Разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro»

 

2.1.2. Создание функциональной модели справочно-информационной системы «как должно быть»

 

Для демонстрации общей картины работы справочно-информационной системы создана модель (см. Рисунок 2.19). В качестве основного блока рассматривается функционирование справочно-информационной системы. Управляющая информация (решение рабочей группы и методический материал)  входит в блок сверху, в то время как входная информация (сведения о возникновении ошибки), которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты (инструкция) показаны с правой стороны. Механизм, который осуществляет операцию (администратор), представляется дугой, входящей в блок снизу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.19 – Функциональная модель справочно-информационной системы

 

После описания системы в целом проводится ее декомпозиция (см. Приложение Н).

Блок, который представляет систему в качестве единого модуля (функционирование справочно-информационной системы), детализируется с помощью нескольких блоков (анализ ситуации, деятельность СОМИАК, разработка инструкции, регистрация инструкции в справочно-информационной системе), соединенных интерфейсными дугами. Эти блоки определяют основные подфункции исходной функции [11].

Диаграмма дерева узлов (см. Приложение П) показывает иерархию работ в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком, но не показывает взаимосвязи между работами (стрелки).

 

2.1.3. Имитационное моделирование справочно-информационной системы

 

2.1.3.1.Описание модели

 

Модель справочно-информационной системы (см. Рисунок 2.20) имеет следующие компоненты:

• Входной поток равномерный,  время поступления 4+/-2 минуты.
• Документы могут обрабатываться напрямую в СЭД и время обработки составляет  6+/-5 минут.
• В том случае, если пользователь обнаруживает ошибку, то происходит переход на справочно-информационную систему и с помощью нее пользователь продолжает работать в СЭД. Процесс помощи 2+/-1 минуты, а процесс обслуживания в СЭД составляет 4+/-3 минуты. Процесс сбоя или ошибки работы пользователя осуществляется в 13+/-2 минуты, а выход в нормальное состояние составляет 5+/-2 минуты.

GENERATE 4,2; Заявки документооборота  

         GATE FV 1,Fasil2;

*Сегмент работа в СЭД

Fasil1   QUEUE      1 

         SEIZE      1

         DEPART     1 

         ADVANCE    6,5; Процесс СЭД

         RELEASE    1

         SAVEVALUE  1+,1 

         TERMINATE 

*Сегмент справочно-информационной системы

FASIL2   QUEUE      2 

         SEIZE      2

         DEPART     2

         ADVANCE 2,1; Процесс СИС  

         ADVANCE 4,3; Процесс СЭД 

         RELEASE 2

       

Рисунок 2.20 – Листинг модели в GPSS World

Продолжение листинга модели в GPSS World

 

          SAVEVALUE  2+,1 

          TERMINATE  

*Сегмент ошибок в СЭД 

GENERATE 13,2 

FUNAVAIL 1 

ADVANCE 5,2 

FAVAIL 1 

TERMINATE  

GENERATE 480 

TERMINATE 1 

 

2. Концептуальное моделирование справочно-информационной системы

 

Концептуальная (содержательная) модель - это абстрактная модель, определяющая структуру моделируемой системы, свойства её элементов и причинно-следственные связи, присущие системе и существенные для достижения цели моделирования.

Концептуальная модель справочно-информационной системы представлена на Рисунке 2.21.

 

           Поток                                         СЭД

  документооборота

 

Справочно-информационная

система;

СЭД

 

 

Рисунок 2.21  - Концептуальная модель справочно-информационной системы

 

 

 

 

 

3. Формальное моделирование справочно-информационной системы

 

 

 Формализация – это представление и изучение какой-либо содержательной области знаний в виде формальной системы или исчисления. Формализация связана с усилением роли формальной логики и математических методов в научных исследованиях.

Формальная модель справочно-информационной системы электронного документооборота представлена на Рисунке 2.22.

 

 Кл. 1

4, 2  1

 Кл. 2

   СИС

 

        13, 2                   5, 2 

 

 

Рисунок 2.22 – Формализованная модель справочно-информационной системы «Q-схема»

 

 

4. Построение блок-диаграммы

 

Блок-диаграмма (см. Рисунок 2.23) позволяет определить узкое место в функционировании системы, в котором находится большое количество заданий, и система не успевает или по каким-либо другим причинам не может обработать их вовремя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.23 – Блок-диаграмма

 

5. Формирование отчета

 

В результате моделирования получены следующие данные автоматически создаваемого отчета (см. Рисунок 2.24):

• Модельное время, которое потребуется для решения  задач составляет 480 минут (8 часов).
• Количество пользователей, которые не нуждаются в помощи справочно-информационной системы, составляет 48.
• Количество пользователей, которые нуждаются в помощи справочно-информационной системы, составляет 49.
• Коэффициент использования СЭД «Дело Pro» составляет 0.577.
• Коэффициент использования справочно-информационной системы составляет 0.642.
• Максимальное число транзактов в очереди в СЭД «Дело Pro» равно22.
• Максимальное число транзактов в очереди при использовании справочно-информационной системы составляет 2.

 

START TIME        END TIME  BLOCKS  FACILITIES  STORAGES

   0.000            480.000    24        2          0

FACILITY     ENTRIES  UTIL.   AVE. TIME AVAIL. OWNER PEND INTER RETRY DELAY

1             48    0.577       5.771  1      110    0    0     0     22

2              49    0.642       6.290  1      157    0    0     0      0

 

 

QUEUE       MAX CONT. ENTRY ENTRY(0) AVE.CONT. AVE.TIME   AVE.(-0) RETRY

 1           22   22     70      4    10.042     68.860     73.033   0

2            2    0     49     28     0.151      1.477      3.447   0

 

Рисунок 2.24 – Фрагмент отчета

 

Также была создана модель функционирования справочно-информационной системы за 1 месяц.

