Лекции по "Управлінню проектами"

Розробка інформаційної  бази для контролю за виконанням проекту.

Прийняття рішення щодо перерозподілу ресурсів у разі необхідності протягом життєвого циклу проекту.

Розвиток робочих взаємостосунків і групової роботи.

Мотивація людей до вищих  результатів як через моніторинг виконання, так і через визначення цілей.

Поліпшення якості виконання  проекту і забезпечення досягнення встановлених завдань у межах визначених часу, витрат і обсягів.

Подання інформації для  підсумкового аналізу виконання  проекту в цілому та його організаційними  одиницями, а також при виникненні судових або арбітражних спорів.

Процеси планування і  контролю супроводжуються більш  чи менш серйозними труднощами, які спричиняються низкою причин. Це, зокрема, такі причини:

1. Унікальність: оскільки кожний проект є унікальним, то планування і контроль його реалізації також унікальні, це не стандартна система, як, приміром, планування обсягів виробництва. Унікальність також зумовлюється різноманітністю й неповторністю виконавців і компаній, залучених до проекту.

2. Невизначеність і зміни: на початку проекту просто не існує достатньо інформації, аби повністю спланувати всю роботу за проектом і здійснити контроль. Потрібна для планування подальших стадій проекту інформація з’являється тільки після завершення попередніх. 3. Складність і масштабність проекту визначаються такими чинниками, як велика кількість видів діяльності, що їх треба планувати і контролювати, велика чисельність окремих виконавців, груп і компаній, праця яких має бути взаємопов’язана, спланована і контрольована. 4. Людський фактор: планування і контроль є складними функціями для окремих людей, оскільки потребують систематичного аналізу; здібностей передбачати перебіг подій; розуміння усіх видів діяльності, пов’язаних із виконанням проекту, та їх взаємозв’язків; 5. Методологічні основи: у плануванні й контролі використовуються специфічні й складні технічні прийоми, методи та системи, тому менеджери для своєї успішної діяльності повинні володіти ними.

10. Методологічні  підходи при плануванні проектів. 10

Методологічні основи: у  плануванні й контролі використовуються специфічні й складні технічні прийоми, методи та системи, тому менеджери для  своєї успішної діяльності повинні володіти ними.

11. Структуризація  проекту. 11 — це:

один із інструментів організації проекту, який передбачає визначення кола робіт, що їх необхідно  виконати, відповідальних за ці роботи; виконання основних кроків для створення  організації проекту, розподіл основних завдань між виконавцями, встановлення комунікаційних зв’язків;

основа створення системи  управління проектом через запровадження  схеми тотальної інтеграції; структуризації і кодування, які використовуються для того, щоб інтегрувати виконувані роботи й організацію проекту; встановлення ієрархії планів і звітів у розрізі проекту та організаційних підрозділів. Мається на увазі, що взаємозв’язок структури проекту й організаційної структури визначає блоки для планування і контролю, коли певний підрозділ організаційної структури виконує якийсь блок робіт за проектом. Таким чином визначається ієрархія або рівні планування, контролю і звітності по проекту та організаційних елементах;

інструмент для управління персоналом проекту, де кожний менеджер проекту, організаційного елементу (підрозділу), групи має свої відмінні цілі, завдання стосовно календарного плану, ресурсів, витрат; кожний з них має свою інформацію, звітність про виконання; бере участь у встановленні цих завдань і планів; знає, що робити для досягнення мети, і має зворотний зв’язок за підсумками своєї роботи і своїх колег; ця структуризація створює належну мотивацію виконавців, груп щодо виконуваної роботи, використовується для запровадження групової діяльності.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12. Поєднання структур проекту.12

структуризація проекту  може бути проведена в одному, двох або трьох напрямах.

У наш час багато фірм застосовують «односпрямовану» систему  для структуризації, управління, планування і контролю своїх проектів (тобто  мова йде про структуризацію тільки обсягів робіт). Успіх у плануванні й контролі виконання проекту залежить від того, як швидко і точно буде визначено обсяги робіт. Це завдання вирішується за допомогою WBS — робочої структури проекту.

