Разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro»

Кпр = 18810 + 5643 = 24453 руб.

Затраты на обучение персонала (3.7):

 

     (3.7)

,    (3.8)

где  ОИj – оклад j-го инженера, курирующего ИС. В разработке участвовал 1 человек, оклад составляет 9000 руб.; ТРПРj – общее время работы над ПР в месяцах (срок обучения), ТРПР = 0,02;

Таким образом,

З ФОТИ = 9000 * 0,02 * (1 + 1,09) * (1 + 0) = 376 руб.

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет (3.9):

,     (3.9)

 

З ОВФ = 0,3 * 376= 113 руб.

К уч = 376 + 113 = 489 руб.

Ктс, Кпс, Кво, Кпл, Клс – данные показатели не будем учитывать в данном случае, так как при внедрении информационной системы (ИС) они не повлияют на затраты. ИС внедряется в Администрацию Смоленской области с уже имеющимися техническими средствами и предустановленными программными средствами.

Итого получаем капитальных затрат:

К = (24453 + 489,06) + 7% неучтенных затрат =24942,06 + 1746 = 26688 руб.

Произведем расчет эксплуатационных затрат (С):

В состав эксплуатационных затрат на информационную систему входят следующие затраты (3.10):

 

,   (3.10)

 

где  Сао – амортизационные отчисления; Сто – затраты на техническое обслуживание, включая заработную плату персонала ИС; Син – затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернета и др.); С эл – затраты на электроэнергию; С пр – прочие затраты составляют примерно 7%.

Наибольший удельный вес в эксплуатационных затратах принадлежит заработной плате, амортизационным отчислениям, техническому обслуживанию.

Рассчитаем элементы эксплуатационных затрат [9]:

Введение новой ИС не повлияет на такие затраты, как:

а) амортизационные отчисления (Сао) – их величина не изменится, так как не изменится парк оборудования;

б) затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Син) – эти затраты будут неизменными, поэтому при проведении расчетов их тоже опускаем.

Затраты на техническое обслуживание, включая заработную плату персонала ИС:

– заработная плата инженера АСУ (3.11):

 

,   (3.11)

 

где   ОСj – оклад j-го сотрудника. 1 человек, его оклад составляет 7000 руб.; Тмес, Тчас – время, затрачиваемое сотрудником на обработку результатов, в месяцах и часах соответственно (Тчас = 64 часа);

 

,      (3.12)

 

где – число рабочих дней в месяц, 22 дня; Чрч – число рабочих часов в

день, 8 часов; kД – коэффициент дополнительной зарплаты, kД = 1,09; kУ –

районный коэффициент, .

Таким образом,

ЗПИ = 7000 * 0,36 * (1 + 1,09) * (1 + 0) = 5266,8 руб.

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет (3.13):

,     (3.13)

 

ОТ ВФ = 0,3 * 5266,8 = 1580 руб.

Сто1 = 5266,8+1580,04 = 6847 руб./год.

– заработная плата персонала (3.14):

 

,    (3.14)

 

где   ОСj – оклад j-го сотрудника. 1 человек, его оклад составляет 12000 руб.; Тмес – время, затрачиваемое сотрудником на обработку результатов, в месяцах и часах соответственно, Тмес =2 ; kД – коэффициент дополнительной зарплаты, kД = 1,09; kУ – районный коэффициент, .

Таким образом,

ЗПП = 12000 * 2 * (1 + 1,09) * (1 + 0) = 50160 руб.

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет (3.15):

,     (3.15)

ОТ ВФ = 0,3 * 50160 = 15048 руб.

Сто2 = 50160+15048 = 65208 руб./год.

Сто = 6847+65208 = 72055 руб./год.

