Определение стадии жизненного цикла организации и формирование эффективной системы управления

Как нам известно, в  компании существуют и нематериальные способы стимулирования, но по нашему мнению этих способов недостаточно для эффективной работы сотрудников в организации. Способов нематериального стимулирования работников существует множество, но не каждый руководитель может применить эти способы по отношению к своей компании. Компании ООО «АМ-Аналитика» не хватает трех основных факторов в области нематериального стимулирования. К ним относятся уважение индивидуальности сотрудника, подчеркивание его важности для организации и признание его интересов, существующих за пределами компании.  Для усовершенствования системы управления персоналом в области нематериального стимулирования, руководителю необходимо стараться сделать работу сотрудников наиболее интересной. Многие работы являются однообразными, в результате чего у сотрудника может пропасть интерес к своей работе, хотя их могут и устраивать условия труда. Потеря интереса к работе может привести к проблемам разного рода. Поэтому директору ООО «АМ-Аналитика» следует выявлять монотонные и однообразные работы и делать их по мере возможности более приемлемыми. Это можно сделать с помощью делегирования полномочий, либо с помощью ротации кадров. На наш взгляд, ротацию кадров необходимо применять в компании вследствие того, что пребывание работника в одной должности снижает трудовую мотивацию, сотрудник ограничивает свой кругозор, свыкается с недостатками  своей работы, перестает обогащать свою деятельность новыми методами и формами. Смена мест позволит оценить и сравнить сотруднику свою работу с работой своих коллег. Можно переместить сотрудников планово-экономического отдела в отдел по сопровождению процедуры банкротства, либо в бухгалтерию. Применив в данной организации ротацию кадров, руководитель может избежать таких проблем как:

- снижение текучести кадров;

- увеличение деловых предложений со стороны работников;

- снижение уровня стрессов, вызываемых монотонностью работы;

- взаимозаменяемость работников в случае болезни, отпусков и других ситуаций;

- устраняется чувство несправедливости, вызываемое тем, что одни сотрудники выполняют более сложную работу, а другие - более легкую;

- передача опытных специалистов своего опыта другим сотрудникам и стажерам;

- работники смогут приобрести возможность сравнить между собой должности, а руководители смогут сравнить сотрудников по производительности и качеству работы;

- коллектив организации станет более сплоченным, а также с помощью ротации руководитель обучает своих сотрудников без отрыва от основной работы.

ООО «АМ-Аналитика» является развивающейся компанией и как мы выяснили, находится на стадии развития, в свою очередь, отличительная особенность данного этапа – это существенное увеличение нагрузки на сотрудников, и как следствие, часто ненормированный рабочий день. Так как сотрудники ООО «АМ-Аналитика» недовольны тем, что им приходится задерживаться, или приходить раньше на работу, руководителю необходимо предпринять меры по устранению существующей проблемы.

Можно предложить два  способа решения данной проблемы. Первый способ заключается в том, что руководителям отделов необходимо составлять сотрудникам план работы на каждый день, либо на неделю. Тогда работники будут планировать свой рабочий день и рабочую неделю так, чтобы выполнить всю запланированную работу и не задерживаться. Второй способ более затратный, но тоже эффективный. Руководству следует предложить своим сотрудникам оплачивать переработанные часы в двойном размере. Для сотрудников компании ООО «АМ-Аналитика» такое предложение будет очень хорошим мотивирующим фактором. При внедрении перечисленных методов, мы сможем решить задачи в области определения новых ролей, обязанностей сотрудников (с помощью ротации кадров).

В организации ООО  «АМ-Аналитика» работают в основном молодые специалисты, которые, как правило, являются перспективными, инициативными людьми, поэтому руководителю желательно быть более внимательным к инициативе проявляемой сотрудниками, ведь инициатива проявляется, когда есть внутренний интерес к изменению существующей ситуации к лучшему. Задача руководителя будет заключаться в выявлении интересов сотрудника, являющийся его движущей силой, и направить ее в нужное русло. Если сотрудник работает в компании продолжительный период времени, то мы думаем для руководства не составит труда выявить эти интересы, что же касается новичков, то здесь будет сложнее. В результате возникнет доверие и уважение между сотрудниками и начальством, а это приведет к всеобщей пользе и прибыли.

