Министерство
образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное автономное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Северный (Арктический)
федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
| |
| |
Кафедра Экономики, менеджмента и маркетинга |
|
| |
(наименование кафедры) |
|
| |
|
|
| |
3833214 Бокарев Евгений
Анатольевич |
|
| |
(№ личного дела, фамилия,
имя, отчество студента) |
|
| |
|
|
| |
Институт |
ЗФЭИ |
курс |
3 |
группа |
|
|
|
| |
|
|
| |
081100.62 Государственное
и муниципальное управление
(на базе ВПО) |
(код и наименование
направления подготовки/специальности) |
|
|
| |
|
|
| |
РЕФЕРАТ |
|
| |
|
|
| |
По дисциплине |
«Основы делопроизводства» |
|
| |
|
|
| |
На тему |
Системы электронного
документооборота |
|
| |
|
(№ варианта и/или наименование темы) |
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
Отметка о зачёте |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
(дата) |
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
Руководитель |
Ст. преподаватель |
|
|
|
Е.С. Виноградова |
|
| |
|
|
(должность) |
|
(подпись) |
|
(инициалы, фамилия) |
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
(дата) |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
| |
Архангельск 2014 |
|
СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………………….3
1. Электронный документооборот
и его понятие……………………………………...5
2. Системы электронного документооборота………………………………………...11
3. Проблемы организации
электронного документооборота………………………..18
Заключение……………………………………………………………………………...24
Список литературы……………………………………………………………………..26
Практическая часть…………………………………………………………………27-31
Введение Вопрос о необходимости автоматизации
управления документооборотом давно перешел
в практическую плоскость, и все больше
российских предприятий внедряют у себя
системы электронного документооборота
(СЭД), позволяя организациям уже на собственном
опыте оценить преимущества новой технологии
работы с документами. Однако и для тех
немногих, кто считает автоматизацию документооборота
пройденным этапом, возможно, в скором
времени потребуется переосмыслить сделанный
выбор и вновь погрузиться в проблему
повышения эффективности управления документооборотом.
Это обусловливается, в частности, изменением
рыночной ситуации, ростом организации,
создающим кризисы «переходного возраста»
и приводящим к необходимости реструктуризации,
а также развитием информационно-коммуникационных
технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих
новые возможности для ведения бизнеса,
с другой заставляющих идти в ногу
со временем, чтобы не отстать от конкурентов. Необходимость
в автоматизации управления документооборотом
разные организации сегодня видят по-разному:
одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного
документооборота (ОРД), другие в повышении
эффективности работы функциональных
специалистов, создающих документы
и использующих их в повседневной работе,
и лишь немногие уделяют внимание обоим
аспектам. Такое разделение точек зрения
в вопросах документооборота определяется
разной ролью и значимостью самих документов
в деятельности организации, что зависит
от размера организации, стиля управления,
отрасли производства, общего уровня технологической
зрелости и многих других факторов. Поэтому
для одних документ может быть, например,
базовым инструментом управления, а для
других - средством и продуктом производства.
Независимо
от того, чем определяется интерес к документоориентированным
информационным системам (ДИС), все организации
начинают с выбора подходящей системы
из бесчисленного множества, присутствующего
на российском рынке. Организации, решившей
серьезно подойти к этому вопросу, выбор
придется начать с расстановки точек над
«i» в терминологии производителей документоориентированных
информационных систем, давно ставшей
объектом спекуляции вследствие неопределенности
и универсальности таких понятий, как
«документооборот», «делопроизводство»,
«архив» и др. Что бы ни стояло
за названием той или иной ДИС, их можно
разделить на три основные группы: - системы
делопроизводства - системы документооборота -
системы управления документами.
1. Электронный
документооборот Электронный обмен данными
- это реальность, с которой сегодня сталкивается
практически каждый. Информационные системы,
компьютерные сети, электронная почта
- вот далеко не полный перечень тех средств,
с помощью которых происходит обмен данными
в электронном виде. В последнее десятилетие
появились и получили распространение
новые инструментальные средства эффективного
обеспечения управленческих процессов.
В том числе речь идет о программном обеспечении,
предназначенном для обработки управленческих
документов. Здесь прежде всего следует
упомянуть программное обеспечение классов
«системы управления документами» и «системы
управления деловыми процессами». Такие
системы представляют собой программные
комплексы, применимые для решения ряда
задач, в том числе и для построения корпоративных
систем электронного документооборота.
