Проектирование структуры и функций ОУП на промышленном предприятии

 ЗАО «Авиастар-СП»;

• Коллективным договором;
• Приказами, распоряжениями и указаниями генерального директора, зам. генерального директора-директора по персоналу «ЗАО «Авиастар-СП»;
• Комплексами НОД действующей на «ЗАО «Авиастар-СП», в т. ч. Системы Качества;
• Действующими положениями и инструкциями в ЗАО «Авиастар-СП»;
• Положением о службе заместителя генерального директора-директора по персоналу;
• Настоящим Положением.

 

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

1. Обеспечение Службы персонала и Предприятия, совместно со структурными подразделениями Предприятия, планами и отчетной документацией в области персонала, исходя из миссии, целей и стратегии и задач Предприятия;

2.2.Обработка, анализ и предоставление  информации подразделениям СлП  и Предприятия;

2.3.Разработка системы мотивации  персонала Предприятия;

4. Разработка кадровой политики Предприятия.

 

3. Организационная структура

3.1. В состав ОПлП входят:

• Бюро планирования и отчетности;
• Бюро автоматизированной обработки и анализа информации по персоналу;
• Бюро мотивации персонала.

3.2.Структура и штаты отдела  устанавливаются в соответствии  с организационной структурой  Службы персонала, зависят от  стратегических целей и задач  Предприятия и утверждаются генеральным  директором в установленном порядке. Структура ОПлП приведена в приложении 1.

 

4. Функции

4.1. Функции бюро планирования  и отчетности:

1. Разрабатывает кадровую политику Предприятия;
2. Разрабатывает планы и отчеты СлП на месяц. Краткосрочное (оперативное) планирование персонала;
3. Разрабатывает планы и отчеты СлП на год. Среднесрочное (тактическое) планирование персонала;
4. Разрабатывает планы по персоналу на срок до 5-и лет. Долгосрочное (стратегическое) планирование персонала;

4.1.5. Контролирует все виды планирования и отчетности СлП;

4.1.6. Осуществляет взаимодействие с ПЭУ, УТиЗ, ФУ, службой директора по стратегическому планированию и другими службами Предприятия в области работы с персоналом, для осуществления своих функций;

7. Анализирует и вырабатывает управленческие решения по директивным указаниям вышестоящего руководства, внешних организаций, других служб Предприятия.

4.1.8. Внедряет научную организацию  труда и проектирует совершенствование  структуры Службы Персонала;

4.1.9. Распределяет возникающие проблемы между подразделениями СлП;

4.1.10.Ведет основной (исключая кадровый) документооборот, составляет протоколы СлП, готовит письма и документы во внешние организации.

 

4.2. Функции бюро автоматизированной обработки и анализа информации:

4.2.1. Получает, анализирует и обрабатывает внешнюю информацию по электронным средствам, по темам, интересующим подразделения и руководство СлП;

4.2.2. Получает, анализирует, обрабатывает и выдает потребителям внутреннюю информацию по персоналу Предприятия в установленном порядке и объеме задач, решаемых подсистемой АСУ «Кадры»;

4.2.3.Организовывает работу, по внедрению  передовых методов обработки  информации, проводит учебу и консультации в Службе персонала с применением автоматизированных систем управления и учета;

4.2.4.Сопровождает эксплуатацию задач: АСУ «Кадры»; АСУ – «ВУС»; «Подготовка кадров».

4.2.5. Контролирует работу пользователей  с массивами «Кадры», «ВУС», «Уволенные»;

4.2.6.Разрабатывает постановки на  задачи подсистемы «АСУ-Кадры» по всем массивам и участвует в разработке программного обеспечения по подсистеме «АСУ-Кадры», совместно со структурными подразделениями Предприятия;

4.2.7. Обеспечивает качественно и  своевременно выдачу статистической  отчетности, не сданной в эксплуатацию  на ИВЦ – самостоятельно на  ЕС ЭВМ, анализирует ее и выдает  структурным подразделениям службы персонала и по запросам;

