Разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro»

  - Разархивируйте архив в  любую директорию на компьютере (**после всех действий по установке  сетевого ключа разархивированную  папку нельзя будет перемещать или удалять**);

  - Установите драйвер для  сетевого ключа из **???\ServiceDeloNet\Драйвер\x86** для 32 разрядных систем или **???\ServiceDeloNet\Драйвер\x64** для 64 разрядных систем (в каждой  директории есть исполняющий  файл **InstWiz3.exe** который нужно запустить для установки);

  - Следуйте требованиям мастера  установки \\ {{:delopro:files_for_all:install_key:install_key_001.png?300|}}  \\ Нажмите "**Next**" \\

Рисунок 2.31 – Фрагмент программного кода инструкции по установке и настройке локальных и сетевых ключей

 

В справочно-информационной системе данная инструкция выглядит следующим образом (см. Рисунок 2.32):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.32 – Инструкция в справочно-информационной системе

2. Как завести шаблоны документов (см. Рисунок 2.33).

====== Как завести шаблоны документов?   ======

===== Способ №1 (под администратором  для всей БД) =====

- Предварительно создайте шаблон  для документа (например распоряжение, постановление, бланк главы Администрации, бланк Управления и т.д. с типографским синим оттиском) выровняйте все поля и установите шрифты по умолчанию в соответствии с требованиями представленными в инструкции по документообороту, на основании который вы работаете (сохрание данный документ в формате .doc, .docx, .rtf);

  - Зайдите в программу под  пользователем "**Администнатор**" \\ {{:delopro:files_for_all:hw_template:001.png?300|}};

 

Рисунок 2.33 – Фрагмент программного кода инструкции о том, как завести шаблон документа

 

В справочно-информационной системе инструкция выглядит следующим образом (см. Рисунок 2.34):

 

 

 

Рисунок 2.34 – Инструкция в справочно-информационной системе

 

Подобным образом разработаны и другие инструкции.

Таким образом, создана справочно-информационная система по СЭД

«Дело Pro», соответствующая вышеизложенным критериям (см. Рисунок 2.35).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.35 – Справочно-информационная система по СЭД «Дело Pro»

На рисунке инструкции обозначены двух цветов: те, которые выделены синим цветом, уже созданы и используются, красным – выявлена проблема, но инструкция по ее решению находится на стадии разработки [21].

 

2.3. Описание справочно-информационной системы

 

Разработанная система по характеру хранимой информации является документальной и предназначена для накопления разработанных и проверенных инструкций по решению возникших проблем у пользователей.

Система является полнотекстовой, так как хранит документы в полном их объеме. В качестве единиц хранения в документальной справочной системе используются текстовые и графические данные [23]. По способу хранения этих данных система является распределенной, так как информация может храниться и использоваться только в локальной сети Администрации Смоленской области. Также можно отметить, что система является экстенсиональной вследствие того, что система строится явно на хранении информации и последующего предоставления ее пользователям. 

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы, можно представить состоящими из следующих блоков:

• ввод информации из внешних или внутренних источников;
• обработка входной информации и представление ее в удобном виде;
• вывод информации для представления потребителям.

Информационные процессы реализуются с помощью информационных процедур, реализующих тот или иной механизм переработки входной информации в конкретный результат. В данном случае процедуры полностью формализуемые, при выполнении которых алгоритм переработки информации остается неизменным и полностью определен (поиск, учет, хранение, передача информации, печать документов, расчет на моделях).

Функции информационных подразделений, создающих и поддерживающих информационные системы (служба администратора): оповещение и обработка запросов; поддержание целостности и сохранности информации [22]; периодическая ревизия информации; автоматизация индексирования информации.

В целом информационная система определяется следующими свойствами:

• информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
• информационная система является динамичной и развивающейся;
• при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
• выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
• информационную систему следует воспринимать как человеко-машинную систему обработки информации.

На данный момент система занимает около 600 Мб памяти. В этот объем включены только те данные, которые хранятся в системе [1]. Информация текстового формата занимает около 2Кб, графического формата - около 10 Мб. 

Справочно-информационная система позволяет быстро реагировать на возникшие ошибки. Пользователь, обнаружив неисправность, будет обращаться к данной системе и находить в ней нужное решение, тем самым будет меньше задействовать администратора. Если же будет возникать новая, неисследованная ошибка, пользователю необходимо будет обратиться к администратору, который должен будет провести анализ возникшей ситуации и действовать в соответствии с ней. Таким образом, значительно повысится производительность труда Администрации.

 

Выводы по главе

 

В качестве средства разработки справочно-информационной системы использовать DokuWiki.

Основными задачами справочно-информационной системы являются:

• однообразность подготовки и ввода данных;
• обеспечение возможности пользователю-непрограммисту вести диалог на естественном языке и применять методы визуализации информации для эффективного использования ЭВМ и решения задач в своей предметной области;
• накопление данных, необходимых для получения достоверных и квалифицированных выводов или решений;
• решение вопросов или проблем, которые сам пользователь не в состоянии решить по причинам отсутствия у него информации, либо из-за ее многообразия и т.п.;

Разрабатываемая система по характеру хранимой информации является документальной и предназначена для накопления разработанных и проверенных инструкций по решению возникших проблем у пользователей.

В целом информационная система определяется следующими свойствами:

• информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
• информационная система является динамичной и развивающейся;
• при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
• выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
• информационную систему следует воспринимать как человеко-машинную систему обработки информации.

