Лекции по "Управлінню проектами"

Для контролю якості проекту  потрібно мати:

план управління якістю;

операційні визначення;

контрольні переліки;

результати реалізації проекту, що включають як результати виконання процесів за проектом, так і результати за продуктом.

Для контролю якості проекту  використовують такі методи та засоби:

інспекція (перевірка);

графіки контролю (контрольні карти);

діаграми Парето;

статистичні методи;

графіки потоків;

аналіз тенденцій.

29.Формування  команди проекту. 

Команда проекту —  це певна чисельність людей, які  працюють разом для досягнення спільної мети. Вони безпосередньо працюють над здійсненням проекту і  підпорядковані керівникові (менеджеру) проекту.

Цілі створення проектної  команди:

Удосконалення розподілу  робіт.

Управління і контроль за роботою.

Вирішення проблем і  прийняття рішень.

Перевірка і затвердження рішень.

Зв’язок та інформування з метою передачі рішень або необхідної інформації тим, хто має це знати.

Накопичення ідей, інформації, порад.

Координація і зв’язок  між функціональними підрозділами.

Підвищення відповідальності й залученості членів команди, створення  середовища, яке сприяє участі у  плануванні й діяльності компанії.

Переговори і розв’язання конфліктів на різних рівнях управління.

Аналіз результатів  виконання проектів з метою поліпшення інформаційної бази для їх оцінки.

Етапи створення команди:

Формування.

На етапі формування команди основні труднощі виникають  через:

власні відчуття членів команди (чи почуваються вони як повноправні члени команди, як до них ставляться);

взаємовідносини в команді (хто з ким взаємодіє і хто  який має вплив);

визначення місця команди  всередині фірми.

Період спрацьовуваності учасників.

Основні проблеми, які виникають на цьому етапі, — це:

труднощі в роботі команди (немає просування, перекладання відповідальності);

вияв характерів (властолюбець, неформал, лірик, «мильні бульбашки», ледарі);

обговорення проблем (сперечання або абсолютна згода);

хибні методи звіту (заниження результату, приписування, неякісна інформація);

помилки керівництва (різкі  коливання, зміна настрою, недосить чітке планування, слабкий контроль);

взаємовідносини (ворожнеча, відсутність підтримки й довіри, конфлікти).

Період нормального функціонування (у кожного своя роль і своє місце).

Реорганізація (через  зміну обсягів і видів робіт, залучення тимчасових експертів).

Розформування (після  завершення робіт).

30.Управління  конфліктами в проекті. 

Щось у проекті обов’язково  піде не так. У цьому менеджер проекту може не мати сумніву. Коли аматори досконалості ведуть свій перший проект, їх, безумовно, чекає розчарування. Незважаючи на їхні колосальні зусилля з планування і контролю роботи в рамках проекту, вони побачать, що події ніколи не відбуваються саме так, як передбачалося, і якщо вони вперто дотримуються свого початкового плану, вважаючи його завершеним, на них чигають серйозні проблеми.

Основним завданням  умілих керівників проектів є не стільки  спланувати зроблений проект, скільки усвідомити, що проблеми виникатимуть, незважаючи на всі їхні зусилля, і зводити до мінімуму наслідки цих непередбачених проблем. Проекти мають багато підводних каменів, далеко не всі з них є наслідком дій керівника проекту. Проте йому доводиться мати з ними справу. Якщо він не зможе підійти до цього професійно, у чомусь проекти зазнають невдачі; це може бути некероване перевищення бюджету, що завдає збитку, недотримання графіків, зниження якості розроблюваної продукції, інші відхилення. Умілі керівники проектів повинні передчувати виникнення небезпеки і, відповідно, знаходити шляхи її запобігання.

31.Лідерство  і мотивація в команді.

інших для своєї користі; тобто бути лідерами.

Лідерство — це здатність  справляти вплив на окремих індивідів  і групи, спрямовуючи їхні зусилля на досягнення поставлених цілей.

Лідерство менеджера  проекту виявляється у тому, що він дає завдання членам команди  і наділяє їх повноваженнями у  межах поставлених завдань з  метою їх виконання. Члени команди  беруть на себе ці повноваження і відповідальність за виконання роботи.

Лідер повинен сприяти  задоволенню потреб завдань (визначати  та досягати ме- 
ти); потреб команди (будувати і координувати діяльність команди); індивідуальних потреб (задовольняти потреби членів команди).

Виділяють три основних критерії, яким має відповідати ефективний менеджер проекту:

риси лідерства;

використання різних стилів лідерства;

використання ситуативного підходу: свій стиль пристосовувати до обставин.

Риси, найважливіші для  менеджерів проектів:

здатність вирішувати проблеми, орієнтація на результат;

енергійність, ініціативність, відповідальність;

впевненість у собі;

перспективність, стратегічне  мислення;

комунікабельність;

уміння вести переговори.

Мотивація — це стимулювання людини чи групи людей до активізації діяльності для досягнення цілей організації (проекту). Сучасні теорії мотивації базуються на даних психологічних досліджень.

Існує кілька мотиваційних теорій:

І. Змістовні теорії

Теорія Абрамса (Абрахама) Маслова (піраміда Маслова).

Теорія Д. Мак-Клеланда (потреби влади, успіху, причетності).

Теорія Ф. Герцберга (фактори  незадовольняючі — гігієнічні; фактори  задовольняючі — мотивуючі).

Теорія гриба (тримати  у темряві і двічі на день підживлювати).

Ці теорії визначають потреби людини, які є рушійними  силами.

ІІ. Процесуальні теорії (обирання стилю поведінки і розподіл зусиль залежно від ситуації).

Теорія очікувань.

Теорія справедливості.

Модель Портера—Лодлера.