4.2.8. Обеспечивает выполнение работы по мероприятиям о переходе на выплату заработной платы через пластиковые карты;

4.2.9. Готовит отчетность, справки  по направлениям работ бюро;

4.2.10. Проверяет входящую документацию, поступающую от отделов службы персонала, учебного центра, центрального табельного бюро (ЦТБ);

4.2.11. Комплектует документы, ведет  регистрацию и осуществляет перфорацию на магнитные носители;

4.2.12. Осуществляет контроль ввода  информации;

4.2.13. Выдает протоколы подтверждения  ввода информации в массив  «Кадры» и протоколы ошибок  в подразделения Службы персонала, УБУиО.

 

4.3.Функции бюро мотивации:

4.3.1.Разрабатывает новые методы  стимулирования и мотивации труда (качество и производительность  труда, стаж работы, карьера, социальные  стимулы и др.);

4.3.2. Анализирует системы мотивации  других предприятий, учреждений и организаций, в т. ч. зарубежных;

4.3.3.Разрабатывает и внедряет  внутрифирменную культуру;

4.3.4.Разрабатывает и совершенствует  систему мотивации ключевых менеджеров  и руководителей по результатам  их труда;

4.3.5.Ведет мотивацию по трудовым договорам высшего управленческого персонала (ВУП) по направлениям;

4.3.6.Внедряет и ведет систему  мотивации работников СлП.

 

5. Права

1. Требовать от руководителей и подразделений Предприятия выполнения приказов генерального директора, распоряжений заместителя генерального директора – директора по персоналу, плановых, нормативно-организационных и методических документов по вопросам компетенции отдела, для реализации своих функций;
2. Получать достоверную информацию от руководителей и подразделений Предприятия, включая проекты решений Совета директоров, Правления Предприятия, для принятия решений по всем видам планирования (опережающее планирование) и анализа информации, для реализации своих функций;
3. Готовить проекты решений Заместителю генерального директора - директору по персоналу для оптимизации работы Службы персонала и ОПП в целях реализации своих функций;
4. Иметь оборудованные рабочие места, оргтехнику и расходные и другие материалы для реализации своих функций;
5. Иметь подготовленный персонал в количестве и качестве (квалификация), необходимом для реализации своих функций;
6. Разрабатывать проекты нормативно – организационных документов для достижения целей и задач Предприятия, Службы персонала и отдела.

 

6. Ответственность

Отдел планирования персонала несет ответственность за:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих задач и функций, предусмотренных Положением о Службе персонала, настоящим Положением об отделе – в пределах, определенных действующим Трудовым законодательством РФ;
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
3. За причинение материального ущерба – в пределах действующего трудового и гражданского законодательства;

6.4.За соблюдение правил охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности и производственной санитарии, правил внутреннего распорядка;

4. За соблюдение Устава Предприятия;
5. За состояние трудовой и производственной дисциплины работников отдела;

 

7. Взаимоотношения с подразделениями.

