Трудова книжка: оформлення, внесення змін

Зміст

1. Кадрова документація           3
1. Організаційні документи кадрової служби       4
2. Облікові документи кадрової служби        4
2. Оформлення документів з особового складу       4
3. Оформлення та ведення особових справ        4
1. Загальні вимоги щодо оформлення особових справ      5
2. Заповнення документів, які включаються до особової справи    6
4. Види документів щодо особового складу        8
1. Заява             8
2. Рапорт             10
3. Характеристика            10
4. Резюме             12
5. Автобіографія            16
6. Особова картка             17
7. Доручення             17
8. Розписка             18
9. Пояснювальна записка          18
10. Оформлення наказів та розпоряджень        21
5. Трудова книжка: оформлення, внесення змін       31
1. Загальні питання           31
2. Первинне оформлення трудової книжки       33
3. Оформлення вкладиша до трудової книжки       33
4. Оформлення дубліката трудової книжки       34
5. Внесення змін до розділу «Відомості про роботу»      36
6. Переведення на іншу постійну роботу, присвоєння розряду,

Класу             38

7. Звільнення з роботи           39
8. Внесення змін до розділу «Відомості про нагородження» та

«Відомості про заохочення»          41

6. Оформлення та ведення графіків відпусток       42
7. Службові відрядження           44
1. Поняття службового відрядження         44
2. Порядок підготування і оформлення відряджень      45
3. Оформлення первинних документів для службового

відрядження            45

4. Оформлення завдання на відрядження       45
5. Заповнення і реєстрація посвідчення про відрядження     46

Додатки              47

Список використаної літератури          65

 

1. Кадрова документація

 

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо. Мається на увазі такий перелік документів:

 

• Штатний розпис, який складається на бланку підприємства і містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд заробітної плати.

При зазначенні найменування посади у штатному розписі слід керуватися „Класифікатором професій ДК 003 -2010", затверджений наказом Держкомстату України від 28.07.2010р. №327, який набув чинності з 01.11.2010, до якого внесено 9745 змін, порівняно з класифікатором 2005 року.

• Правила внутрішнього трудового розпорядку - визначають організацію роботи на підприємстві, обов'язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання. Загалом правила складаються в довільній формі й мають містити таку інформацію:
• порядок прийняття на роботу працівників та звільнення їх з роботи;
• права й обов'язки роботодавця;
• права й обов'язки працівників;
• режим роботи;
• порядок заохочення за роботу;
• порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни тощо.

Затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку передбачено ст.142 КЗпП України.

• Посадові інструкції регламентують організаційно-правове становище працівників, ними закріплені функції, права, обов'язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими співробітниками підприємства.

Розробляються керівниками структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства.  При розробці посадової інструкції слід користуватися Довідником  кваліфікаційних характеристик  професій працівників. Посадова інструкція складається з розділів : 

1. Загальні положення.

2. Завдання і обов'язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Повинен знати.

6. Взаємовідносини  за посадою.

Підписується посадова інструкція керівником структурного підрозділу, затверджуються керівником підприємства, узгоджуються з юристом і доводиться до відома працівника під розписку. 

 

Основні функції кадрової служби

• оформлення розпорядчих документів щодо особового складу;
• ведення облікових документів щодо кадрів, трудових книжок.
 

1. Розпорядчі документи по особовому складу - це накази (розпорядження) керівника підприємства:

• про приймання на роботу, переведення і звільнення працівників;
• надання відпусток;
• про заохочення і стягнення;
• внесення змін до трудової книжки;
• про зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розкладом та ін.)

Як правило, на підприємствах накази оформляються в спрощеній формі, але вони повинні обов'язково містити реквізити типових форм.

Кадрова служба, як правило, являє собою самостійний структурний підрозділ, підпорядкований керівникові організації або його заступнику по кадрах.

Структура кадрової служби та її штатна чисельність залежать від виду підприємства або організації, чисельності працюючих і окремих параметрів, які характеризують кадровий потенціал вік і стать співробітників (оформлення пенсійних справ, листків непрацездатності, навчальних відпусток, відпусток по догляду за дитиною, тощо).