WBS створюється за допомогою  поділу проекту на основні елементи, частини, послуги на логічній основі. Ці елементи, в свою чергу, поділяються на свої елементи, і цей процес повторюється доти, доки на нижчому рівні WBS елемент можна поділити на роботи, які мають виконуватись окремими групами. Кожного разу, як проект і його елементи поділяються, створюється так званий рівень.

Таким чином, WBS — це ієрархічна структура, побудована з метою логічного  розподілу усіх робіт з виконання  проекту і подана у графічному вигляді. Це сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті розподілу роботи попереднього рівня на її складові. Елементом найнижчого рівня є група робіт, або так званий робочий пакет (work package).

13.Планування  послідовності робіт. 13

Основні кроки у плануванні проектів

1. Встановити:

а) дати початку і кінця, бюджети, технічні результати. Це сприяє цілеспрямованості керівництва і мотивує виконавців;

б) внутрішні цілі — контрольні точки (milestones), тобто значні проміжні результати-події, вчасне виконання яких дасть змогу досягти загальної мети проекту;

в) відповідальних осіб або відділи, участь яких є запорукою успішного виконання проекту.

2. Розробити план, у  якому визначити:

а) усі роботи за проектом (тобто кожний вид діяльності та його зміст);

б) робочу структуру проекту (WBS);

в) логічну послідовність робіт, у тому числі попередні й наступні, а також паралельні роботи.

3. Побудувати планову діаграму (сітковий графік).

4. Визначити тривалість робіт (календарний план, діаграма Гантта).

5. Визначити затрати і ресурси (трудові) за кожним видом робіт.

14.Діаграма  сітки проекту. 14

Сіткове планування полягає  у створенні логічних діаграм  послідовності виконання проектних  робіт — сіткових графіків —  і визначенні тривалості цих робіт  та проекту в цілому з метою  подальшого контролю.

Сітковий графік —  це графічне подання робіт проекту, яке відбиває їх послідовність та взаємозв’язок. Для його побудови потрібно мати таку інформацію: список робіт; логічні  зв’язки між ними.

Робота (операція) може бути визначена як дія, необхідна для реалізації проекту. B сіткових графіках роботи здебільшого мають свій номер або код, який присвоюється їм при складанні WBS і наводиться у CTR-словнику.

Логічні зв’язки. До побудови сіткової діаграми потрібно визначити  зв’язки між роботами, які можуть бути двох типів:

послідовні, коли одна робота виконується після другої;

паралельні, коли декілька робіт можуть виконуватися водночас.

Сіткові графіки будуються  зліва направо графічним зображенням  проектних робіт та означенням логічних зв’язків між ними. Залежно від способу зображення їх розрізняють два види сіткових графіків:

стрілчасті;

графіки передування.

15. Визначення  тривалості робіт проекту.15

Тривалість роботи —  це час від її початку до закінчення. Залежно від типу проекту тривалість може визначатися у годинах, змінах, днях, тижнях, місяцях.

Kaлeндap pобіт — дoкyмeнт, який пoкaзує кaлeндapні дати  почaтку і завершення pобіт виходячи  з режиму роботи проектної  команди, вихідних та святкових  днів.

Як бути з тривалістю виконання робіт? Якщо роботи повторюються у різних проектах, можна скористатися експериментальними або статистичними даними для одержання відповідних оцінок часу. Для абсолютно унікальних проектів тривалість робіт розглядається як випадкова змінна з відповідним розподілом імовірності.

16. Календарне планування проекту. 16

Календарне планування проекту, яке полягає у визначенні календарних дат виконання всіх робіт, ставить за мету координацію  діяльності залучених до проекту  виконавців для забезпечення його успішного  завершення, створення умов задля реагування на ринкові можливості та вчасного надходження доходів, що гарантує ефективність інвестицій.

Календарний план як перелік  тільки планових параметрів проектних  робіт втрачає свій сенс без порівняння з фактичними термінами їх виконання, тому частіше ведуть мову про календарні графіки.