Немаловажно руководству  научиться обращаться со своими подчиненными как с личностями. Многие сотрудники ООО «АМ-Аналитика» ценят возможность высказать свои идеи и выслушать мнение о них со стороны начальства. Это приведет к повышению чувства включенности работников в выполняемую работу, а также повысит самоуважение работников и ощущение их собственной значимости. Директору ООО «АМ-Аналитика» и начальникам отделов необходимо стараться как можно активнее привлекать своих подчиненных к активному участию в делах компании. Работники, которые будут принимать участие в постановке целей или разработке программ по совершенствованию работы, сами начнут работать более напряженно, стремясь достичь успеха, потому что это те программы, которые они помогали разрабатывать. Они сами ставили цели, а не руководство навязывало их, чтобы заставить сотрудников компании работать более напряженно. Решение этой проблемы позволит нам справиться поставленной задачей, тем самым преодолеть кризис в организации и перейти на следующий этап развития.

В компании ООО «АМ-Аналитика» необходимо избавиться от проблемы искажения  информации, передаваемой через третьих  лиц. Сотрудники компании при выполнении своей работы и решении определенных задач передают эту информацию своим непосредственным  начальникам, а начальники отделов, в свою очередь, передают эту информацию руководителю высшего ранга. Таким образом, происходит искажение информации, и до генерального директора доходит не совсем точная информация. С этой проблемой необходимо бороться путем прямого контакта с генеральным директором. Это невозможно было бы сделать в том случае, если бы организация была большая, а так как в ООО «АМ-Аналитика» работает всего 20 человек сделать это, будет вполне возможно.

 Руководству организации необходимо проанализировать соотношение наказаний и поощрений сотрудников организации. Излишне частое  привлечение сотрудников к административной ответственности и взысканиям является сильным демотивирующим фактором. Генеральный директор четко осознает и понимает, что беседа руководителя с подчиненным является наиболее простым и универсальным инструментом управления персоналом, служащий для создания климата делового сотрудничества, уважения и доверия. Искусство общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты с людьми. Директору ООО «АМ-Аналитика» необходимо научиться создавать при дисциплинарных беседах положительный эмоциональный фон, что позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, вызовет понимание со стороны сотрудника и будет являться мощным рычагом достижения поставленных целей в случаях, когда подчинить коллектив и направить его на решение конкретных задач управления.

Также руководителю ООО «АМ-Аналитика» обязательно нужно давать регулярную обратную связь своим сотрудникам. Часто руководство забывает разговаривать с сотрудниками организации о том, как они работают, какого прогресса они достигли, какие у них возникают проблемы в ходе работы и как с этими проблемами можно справиться. В том случае, если руководство будет давать персоналу обратную связь, у сотрудников повысится мотивация к улучшениям в работе.

В ООО «АМ-Аналитика» работают люди разных возрастов, разных социальных статусов и с разными позициями по жизни. Нельзя применять ко всем сотрудникам одни и те же подходы. Для одних сотрудников компании, чтобы повысить мотивацию необходимо жесткое высказывание его недостатков, его недоработок и т.д. Для него это будет являться большим стимулом исправлять свои ошибки, развиваться и не останавливаться на достигнутом.

Но данный метод нельзя применять абсолютно ко всем сотрудникам  компании. Для многих работников организации похвала со стороны руководства является еще большим мотивирующим фактором стремления идти вперед. При проведении беседы со своими подчиненными руководству следует чаще хвалить своих сотрудников, и меньше ругать. Так как похвала со стороны руководства может стать мощным средством повышения уровня мотивации у работников.

В настоящее время  обучение персонала компании приобретает  все большее значение и становится неотъемлемым условием успешного функционирования любой организации. При анализе системы управления мы выяснили, что в компании не уделяется должного внимания вопросу обучения персонала и этот фактор является большим минусом данной для фирмы. Так как ООО «АМ-Аналитика» является развивающейся компанией система обучения, и повышение квалификации сотрудников приведет компанию к эффективной конкурентоспособности среди организаций, занимающихся оказанием юридических и бухгалтерских услуг. В том числе эффективное обучение персонала будет иметь ряд положительных последствий для данной компании: рост мотивации у сотрудников, раскрытие потенциала работников, улучшение и сплочение социально-психологического климата коллектива, укрепление преданности сотрудников организации, формирование желательных образцов поведения и соответствующей организационной культуры, способствующей успешному достижению организационных целей.   

Руководителю ООО «АМ-Аналитика» будет необходимо выделить основные направления по обучению персонала, к ним будут относиться постановка целей обучения; определение потребности в обучении; определение содержания обучения, форм, методов и необходимых ресурсов, выбор преподавателей или наставников и оценка эффективности обучения. Прибегнув к обучению сотрудников организации, руководитель может достигнуть того, что его сотрудники смогут выдвигать более эффективные  и результативные процессы, а это является одной из основных задач для той стадии, на которой находится организация ООО «АМ-Аналитика».  Тем самым, у руководителя организации будет возможность быстрого и качественного перехода на следующий уровень развития. 