Затраты на электроэнергию:

Расчет затрат на электроэнергию осуществляется по формуле (3.16):

 

,    (3.16)

 

где  Pi –мощность i-го вида оборудования, кВт (400Вт=0,4кВт); 
Тpi–время работы i-го вида оборудования, час (за 2 месяца 352 часа); 
n i–количество единиц i-го вида оборудования (1 шт.); 
Цэн– цена 1 кВт – час электроэнергии (2,56 руб./кВт) [10].

Подставим полученные значения в формулу (3.16) и получим: 
Сэл.эн=2,56*0,4*1*352≈360руб. 
Сэл = 360*12=4320 руб./год

Подставим полученные значения в формулу 3.10:

С = 6846,84+65208 + 4320 + 7%=76374,84 + 5346,2=81721 руб./год.

В качестве основного статического показателя экономической эффективности справочно-информационной системы может быть использован годовой экономический эффект (экономическая прибыль):

 

,   (3.17)

 

где  ∆Эгод – годовая экономия (прибыль), вызванная ИС, без учета эксплуатационных затрат на ИС, руб./г.; С – эксплуатационные затраты на ИС, руб./г.;мК – единовременные затраты (капиталовложения), связанные с созданием ИС, руб.; Е – норма прибыли на капитал (нормативная прибыльность), 1/г.; (8,25%); П – годовые приведенные затраты на ИС, руб./г (3.18).

,      (3.18)

 

П = 81721 + 26688 * 8,25% = 83923 руб.

Рассмотрим расчет прямого экономического эффекта (3.19), он сводится к следующему: определяется разность в годовых приведенных затратах по базовому (П0) и предлагаемому (П1) вариантам ИС:

 

,  (3.19)

 

где  DСзп – сокращение заработной платы управленческого персонала при внедрении ЭИС; ∑С – суммарные эксплуатационные затраты на ЭИС за исключением заработной платы управленческого персонала.

Так как не предполагается понижать зарплату работникам или увольнять их при внедрении ИС, то:

 

,     (3.20)

 

где  С0зп – заработная плата управленческого персонала в базовом варианте; С1зп – заработная плата управленческого персонала в предлагаемом варианте.

Следовательно:

Эпрям = 0 – 83923 = – 83923 руб.

Величина прямого экономического эффекта является недостаточной (отрицательной) для оправдания затрат на внедрение ИС. Это объясняется тем, что ИС создается с нуля и отсутствием экономии на заработной плате управленческого персонала.

В этом случае внедрение ИС целесообразно, только если есть уверенность в достаточно большом косвенном экономическом эффекте.

Рассмотрим расчет косвенного экономического эффекта.

Данный расчет (3.21) предполагает определение следующих составляющих:

,    (3.21)

где  ∆А – годовой прирост выручки от реализации или внереализационной деятельности, связанной с ИС; ЭИС напрямую не влияет на увеличение выпуска продукции, она помогает сократить риски потерь документов и время, затрачиваемое на обработку; ∆Ссеб – годовая экономия на себестоимости продукции объекта управления; ∆Ш – сокращение штрафов и других непланируемых потерь за год [8].

Состав статей, по которым рассчитывается экономия на себестоимость продукции за счет ИС (3.22), обычно следующий:

 

,   (3.22)

 

где  ∆Сзпс – экономия на заработной плате сотрудников; ∆Ссэо – экономия на содержании и эксплуатации оборудования; ∆Сэ – экономия на электроэнергии на технологические цели; ∆Ск – экономия на хозяйственно-операционные нужды (канцелярия); ∆Сдок – сокращение потерь документов.

Предположим, что общая сумма штрафов за год, вызванная потерей документов по вине отдела, равна примерно 150 000 руб. (до разработки ИС).

ИС позволит снизить эти потери на 80% в год. Итого ΔШ = 30 000 руб. В структуре себестоимости общества основную долю занимают материальные затраты – 38% и затраты на оплату труда с отчислениями – 36%

Запланируем 3% сокращения затрат на оплату труда за счет упрощения некоторых функций и 20% сокращения затрат на канцелярию. Для простоты расчета объединим экономию по энергии, содержанию оборудования и потерям и запланируем 1% экономии.