Справочно-информационная система электронного документооборота была промоделирована в GPSS World. На основе модели выявлены достоинства справочно-информационной системы.

Для работы был выделен отдельный компьютер для настройки справочно-информационной системы. На него были установлены операционная система Windows Server 2008 и дистрибутивы справочно-информационной системы «ДокуВики». Были проведены первоначальные настройки системы. Для начала работы необходимо было зайти на сайт wiki по адресу 192.168.1.92. В нем был создан раздел «Дело Pro», затем подразделы, в которых размещается информация о решениях возникших трудностей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА

 

 

Оценка экономической и организационной эффективности проекта является обязательным этапом разработки любой информационной системы, так как позволяет судить о целесообразности вложения средств в её проектирование и разработку, а также оценить положительные эффекты от внедрения [10].

Разработанная справочно-информационная система по электронному документообороту была разработана, прошла апробацию и в результате была внедрена в Администрацию Смоленской области.

Администрация Смоленской области получила следующие выгоды от внедрения справочно-информационной системы электронного документооборота:  

• Используя однородное централизованное хранилище инструкций, пользователь получает возможность быстро находить необходимые инструкции, просматривать их содержание и сканированные образы для решения возникшей проблемы. 
• Как известно, свыше половины рабочего времени сотрудников информационных подразделений уходит на работу с документацией. В силу того, что Администрация Смоленской области имеет обширную структуру, около 1500 сотрудников, сложность и объемность СЭД «Дело Pro», периодичность проблем в работе с документацией значительна, а, следовательно, и время на поиск решения данных неисправностей увеличивается. Применение справочно-информационной системы в учреждении полностью избавляет его от этой проблемы. 
• Внедрение справочно-информационной системы позволяет всерьез задуматься над аналитической обработкой содержания формализованных сведений и на этой основе генерировать новую информацию. Структурированные данные превращаются в информационный капитал. Порожденное в результате анализа структурированных данных знание дает высокое качество деятельности учреждения. 
• В силу своей архитектуры справочно-информационная система не привязана к конкретному виду деятельности и может после настройки применяться практически в любых подразделениях и организациях. Конфигурирование системы производится непосредственно администратором, как на этапе внедрения, так и непрерывно в ходе эксплуатации.
• Справочно-информационная система позволяет структурно хранить не только формализованное содержание документов и сведений, но и файлы любых форматов, включая сканированные изображения документов.  
• Справочно-информационная система эффективно управляет доступом сотрудников учреждения к сохраненным сведениям.
• Однообразность подготовки и ввода данных облегчают работу администратора по содержанию системы.
• Обеспечение возможности пользователю-непрограммисту вести диалог на естественном языке и применять методы визуализации информации для эффективного использования ЭВМ и решения задач в своей предметной области.
• Экономия рабочего времени администратора, сотрудников Департамента, концентрирование его на более необходимые работы [4].
• Размещение системы в локальной вычислительной сети Администрации ограничивает доступ к функционалу системы и размещенным в ней данных, что позволяет хранить в ней конфиденциальные данные.

Справочно-информационная система позволяет ускорить производительность труда путем предоставления качественных инструкций по решению проблем. Также система рассчитана не на отдельный компьютер, а на локальную сеть Администрации. Функционирование справочно-информационной системы, простота разработки и сопровождения системы, ее полезность привели к тому, что такой опыт внедрения переняли и для других программных продуктов, используемых в Администрации Смоленской области.

Далее проведем расчет различных затрат на систему, показателей эффективности, рентабельность и срок окупаемости системы. Расчеты производятся с условием, что система внедряется в Администрацию с уже имеющимися необходимыми техническим и программным обеспечением.

Произведем расчет капитальных затрат (3.1):

 

,   (3.1)

 

где  К пр – затраты на проектирование ИС; К тс – затраты на технические средства управления; К лс – затраты на создание линий связи локальных сетей; К пс – затраты на программные средства; К уч – затраты на обучение персонала; Кво – затраты на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и др.); К пл – затраты на производственную площадь; Кнеучт – неучтенные затраты, обычно составляют 7-8% от общих затрат [8].

Затраты на формирование информационной базы Киб относятся к формированию условно-постоянной информации.

Затраты на проектирование информационной системы (3.2 ):

,        (3.2)

,       (3.3)

где    - общий фонд оплаты труда разработчиков, руб.; ОПj – оклад j-го программиста. В разработке участвовал 1 человек, его оклад составляет 9000 руб.; ТРПРj – общее время работы над проектом в месяцах (срок проектирования), ; kД – коэффициент дополнительной зарплаты, ; kУ – районный коэффициент, .

Таким образом,

З ФОТП = 9000 * 1 * (1 + 1,09) * (1 + 0) = 18810 руб.

Величина отчислений во внебюджетные фонды определяется по формуле (3.4):

 

,      (3.4)

 

где kОВФ – коэффициент отчислений во внебюджетные фонды.

Коэффициент отчислений во внебюджетные фонды рассчитывается по формуле (3.5):

 

,    (3.5)

 

где  kПФ – ставка отчислений в пенсионный фонд, 22%; kФМС  – ставка отчислений в фонд медицинского страхования, 5,1%; kФСС – ставка отчислений в фонд социального страхования, 2,9%;

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет (3.6):

     (3.6)

 

З ОВФ = 0,3 * 8050 = 5643 руб.