Разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro»

Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу учреждения. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно [4]. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров.

Автоматизация документооборота учреждения позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Возможность формирования индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную цепочку их движения внутри организации.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов и поручений, вместе со всеми вложениями и связками. Поиск документов можно производить по их содержанию и любой комбинации реквизитов. При этом возможно задание списка или диапазона значений, а также логических условий.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ.

Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании [13].

Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения [8]. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.

Эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота:

• за счет использования документов внутри учреждения в электронном виде резко сокращается объем бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов;
• сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов;
• сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений;
• обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений;
• облегчается и становится наглядным процесс управления потоками документов и работ, что дает возможность оптимизировать бизнес-процессы управления [9];
• повышение надежности хранения конфиденциальной информации;
• организация широкого доступа сотрудников к общим нормативно-распорядительным документам предприятия через Internet/Intranet резко снижает количество запросов бумажных копий документов в канцелярии (секретариате) и освобождает ее сотрудников от рутинной и непродуктивной работы (порядка 15% времени).

 

2. Краткое описание автоматизированной системы электронного документооборота (СЭД) «Дело Pro»

 

В Администрации Смоленской области автоматизация делопроизводства и документооборота происходила путем внедрения полноценной автоматизированной информационной системы электронного документооборота (АИСЭД) «Дело Pro».

АИСЭД «Дело Pro» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности [6].

Основным объектом автоматизации для системы "Дело Pro" является информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Как следствие, основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка документа.    

Пользователями системы "Дело Pro" являются сотрудники учреждения, которым предоставлено право работы с системой.

 Система автоматизации  делопроизводства и документооборота "Дело Pro" принадлежит к ряду программных продуктов, разработанных с учетом отечественной специфики и нормативной базы, и предназначенных для внедрения именно на отечественных предприятиях. Подчеркивать данную особенность приходится потому, что традиционные правила делопроизводства в России и за рубежом существенно отличаются друг от друга.

 

1. Структура СЭД «Дело Pro»

 

Система обеспечивает хранение регистрационной карточки и прикрепляемых к ней файлов (см. Приложение Ж).

Основным рабочим модулем является модуль «Документы» (работа с документами и проектами документов).

Модуль «Отчеты» обеспечивает построение отчетов стандартных видов (справка-напоминание, сведения о документообороте, сведения о работе должностных лиц (подразделений) с документами, сведения о работе пользователей) [20].

Модуль «Пользователи»  предназначен для регистрации пользователей и предоставления им прав доступа к информации и функционалу системы.

Модуль «Справочники» предназначен для настройки системы на структуру учреждения и особенности его делопроизводства.

Опционные подсистемы поставляются отдельно.

 

 

2. Технология работы СЭД «Дело Pro»

 

Технология работы системы представляет собой определенную последовательность действий (см. Приложение И).

Документ поступает в канцелярию учреждения из различных источников. Это может быть бумажный документ, пришедший традиционным образом - по почте, может быть электронный документ, поступивший из внешней организации по электронной почте, может быть электронный документ, созданный внутри организации и пришедший по локальной сети внутри организации или документ, созданный непосредственно в канцелярии [2].

В канцелярии на документ заводится регистрационно-контрольная карточка, которая содержит различные сведения о документе.

Вся входящая почта поступает к руководителю учреждения. Руководитель знакомится с почтой, выдает соответствующие резолюции, а секретарь в соответствии с ними выполняет направления корреспонденции и отправку ее адресатам. При необходимости, если документ требует контроля исполнения, то в регистрационной карточке делается соответствующая отметка о постановке документа или поручения на контроль.

Контрольная картотека позволяет делать выборки исполненных, неисполненных и просроченных документов. С ее помощью работник канцелярии может формировать напоминания и уведомления.

Рассылка документов ведется согласно списку рассылки с автоматическим формированием уведомлений о получении разосланных документов. Программа также автоматически формирует списки адресатов, не получивших документ к указанной дате.

 

3. Технические требования

 

«Дело Pro» - прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер.