Для проведения расчетов необходима себестоимость работ, условно принимаем ее за 50 000 руб./мес., для удобства проведения расчетов.

Получаем:

ΔСк = 38% * 50000 – 20% = 15200 руб./мес.

ΔСзпр = 36% * 50000 – 3% = 17460 руб./мес.

ΔСпроч = ΔСэ + ΔСсэо + ΔСдок = 26%*50000 – 1% = 12870 руб./мес.

ΔСсеб = 12*(ΔСк + ΔСзпр + ΔСпроч)= 12*(15200+17460+12870) = 546360 руб./год.

Если внедрение ИС не влияет на какую-либо статью затрат в составе себестоимости, то эта статья, очевидно, не фигурирует в расчете косвенного экономического эффекта.

Экосв = 0 + 546360 + 30000 = 576360 руб.

Рассчитаем годовой эффект (3.23):

 

     (3.23)

 

ΔЭгод = 576360 – 83923 = 492437 руб.

Подставим полученные значения в формулу 3.17:

Э = 492437 – 83923 = 408514 руб.

Годовой экономический эффект представляет собой абсолютный показатель эффективности [10]. Система считается эффективной, если Э>0.

Вспомогательными показателями экономической эффективности являются:

Рассчитаем коэффициент рентабельности по формуле 3.24:

      (3.24)

Р=492437/26688=18

Данное значение показывает, что проект эффективен (Р>0).

Срок окупаемости рассчитывается по формуле 3.25:

     (3.25)

 

Проект окупится через 12 дней.

Разработка и сопровождение новой информационно-справочной системы  будет производиться в течение 2 месяцев, в одну смену продолжительностью 8 часов.

После внедрения данной ИС сократятся затраты по материальным расходам на 20%. приведет к снижению условной общей себестоимости работ отдела, данная экономия позволит окупить создание и внедрение ИС.

 

Выводы по главе

 

Разработанная справочно-информационная система по электронному документообороту была разработана, прошла апробацию и по ее результатам внедрена в Администрацию Смоленской области.

Справочно-информационная система позволяет намного повысить качество работы пользователей с «Дело Pro» тем, что используется централизованное хранилище инструкций, уменьшается количество звонков пользователей по каждой возникшей проблеме, немного снижается нагрузка сотрудников Департамента ИТ и др. В силу различных особенностей системы опыт внедрения ее для СЭД «Дело Pro» переняли и для других программных продуктов, используемых в Администрации Смоленской области.

Разработка и сопровождение новой информационно-справочной системы  производилась в течение 2 месяцев, в одну смену продолжительностью 8 часов.

Был рассчитан годовой экономический эффект справочно-информационной системы, который составляет 408514руб.

После внедрения данной ИС сократятся затраты по материальным расходам на 20%. Это приведет к снижению условной общей себестоимости работ отдела, данная экономия позволит окупить создание и внедрение ИС.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Целью выпускной квалификационной работы была разработка справочно-информационной системы электронного документооборота «Дело Pro» для экономии рабочего времени администратора СЭД «Дело Pro».

Для достижения этой цели, были решены задачи, к которым относятся изучение предметной области электронного документооборота; обоснование и выбор справочно-информационных программных продуктов; выполнить функциональное и имитационное моделирование справочно-информационной системы; разработка справочно-информационной системы по работе с электронным документооборотом «Дело Pro».

Был проведен анализ Администрации Смоленской области, особенности ее документооборота. Также была рассмотрена система электронного документооборота  «Дело Pro». В результате  изучения СЭД периодически обнаруживались различные проблемы в функционировании системы, что вызывало определенные трудности у пользователей и соответственно тормозило процесс документооборота. Вследствие этого было принято решение о разработке справочно-информационной системы по СЭД «Дело Pro».  По итогам мониторинга рынка программного обеспечения для справочно-информационных систем в качестве разработки данной системы была выбрана система DokuWiki. Были проведены первоначальные настройки системы и непосредственная разработка.

