Электронный документооборот в налоговых системах

                                                                                                                 НОУ СПО ККУТТ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

             Реферат на тему: «Электронный документооборот

                         в налоговых системах». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                            Подготовила: студентка 4 курса

                                                                                       Группы 07-НН-01

                                                                                       Корниенко Л.Т. 
 

1. Введение.

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.

Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются: 

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени; 

- максимальное  сокращение инстанций прохождения  документа (каждое перемещение  документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); 

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

Но тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления.

Конец 60-ых и  начало 70-х годов характеризовались  использованием ЭВМ для автоматизации  в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных  карточек и ведения электронной  картотеки. Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте электронные документы. 

Середина 80-х  отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х создать документооборот, который можно было выразить словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, - основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление. 

Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в  цифровую форму, сделали доступ к  информации значительно эффективнее, к тому же пользователи получили набор  инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией. Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым работам, а также автоматизировало стандартные задачи клерков. В корпоративной среде клиент-сервер продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов. 

В начале 90-х  для всех типов экономических  систем ответственное выполнение всеми  сотрудниками порученных работ выходит  на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа

+ управление  потоками работ». В таких системах  можно выделить две особенности:

. Образы документов  и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео. 
 
 

2.СЭД.

Основными задачами внедрения СЭД являются:

-эффективное управление документопотоками на предприятии;

-централизованное хранение документов;

-повышение контроля исполнения работ по документам;

-увеличение продуктивности работы сотрудников;

-облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

-информационная безопасность предприятия.

Внедрение корпоративных  СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.  

1. Тактические  преимущества внедрения СЭД связаны  в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить  и измерить. Измеряемые в денежном  выражении преимущества могут  быть просчитаны на основе  подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. 

Итак, автоматизация  электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

-Физическое  освобождение места 

-Уменьшение  затрат на копирование 

-Уменьшение  затрат на доставку информации  в бумажном виде 

-Уменьшение  затрат на ресурсы: люди и  оборудование 

-Уменьшение  затрат на бумагу 

-Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому.

2. К стратегическим  преимуществам внедрения СЭД  относятся преимущества, которые  связаны с улучшениями в ключевых  бизнес-процессах. А это связано  с ростом оборота или прибыли,  если речь идет о коммерческих  структурах, или с улучшениями  в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.

Итак, внедрение  электронного документооборота дает следующие  стратегические преимущества:

-Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

-Значительное  ускорение поиска и выборки  документов (по различным атрибутам);

-Повышение безопасности  информации за счет того, что  работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

-Повышение сохранности  документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном  виде на сервере; 

-Улучшение контроля  за исполнением документов.  

Главный результат  автоматизации документооборота - наведение  порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности  работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях. 
 

3.СЭД  в налоговых органах.

  С развитием информационных технологий аккумуляция, последующее хранение, а также обмен информацией в органах государственной власти все чаще стали осуществляться в электронной форме отображения, не являются исключением и налоговые органы Российской Федерации, в которых переход на электронный документооборот начался примерно с 2001 года.

  Внедрение системы электронного документооборота и автоматизация процессов обработки  информации в налоговых органов  происходит по двум основным направлениям :

  1. совершенствование системы электронного  документооборота между налоговыми  органами и налогоплательщиками;

  2. совершенствование электронного  документооборота, осуществляемого при внутрисистемном обмене информацией, как между структурными подразделениями налоговых органов, так и между иными государственными органами или лицами обязанными предоставлять информацию в порядке выполнения обязанностей, установленных статьей 85 НК РФ, и налоговыми органами.

  Внедрение первого из указанных направлений  играет особую роль, так как служит основой для формирования информационных ресурсов налоговых органов, используемых при организации внутрисистемного электронного документооборота. Законодательная основа для развития данного направления была положена 2002 году внесением ряда изменений в правовые акты, регулирующие данную сферу.

  Применение  системы электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговой и бухгалтерской отчетности позволило реализовать ряд преимуществ: экономия времени налогоплательщика налогоплательщика при исполнении обязанностей по уплате налогов  и сборов, избежание технических ошибок при вводе данных, возможность оперативно получать информацию об обновлении форм отчетности, обеспечение конфиденциальности и достоверности переданной информации.

  Однако  наряду с указанными преимуществами внедрение данного направления системы электронного документооборота в налоговых органах испытывает в настоящее время и определенности трудности, которые объясняются непродуманностью общей концепции ее внедрения, а также отсутствием правового регулирования отдельных областей.

  Итак, отличительной особенностью реализации подобной передачи сведений является использование открытых каналов связи, что приводит к необходимости использования средств шифрования с гарантированной стойкостью (сертифицированных) наряду со средствами электронной цифровой подписи. Однако в виду существенных затрат на оборудование и программное обеспечение, а также на оплату труда  специалистов, обеспечивающих указанную систему, использование системы представления отчетности в электронном виде малыми предприятиями и индивидуальными предпринимателями затрудняется. Для них необходимо разработать специальные схемы привлечения специализированных фирм, оказывающих комплексные услуги по ведению бухгалтерского учета, подготовке и представлению отчетности в налоговые органы.

  В качестве еще одной особенности указанной системы электронного документооборота следует также указать трех субъектную модель информационного взаимодействия, поскольку участвующие в системе хозяйствующие субъекты и налоговые органы вступают между собой в определенные законодательством правовые отношения. Это необходимо, в частности, для разрешения потенциальных конфликтных ситуаций, связанных с подтверждением даты представления отчетности. Важным моментом в правовом регулировании указанных отношений является разграничение зоны ответственности участников электронного документооборота. Указанное должно обязательно прописываться в договорах и соглашениях, заключаемых со специализированными операторами связи и провайдерами интернет услуг. 
 

Документооборот налоговых органов строиться на основе

законодательно-правовых и нормативно-методических актов  Российской

Федерации, касающихся вопросов документирования и работы с документами,

в частности, в  федеральных органах исполнительной власти.

В настоящее  время документооборот налоговых органов носит смешанных

характер. Это  означает, что в каждом налоговом  органе имеется отдел,

ответственный за делопроизводство, куда поступают  и обрабатываются