В рамках автоматизации процесса обработки
документа в организации с момента его
создания или получения до момента отправки
корреспонденту или завершения исполнения
и списания в дело должно быть обеспечено
решение следующих функций: - регистрация
входящих в организацию документов - исходящих
из организации документов и внутренних
документов - учет резолюций, выданных
по документам руководством организации -
постановка документов на контроль - централизованный
контроль исполнения документов - списание
документов в дело - ведение информационно-справочной
работы - формирование делопроизводственных
отчетов по организации в целом Использование
системы электронного документооборота
позволяет организовать передачу данных
о ходе исполнения документов в электронном
виде, что качественно меняет организацию
контроля исполнения документов. Карточки
зарегистрированных централизованно
документов с резолюциями руководства
рассылаются в электронном виде сотрудникам
соответствующих подразделений. Они дополняют
их резолюциями по исполнению документов,
выдаваемыми руководителями структурных
подразделений. По мере появления данных
о ходе исполнения документов эти данные
вносятся в систему. При этом система автоматически
отслеживает наступление даты предварительного
уведомления
о приближении срока исполнения и наступление
самого этого срока. Заинтересованные
пользователи системы информируются о
названных сроках. Также значительно видоизменяется
процесс согласования проектов документов,
в рамках которого сотрудники, участвующие
в процессе согласования, получают возможность
обмениваться электронными версиями согласуемых
проектов. Такая технология позволяет
сократить время, затрачиваемое на передачу
проектов в бумажном виде. [5.] Система электронного документооборота
обязательно включает текущий электронный
архив, который решает проблемы оперативного
доступа
к информации и наличия возможности одновременного
использования документа несколькими
сотрудниками. Такая форма организации
хранения значительно снижает вероятность
потери информации и повышает оперативность
работы
за счет сокращения времени поиска нужного
документа. Хранение текстов документов
в электронном виде позволяет реализовывать
полнотекстовый поиск, что открывает принципиально
новые возможности при ведении информационно-справочной
работы, например, позволяет делать тематические
подборки документов по их содержанию.
Использование электронного архива избавляет
от необходимости создавать фонд пользования
архивных документов, так как
по запросу в любой момент может быть выдана
электронная копия документа. С юридической
точки зрения понятие электронного документооборота
отличается от понятия электронного обмена
данными. В основе первого лежит легитимность
(процессуальная допустимость и доказательственная
сила) электронных документов. Поэтому
наряду с совершенствованием информационных
технологий важную роль в процессе создания
инфраструктуры электронного документооборота
должна сыграть его законодательная поддержка,
суть которой состоит в придании данным,
создаваемым и передаваемым электронным
способом, юридического статуса документа. Основной
функцией традиционного документа является
удостоверение некоторой информации.
При составлении и использовании документа
присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая
информация, а во-вторых, сам документ
как материальная вещь, которую можно
предъявить или передать. Наличие этой
материальной вещи позволяет подтвердить
истинность информации, содержащейся
в документе. Возможно, для подтверждения
истинности необходимо проделать некую
процедуру - экспертизу по проверке подлинности
документа. Саму информацию, содержащуюся
в документе, тоже можно разделить
на две части. Первая часть непосредственно
содержание, вторая вспомогательная информация,
которая дает возможность установить
его аутентичность (подлинность). К ней
относятся реквизиты типа исходящего
номера, подписей
и печатей. В состав информации, как содержательной,
так и о носителе, могут входить и данные
о времени, условиях и месте составления
документа. Необходимо также отметить,
что в случае бумажного документа оригинал
существует в ограниченном, известном
заранее количестве экземпляров. Например,
может быть указано, что договор совершен
в трех экземплярах, имеющих равную силу.