Календарний графік відбиває планові й фактичні дані про початок, кінець і тривалість кожного робочого елементу WBS. У ньому також відмічається можлива гнучкість у даті початку  роботи без ускладнення виконання  усього проекту (тобто запас часу по некритичних роботах). Для найскладнішого календарного графіка записується чотири версії для дат початку, кінця, тривалості та запасу: рання, пізня, запланована календарна, фактична.

Види календарних графіків

Існує два прийнятних шляхи подання календарного графіка:

табличний — з переліком  робіт із зазначенням тривалості їх виконання;

діаграмний (балочні діаграми, або діаграми Гантта).

У таблиці вміщується перелік робіт на певному рівні WBS із датами початку, кінця, тривалості по кожній з робіт. Цей спосіб дає необхідну інформацію для планування і контролю, проте йому бракує наочності.

17. Планування  затрат. 17

у полі зору менеджера  проекту перебувають такі головні  цілі виконання проекту, як час, обсяги, витрати, якість.

Ми вже розглянули, як плануються обсяги робіт, час і ресурси. Одним із найважливіших процесів є також планування затрат. Воно служить таким цілям:

1. Необхідність здійснення контролю (порівняння планових завдань з фактичними, визначення відхилень і прийняття відповідних дій). Для цього витрати мають бути деталізовані до найнижчого рівня робочої структури проекту.

2. Визначення життєздатності проекту (порівнянням витрат і доходів, уточненням їх на різних фазах виконання проекту).

3. Одержання фінансування (на основі порівняння витрат і доходів).

4. Розподіл ресурсів (відповідно до обсягів і змісту робіт).

5. Оцінка тривалості робіт. Тривалість робочих елементів визначається порівнянням обсягу кожного з них і наявними ресурсами. Тому визначення витрат необхідне для оцінок часу, і навпаки — оцінки часу дають змогу підрахувати затрати.

6. Підготовка тендерів. Фірми, які беруть участь у тендерах на виконання проектів, мають підрахувати витрати з метою:

прогнозування прибутків  як різниці між ціною і витратами;

визначення ціни додаванням до витрат фіксованого відсотка прибутку;

передачі інформації по витратах клієнтам.

18. Вибір джерел  ресурсного забезпечення проекту. 18

19. Оптимізація  затрат проекту. 

Види проектних витрат:

за методом віднесення на проектні роботи:

прямі, безпосередньо пов’язані зі здійсненням проекту;

непрямі (накладні) витрати, які не можна віднести прямо на роботу або проект;

за залежністю від  обсягів проектних робіт:

постійні витрати, що не залежать від обсягу робіт;

змінні, які залежать від обсягу робіт.

Структура витрат

До витрат на виконання  проекту включаються:

1. Трудові затрати — витрати на оплату праці людей, залучених до виконання проекту, зокрема конструкторів, постачальників та ін. 

2. Матеріальні затрати — це прямі витрати як на створення кінцевого продукту, так і для робіт з виконання проекту.

3. Вартість устаткування, врахована в проекті, залежить від способу його придбання:

закупівля устаткування — можна  придбати нове або старе устаткування. При цьому варто враховувати  податки, вплив амортизації, страхування, експлуатаційні витрати (у тому числі експлуатацію приміщень);

оренда (прокат) устаткування — у  вартість оренди за одиницю часу входить  багато видів названих вище витрат. Додатково варто враховувати  транспортування, установку й демонтаж устаткування;

лізинг — дає можливість отримати устаткування відразу, a платити за нього поступово. Крім того, лізинг дає певні податкові переваги.

4. Затрати на утримання й експлуатацію устаткування і приміщень. Ці витрати враховують частину вартості останніх у межах часу використання.

5. Субконтракти — враховують перелічені вище затрати зовнішніх субконтрактів.

6. Затрати на управління — матеріальні і трудові затрати на управління проектом. Вони містять оплату праці менеджерів проекту, витрати на утримання управлінських структур по проекту, інформаційних систем.

7. Накладні та управлінські затрати, зокрема транспортні, складські, постачальницькі.

8. Виплати і податки — страхові, ліцензійні тощо.

Методи оцінки витрат