Наименование документа (информация)	Откуда поступает документ (информация)	Куда направляется документ (информация)	Когда поступает и выдается документ (информация)	Шифр (функция)
1	2	3	4	5
7.1. ТЗ на развитие «АСУ-Кадры»	Бюро автоматизированной обработки информации по персоналу	Отделы службы персонала, УБУиО, УТиЗ, СИТ	В соответствии с планом совместных работ	4.2.3.
7.2. Проектная и эксплуатационная  документация	СИТ	В подразделения ЗАО «Авиастар-СП», службы персонала	Ежедневно	4.2.4.
7.3.Комплект документов и инструкций по ведению подсистемы «АСУ-Кадры»	Первичные документы (приказы, НВИ, личные карточки, сверхурочные талоны, ведомость неявок) Отделы службы персонала, ЦТБ, Учебный центр	Отделы службы персонала, ЦТБ, Учебный центр, УТиЗ	Ежедневно	4.2.2.
7.4. Постановки задач	Бюро автоматизированной обработки информации по персоналу, отделы службы персонала, подразделения предприятия	СИТ, УТиЗ, УБУиО	В процессе проектирования и внедрения задач	4.2.6..
7.5.Списки принятых и уволенных работников предприятия на получение пластиковых карт.	Бюро автоматизированной обработки информации по персоналу	Отделы СлП	Подекадно, по запросу	4.2.8.
7.6. Первичные документы по всем  направлениям работы отдела.	Отделы Службы персонала, ЦТБ, Учебный центр	Бюро обработки информации	Ежедневно	4.2.10.
7.7. Комплект инструкций макетов по перфорации по всем задачам подсистемы «АСУ-Кадры»	Отделы Службы персонала, ЦТБ, Учебный центр	Бюро обработки информации	Ежедневно	4.2.11.
7.8. Протоколы ввода информации  и ошибок, первичные документы  с разъяснением ошибок.	Бюро обработки информации	Отделы Службы персонала, ЦТБ, Учебный центр	Ежедневно	4.2.13.
7.10. Получение, анализ, обработка информации	Интернет, электронная почта	Директор по персоналу, отделы	По запросу	4.2.1.
7.11.План-отчет СлП на месяц, ф. 0572	Заявки от подр., план набора численности на полугодие, директивные документы	ГД, Зам. ГД, УТиЗ, ПЭУ и др.	По табелю Прил.№1 к Инстр. 310/7.11.5008.1 –2003г.	4.1.2.
7. 12. План-отчет СлП на перспективу	Стратегия развития персонала, бюджетный план, директивные док.	ГД, зам. ГД, УТиЗ, ПЭУ и др.	По табелю отчетности	41.3. 4.1.4.
7.13. Кадровая политика Предприятия	Стратегия развития персонала	ГД, зам. ГД,	Ежегодно	4.11.

 

На рис. 2.1. представлена схема отдела планирования персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Причем, первое, о чем необходимо сказать, это численность сотрудников в каждом бюро. Начнем с бюро автоматизированной обработки и анализа информации по персоналу. В данном бюро работает 9 человек. Следует понимать, что количество людей в данном случае, работающих в том или ином отделе, связано не с производственной необходимостью, а со сложившимся положением. Если установить современное программное обеспечение, то этот отдел вообще можно будет сократить, то есть те реальные функции, которые отдел выполняет, а не те, что записаны в положении, может свободно делать компьютер. Это бюро создавалась вместе с «Авиастар-СП» и комплектовалось оборудованием тогда же. Если сопоставить дату рождения «Авиастар» – 1975 год, и историю развития компьютеров, то сразу становится понятным, что это за компьютеры. Во-первых, это не персональный компьютер, это достаточно большая (по современным меркам огромная) машина, которую обслуживают несколько человек. Во-вторых, работа с данными это тяжелая и нудная работа с перфокартами. В-третьих, вывод данных производиться только на бумагу, то есть вся титаническая работа по переводу данных в электронный вид пропадает даром. Для глубокого анализа данных нет ни времени, ни средств.

С точки зрения количества персонала оставшиеся два отдела очень интересны. Эти два отдела очень молодые, относительно бюро автоматизированной обработки и анализа информации по персоналу – им чуть меньше года. Но созданы они только на бумаги. В реальности в бюро мотивации персонала из персонала – один начальник, а в бюро планирования и отчетности вообще 0, а функции целого бюро выполняет начальник отдела планирования персонала. Руководство считает, что сотрудники в этих бюро не нужны, ссылаясь на отсутствие денег на оплату труда сотрудников.

По данным зарубежной литературы и оценкам специалистов, общая численность сотрудников службы управления персоналом составляет примерно 1 – 2 % от общей численности коллектива. Естественно, это зависит от вида деятельности предприятия, от уровня организационного, финансового, потенциального развития организации, позиций её руководства. Но нельзя и забывать, что персонал это важнейший ресурс производства, и именно от того, насколько эффективно будет работать кадровая служба, зависит качество этого ресурса. А с недостаточным числом сотрудников в кадровой службе бесполезно не только требовать от нее эффективной работы, но и вообще надеяться на это. Ведь у сотрудников кадровой службы обязательно на что-то не хватит времени.