Любой дополнительный экземпляр явится
копией, что в принципе может быть проверено
путем проведения соответствующей экспертизы. В
ряде случаев существенно наличие именно
оригинала документа. Например, продажа
акции, выпущенной в документарной форме,
вовсе
не равносильна продаже копии ее сертификата,
даже заверенной нотариально. Таким образом,
документ выполняет следующие функции: -
фиксация некоторой (содержательной) информации -
фиксация лица, подписавшего документ -
фиксация условий составления документа -
доказательство в судебном разбирательстве -
функция оригинала, обеспечиваемая его
уникальностью. С точки зрения традиционного
документооборота можно выделить две
основные функции бумажного документа:
информационную и доказательственную
(т. е. возможность использовать его в качестве
допустимого доказательства). Главной
причиной, по которой именно бумажные
документы выполняют эти функции, является
то, что именно бумага была на протяжении
многих столетий наиболее распространенным
материальным носителем, используемым
для передачи и хранения информации. В
последние десятилетия ситуация резко
изменилась, объемы передаваемых в электронном
виде данных стремительно растут. Как
отмечалось ранее, системы безбумажного
документооборота получают все более
широкое распространение в самых разных
областях. В связи с этим важное значение
приобретает определение правового статуса
электронного документа - очерчивание
областей, где возможно и допустимо его
применение. Документ - письменный акт
установленной или общепринятой формы,
составленный определенными и компетентными
учреждениями, предприятиями, организациями,
должностными лицами, а также гражданами
для изложения сведений о фактах или удостоверения
фактов, имеющих юридическое значение,
или для подтверждения прав и обязанностей. Требования
к документу, вытекающие из приведенного
определения, можно разделить на три группы.
Первая отражает информационную функцию
документа: документом может быть не любая
информация, зафиксированная на бумажном
носителе, а только сведения определенного
характера (это требование согласуется
с приведенным ранее определением ЭДО).
Вторая (требования к форме) группа это,
по существу, требования, обеспечивающие
доказательственную функцию документа
(реквизитами формы могут служить наличие
печати и подписи определенного лица,
персональные данные о лице, издавшем
документ, а также требования к бумажному
носителю, например, бумага с защитными
знаками
и т. п.). Третья группа (компетентность
источника документа) как бы связывает
первые две, придает юридическую значимость
документу. Документ, изданный некомпетентным
органом, подписанный не уполномоченным
на то лицом либо анонимный, не может служить
подтверждением изложенных в нем сведений
о фактах, удостоверять факты или подтверждать
права и обязанности. Очевидно, легко обеспечить
для данных, записанных в компьютерном
формате, выполнение условий первой и
третьей групп. Некоторые из требований
к форме документа (например, соблюдение
определенной последовательности изложения
содержания и расположения текста) тоже
могут быть соблюдены. Другие требования
второй группы (наличие печати организации,
собственноручной подписи лица, специальный
тип бумаги) принципиально неприемлемы
для электронных документов вследствие
специфической природы компьютерных носителей
информации. Именно физические характеристики
электронных документов долгое время
были объектом критики противников безбумажных
систем документооборота.
В частности, в качестве одного из аргументов
приводилось следующее утверждение: -
то, что написано на бумаге, трудно удалить
и оно остается навечно - данные же на компьютерных
носителях могут быть легко уничтожены,
они недолговечны. Но, во-первых, сохранность
бумажных документов в значительной мере
зависит от качества бумаги и для их длительного
хранения необходимо применение специальных
мер, а во-вторых, современные носители
компьютерных данных позволяют хранить
информацию достаточно долго и при осуществлении
соответствующих мер безопасности (в том
числе и периодическое копирование)
их надежность не ниже, чем у традиционных.
Кроме того, когда речь идет
о деловой информации, обычно существуют
определенные сроки хранения такой информации,
исчисляемые годами или десятилетиями,
а в течение указанных сроков возможна
сохранность даже магнитных носителей,
не говоря уже о дисках CD-ROM. Еще один аргумент,
приводимый в пользу бумажного документа,
заключается в том, что он осязаем (т. е.
любой может физически проверить наличие
документа), каждый грамотный человек
может прочитать такой документ. То, что
электронный документ не может быть не
посредственно воспринят человеком, не
является непреодолимой сложностью. Теоретически,
конечно, можно предположить, что создана
система ЭДО, в которой один участник вносит
в документ Manchester, а другой получает на
экране монитора или при распечатке Live
rpool. Однако данная проблема легко решается,
если предположить, что существует согласованная
участниками или определенная нормативным
актом уполномоченного органа процедура
изготовления по электронному оригиналу
традиционной (бумажной) копии документа.
(Более подробно об этом
мы поговорим, когда будем рассматривать
процедуры разрешения конфликтов, связанных
с использованием ЭДО.) [2.] И, наконец, пожалуй, самый
существенный аргумент. Бумажный документ
почти невозможно изменить, в электронный
же документ легко внести поправки,
и очень трудно потом доказать факт их
внесения. Можно, конечно, отметить, что
подделка традиционных документов имеет,
наверное, не меньшую историю, чем история
письменности, но это не снимает проблемы
идентификации электронных документов. Решить
приемлемым образом данную задачу удалось
только во второй половине 1970-х годов,
когда американские математики У. Диффи
и М. Э. Хеллмэн предложили использовать
цифровую подпись для подтверждения подлинности
электронных сообщений. С учетом изложенного
электронный документ можно определить
как набор данных, записанных в компьютерочитаемом
виде, для которых выполнено следующее
условие: существует признанная участниками
ЭДО или утвержденная компетентным органом
процедура, позволяющая однозначно преобразовать
эти данные в документ традиционного режима.