При таком условии задачи в имитационную модель добавился лишь фрагмент GENERATE (480#22).

В результате моделирования (см. Рисунок 2.25) получены следующие данные:

• Модельное время, которое потребуется для решения  задач составляет 10560 минут (1 месяц).
• Количество пользователей, которые не нуждаются в помощи справочно-информационной системы, составляет 1080.
• Количество пользователей, которые нуждаются в помощи справочно-информационной системы, составляет 1014.
• Коэффициент использования СЭД «Дело Pro» составляет 0.618.
• Коэффициент использования справочно-информационной системы составляет 0.581.
• Максимальное число транзактов в очереди в СЭД «Дело Pro» равно 555.
• Максимальное число транзактов в очереди при использовании справочно-информационной системы составляет 2.

На лицо явное достоинство справочно-информационной системы.

 

START TIME        END TIME  BLOCKS  FACILITIES  STORAGES

  0.000          10560.000    24        2          0

 

FACILITY    ENTRIES  UTIL.   AVE. TIME AVAIL. OWNER PEND INTER RETRY DELAY

1          1080    0.618       6.041  0        0    0    1     0    554

2           1014   0.581       6.046  1        0    0    0     0      0

 

 

QUEUE        MAX CONT. ENTRY ENTRY(0) AVE.CONT. AVE.TIME   AVE.(-0) RETRY

 1           555 554   1634      4     280.842   1814.990  1819.444   0

2           2    0    1014    688      0.104    1.079      3.356     0

 

Рисунок 2.25 – Фрагмент отчета за месяц

 

2.2. Разработка справочно-информационной системы

 

Для работы был выделен отдельный компьютер для настройки справочно-информационной системы. На него были установлены операционная система Windows Server 2008 и дистрибутивы справочно-информационной системы «ДокуВики».

Были проведены первоначальные настройки системы:

• определена группа пользователей, отвечающих за систему;
• разграничены права доступа на редактирование системы;
• было присвоено справочно-информационной системе имя в домене Администрации Смоленской области – wiki.admin-smolensk.ru;
• был ограничен доступ к системе только для пользования в пределах локальной вычислительной сети Администрации Смоленской области;
• настроена функция автоматического обновления системы до стабильных версий.

Непосредственно процесс создания системы проходил в web-интерфейсе.

Для начала работы необходимо зайти на сайт wiki по адресу 192.168.1.92 [21]. Далее нужно пройти авторизацию (см. Рисунок 2.26). Для того, чтобы я могла создать и редактировать систему, мне предоставили логин и пароль сотрудника, который на момент разработки находился в отпуске.

 

Рисунок 2.26 – Автоматизация

 

Сайт состоит из левой части, в которую входят общие основные разделы, и правой части – все разделы с подразделениями [21]. А также есть меню управления, которое позволяет производить различные административные операции в системе (см. Рисунок 2.27, 2.28).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.27 – Общая справочно-информационная система

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.28 – Меню «Управление»

 

Для создания раздела «Дело Pro», необходимо ввести в коде и сохранить соответствующую запись (см. Рисунок 2.29).

 

Рисунок 2.29 – Создание раздела «Дело Pro»

 

Таким образом, создан основной раздел, который в дальнейшем подлежит обработке (см. Рисунок 2.30).

 

Рисунок 2.30 – Созданный раздел «Дело Pro»

 

Далее нужно создать подразделы в разделе «Дело Pro».

В силу того, что СЭД «Дело Pro» - сложная система, периодически выявляются определенные ошибки и трудности системы электронного документооборота [4].

Чаше всего ошибки возникают из-за невнимательности пользователей. Бывают ошибки в файлах состава (к примеру, у кого-то установлен MS Office 2007 и форматирование происходит корректно, а у кого-то установлен MS Office 2003 и всё сбивается). Бывает переполнение буфера, некорректные записи в реестре программы и не работает некоторый функционал, но эти ошибки редки и индивидуальны и связаны в основном с особенностями операционной системы (например, 5-6 лет функционирует, устарела и засорилась). Бывает ошибка при обновлении системы, которая до сих пор не устранена. Ее можно назвать «плавающей ошибкой». Когда происходит обновление, программа сравнивает текущий файл с тем, который находится в папке обновления. Если в папке более новая версия, то пользователь удаляет старый файл и копирует на его место новый. Иногда файл удаляется, а новый не копируется.

Были обнаружены и исследованы некоторые неисправности и разработаны следующие инструкции по их преодолению:

1. Установка и настройка локальных и сетевых ключей.
2. Обновление клиента программы.
3. Как создать ярлык для «Дело Pro».
4. Как сменить пароль для Администратора.
5. Обслуживание БД «Дело Pro» (резервное копирование, backup, restore).
6. Как запретить прикреплять к РК слишком большие файлы.
7. Как завести шаблоны документов.
8. Как настроить отправку сообщений всем пользователям БД из под Администратора.
9. Ошибка при использовании ЭП.

В качестве примера  приведены фрагменты следующих инструкций:

1. Установка и настройка локальных и сетевых ключей (см. Рисунок 2.31).

===== Установка и настройка сетевого  ключа =====

  - Скачайте архив с драйверами для сетевого ключа с сайта электронного документооборота [[http://192.168.4.2/vlast/uit/delopro/ServiceDeloNet.zip|скачать]];