Разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro»

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота [7].

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПК и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизация делопроизводства и документооборота в Администрации Смоленской области происходила путем внедрения полноценной автоматизированной информационной системы электронного документооборота «Дело Pro».

Цели автоматизации документооборота Администрации Смоленской области заключаются в следующем:

• повышение качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства;
• объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений учреждения, включая территориально отдаленные;
• обеспечение оперативного и в тоже время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
• снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;
• заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту в учреждении, работа на перспективу [6].

Для достижения поставленных целей необходимо решить ряд задач. Основными задачами автоматизации делопроизводства являются:

• организация порядка в работе с документами без увеличения штата сотрудников;
• сокращение штата сотрудников при необходимости;
• совершенствование обслуживания клиентов и руководства учреждения;
• уменьшение времени обработки, оформления и передачи документов;
• исключение  потери документов;
• централизованное отслеживание хода делопроизводственных процессов;
• улучшение контроля за исполнением;
• повышение качества обработки документов;
• обеспечение хранения документов;
• сокращение времени на справочную работу.

Руководство Администрации Смоленской области несет ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, а сотрудники, в свою очередь, должны соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами [1].

 

1. Создание функциональной и имитационной модели электронного документооборота «Дело Pro»

 

С целью изучения процессов документооборота в отделах Администрации Смоленской области используется CASE-средство BPwin 4.1. Этот инструмент позволяет:

• наглядно описывать, анализировать и совершенствовать сложные бизнес-процессы, любую деятельность или структуру в виде модели, что позволяет значительно повысить эффективность работы предприятия;
• проверить модель на соответствие стандартам ISO9000. Для отечественных предприятий сертификация по ИСО 9000 – это пропуск на международный рынок, а также действенное средство для эффективного улучшения работы всего предприятия;
• спроектировать структуру информационных потоков, а соответственно, и модернизировать организационную структуру предприятия;
• четко выявить факторы, оказывающие влияние на бизнес: какие операции являются наиболее критичными, как повысить их эффективность, какие ресурсы требуются для этого;
• снизить издержки и повысить производительность;
• выявить и исключить лишние или неэффективные операции;
• повысить гибкость и эффективность.

BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях. Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные в виде стрелок.

Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0. В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной - функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют [11]. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Сначала строится модель существующей организации работы AS-IS (см. Рисунок 1.1).

Модель AS-IS позволяет выяснить, "что мы делаем сегодня" перед тем, как перепрыгнуть на то, "что мы будем делать завтра". Управляющая информация (нормативно-методические документы)  входит в блок сверху, в то время как входная информация (входящие, исходящие и внутренние документы), которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты (инициативные, ответные, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы) показаны с правой стороны. Механизм, который осуществляет операцию (персонал Администрации Смоленской области), представляется дугой, входящей в блок снизу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1 – Функциональная модель реализации документооборота Администрации Смоленской области (AS-IS)

 

После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты [11]. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают фрагменты и их взаимодействие, называются диаграммами декомпозиции, которая иллюстрирует "внутреннее строение" блока на родительской диаграмме (Приложение А, Б, В).

Для наглядного просмотра модели целиком, создана диаграмма дерева узлов (см. Рисунок 1.2), которая показывает иерархию работ в модели, но не показывает взаимосвязи между работами (стрелки).

Рисунок 1.2 – Диаграмма дерева узлов

 

Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Признаками неэффективного документооборота являются бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы, неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время) и т. д. Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (см. Рисунок 1.3) – модели новой организации бизнес-процессов. Модель ТО-ВЕ нужна для анализа альтернативных путей выполнения работы и документирования того, как компания будет делать бизнес в будущем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.3 - Функциональная модель документооборота Администрации Смоленской области (TO-BE)

 

Модель TO-BE от AS-IS отличается только тем, что в качества механизма выполнения добавляется СЭД «Дело Pro» и справочно-информационная система.

Для более детального рассмотрения основного блока – Реализации документооборота Администрации Смоленской области, модель также следует декомпозировать (см. Приложение Г, Д, Е).

Средства имитационного моделирования (ИМ) позволяют выполнить анализ как технических, так и экономических процессов на основе моделей с целью определения оптимальных решений. При этом логическая структура и процессы функционирования модели должны адекватно отражать действия объекта в соответствии с целью моделирования. Обычно ИМ используются в исследовании сложных систем при выборе оптимальных решений, выбора параметров и структур, а также стратегий управления, обеспечивающих эффективную работу, как по техническим, так и по экономическим показателям системы.

Имитационная модель представляет собой алгоритм, который позволяет имитировать процесс функционирования моделируемой системы или объекта, как во времени, так и в пространстве. Для построения имитационной модели применяются средства имитационного моделирования.