Признание указанной процедуры должно
быть подтверждено участниками системы
ЭДО посредством традиционного (письменного)
документа, либо такая процедура должна
быть санкционирована уполномоченным
государственным органом. Необходимость
традиционного документа или акта уполномоченного
органа для признания процедуры преобразования
объясняется тем, что в противном случае
возможен порочный логический круг, когда
вопросы признания
или непризнания юридической силы электронного
документа будут решаться
на основании другого электронного документа,
силу которого тоже можно оспорить.
2. Системы электронного
документооборота Рассмотрим такие программные
системы автоматизации делопроизводства
как: 1. Программа
Docs Open Предназначена для организации,
которая занимается интенсивным созданием
документов и их редактированием. Работает
на базе сервер-клиент.
В качестве базы используется база Oracle
или SQL Server. Схемы хранения документов
в Docs Open основаны на сетевой файловой системе
и иерархической системе управления хранением
файлов. Документы хранятся в файлах, которые
размещаются на файловом сервере. Документы
редактируются по месту хранения. Классификация
документов строится на основе атрибутов,
хранящихся в базе данных, и полнотекстовых
индексах документов. Это открытая платформа.
К ней поставляется средство разработки
для создания специальных предложений
и интеграции с другими системами. Наиболее
сильной стороной Docs Open является возможность
ведения распределенных и удаленных архивов
информации. Dosc Open обладает развитыми
средствами защиты документов. Система
может определять права доступа к карточке
документа и к самому документу. Недостатками
системы являются чувствительность индексации
и четкого поиска
к ошибкам при вводе, распознавании текста
и при формировании поискового запроса. 2. Documentum Система
управления документами, знаниями и бизнес-процессами
для крупных предприятий и организаций
и прикладные решения для создания распределенных
архивов, управления проектами, корпоративного
делопроизводства в распределенном режиме,
динамического управления содержимым
корпоративных интернет-сайтов. Обеспечивает
открытую, масштабируемую и надежную платформу
для построения и развертывания решений
по автоматизации различных прикладных
задач. В стандартном варианте Documentum включает
desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer,
и Web-клиент на основе браузера. Версия
Documentum решая традиционные задачи управления
документами и знаниями, включает в себя
целый ряд новшеств, который позволяет
рассматривать ее как фундаментальное
решение для создания систем управления
Web-контентом.
Эта технология позволяет, создав один
раз информацию, поместить
ее в центральное хранилище с открытым
доступом, а затем оптимальным для конкретных
пользователей образом компоновать и
предоставлять содержимое хранилища. Возможность
функционирования в различном аппаратном
и программном окружении - поддержка различных
операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris,
HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase). 3. StaffWare Представляет
собой технологию организации электронного
документооборота и автоматизации процедур
на основе инструментальной среды StaffWare,
работающей по технологии «клиент-сервер». Особенностями
являются: - поддержка коллективной работы
с множеством заданий большого числа исполнителей -
динамическое управление и контроль исполнения
работ - интегрируемость с разными приложениями
под Windows и Unix - использование различных
платформ. StaffWare позволяет простым способом
маршрутизировать документопоток и контролировать
исполнение документов по времени и дате
исполнения. StaffWare способна интегрироваться
с другими продуктами, поддерживающими
автоматизированный ввод входящих документов,
ведение архива документов, криптографическую
защиту информации и т.п. В StaffWare встроен
удобный графический построитель процедур,
наглядно отражающий маршрут прохождения
документов и алгоритм их обработки. Отдельный
документ может быть родителем одних документов
и потомком других. Отношения между документами,
с одной стороны, их связь с процедурами
и внутреннее описание каждого документа
с другой стороны, однозначно идентифицируют
его в общем, потоке документов. Этот идентификатор
может использоваться для организации
архива документов с целью быстрого поиска. 4. Lan Docs Lan
Docs - разработанная специалистами ЛАНИТ
линия масштабируемых продуктов. Предназначена
для комплексной автоматизации делопроизводства,
создание корпоративных архивов электронных
документов и управления деловыми процессами.