 

2. Організаційні форми кадрових служб на підприємствах, в установах і організаціях з різними формами власності:
• наявність самостійного структурного підрозділу;
• виконання функцій кадрової служби окремою посадовою особою - інспектор по кадрах;
• поєднання функцій управління персоналом  з іншими функціональними обов'язками;
• в організаціях з невеликою штатною чисельністю наказом керівника призначається відповідальна особа за ведення кадрового діловодства.

Що стосується приватних підприємців: оформляючись на роботу до приватного підприємця (або звільняючись з роботи), найманий працівник може не писати заяви, як це передбачено для процедури прийняття (звільнення) на роботу на підприємстві. Відповідно приватному підприємцю не доцільно видавати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. Зареєстрований у центрі зайнятості трудовий договір між працівником та підприємцем є документ, який фактично заміняє традиційні заяву та наказ. Тому ПП не повинні оформляти накази про прийняття та звільнення з роботи працівників. Однак, надаючи відпустки працівникам, ПП варто оформляти відповідні накази на підставі поданих заяв.

До облікових документів щодо кадрів належать

• Штатно - посадова  книга. (додаток 10)
• Алфавітна книга особового складу підприємства (додаток 13)

Як і всі облікові книги, алфавітна та штатно-посадова книги нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника і печаткою.

На підприємствах, в організаціях і установах з великою кількістю працюючих доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою.

До облікових документів по кадрах належить і табель обліку робочого часу (15, 16, 17, 18).

Залежно від структури підприємства, організації, установи і чисельності працюючих табельний облік за структурними підрозділами здійснює табельник, інспектор по кадрах або особа, призначена наказом керівника вести кадрове діловодство.

Табель являє собою іменний список працівників структурного підрозділу або у цілому по організації і ведеться відповідно до табельних номерів або в алфавітному порядку.

Табель складається за два - три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.

Підписується табель табельником і керівником структурного підрозділу або особою, яка  відповідає за кадрове діловодство і затверджується керівником організації, після чого здається  до бухгалтерії.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (додаток 14)

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них за формою П-9, затверджена наказом  Міністерства статистики України від 05.12.2008. № 489 „ Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу".

Облік бланків трудових книжок та вкладишів до них веде бухгалтерія.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додаток 11)

У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за формою № П-10 реєструються всі трудові книжки прийняті від працівників при працевлаштуванні, а також нововидані трудові книжки, вкладишів до них із вказівкою серії та номера.

При звільненні працівника робиться відмітка про видачу трудової книжки працівнику під розписку.

Книги за формами № П-9 та № П 10 повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені підписом керівника і печаткою підприємства.

 

2. Оформлення документації з особового складу

 

У невеликих установах, організаціях і на підприємствах, що не мають кадрових служб і працівників, документацію по кадрах нерідко веде керівник або адміністратор (секретар, діловод, адміністратор).

Документи по кадрах є однією з груп організаційно-розпорядчої документації. Значення їх визначається, зокрема, тим, що в них фіксують відомості, необхідні для реалізації громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення та ін.

Основні документи, які утворюються в процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян - дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін. Документи керівників і спеціалістів формують в особові справи.

Для підприємств і організацій затверджено уніфіковану систему первинної облікової документації, до складу якої входять документи з обліку особового складу. До таких документів належать типові міжвідомчі форми: № Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"; форма № Т-4 "Облікова картка наукового працівника"; № Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу"; № Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"; № Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору" та деякі інші.

 

3. Оформлення та ведення особових справ

 

Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 або П-2ДС та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати або в інших випадках. Ігнорування вимог щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів — неприпустиме.

Особова справа працівника (додаток 5) — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

 

1. Загальні вимоги щодо оформлення особових справ

 

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:

• опис документів;(додаток 7)
• доповнення до особового листка з обліку кадрів; (додаток 8)
• особовий листок з обліку кадрів; (додаток 9)
• автобіографія;
• копії документів про освіту;
• копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);
• заява про прийняття на роботу (контракт);
• виписка з рішення конкурсної комісії;
• наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).