Разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro»

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ	5
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ	9
1.1. Автоматизация документооборота и делопроизводства Администрации Смоленской области	9
1.1.1. Создание функциональной и имитационной модели электронного документооборота	13
1.1.2. Эффект от внедрения системы автоматизации документооборота	21
1.2. Краткое описание автоматизированной системы электронного документооборота (СЭД) «Дело Pro»	24
1.2.1. Структура СЭД «Дело Pro»	25
1.2.2. Технология работы СЭД «Дело Pro»	26
1.2.3. Технические требования	27
1.2.4. Режим «Администратор»	28
Вывод по главе	36
ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ДЕЛО PRO»	37
2.1. Этапы разработки справочно-информационной  системы СЭД «Дело Pro»	37
2.1.1. Выбор и обоснование средств разработки справочно-информационной системы (СИС)	37
2.1.2. Создание функциональной  модели справочно-информационной  системы «как должно быть»	41
2.1.3. Имитационное моделирование  справочно-информационной системы	43
2.1.3.1. Описание модели	43
2.1.3.2. Концептуальное моделирование  справочно-информационной системы	44
2.1.3.3. Формальное моделирование  справочно-информационной системы	45
2.1.3.4. Построение блок-диаграммы	45
2.1.3.5. Формирование отчета	46
2.2. Разработка справочно-информационной системы	48
2.3. Описание справочно-информационной системы	55
Вывод по главе	57
ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА	59
Вывод по главе	70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	72
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ	74
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Декомпозиция функциональной модели реализации документооборота Администрации Смоленской области (AS-IS)	76
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Декомпозиция процесса регистрации документов (AS-IS)	76
ПРИЛОЖЕНИЕ В. Декомпозиция процесса исполнения резолюций (AS-IS)	77
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Декомпозиция функциональной модели реализации документооборота Администрации Смоленской области (TO-BE)	77
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Декомпозиция процесса регистрации документов (TO-BE)	78
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Декомпозиция процесса исполнения резолюций (TO-BE)	78
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. Структура CЭД «Дело Pro»	79
ПРИЛОЖЕНИЕ И. Технология работы СЭД «Дело Pro»	80
ПРИЛОЖЕНИЕ К. Новый документ в справочнике «Виды документов»	81
ПРИЛОЖЕНИЕ Л. Новый документ, занесенный в БД	82
ПРИЛОЖЕНИЕ М. Листинг DokuWiki	82
ПРИЛОЖЕНИЕ Н. Декомпозиция функциональная модели функционирования справочно-информационной системы	84
ПРИЛОЖЕНИЕ П.  Диаграмма дерева узлов	85

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

 «Бумажный»  документооборот сегодня становится  малоэффективным, затрудняет работу  исполнителей, занятых непосредственной  обработкой документов, и ответственных  лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия. Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота.

В соответствии с Постановлением от 30.11.2009 № 728 «Об интегрированной системе электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области»  в  целях организации ведения в органах исполнительной власти Смоленской области электронного документооборота (безбумажного) с использованием электронной цифровой подписи, повышения эффективности взаимодействия органов исполнительной власти Смоленской области и контроля исполнительской дисциплины Администрация Смоленской области постановляет ввести в промышленную эксплуатацию интегрированную систему электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области. Таким образом, была внедрена система электронного документооборота (СЭД) «Дело Pro».

Безусловно, система обладает множеством преимуществ и достоинств, предоставляет широкие возможности работы с документами. В связи с тем, что СЭД достаточно сложная и объемная система, периодически возникают трудности в ее функционировании. Для решения возникающих проблем Администрация Смоленской области поручила разработать справочно-информационную системы электронного документооборота «Дело Pro».

Администрация Смоленской области отказалась от автоматизированной информационной системы, так как необходимо было решение, которое не требовало бы доработки в будущем, имело постоянные обновления, функционировало без проблем, и было бы уже где-нибудь внедрено. Оптимальным решением стало внедрить справочно-информационную систему «ДокуВики».

Таким образом, целью выпускной квалификационной работы является разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro» для экономии рабочего времени администратора СЭД «Дело Pro». С помощью данной разработки системы можно выявить характерные ошибки электронного документооборота «Дело Pro» и сформировать рекомендации для разработчиков системы по переходу на новые версии жизненного цикла проекта.