Система Lan Docs позволяет унифицировать
процедуры документирования и работы
с документами, внедрить современные методы
организации делопроизводственной деятельности,
создать корпоративный архив электронных
документов. Lan Docs реализует учет различных
типов документов, их рассылку исполнителям,
контроль движения и исполнения документов,
управление хранением электронных документов,
интеграцию с офисными приложениями, разграничение
доступа пользователей к документной
информации Система может строиться в
любой из трех архитектур: - в двухзвенной
архитектуре «клиент-сервер» на базе основных
промышленных СУБД - в трехзвенной архитектуре
со специализированным WEB-сервером приложений,
обеспечивающим возможность удаленного
доступа к данным системы через сеть Internet;
на базе стандартного клиента электронной
почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes). 5. Босс- Референт Корпоративная
система, поддерживает управление бизнес
процессы, российские стандарт делопроизводства,
организацию управления, контроль исполнительной
дисциплины, отслеживание договоров с
внешними клиентами. Предназначена для
работы всех сотрудников организации.
Обладает функциональностью для реализации
делопроизводства. Основана на базе клиент
сервер. В качестве база данных использует
свою базу назначения Nike,
но возможно использование SQL Server. 6. Lotus Notes Система
Lotus Notes представляет собой платформу типа
клиент-сервер служащая для разработки
и размещения прикладных программ группового
обеспечения. Она позволяет пользователям
получать, отслеживать, совместно использовать
и создавать информацию, предназначенную
для документов.
Эта информация может поступать в различных
форматах, таких как тексты, изображения,
видео и звук, и от различных источников:
компьютерные прикладные системы, оперативные
системы, сканеры или факс-аппараты. Основные
системы Lotus Notes являются: - Единый, постоянный
пользовательский интерфейс для обращения
ко всем другим пользователям, сетевым
ресурсам и информации - Гибкость при обработке
сложных документов, содержащих данные
различного рода от таких источников,
как компьютерные приложения, сканированные
изображения и структурированные реляционные
системы - Среда быстрой разработки прикладных
программ для рабочих групп - Развитая
система защиты доступом к информации
на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного
документа - Применение тиражирования
для предоставления всем пользователям
доступа к свежей информации, располагающейся
в любом подразделении предприятия, в
его филиалах, у удаленных пользователей,
а также у заказчиков
и поставщиков - Открытость, заключающаяся
в поддержке множества сетевых
и компьютерных операционных систем, компьютерных
приложений, внешних источников данных,
систем передачи сообщений и прикладных
программных интерфейсов API - Масштабируемость
- возможность поддерживать организации
любого размера, от рабочей группы из двух
пользователей до корпоративной сети
с десятками тысяч пользователей - Полная
интеграция набора разнообразных элементов
клиентских
и серверных программных модулей (среда
пользователя, распределенная обработка
документов, передача сообщений, защита
и среда разработки), необходимая для создания
технологии бизнес процесса заказчика
на множестве платформ. Рабочее пространство
системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных
экранных окон, в которых размещены пиктограммы,
представляющие документные базы данных
системы Notes. 7. Евфрат-Документооборот Евфрат
– для малых и средних организаций (от
5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать
эффективную работу с корпоративными
документами, как отдельных сотрудников,
так и организации в целом, наладить на
современном уровне делопроизводственный
процесс компании, организовать электронный
архив документов различных типов. Евфрат
- это решение для автоматизации делопроизводства,
создания
и ведения электронного архива документов
самых различных типов: - тексты - электронные
таблицы - графические изображения - аудио -
видео Система позволяет вносить документы
в архив, снабжать их необходимыми реквизитами,
систематизировать их, размещая в системе
иерархических папок,
и находить, используя разнообразные средства
поиска документов. Найденный документ
можно просматривать во встроенном режиме
просмотра с сохранение первозданного
вида документов, без вызова внешних программ. Дополнительные
возможности: - Показ папок и картотек в
виде таблицы значений реквизитов,
с возможностью масштабирования ячеек
и экспорта в Excel. Возможность фильтрации
таблицы по реквизитам - Печать или запись
в файл отчетов по документам в папке или
при разметке по картотеке - Совместная
работа с другими приложениями - MS Office,
Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop
и т.д. Новый подход к созданию документов: -
Новый единый Диалог создания и корректировки
документов из различных источников - Предварительный
