Удосконалення організації процесу управління персоналом на підприємстві, зорієнтованому на зовнішньоекономічну діяльність

2. Планування персоналу, система професійного відбору та адаптації людських ресурсів на підприємстві

Одним із початкових елементів в системі управління персоналом є забезпечення процесу планування кадрового потенціалу підприємства. Для підприємства ВАТ „Центролит” завжди важливо мати в потрібний час, в потрібному місці, у певній кількості та з відповідною кваліфікацією такий персонал, який необхідний для вирішення виробничих завдань, досягнення мети діяльності. Кадрове планування повинно створювати умови для мотивації більш високої продуктивності праці та задоволення роботою. Людей приваблюють насамперед ті місця, де створені умови для розвитку їх здібностей і гарантований високий та стабільний заробіток. Слід пам’ятати, що кадрове планування ефективне тоді, коли воно інтегроване в загальний процес планування в організації.

В той же час, ефективне планування персоналу підприємства позитивно впливає на результати діяльності організації завдяки:

• оптимізації використання персоналу. Детальне планування дозволяє виявити та продуктивно застосувати потенціал працівників шляхом розширення посадових обов’язків, переміщення співробітників на інші робочі місця;
• удосконаленню процесу найму на роботу. Планування є джерелом інформації про потреби підприємства в персоналі, що дає можливість забезпечити пошук та відбір кандидатів на планомірній основі, знизити витрати та уникнути кризових ситуацій, пов’язаних з нестачею робочої сили;
• організації професійного навчання. План по персоналу є основою для планування та проведення професійного навчання в організації. Досконала розробка цього плану дозволяє забезпечити необхідну кваліфікацію працівників, що сприятиме росту продуктивності праці, а відповідно і обсягу виробництва;
• скороченню загальних витрат на робочу силу за рахунок поміркованої, послідовної і активної політики на ринку праці. Знання власних потреб в персоналі на довгу перспективу дає можливість підприємству ефективно протистояти своїм конкурентам та взаємодіяти з контрагентами на ринку праці і мативигоду від зміни ситуації [43,с.136].

Процесом планування на підприємстві ВАТ „Центролит” займається відділ організації праці та заробітної плати, хоча це завдання не входить до складу функцій, що покладені на працівників даного відділу. Проте у зв’язку з неможливістю виконання цієї роботи працівниками відділу кадрів ( нестача вільного часу та низька компетентність співробітників) ця функція була керівництвом підприємства делегована відділу організації праці та заробітної плати. Процес планування персоналу на підприємстві ВАТ „Центролит” охоплює три етапи:

1. Оцінка наявних ресурсів („кадровий аудит”, який передбачає перевірку відповідності персоналу організації її меті та цінностям).
2. Розрахунок потреби в різних категоріях працюючих на певний час. Так, вихідними даними для визначення необхідної кількості робітників, їх професійного та кваліфікаційного складу є: виробнича програма; норми виробітку; заплановане зростання продуктивності праці; структура робіт.
3. Вироблення програми забезпечення потреби в персоналі.

Проте процесу планування передує аналіз і проектування робочих місць,

що дозволяє працівникам відділу організації праці та заробітної плати

визначити:

• час, необхідний для виконання основних виробничих операцій;
• операції, які необхідно включити до виробничого процесу;
• організацію робочого місця, яке дозволить підвищити продуктивність праці;
• використання інформації, отриманої в результаті аналізу робочого місця, для розроблення програми управління персоналом [44,с.271].

Інформація про робочі місця є релевантною, оскільки ці місця є вакантними і потребують заповнення новими працівниками.

В цілому, формування кількісного та якісного складу персоналу

здійснюється за допомогою набору та відбору працівників і є невід’ємною функцією співробітників відділу кадрів ВАТ „Центролит”. Прийом працівників починається з детального визначення того, хто потрібний підприємству. Традиційно в основі цього процесу лежить підготовка посадової інструкції, тобто документу, що описує основні функції співробітника, який займає дане робоче місце. Як правило, посадова інструкція розробляється відділом кадрів разом з начальником відповідного відділу, де знаходяться вакантні місця: спеціалісти відділу кадрів здійснюють організацію процесу складання посадової інструкції, лінійний керівник- складає перелік вимог до конкретного робочого місця.

Проте, на підприємстві ВАТ „Центролит” усі функції стосовно складання посадових інструкцій повністю делеговані начальникам відділів, у яких існують

вакантні місця. Приклад посадової інструкції співробітника відділу маркетингу та договорів представлений в додатку Д.

Після того як були розроблені всі вимоги до кандидата ( у формі посадової інструкції), відділ кадрів ВАТ „Центролит” безпосередньо приступає до реалізації наступного етапу-залучення кандидатів, головна задача якого- створення доволі прийнятного списку кваліфікованих кандидатів з метою подальшого відбору їх для заняття вакантних місць. Головними обмеженнями на цьому етапі, на які працівники відділу кадрів звертають увагу, є бюджет, який підприємство може витратити на розміщення рекламних оголошень (оскільки ВАТ „Центролит” працює неприбутково, а, навіть, зі значним збитком, то підприємство не може собі дозволити доволі багатий бюджет для залучення кандидатів на вакантні посади), та людські ресурси, якими володіє товариство для подальшого відбору кандидатів.

