Анализ и совершенствование системы подбора и отбора персонала в организации

Численность управления по персоналу ООО «111 Н.Н.» составляет 27 сотрудников.

Нормативной основой деятельности Управления является Положение об Управлении по персоналу (далее - Положение).

Согласно Положению, основными задачами и направлениями деятельности Управления являются:

1. Комплектование предприятия кадрами.

2. Расстановка кадров в соответствии  со специальностью, квалификацией и профессиональными навыками.

3. Изучение деловых и моральных  качеств работников по их практической деятельности.

4. Создание резерва кадров для  выдвижения на руководящие и  материально ответственные должности.

5. Учет кадров.

6. Организация обучения вновь  принятых сотрудников, переподготовки и аттестации работников.

7. Подготовка документов по оформлению пенсионных дел.

8. Персонифицированный учет персонала  в системе государственного пенсионного  страхования.

9. Работа по обязательному медицинскому  страхованию.

10. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

11. Разработка кадровой политики  и стратегии предприятия.

12. Разработка локальных нормативных  актов по управлению персоналом.

На отдел кадров из вышеперечисленных возложены функции 5, 7-12; на отдел подбора - функции 1-4, на учебный центр - функция 6.

Характеризуя систему подготовки (развития) персонала в ООО «111 Н.Н.», можно отметить следующее.

В компании функционирует центр подготовки персонала, где вновь принятые на работу сотрудники получают необходимые навыки и умения, а в дальнейшем при необходимости проходят переподготовку или повышение квалификации.

Вместе с тем, существующая система адаптации сотрудников непосредственно на рабочем месте построена неудовлетворительно, система и программа адаптации никак не регламентированы.

Аттестационная система ООО «111 Н.Н.» базируется на таком внутреннем нормативном акте, как «Положение об аттестации», согласно которому переаттестация сотрудников проводится один раз в год.

При достижении результатов, позволяющих повысить работнику категорию, и при условии окончания сотрудником курсов повышения квалификации, аттестационная комиссия по инициативе руководителя структурного подразделения проводит внеочередную аттестацию сотрудника.

Наряду с присвоением сотруднику более высокой категории, категория может быть снижена. Критерием понижения работника в категории является трехкратное замечание ему со стороны регионального менеджера или руководителя структурного подразделения с составлением акта о нарушении трудовой дисциплины. Решение по данному вопросу принимает аттестационная комиссия по инициативе руководителя структурного подразделения.

Еще одной функцией Управления по персоналу ООО «111 Н.Н.», как уже отмечалось выше, является разработка совместно с Управлением по правовым вопросам локальной документации в сфере труда.

Примером нормотворческой деятельности Управления по персоналу может служить разработка договоров о материальной ответственности работников (Приложение 2).

Завершая характеристику системы управления персоналом ООО «111 Н.Н.», отметим, что в компании практически отсутствует планирование человеческих ресурсов, карьерный рост сотрудников происходит на основании опытно-интуитивного подхода руководства, а не на основе научно взвешенных и обоснованных подходов, существующая система мотивации (Приложение 3) непонятна большинству низовых работников.

2.2. Анализ подбора персонала

Подбор персонала является одной из основных функций Управления.

В частности, менеджерами по персоналу осуществляется подбор и отбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

В этих целях менеджерами по персоналу проводится информирование персонала внутри предприятия об имеющихся вакансиях, осуществляется использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников, реализуется установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.

Исходной основой для определения потребности в персонале в ООО «111 Н.Н.» является штатное расписание.

В организации составляется прогноз как ожидаемого оттока персонала, так и его притока. Прогноз оттока персонала основывается на учете известных (объективных) причин: уход на пенсию, инвалидность, увольнение по собственному желанию, переход на обучение, призыв в армию, уход в отпуск по беременности, родам и так далее. Для разработки прогноза оттока персонала используются разные коэффициенты и, в частности, коэффициент текучести кадров.

При планировании потребности предприятия в персонале в ООО «111 Н.Н.» осуществляются следующие мероприятия:

• определяются факторы, влияющие на потребность в персонале (стратегия развития предприятия, количество производимой (полуфабрикаты) и реализуемой продукции, применяемые технологии, динамика рабочих мест и т.д.);
• проводится анализ наличия необходимого предприятию персонала;
• определяется качественная потребность в персонале (выявление профессионально-квалификационных требований и анализ способностей работников, необходимых для выполнения производственной программы);
• определяется количественная потребность в персонале (прогноз общей потребности в персонале, оценка движения персонала).