просмотр файлов перед внесением в систему -
Мастер создания документов, который сам
предлагает пользователю варианты создания
новых документов в системе - Слежение
за директориями. Евфрат автоматически
отслеживает все изменения, происходящие
с документами в указанных директориях
на локальных и сетевых дисках - Загрузка
Интернет документов с показом WWW-сервера
в виде дерева. Новый вид документов, создаваемых
на основе формы. Формы могут использоваться
для быстрого создания и заполнения бланков,
анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля
формы являются названиями реквизитов,
и заполнение значений реквизитов эквивалентно
заполнению полей формы. Евфрат также позволяет
производить архивирование документов,
зарегистрированных в базе системы. На
основании проведенного сравнительного
анализа СЭД я выбрал СЭД «Евфрат-Документооборот». Выбор
данного программного продукта обусловлен
несколькими факторами. Технология фирмы
ЗАО «Интеллектуальные технологии» (Cognitive
Technologies), отличается, прежде всего, тем,
что это – отечественная разработка. Она
в гораздо более полной мере отвечает
требованиям автоматизации ДОУ
в России, включая ориентацию на использование
русского языка во всех технологических
модулях. Компания Cognitive Technologies обеспечивает
внедрение программных продуктов «под
ключ», включая возможную доработку под
конкретные задачи Заказчика. Обеспечивается
горячая линия технической поддержки
с возможным выездом к Заказчику. Функции
и основные особенности электронного
архива «Евфрат» - сочетает в себе надежность
и скорость традиционной базы данных
с простотой и гибкостью офисного программного
обеспечения - является универсальной
и доступной для пользователя системой,
использующей весьма эффективные методы
регистрации, классификации и поиска произвольных
объектов - ориентированна на российском
документообороте - может функционировать
как в локальном (персональном) варианте,
так и в режиме клиент-сервер, с возможностью
доступа по сети - имеет дружественный
интерфейс пользователя: рабочий стол,
пиктограммы документов, иерархические
папки, регистрационные картотеки, панели
быстрого доступа - полностью русифицирован
и имеет подробную встроенную контекстную
помощь и документацию - возможность автоматического
контроля исполнения документов - отслеживание
изменений местоположения файлов без
ручного вмешательства. [7.]
3. Проблемы организации
электронного документооборота. Далее приведены основные проблемы
и задачи, возникающие в большинстве случаев
при внедрении автоматизированных систем
управления предприятием
и рекомендации по их решению. Отсутствие
постановки задачи менеджмента на предприятии. Наверное,
этот пункт является наиболее значимым
и сложным. Он является более глобальным
и включает в себя не только методологии
управления, но также философские и психологические
аспекты. Дело в том, что большинство руководителей
управляют своим предприятием, только
исходя из своего опыта, своей интуиции,
своего видения и весьма неструктурированных
данных
о его состоянии и динамике. Как правило,
если руководителя попросить описать
в каком-либо виде описать структуру деятельности
своего предприятия или набор положений,
исходя из которых он принимает управленческие
решения, дело достаточно быстро заходит
в тупик. Грамотная постановка задач менеджмента
является важнейшим фактором, влияющим,
как и на успех деятельности предприятия
в целом, так и на успех проекта автоматизации.
Например, совершенно бесполезно заниматься
внедрением автоматизированной системы
бюджетирования, если само бюджетирование
не поставлено на предприятии должным
образом, как определенный последовательный
процесс. К сожалению, на настоящий момент
в России до конца не сложился национальный
подход к менеджменту, и в данный момент
российское управление представляет собой
гремучую смесь из теории западного менеджмента
(которая во многом не является адекватной
существующей ситуации) и советско-российского
опыта, который, хотя и во многом гармонирует
с общими жизненными принципами, но уже
не отвечает жестким требованиям рыночной
конкуренции. Поэтому, первое, что необходимо
сделать для того, чтобы проект внедрения
автоматизированной системы управления
предприятием оказался удачным максимально
формализовать все те контуры управления,
которые собственно, планируется автоматизировать.
В большинстве случаев, для осуществления
этого не обойтись без привлечения профессиональных
консультантов, но по опыту, затраты на
консультантов просто не сопоставимы
с убытками от проваленного проекта автоматизации. Необходимость
в частичной реорганизация структуры
и деятельности предприятия при внедрении
автоматизированной системы управления
предприятием. Прежде чем приступать к
внедрению автоматизированной системы
управления на предприятии обычно необходимо
произвести частичную реорганизацию его
структуры и технологий ведения бизнеса.
