Разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro»

В данном случае стояла задача – ввести новый вид документа в базу данных. А именно Департамент по здравоохранению в связи с поставками лекарств в детские дома Смоленской области поставил задачу ввести документ в базу данных и позволить определенным пользователям работать с этим документом.

Создается новый документ в справочнике «Виды документов» (см. Приложение К). Для этого нужно ввести название документа, в данном случае «Договора на поставку лекарств», шаблон, номер (информацию предоставляет Департамент) и вид документа (см. Рисунок 1.12).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.12 – Ввод нового вида документов

В результате новый документ занесен в базу (см. Приложение Л).

Также задачей стояло наделить правом доступа к документу определенных сотрудников (см. Рисунок 1.13).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.13 – Наделение пользователя правом работы с документом

 

Таким образом, документ внесен в базу (см. Рисунок 1.14).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.14 – Новый вид документа в базе данных

3. Создание новых шаблонов документов.

Определенные Департаменты требовали создания шаблонов документов (см. Рисунок 1.15), необходимых для того, чтобы всякий раз не составлять документ заново, а использовать уже готовый вариант с постоянной частью текста, где изменять придется только нужные моменты [16]. Также шаблоны позволяют сэкономить время и избежать человеческих ошибок (опечаток).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.15 – Шаблоны документов

 

Департамент информационных технологий поручил создать их собственный шаблон.

Перед созданием шаблона необходимо отдельно создать бланк документа, отредактировать его в соответствии с инструкциями и требованиями клиента [17].

Далее загружаем бланк документа в систему (см. Рисунок 1.16).

 

 

 

 

 

 

 

 

     Рисунок 1.16 – Загрузка шаблона документа

 

Именуем его (см. Рисунок 1.17).

 

 

 

 

  Рисунок 1.17 – Создание нового шаблона (наименование)

 

Таким образом, создан шаблон документа Департамента информационных технологий (см. Рисунок 1.18).

 

 

 

 

 

 

 

 

      Рисунок 1.18 – Бланк Департамента ИТ в базе данных

Выводы по главе

 

Администрация Смоленской области - высший исполнительный орган государственной власти субъекта Российской Федерации.

В основе всей управленческой деятельности Администрации Смоленской области лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Классический документооборот в современных условиях приводит к различным проблемам, единственным путем решения которых является автоматизация документооборота, что приводит к сокращению объема бумажного документопотока и временных и денежных затрат на ведение документооборота. Были разработаны функциональная и имитационная модели, позволяющие дать оценку документообороту.

В Администрации Смоленской области автоматизация документооборота происходила путем внедрения СЭД «Дело Pro» - комплексного решения, обеспечивающего автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, которое включает различные модули и дополнительные опции.

Важное место в системе занимает администратор - это особый пользователь, который осуществляет контроль за ведением электронного делопроизводства в учреждении и координирующий работу остальных пользователей.

За время функционирования СЭД «Дело Pro» в Администрации Смоленской области администратору системы часто поступали жалобы о какой-либо неисправности системы. В целях увеличения производительности труда Администрация Смоленской области решила создать справочно-информационную систему, в которой размещалась бы информация об ошибках и способах их преодоления.

 

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ДЕЛО PRO»

 

В период преддипломной практики возникла необходимость в создании справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro» для сотрудников Администрации с целью выявления, как недостатков данной версии, так и обучения пользователей.

Разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro» основана на выполнении следующих основных этапов.

 

2.1. Этапы  разработки справочно-информационной  системы СЭД

 «Дело  Pro»

 

2.1.1.   Выбор и обоснование средств разработки справочно-информационной системы

 

Чтобы выбрать подходящий под все требования программный продукт, был проведен мониторинг рынка программного обеспечения для справочно-информационных систем [22]. Объектами особого внимания были системы HelpDesk и DokuWiki.

Системы этих классов имеют ряд преимуществ и достоинств. Несмотря на то, что системы класса HelpDesk широко распространены, понятны и просты в использовании, достаточно дорогие (в среднем от 50000 рублей), отсутствует возможность доработки своими силами (или за отдельную плату) и в основном отсутствует кроссплатформенность (работают только на Windows).

Поэтому было принято решение в качестве средства разработки справочно-информационной системы использовать DokuWiki [21].

«ДокуВики» (DokuWiki) — это совместимая со стандартами и лёгкая в использовании вики (веб-сайт, структуру и содержимое которого пользователи могут самостоятельно изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом), предназначенная для создания разного рода документации. Она ориентирована на команды разработчиков, рабочие группы и небольшие компании. Все данные хранятся в простых текстовых файлах, поэтому для работы не требуется СУБД.

Основные функции:

• простой, но мощный синтаксис (предусматривает возможность сохранять файлы в более читабельном виде).