Цель ИМ – создание модели и проведение на ее основе таких экспериментов, которые практически невозможно выполнять на объектах моделирования.

ИМ ведется на базе специальных языковых средств моделирования. В настоящее время известно огромное множество, как языков, так и систем имитационного моделирования, которых еще на рубеже 80-х годов насчитывалось более 500 [25]. К одной из наиболее популярных систем ИМ относится GPSS World (General Purpose Simulation Sistem – моделирующая система общего назначения).

Система GPSS World – мощная универсальная среда как дискетных, так и непрерывных процессов, предназначенная для профессионального моделирования самых разнообразных процессов и систем [24]. С помощью этой системы можно эффективно моделировать как производственные, так и непроизводственные процессы: функционирование торговых заведений, портов, уличное движение, работу редакций, Интернет, различных систем массового обслуживания.

Очевидно, что при «бумажном» документообороте все функции выполняет работник и соответственно время на осуществление обмена документами значительно. Моделирование документооборота до внедрения СЭД «Дело Pro» (см. Рисунок 1.4) позволяет определить коэффициент загрузки работника, а также размер входящего потока и времени его обработки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.4 – Листинг модели в GPSS World

 

В результате получены следующие данные автоматически создаваемого отчета (см. Рисунок 1.5):

1. Размер входящего потока составляет 133 документов.
2. Коэффициент загрузки работника зависит от интенсивности входного потом задач или среднего времени поступления задач, а также времени обработки или задержки транзакта в канале. В данном случае видно, что коэффициент загрузки работника составляет 0,972.
3. Модельное время, которое потребуется для решения 133 задач составляет 480 минут (8 часов).
4. Максимальное число транзактов в очереди составляет 7.
5. Общее число входов в очередь равно 47.
6. Среднее время пребывания транзактов в очереди составляет  39.836.  

 

START TIME    END TIME  BLOCKS  FACILITIES  STORAGES

  0.000       480.000    24        1          0

 

FACILITY     ENTRIES  UTIL.   AVE. TIME AVAIL. OWNER PEND INTER RETRY DELAY

ADMIN         133    0.972     3.509     1       46    0    0     0   5

 

QUEUE       MAX CONT. ENTRY ENTRY(0) AVE.CONT. AVE.TIME   AVE.(-0) RETRY

ADMIN         7    6     47      0     3.901     39.836     39.836   0

 

 

Рисунок 1.5 – Фрагмент отчета

 

Из результатов ясно, что работник тратит слишком много времени на осуществление всех процессов документооборота. Это стало одной из причин внедрения СЭД «Дело Pro», что позволило бы сократить рабочее время. Таким образом, была смоделирована модель электронного документооборота (см. Рисунок 1.6).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.6 - Листинг модели в GPSS World

Из результатов (см. Рисунок 1.7) видно, что время на обработку входного потока не изменилось. Все процессы выполняет система. Входной поток разделился на части. Коэффициент использования системы на каждый процесс составляет 0.207, 0.104, 0.209, 0.303, что не существенно и, таким образом, работник разгружается от лишней работы.

 

START TIME     END TIME  BLOCKS  FACILITIES  STORAGES

0.000          480.000    33        4          0

 

FACILITY    ENTRIES  UTIL.   AVE. TIME AVAIL. OWNER PEND INTER RETRY DELAY

ADMIN1        49    0.207       2.028  1       97    0    0     0      0

ADMIN2        48    0.104       1.037  1        0    0    0     0      0

ADMIN3        48    0.209       2.094  1        0    0    0     0      0

ADMIN5        48    0.303       3.034  1        0    0    0     0      0

 

 

QUEUE       MAX CONT. ENTRY ENTRY(0) AVE.CONT. AVE.TIME   AVE.(-0) RETRY

ADMIN1        1    0     49     49     0.000      0.000      0.000   0

ADMIN2        1    0     48     48     0.000      0.000      0.000   0

ADMIN3        1    0     48     48     0.000      0.000      0.000   0

ADMIN4      48   48     48      0    23.455    234.548    234.548   0

ADMIN5       1    0     48     48     0.000      0.000      0.000   0

 

Рисунок 1.7 – Фрагмент отчета

 

2. Эффект от внедрения системы автоматизации документооборота

 

Внедрение СЭД «ДелоPro» в Администрацию Смоленской области обеспечивает [13]:

• увеличение скорости предоставление услуг;
• экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов;
• повышение качества услуг;
• увеличение скорости и точности поиска (на поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты);
• времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами;
• совершенствование и повышение эффективности управления учреждением;
• улучшение контроля над исполнением документов;
• повышение безопасности документов;
• повышение сохранности и удобства хранения документов;
• процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
• самое главное - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.