Поэтому, одним из важнейших этапов проекта
внедрения, является полное и достоверное
обследование предприятия во всех аспектах
его деятельности. На основе заключения,
полученного в результате обследования,
строится вся дальнейшая схема построения
корпоративной информационной системы.
Несомненно, можно автоматизировать все,
про принципу «как есть», однако, этого
не следует делать по ряду причин.
Дело в том, что в результате обследования
обычно фиксируется большое количество
мест возникновения необоснованных дополнительных
затрат, а также противоречий в организационной
структуре, устранение которых позволило
бы уменьшить производственные и логистические
издержки, а также существенно сократить
время исполнения различных этапов основных
бизнес процессов. Под термином реорганизация
я даже не имею в виду реинжиниринг
в его классическом западном понимании,
с полной перестройкой всей внутрихозяйственной
и коммерческой деятельности. Реорганизация
может быть проведена в ряде локальных
точек, где она объективно необходима,
что не повлечет за собой ощутимый спад
активности текущей коммерческой деятельности. [3.] Необходимость в изменении
технологии работы с информацией,
и принципов ведения бизнеса. Эффективно
построенная информационная система не
может не внести изменений в существующую
технологию планирования бюджетирования
и контроля, а также управления бизнес-процессами. Во-первых,
одними из самых важных для руководителя
особенностей корпоративной информационной
системы, являются модули управленческого
учета и финансового контроллинга. Теперь
каждое функциональное подразделение
может быть определено как центр финансового
учета, с соответствующим уровнем финансовой
ответственности его руководителя. Это
в свою очередь повышает ответственность
каждого из таких руководителей, и предоставляет
в руки высших менеджеров эффективный
инструментарий для чёткого контроля
исполнения отдельных планов и бюджетов. При
наличии автоматизированной системы управления
предприятием, руководитель способен
получать актуальную и достоверную информацию
обо всех срезах деятельности компании,
без временных задержек и излишних передаточных
звеньев. Кроме того, информация подаётся
руководителю в удобном виде «с листа»
при отсутствии человеческих факторов,
которые могут предвзято или субъективно
трактовать информацию при передаче. Однако
справедливо было бы заметить,
что некоторые руководители не привыкли
принимать управленческие решения
по информации в чистом виде, если к ней
не приложено мнение человека, который
ее доставил. Такой подход в принципе имеет
право на жизнь и при наличии автоматизированной
системы управления предприятием, однако
часто
он негативно отражается на объективности
менеджмента. Внедрение автоматизированной
системы управления предприятием вносит
существенные изменения в управление
бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий
в информационном поле течение или завершение
того или иного сквозного бизнес-процесса,
в интегрированной системе создается
автоматически, на основании первичного
документа, открывшего процесс. Сотрудники,
ответственные за этот бизнес-процесс
лишь контролируют и, при необходимости,
вносят изменения в позиции построенных
системой документов. Например, заказчик
разместил заказ на продукцию, который
должен быть исполнен
к определенному числу месяца. Заказ вводится
в систему, на основании его системой автоматически
создается счет (на основе существующих
алгоритмов ценообразования), счет пересылается
заказчику, а заказ направляется
в производственный модуль, где происходит
разузлование заказанного вида продукции
на отдельные комплектующие. На основе
списка комплектующих
в модуле закупок системой создаются заказы
на их закупку, а производственный модуль
соответствующим образом оптимизирует
производственную программу, чтобы заказ
был исполнен точно к сроку. Естественно,
в реальной жизни возможны различные варианты
неустранимых срывов поставок комплектующих,
поломки оборудования и т.д., поэтому каждый
этап выполнения заказа должен строго
контролироваться ответственным за него
кругом сотрудников, которые, в случае
необходимости, должны создать управленческое
воздействие на систему, чтобы избежать
нежелательных последствий или уменьшить
их. Не стоит полагать, что работать при
наличии автоматизированной системы управления
предприятием станет проще. Наоборот,
существенное сокращение бумажной волокиты
ускоряет процесс и повышает качество
обработки заказов, поднимает конкурентоспособность
и рентабельность предприятия в целом,
а все это требует большей собранности,
компетенции и ответственности исполнителей.
Возможно, что существующая производственная
база не будет справляться
с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно
будет вносить организационные
и технологические реформы, которые впоследствии
положительно скажутся
на процветании предприятия. Сопротивление
сотрудников предприятия При внедрении
автоматизированных систем управления
предприятием
в большинстве случаев возникает активное
сопротивление сотрудников на местах,
которое является серьезным препятствием
для консультантов и вполне способно сорвать
или существенно затянуть проект внедрения.