Для посилення мотивації  членів команди і подолання складнощів реалізації проекту використовують чинники, які одержали назву 5 «Р»:

Призначення. Працівник  повинен мати переконаність у  важливості роботи, яку він виконує, і розуміти свою роль в організації. Це нівелює недоліки впливу чинників мотивації в матричній структурі.

Саморозвиток. Оскільки розвиток кар’єри — досить розпливчастий, працівник сам хоче керувати розвитком своєї кар’єри. Делегування повноважень залежно від завдання дає підлеглим можливість відчувати себе відповідальними за свій розвиток. Важливим чинником є також надання працівникові права обирати наступний проект, у якому він братиме участь, як заохочення за досягнення під час втілення попереднього проекту.

Участь у прибутках. Багато організацій дають можливість працівникам брати участь у прибутках, це краще стимулює продуктивність їхньої праці, вони виявляють ініціативу, оскільки відчувають свій безпосередній вплив на результати діяльності організації.

Просування. Коли людина досягає вершини піраміди Маслова (самореалізація), вона розглядає кожний новий проект як можливість розширювати свої знання та досвід.

Професійне визнання. Це — індикатор досягнень працівника. Оскільки у плоских структурах головний менеджер не має безпосередніх контактів  з виконавцями, для останніх важливо, щоб про результати їхньої роботи, а також професійні якості знали.

 

32.Розвиток  команди. 

Для побудови та розвитку команди використовують такі шляхи:

рольовий аналіз та добір  членів команди з погляду психологічної  сумісності;

проведення семінарів, організація курсів, ситуаційний  аналіз.

Існують різні підходи  до визначення можливих ролей у команді. Згідно з одним із них усі ролі діляться на дві групи:

ролі, які сприяють виконанню  завдань;

ролі, які створюють  необхідний мікроклімат у команді.

Широковідомий Белбін-тест допомагає визначити роль кожного  виконавця у команді.

Кількісний склад команди  визначається такими чинниками:

чисельністю людей, потрібних  для виконання проекту;

особливостями технічних  експертиз, що їх потребує проект;

кількістю, оптимальною  з погляду конфліктності.

Експерти вважають оптимальною  чисельність від 5 до 10 чоловік.

Сформувавши команду, менеджер проекту повинен підтримувати ефективність її роботи на заданому рівні. Оцінка ефективності діяльності команди здійснюється за такими показниками:

чітке розуміння цілі та спрямованість на кінцевий результат;

чіткий розподіл функцій  і відповідальності;

наявність плану розвитку команди;

командна солідарність;

взаєморозуміння і безконфліктність;

відвідуваність робочих  зборів та активність участі у вирішенні  проблем.

Команда досягає успіху, якщо:

її лідер має адекватний стиль управління з погляду ефективності реалізації проекту, а також з точки зору членів команди;

хоча б один із членів команди генерує інноваційні  ідеї як шлях вирішення проблем;

до складу команди  входять люди з великими розумовими здібностями;

команду створюють різні  індивідуальності, що дає їй можливість витримувати баланс.

Іншими словами, команда  має бути творчою і гнучкою.

Причини невдач команд:

невідповідні розумові здібності (тому, як правило, компанії добирають людей з вищою освітою);

невідпрацьована система  добору кадрів (якщо фірма хоче підвищити  ефективність своєї діяльності, добирає  нових людей, але при цьому  не збільшує їм платню, — результату не буде).

 

33.Автоматизація  робіт при управлінні проектами. 

Автоматизовані системи  управління проектами містять такі структурні елементи:

засоби для календарно-сіткового  планування;

засоби для вирішення  окремих завдань (розробка бюджетів, аналіз ризиків, управління контрактами, часом тощо);

засоби для спрощення  і обмеження доступу до проектних даних;

засоби для організації  комунікацій;

засоби для інтеграції з іншими прикладними програмами.

 

34.Пакети прикладних  програм для управління проектами. 

 

35.Універсальні  автоматизовані таблиці і графіки. 

 

36.Комп’ютерний  пакет “Project Expert”. 

Project Expert - инструмент финансового планирования и инвестиционного анализа. Система позволяет построить финансовую модель предприятия и экономического окружения, в котором оно действует. При анализе модели рассматриваются альтернативы управленческих решений, сравниваются между собой различные варианты развития компании, оценивается устойчивость бизнеса к изменениям внутренних и внешних факторов. Project Expert™ позволяет создавать инвестиционные проекты и анализировать эффективность их реализации для каждого из участников. С помощью Project Expert можно создавать проекты любой сложности - от расчета окупаемости нового оборудования до оценки эффективности диверсификации деятельности предприятия. Project Expert можно применять и в рамках единичного предприятия, и в рамках холдинга: система позволяет управлять движением средств между проектами холдинга и прогнозировать общие для группы проектов показатели эффективности. Пользователь программы может создавать проекты развития предприятия с учетом особенностей различных отраслей народного хозяйства. Бизнес-план, созданный в Project Expert, соответствует международным стандартам: в основу системы положена методика UNIDO по оценке инвестиционных проектов и методика финансового анализа, определенная международными стандартами IAS. Данные методики определяют структуру бизнес-плана, финансовых отчетов, набор рассчитываемых финансовых показателей и показателей эффективности инвестиций. Система незаменима, если перед пользователем стоит задача привлечения для реализации проекта средств российских или зарубежных кредитных организаций.

 

37.Календарне  планування за допомогою “MS Project“. 

Microsoft Project — на сьогодні  найбільш поширена у світі  система управління проектами  завдяки поєднанню простоти використання, дружнього інтерфейсу і найнеобхідніших інструментів для управління проектами, розрахованих передусім на користувачів, які не є професіоналами у сфері управління проектами.