Постановка целей обучения подразумевает  под собой, каких целей хочет  достичь директор компании ООО «АМ-Аналитика» с целью проведения обучения персонала. Ему необходимо будет сформировать задачи, которые, по его мнению, должны быть решены в ходе проведения обучения. Задачи руководителем должны быть сформированы таким образом, чтобы обучение не было бесполезным. Главным образом, обучение должно быть увязано с организационными целями. В случае отсутствия данного критерия руководитель рискует попросту потратить время и деньги.

Следующим направлением будет являться определение потребности  в обучении (оценивается существующий уровень персонала в сравнении с требуемым и определяется необходимость обучение конкретных работников, проверяется соответствие уровня карьеры сотрудников их компетентности). Потребность в обучении персонала ООО «АМ-Аналитика» необходимо выявлять руководителю компании. Во-первых, ему следует проанализировать долгосрочные и краткосрочные планы организации и определить уровень квалификации и профессиональной подготовки персонала, а также определить какое обучение позволит работникам достичь требуемого уровня квалификации и профессиональной подготовки. Во-вторых, провести наблюдение за работой персонала и проанализировать проблемы, мешающие эффективной работе сотрудников.

Если в работе персонала  регулярно имеют место ошибки, просчеты, ведущие к плохой работе, большим потерям времени, то эта информация может быть использована для обоснования заявки на обучение данного сотрудника. В-третьих, директор компании должен опросить руководителей отделов, кто, по их мнению, нуждается в дополнительном обучении для повышения профессиональной квалификации. В-четвертых, необходимо учитывать индивидуальные заявки и предложения сотрудников. Ведь руководитель не всегда может видеть те недочеты, которые необходимо подкорректировать работнику с помощью обучения. В свою очередь, сам сотрудник компании знает все свои минусы и плюсы, и что следует ему подкорректировать с помощью обучения для более эффективной работы в организации. Еще одним эффективным способом определения потребности в обучении персонала является изучение опыта других организаций. Зачастую опыт конкурентов или родственных предприятий дает важные подсказки, связанные с необходимостью обучения той или иной категории сотрудников для поддержания необходимого уровня конкурентоспособности.

Следующий вопрос, который  необходимо будет решить руководителю ООО «АМ-Аналитика» это определить содержание обучения, с помощью каких форм и методов будет проходить процесс обучения, а также какие необходимы ресурсы для проведения обучения. Организация может прибегнуть к помощи профессиональных специалистов, у которых существует разработанные методики обучения персонала в различных областях. Также организация может подготовить и разработать свои программы для обучения персонала. В этом случае руководитель сможет контролировать содержание и формат собственных программ, а в случае необходимости могут вноситься изменения в программы, разработанные собственными силами.

Следующим направлением будет являться выбор преподавателей для обучения персонала.  Директор компании ООО «АМ-Аналитика» может искать преподавателей со стороны, а может привлекать к обучению собственных сотрудников, обладающих необходимым опытом и знаниями.   

Основное преимущество, которое организация получает от этого, состоит в том, что в  таком случае обучение может в  значительно большей степени  учитывать ту профессиональную специфику, с которой после завершения обучения придется столкнуться слушателям. Подбор преподавателей должен осуществляется в первую очередь на основании их способностей и желания работать в этом качестве. Необходимо учитывать и такие формальные критерии, как возраст, образование и опыт работы. Большое значение имеют и коммуникативные навыки, уровень общего развития и умение излагать свои мысли. Также можно порекомендовать в качестве преподавателей начальников отделов, чтобы они обучали своих подчиненных. Они хорошо владеют той тематикой, которую будут преподавать, хорошо знают организацию и ее сотрудников, знают ее политику, нормы и правила, а также на собственном примере показывают, какие качества и какое поведение ценится в компании. Этот подход позволяет минимизировать штат работников отдела обучения и рационально использовать деньги, отпущенные на обучение.

Непосредственное участие  в процессе обучения учителей-руководителей, знающих важнейшие детали работы слушателей, при соответствующей их подготовке и при правильной организации этого участия положительно сказывается на результатах учебы. Такие учителя-руководители могут точнее выявить потребность сотрудников в тех или иных знаниях, и их живое знание дела способствует эффективной реализации учебных программ. Это приближает весь процесс обучения к реальной работе, повышая интерес обучающихся к учебной программе и положительно отражаясь на их мотивации к обучению. Чем большее участие принимают работающие в организации учителя-руководители в обучении персонала, тем меньше потребность в привлечении преподавателей со стороны, а значит, ниже финансовые издержки, связанные с обучением.