Это вызвано несколькими человеческими
факторами: обыкновенным страхом перед
нововведениями, консерватизмом (например,
кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной
картотекой, обычно психологически тяжело
пересаживаться за компьютер), опасение
потерять работу или утратить свою незаменимость,
боязнь существенно увеличивающейся ответственности
за свои действия. Руководители предприятия,
принявшие решение автоматизировать свой
бизнес, в таких случаях должны всячески
содействовать ответственной группе специалистов,
проводящей внедрение автоматизированной
системы управления предприятием, вести
разъяснительную работу с кадрами, и, кроме
того: - Создать у сотрудников всех уровней
твёрдое ощущение неизбежности внедрения -
Наделить руководителя проекта внедрения
достаточными полномочиями, поскольку
сопротивление иногда (часто подсознательно,
или в результате неоправданных амбиций)
возникает даже на уровне топ-менеджеров -
Всегда подкреплять все организационные
решения по вопросам внедрения изданием
соответствующих приказов и письменных
распоряжений. Временное увеличение нагрузки
на сотрудников при внедрении системы
управления предприятием. На некоторых
этапах проекта внедрения временно возрастает
нагрузка на сотрудников предприятия.
Это связано с тем, что помимо выполнения
обычных рабочих обязанностей, сотрудникам
необходимо осваивать новые знания и технологии.
Во время проведения опытной эксплуатации
и при переходе к промышленной эксплуатации
системы в течение некоторого времени
приходится вести дела, как и в новой системе,
так и продолжать ведение их традиционными
способами (поддерживать бумажный документооборот
и существовавшие ранее системы). В связи
с этим, отдельные этапы проекта внедрения
системы могут затягиваться под предлогом
того, что у сотрудников
и так хватает срочной работы по прямому
назначению, а освоение системы является
второстепенным и отвлекающим занятием.
В таких случаях руководителю предприятия,
помимо ведения разъяснительной работы
с уклоняющимися
от освоения новых технологий сотрудниками
необходимо: - Повысить уровень мотивации
сотрудников к освоению системы в форме
поощрений и благодарностей - Принять организационные
меры к сокращению срока параллельного
ведения дел. Формирование квалифицированной
группы внедрения и сопровождения системы,
руководителя группы. Внедрение большинства
крупных систем автоматизации управления
предприятием производится по следующей
технологии: на предприятии формируется
небольшая (3-6 человек) рабочая группа,
которая проходит максимально полное
обучение работе с системой, затем на эту
группу ложится значительная часть работы
по внедрению системы и дальнейшему
ее сопровождению. Применение подобной
технологии вызвано двумя факторами: во-первых,
тем, что предприятие обычно заинтересовано
в том, чтобы у него под рукой были специалисты,
которые могут оперативно решать большинство
рабочих вопросов при настройке и эксплуатации
системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников
и их использование, всегда существенно
дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование
сильной рабочей группы является залогом
успешной реализации проекта внедрения.
Особенно важным вопросом является выбор
руководителя такой группы и администратора
системы. Руководитель, помимо знаний
базовых компьютерных технологий, должен
обладать глубокими знаниями в области
ведения бизнеса и управления. В практике
крупных западных компаний такой человек
занимает должность CIO (Chief Information Officer)
которая обычно является второй и в иерархии
руководства компании. В отечественной
практике, при внедрении систем такую
роль, как правило, играет начальник отдела
АСУ или ему аналогичного. Основными правилами
организации рабочей группы являются
следующие принципы: - Специалистов рабочей
группы необходимо назначать с учетом
следующих требований: знание современных
компьютерных технологий (и желание осваивать
их в дальнейшем), коммуникабельность,
ответственность, дисциплинированность -
С особой ответственностью следует подходить
к выбору и назначению администратора
системы, так как ему будет доступна практически
вся корпоративная информация - Возможное
увольнение специалистов из группы внедрения
в процессе проекта может крайне негативно
отразиться на его результатах. Поэтому
членов группы следует выбирать из преданных
и надежных сотрудников и выработать систему
поддержки этой преданности в течение
всего проекта - После определения сотрудников,
входящих в группу внедрения, руководитель
проекта должен четко расписать круг решаемых
каждым из них задач, формы планов и отчетов,
а также длину отчетного периода. В наилучшем
случае, отчетным периодом должен быть
один день. [6.]