В процессе работы были созданы функциональные и имитационные модели, как документооборота, так и самой справочно-информационной системы которые позволяют оценить различные стороны объектов моделирования.

Также можно отметить, что  справочно-информационная система для Администрации Смоленской области имеет организационно-экономическую эффективность.

Коэффициент рентабельности проекта, который отражает степень эффективности использования материальных, трудовых и денежных ресурсов, составляет 18. Срок окупаемости информационной системы равен 0,05 года или 12 дням.

Подводя итог всему вышесказанному важно отметить, что справочно-информационная система прошла апробацию и на данный момент активно используется. Функционирование справочно-информационной системы, простота разработки, сопровождения системы, ее полезность привели к тому, что такой опыт внедрения переняли и для других программных продуктов, используемых в Администрации Смоленской области.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Администрация Смоленской области [Электронный ресурс] URL:  http://admin-smolensk.ru/ (дата обращения 26.03.2013).
2. Саттон М.Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения: учебное пособие. – СПб. Азбука, 2008. - 600с.
3. Печникова Т.В Практика работы с документами в организации / Т.В. Печникова, А.В.  Печникова. - М.: ЭМОС, 2008. – 208с.
4. Чего нет в документах, того нет на свете [Электронный ресурс] URL:  http://www.documoborot.ru/ (дата обращения 30.03.2013).
5. Электронные системы документооборота [Электронный ресурс] URL:  http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm (дата обращения 27.02.2013).
6. Основные понятия электронного документооборота [Электронный ресурс] URL:  http://www.wss-consulting.ru/workflow.php (дата обращения 25.03.2013).
7. Электронный документооборот в деятельности учреждения [Электронный ресурс] URL:  http://www.klerk.ru (дата обращения 13.03.2013).
8. Грибов В.Д. Экономика предприятия: Учебное пособие – 3-е издание, перераб. и доп. / В.Д. Грибов, В.П. Грузинов. М.: Финансы и статистика, 2007.
9. Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в 21 веке. - М., 2005.
10. Меняев М.Ф. Содержание организационно-экономической части дипломного проекта (для проектов, связанных с разработкой программного обеспечения): учебное пособие. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2006. 
11. Эмирбеков Э.М. Проектирование информационных систем. Учебно-методический комплекс. Махачкала: ГОУ ВПО «ДГИНХ», 2007.
12. Постановление от 30.11.2009 № 728 «Об интегрированной системе электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области».
13. Введение в опытную эксплуатацию системы электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). (№ 6/2172 от 29.08.08) .
14. Инструкция по установке ДелоPro.
15. Инструкция пользователя.
16. Инструкция по созданию проекта РК для отправки по каналам связи МЭДО.
17. Инструкция по отправке корреспонденции по каналам связи МЭДО.
18. Инструкция по подготовке и согласованию проектов правовых актов.
19. Краткая инструкция по обработке входящих и исходящих документов после обновления.
20. Электронные офисные системы [Электронный ресурс] URL:  http://www.eos.ru (дата обращения 1.04.2013).
21. ДокуВики (DokuWiki) [Электронный ресурс] URL:  https://www.dokuwiki.org/ru:dokuwiki (дата обращения 12.04.2013).
22. Железнов Р.В. Обзор российского рынка справочно-информационных систем: автореферат Москва, 2009. – 24с.
23. Справочно-информационные системы [Электронный ресурс] URL:   http://www.informsviaz.co.ua (дата обращения 26.04.2013).
24. Кудрявцев Е.М. GPSS World Основы имитационного моделирования различных систем. – М.: ДМК Пресс, 2006. – 320с.: ил. (Серия «Проектирование»).
25. Е.Киндлер Языки моделирования: Пер. с чеш. – М.: Энергоавтомиздат, 2006. – 288с.