по батькові) _____________________________________________________________ (посада, місце роботи) відрядженому до ____________________________________________________ (пункти призначення) _____________________________________________________________ (найменування підприємства, ______________________________________________________________ установи, організації)   Термін відрядження «________» днів ___________________________________________________________ (мета відрядження)   Підстава:  наказ «___» _______________ 200 ___ р.    № ______________   Дійсно при пред?явленні паспорта серії _____________ № _________________________   М. П.                                                Керівник

 

Зворотня сторона

Позначки про вибуття до відрядження, прибуття до пунктів призначення,

вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи

 

Вибув з _____________________________________   «____» __________________ 200___ р.   М.П.           Підпис ____________________   - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -  - - - - - - - - - - -   Вибув з _____________________________________   «____» __________________ 200 ___ р.   М.П.           Підпис ____________________   - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -   Вибув з _____________________________________   «____» __________________ 200 ___ р.   М.П.           Підпис ____________________

Прибув до ___________________________________   «____» ___________________ 200___ р.    М. П.         Підпис ________________   - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -   Прибув до ___________________________________   «____» ___________________ 200 ___ р.    М. П.         Підпис ________________   - - - - - - - - - - - - - - - - - -  - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -   Прибув до ___________________________________   «____» ___________________ 200 ___ р.    М. П.         Підпис ________________

Примітка:

При виїзді до декількох пунктів позначки про прибуття і вибуття робляться окремо в кожному з них.

 

 

Додаток 4

 

 

	Типова форма № П-2
Найменування підприємства (установи, організації) Код ЄДРПОУ_____________________	ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Держкомстату та Міністерства оборони України 25.12.2009 № 495/656_____________________

Дата заповнення	Табельний номер	Індивідуальний ідентифікаційний номер	Стать (чоловіча, жіноча)	Вид роботи (основна, за сумісництвом)

 

                

 

 

 

ОСОБОВА   КАРТКА  ПРАЦІВНИКА

 

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

1. Прізвище_________________________ Ім’я________________________ По батькові __________________________

2. Дата народження "_____"_________________19___р.      3.  Громадянство___________________________________

4. Освіта (базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, неповна вища, базова вища, повна вища) _______________________________________________________________________________________________

 

 

Назва освітнього закладу	Диплом (свідоцтво), серія, номер	Рік закінчення
Спеціальність (професія) за дипломом (свідоцтвом)	Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом)	Форма навчання (денна, вечірня, заочна)

5. Післядипломна професійна підготовка:  навчання в       аспірантурі      ад’юнктурі      докторантурі (необхідне відмітити х)

 

Назва освітнього, наукового  закладу	Диплом, номер, дата видачі	Рік закінчення	Науковий ступінь, учене звання

6. Останнє місце роботи __________________________________посада (професія)   ____________________________

7. Стаж роботи  станом на "___"__________________20____р.       Загальний  ______днів______місяців _______ років           

                                                що дає право на надбавку  за вислугу років   ______  днів _____місяців _______ років