Для привлечения, отбора и оценки необходимых предприятию кадров Управлением по персоналу ООО «111 Н.Н.» осуществляются следующие мероприятия:

• оптимизация соотношения внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
• разработка критериев отбора персонала;
• распределение новых работников по рабочим местам.

Определенные коррективы в кадровую политику ООО «111 Н.Н.» внес макроэкономический кризис 2008-2010гг.

С одной стороны, рост безработицы в России во время кризиса расширил предложение рабочей силы на отечественном рынке труда, что потенциально увеличило возможности кадровой службы предприятия в области найма.

С другой стороны, руководством ООО «111 Н.Н.» перед всеми подразделениями предприятия была поставлена задача снижения производственных издержек.

Применительно к деятельности кадровой службы ООО «111 Н.Н.» это означает, что должны быть сокращены расходы на процедуры привлечения персонала в организацию и повышена эффективность деятельности службы персонала.

Эффективность работы отдела подбора кадров Управления по персоналу ООО «111 Н.Н.» была проверена нами в ходе тестирования, когда работникам было предложено заполнить анкету, представленную в табл. 5.

Время, отводимое на выполнение теста, - 5 мин.

Ключ теста: подсчитывается количество ответов "да" и присваивается каждому по 1 баллу. При наличии определенного количества ответов "да" можно сделать следующие выводы о системе профотбора персонала:

• 16 и более - отлично;
• от 12 до 15 - хорошо;
• от 8 до 11 - удовлетворительно;
• до 7 включительно - неудовлетворительно.

В процессе проведения этого мероприятия было протестировано 5 сотрудников отдела кадров ООО «111 Н.Н.».

Полученные в результате тестирования ответы приведены в табл. 6.

Как наглядно свидетельствуют данные, представленные на рис. 7, лишь 1 работник считает деятельность отдела кадров ООО «111 Н.Н.» по найму работников неудовлетворительной, 3 - удовлетворительной и всего 1 - хорошей.

 

Таблица 5.

Оценка эффективности деятельности отдела кадров ООО «111 Н.Н.» по найму работников

Вопросы	Да	Нет
1. Есть ли в Отделе план подбора  персонала на следующий год  с расчетом потребности и затрат на персонал?
2. Действительно ли предприятие  нуждается в найме новых сотрудников?
3. Рассматриваете ли Вы альтернативные  кандидатуры при найме?
4. Есть ли у Вас должностные инструкции для каждой вакантной должности, включая Вашу собственную деятельность?
5. Имеете ли Вы модели рабочих  мест на все вакантные должности?
6. В разработке модели рабочего  места участвуют все члены  кадровой комиссии?
7. Составляете ли Вы перечень  требований, которым должны отвечать  кандидаты на занятие должностей (профессиограмму), на основе модели рабочего места?
8. Выбираете ли Вы метод найма  персонала в соответствии с  видами конкретных работ и потребностями организации?
9. Если Вы даете рекламные объявления  о приеме на работу, то привлекают  ли они нужных Вам людей?
10. Пользуетесь ли Вы услугами  кадровых агентств?
11. Пользуетесь ли Вы услугами  центров занятости населения?
12. В Вашей организации принято нанимать родственников, знакомых и друзей?
13. Знаете ли Вы статьи ТК РФ, связанные с отбором персонала и приемом на работу?
14. Действительно ли Вы требуете  от кандидата заполнения вступительных  анкет "Вакансия" и предоставления резюме (автобиографии)?
15. Требуете ли Вы от кандидата  предоставления рекомендательных  писем (которые впоследствии проверяете)?
16. Проводите ли Вы социально-психологическое  тестирование кандидатов?
17. Выбираете ли Вы метод отбора  кадров в соответствии со спецификой их будущей работы (проверка знаний и умений, оценочные задания и др.)?
18. Действительно ли Вы выделяете  достаточно времени для собеседований  с кандидатами, заранее готовите  вопросы для собеседований и  внимательно выслушиваете ответы?
19. Знаете ли Вы все документы, необходимые для приема на работу?
20. Вы стараетесь оставить большую  часть сотрудников после прохождения  испытательного срока?
ИТОГО ответов:

 

Таблица 6.