«ДокуВики» поддерживает выделение текста жирным шрифтом, курсивом, подчёркнутый текст и вывод текста моноширинным шрифтом. Все эти конструкции можно объединить. Также можно использовать подстрочный и надстрочный индексы, можно зачеркивать текст.

Можно вставлять разные ссылки. Внешние ссылки распознаются автоматически: http://www.google.com. Внутренние создаются посредством квадратных скобок. Можно либо просто указать имя страницы, либо дополнительно прописать текст ссылки.

Совместив синтаксис ссылки и картинки, можно вставить в текст картинку.

С помощью двойных скобок можно добавить сноску.

Для структурирования текста можно использовать до пяти уровней заголовков. Если в тексте больше трёх заголовков, автоматически создаётся список содержимого. Его можно отключить, вставив в документ строку ~~NOTOC~~. Поставив слева или справа пробел, можно задать выравнивание картинки. И, конечно, картинке можно задать название (в большинстве браузеров оно отображается в виде всплывающей подсказки) (Приложение Р).

 «ДокуВики» переделывает наиболее употребляемые смайлики в их графические эквиваленты.

«ДокуВики» поддерживает упрощённый синтаксис создания таблиц (см. Приложение М).

Система обладает множеством других возможностей.

• неограниченный архив изменений страниц (каждый раз, когда страница изменяется, она сохраняется взамен старой);
• последние изменения -  это специальная страница «ДокуВики», на которой находится список страниц, изменённых недавно. Для каждой страницы записываются время изменения, имя пользователя, редактировавшего страницу последним и комментарии, добавленные пользователем при редактировании [22];
• подсвечивание различий версий разными цветами (облегчает находить и отслеживать различия в версиях документов);
• загрузка и включение графики и других типов файлов;
• поддержка CamelCase - способа автоматического создания ссылок на другие страницы Wiki. Он заключается в следующем: необходимо  написать нескольких слов слитно, начиная каждое слово с заглавной буквы.
• содержимое может быть организовано в пространства имён, легко просматриваемые с помощью автоматических индексов;
• конфигурирование «ДокуВики» (большая часть возможностей программы легко настраивается с помощью соответствующих параметров конфигурации).

Высокий уровень удобства использования:

• редактирование разделов делает возможным редактирование небольших частей страницы;

• функциональные кнопки и клавиши доступа облегчают редактирование для начинающих и профессионалов;

• простая навигация с помощью «следов» (возможность посещать страницы, которые пользователь уже посетил или подняться на уровень выше);

• автоматическое создание оглавления (позволяет пользователям увидеть общую структуру статьи и быстро перейти к нужному разделу);

• блокировка страниц для избежания конфликтов редактирования секций (когда несколько пользователей пытаются одновременно изменить одну и ту же страницу, «ДокуВики» блокирует редактирование страницы. Если страница в настоящий момент редактируется другим пользователем, появится сообщение «Страница заблокирована» с пометкой о том, кто редактирует страницу и когда истекает срок блокировки);

• автоматическое сохранение для избежания потери содержимого во время редактирования [21].

Контроль доступа и меры по защите от спама:

• простая поддержка страниц только для чтения;

• расширенные списки контроля доступа;

• чёрный список против спама (если «ДокуВики» используется в интранете, то нет такой проблемы, но если вы намереваетесь использовать её на просторах интернета, то возможно захотите добавить в чёрный список известные вам спам-слова).

Интернационализация:

• поддержка более 50-ти языков;

• поддержка романизации для «удобных» URL (замена букв, не входящих в латинский алфавит, на фонетически похожие латинские);

Скорость:

• быстрый полнотекстовый поиск;

• кэширование страниц для быстрого отображения («ДокуВики» ускоряет просмотр статей с помощью кэширования разобранных файлов. Если существует актуальная скэшированная версия документа, то будет доставлена именно эта скэшированная копия вместо того, чтобы разбирать все данные заново.);

• быстрый поиск по названиям страниц.

Простая интеграция:

• СУБД не обязательна, используются текстовые файлы;

• открытый и хорошо задокументированный исходный код.

«ДокуВики» может быть запущена на любом сервере, поддерживающим PHP.

PHP - скриптовый язык программирования (для кратких описаний действий, выполняемых системой) общего назначения, интенсивно применяемый для разработки веб-приложений. В настоящее время поддерживается подавляющим большинством хостинг-провайдеров и является одним из лидеров среди языков программирования, применяющихся для создания динамических веб-сайтов. Язык с открытым кодом, т.е. при необходимости его можно изменять под свои нужды. PHP поддерживает широкие объектно-ориентированные возможности.

Страницы будут более-менее корректно отображаться в браузерах, выпущенных несколько лет назад. Рекомендуется Мозилла Файрфокс.

Такой выбор поддержали сотрудники Департамента в силу возможностей системы.