Необходимо разработать такую систему, которая отвечала бы следующим критериям:

• однообразность подготовки и ввода данных;
• независимость процесса сбора и обновления (актуализации) данных от процесса их использования прикладными программами и разработчика;
• независимость прикладных программ от физической организации базы данных;
• развитые средства лингвистического обеспечения;
• обеспечение возможности пользователю-непрограммисту вести диалог на естественном языке и применять методы визуализации информации для эффективного использования ЭВМ и решения задач в своей предметной области;
• накопление данных, необходимых для получения достоверных и квалифицированных выводов или решений;
• справочно-информационная помощь пользователю.

Рассматриваемая тема актуальна, поскольку известно, что электронный документооборот влияет на качество и эффективность работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческой деятельности.

Реализация поставленной цели связана с решением следующих задач:

• изучение предметной области электронного документооборота;
• обоснование и выбор справочно-информационных программных продуктов;
• выполнить функциональное и имитационное моделирование справочно-информационной системы;
• разработка справочно-информационной системы по работе с электронным документооборотом «Дело Pro».

Объектом работы является документооборот Администрации Смоленской области, в рамках которого реализуется процесс внедрения справочно-информационной системы.

Предметом выпускной квалификационной работы является решение проблем, ошибок и недостатков, порождаемые в электронном документообороте «Дело Pro» Администрации Смоленской области.

В качестве основных методов, используемых в работе,  применяются методы системного, структурно-функционального анализа и имитационного моделирования.

Научная новизна выпускной квалификационной работы состоит в разработке эффективной справочно-информационной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов практической деятельности сотрудников Администрации Смоленской области.

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная справочно-информационная система электронного документооборота отражает пути решения характерных ошибок, встречаемых пользователями СЭД «Дело Pro» Администрации Смоленской области.  Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных систем применительно к программным продуктам, используемых в Администрации.

Работа состоит из трех глав. В первой главе рассматривается  предметная область: особенности документооборота и используемая система электронного документооборота «Дело Pro» в Администрации Смоленской области, а также выводится главная задача дипломной работы.

     Вторая  глава посвящена разработке справочно-информационной системе и ее особенностям.

    Третья глава демонстрирует организационно-экономическую эффективность данного проекта.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

 

 

1. Автоматизация документооборота и делопроизводства Администрации Смоленской области

 

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является Администрация Смоленской области и ее электронный документооборот.

В основе всей управленческой деятельности Администрации Смоленской области лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с существующими объемами работы в данное время. В результате мониторинга деятельности сотрудников Администрации Смоленской области, при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, могут возникать следующие проблемы:

• потеря информации и документов;
• утечка документов и информации;
• дублирование документов и информации;
• значительные затраты времени на подготовку и согласование документов и как следствие – задержка обработки информации;
• избыточность документооборота и большая потеря времени на обработку входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов;
• противоречивость принимаемых решений связана с невозможностью обеспечения быстрой передачи исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
• бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
• невозможность установления исторических сведений документооборота;
• непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа и формирование тематической подборки документов;
• избыточные затраты на бумагу и копирования документов [2, с.67].

Многие из вышеперечисленных проблем приводят к неэффективному управлению организации, которая выражается и в том, что руководители не могут достаточно эффективно проследить как о прошлой, так и текущей деятельности подразделений, заказчиков и исполнителей с документацией, а также об истории подготовки и выполнения конкретных документов. Работа с документами в бумажном виде на фоне растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация и применение делопроизводства на базе электронного документооборота.

В соответствии с Постановлением от 30.11.2009 № 728 «Об интегрированной системе электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области»  в  целях организации ведения в органах исполнительной власти Смоленской области электронного документооборота (безбумажного) с использованием электронной цифровой подписи, повышения эффективности взаимодействия органов исполнительной власти Смоленской области и контроля исполнительской дисциплины Администрация Смоленской области постановляет ввести в промышленную эксплуатацию интегрированную систему электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области [12].

Внедрение электронного документооборота в Администрацию Смоленской области позволяет повысить эффективность труда ее сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование персональных компьютеров (ПК) в документообороте учреждения зачастую наталкивается на многочисленные препятствия – финансовые, программно-технические и психологические.

При внедрении системы электронного документооборота необходимо следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок [3]:

• постепенное увеличение удельного веса ПК при создании документов (особенно внутри организации);
• своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
• первоочередное использование ПК для сокращения рутинных операций при создании документов;
• предпочтительное использование ПК на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);
• ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.