В качестве СУБД могут быть использованы Oracle и Microsoft SQL Server соответствующих версий. В Администрации Смоленской области используется Microsoft SQL Server.

Требования к серверной части определяются выбранной платформой (Windows Server 2008), требованиями СУБД (MS SQL Server), предполагаемым количеством пользователей системы «Дело Pro», документооборотом учреждения.

В каждом конкретном случае конфигурация сервера определяется индивидуально [2].

Усредненные характеристики сервера (на 50-100 пользователей):

• 2 процессора Quad Core (минимально: 1 процессор Core Duo);
• оперативная память 4 Гб (минимально – 1 Гб);
• жесткие диски 1 Тб (минимально 100 Гб).

Размер жестких дисков определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер создаваемой базы данных – 50 Мб.

Установка системы «Дело Pro» под СУБД MS SQL Server требует наличие на сервере установленной операционной системы Windows 2008 Server и установленной и настроенной СУБД MS SQL Server 2008 с видом сортировки Dictionary order Case-Insensitive и кодовой страницей Cyrillic General (collation= Cyrillic_General_CI_AS). Режим авторизации должен быть выбран смешанный (Mixed Mode).

Клиентская часть системы «Дело Pro» работает под управлением Windows 2000, Windows XP [13]. На рабочей станции установлена клиентская часть соответствующей СУБД, а так же, для использования всех функциональных возможностей системы «Дело Pro», MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии).

Рекомендуемая конфигурация рабочего места:

• процессор Pentium II и выше;
• оперативная память не менее 128 Мб;
• свободное место на жестком диске от 200 Мб;
• монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов;
• Windows2000Professional. 
  
4. Режим «Администратор»

 

Администратор в СЭД «Дело Pro» - это особый пользователь системы, который осуществляет контроль за ведением электронного делопроизводства в учреждении и координирующий работу остальных пользователей [15]. Администратор должен хорошо знать делопроизводство своего предприятия.

Чтобы войти в «Дело Pro» в режиме «Администратора» (см. Рисунок 1.7), нужно запустить программу и, когда она запросит имя пользователя и пароль, ввести "SYSDBA" и "masterkey" соответственно. Именно такие данные используются по умолчанию. Но по своему желанию их можно изменить.

На рисунке 1.8 показано основное рабочее окно администратора СЭД «Дело Pro», содержит часто используемые справочники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.7 – Регистрация в СЭД «Дело Pro»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.8 – Рабочее окно администратора в СЭД «Дело Pro»

 

Система «Дело Pro» включает средства, позволяющие администратору:

• регистрировать новых пользователей системы и назначать им права на выполнение функций в системе и на доступ к информации;
• вести список пользователей системы;
• передавать РК и папки от одного пользователя другому;
• вести работу с различными справочниками для поддержания информационной корректности системы;
• просматривать список пользователей, подключенных к БД;
• удалять все данные за определенный год системы;

В период преддипломной практики были выполнены следующие виды работ:

1. Регистрация новых пользователей системы [17].

Для того, чтобы завести нового пользователя в базу данных системы для начала необходимо выбрать область деятельности создаваемого сотрудника в справочнике сотрудников (см. Рисунок 1.9).

 

Рисунок 1.9 – Справочник сотрудников

 

Далее нужно ввести необходимые данные нового сотрудника (см. Рисунок 1.10).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      

 

 

      Рисунок 1.10 – Ввод нового пользователя

 

Для создания логина и пароля пользователя для входа в систему необходимо перейти в справочник пользователи (см. Рисунок 1.11).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       Рисунок 1.11 – Справочник пользователи

Далее, нажав на кнопку «Новый», необходимо ввести логин и пароль для входа в систему. Также в данном разделе пользователи наделяются определенными правами для работы в системе.

Таким образом, работа по регистрации нового пользователя завершена. Далее логин и пароль для входа в систему передавались пользователям либо по электронной почте, либо лично под запись в соответствующем журнале.

2. Работа со справочником «Виды документов» [14].