Тестирование эффективности деятельности отдела кадров ООО «111 Н.Н.» по найму работников

Вопросы	Работники Отдела кадров
	1		2		3		4		5
	Да	Нет	Да	Нет	Да	Нет	Да	Нет	Да	Нет
1. Есть ли в Отделе план подбора  персонала на следующий год  с расчетом потребности и затрат  на персонал?
2. Действительно ли предприятие  нуждается в найме новых сотрудников?	1		1		1				1
3. Рассматриваете ли Вы альтернативные  кандидатуры при найме?	1						1
4. Есть ли у Вас должностные  инструкции для каждой вакантной  должности, включая Вашу собственную  деятельность?	1				1				1
5. Имеете ли Вы модели рабочих мест на все вакантные должности?
6. В разработке модели рабочего  места участвуют все члены  кадровой комиссии?
7. Составляете ли Вы перечень  требований, которым должны отвечать кандидаты на занятие должностей, на основе модели рабочего места?
8. Выбираете ли Вы метод найма  персонала в соответствии с  видами конкретных работ и потребностями организации?			1		1				1
9. Если Вы даете рекламные объявления  о приеме на работу, то привлекают  ли они нужных Вам людей?
10. Пользуетесь ли Вы услугами  кадровых агентств?	1		1		1				1
11. Пользуетесь ли Вы услугами  центров занятости населения?	1		1		1		1		1
12. В Вашей организации не принято  нанимать родственников, знакомых  и друзей?
13. Знаете ли Вы статьи ТК, связанные с отбором персонала и приема на работу?	1		1		1		1		1
14. Действительно ли, что Вы требуете  от кандидата заполнения вступительных  анкет "Вакансия" и предоставления  резюме (автобиографии)?	1		1		1		1		1
15. Требуете ли Вы от кандидата предоставления рекомендательных писем (которые впоследствии проверяете)?
16. Проводите ли Вы социально-психологическое  тестирование кандидатов?	1						1		1
17. Выбираете ли Вы метод отбора  кадров в соответствии со спецификой их будущей работы (например, проверка знаний и умений, оценочные задания и др.)?	1				1		1		1
18. Действительно ли Вы выделяете  достаточно времени для собеседований с кандидатами, заранее готовите вопросы для собеседований и внимательно выслушиваете ответы?	1				1				1
19. Знаете ли Вы все необходимые  документы для приема на работу?	1		1		1		1		1
20. Вы стараетесь оставить большую  часть сотрудников после прохождения испытательного срока?					1		1		1
ИТОГО ответов	11		7		11		8		12

Вышесказанное свидетельствует о серьезных пробелах и упущениях в работе Отдела кадров ООО «111 Н.Н.» по подбору и отбору персонала. Так, ни один из опрошенных не упомянул о моделях рабочего места; не используется практика рекомендательных писем; двое из пяти сотрудников фактически признали, что не уделяют достаточно времени для собеседований с кандидатами, подготовке вопросов для собеседований; столько же сотрудников Отдела кадров не проводят социально- психологическое тестирование кандидатов на замещение вакансий; не составляется перечень требований, которым должны отвечать кандидаты на замещение вакансий, совершенно не ведется работа по планированию подбора персонала на следующий год; не осуществляется анализ эффективности рекламных объявлений о приеме на работу; не для каждой вакантной должности разработаны должностные инструкции; совершенно не ведется борьба с «семейственностью», т.е. с наймом родственников, знакомых и друзей и т.д.

Рис. 7. Результаты опроса сотрудников Отдела кадров ООО «111 Н.Н.» о результатах деятельности отдела по найму работников

Вышесказанное объективно предопределяет необходимость разработки в следующей главе дипломной работы предложений по оптимизации процессов подбора и отбора персонала.

2.3. Исследование процесса подбора персонала в организации

Набор рабочей силы заключается в создании резерва кандидатов на все рабочие места с учетом будущих изменений (уход на пенсию, окончание сроков контрактов, изменение направления производственной деятельности и сопровождающее его сокращение кадров и другое).

Набор традиционно делится на внешний и внутренний, в ООО «111 Н.Н.» активно используются обе эти формы.

Беседы с сотрудниками кадровой службы предприятия позволили нам сделать вывод о том, что в ООО «111 Н.Н.» внешний набор включает: предложение местному населению подавать заявления о приеме на работу и сбор заявлений; уточнение рынка труда; публикации объявлений в газетах, журналах; обращения в агентства по трудоустройству, специализированные консультационные фирмы, которые выполняют функцию общих отделов кадров.

В ходе бесед выяснилось, что при найме не используются такие эффективные источники внешнего набора кадров путем их непосредственной целенаправленной вербовки как поиск кандидатов в различных учебных заведениях, «переманивание» у конкурентов.

ООО «111 Н.Н.» редко участвует в «ярмарках вакансий», никогда не использует для повышения эффективности набора персонала «паблисити», т.е. статей о предприятии и о преимуществах работы на нем, подготовленных сотрудниками кадровой службы предприятия.