Для залучення кандидатів підприємство ВАТ „Центролит” може використовувати цілий ряд методів, кожен з яких має свої переваги та недоліки. В свою чергу, відкрите акціонерне товариство спочатку всі свої зусилля направляє на пошук кандидатів для заміщення вакантних робочих місць у „власному будинку”, а вже потім виходить на ринок праці. Найбільш розповсюдженим методом внутрішнього пошуку майбутніх працівників є оголошення про вакантні робочі місця на спеціально надрукованих інформаційних листках, що розміщуються біля центрального входу на територію заводу, тобто кожен працівник підприємства має змогу ознайомитися з інформацією стосовно вільних робочих місць на заводі. Розміщена в оголошенні інформація є доволі обмеженою і не містить глибокого інформаційного характеру, тобто в даному оголошенні працівник підприємства не має змоги ознайомитися з обов’язками та навиками, якими він повинен володіти для заняття вакантного місця, тому що оголошення лише обмежене переліком професій, які є вільними у даний час на заводі. Тому виникає непересічне завдання для працівників відділу кадрів стосовно оптимізації оголошень, що розміщуються. Пошук всередині організації, як правило, не потребує значних фінансових витрат, сприяє закріпленню авторитета керівництва в очах співробітників. В той же час, внутрішній пошук часто зустрічається з небажанням начальників відділів чи цехів підприємства віддавати своїх підлеглих для заняття ними вакантних робочих місць у інших підрозділах чи цехах, вони намагаються „сховати” найкращих підлеглих та зберегти їх „для себе”. Крім того, в результаті пошуку кандидатів всередині підприємства працівники відділу кадрів нерідко зустрічаються з проблемою обмеженого вибору працівників для заміщення вільних місць.

Також доволі розповсюдженим методом залучення кандидатів на підприємстві є метод підбору майбутніх працівників за допомогою співробітників товариства. Цей метод є оптимальним з точки зору низьких витрат на залучення необхідної робочої сили. Проте підбір персоналу за допомогою співробітників організації сприяв поширенню та розвитку на підприємстві такої кадрової проблеми як прийом на роботу „по блату”. Ця проблема знайшла, своє вираження та призвела до розвитку „сімейності” та „кумівства” в товаристві- явищ, котрі не сприяють розвитку організацій в жодному суспільстві. Саме ця проблема істотно й позначається на сучасному розвитку підприємства, коли у керма ВАТ „Центролит”, в основному, стоять керівники та спеціалісти, які молообізнані в питаннях металургійної сфери діяльності, а своїми некомпетентними та необдуманими рішеннями ведуть товариство в прірву.

Також ВАТ „Центролит” використовує й зовнішнє джерело залучення кандидатів, а саме- розміщення оголошень в засобах масової інформації, зокрема на радіо „Хіт-БМ”. Основною перевагою цього методу є широке охоплення населення, яке може ознайомитися з рекламним оголошенням. Даний метод широко використовується для залучення кандидатів масових (робітничих ) професій. Проте розміщене ВАТ „Центролит” оголошення на радіо є доволі бідним та не містить у собі релевантної інформації, оскільки лише обмежується переліком вільних робочих місць та питаннями заробітної плати. Також недоліком цього методу, особливо для відкритого акціонерного товариства, є його дороговизна.

Також підприємство для заміщення вакантних місць звертається й до служби зайнятості, що дає можливість провести сфокусований пошук кандидатів при незначних витратах. Проте даний метод доволі рідко забезпечує широке охоплення потенційних кандидатів, оскільки в служби зайнятості звертаються, в основному, окремі категорії населення- перш за все, безробітні, жінки, що повертаються з декретної відпустки тощо.

Отже, з впевненістю, можна говорити про те, що не існує жодного оптимального методу залучення потенційних кандидатів, тому відділ кадрів повинен володіти всіма методами залучення персоналу на вакантні місця та розвивати й широко застосовувати й інші можливі методи. Більшість спеціалістів мають спільну думку стосовно того, що для успішної організації пошуку кандидатів необхідно володіти двома основними правилами:

1. завжди здійснювати пошук кандидатів всередині організації;
2. використовувати по крайній мірі два метода залучення кандидатів зі сторони.

Підбір кандидатів є основою для наступного етапу- відбору майбутніх працівників підприємства. Зміст цього етапу багато в чому залежить від традицій, культури організації, а також характеру посади, на яку приймається кандидат, проте в загальному вигляді етап відбору може бути представлений наступною схемою:

Рис. 2.1. Схема процесу відбору кандидатів на заміщення вакантних місць на

підприємстві

На етапі первинного відбору працівники відділу кадрів аналізують список кандидатів з точки зору їх відповідності вимогам товариства до майбутнього співробітника. Основна мета первинного відбору полягає у відсіюванні кандидатів, які не володіють мінімальним набором характеристик, котрі необхідні для заняття вакантного робочого місця. Найбільш розповсюдженим методом первинного відбору кандидатів, який широко використовують працівники відділу кадрів підприємства є аналіз анкетних даних, резюме потенційного кандидата. Даний метод є простим, дешевим та доволі ефективним засобом первинного відбору. В той же час цей метод є приблизним в оцінці потенціалу кандидата, оскільки орієнтований, в основному, на факти з минулого, а не на сьогоднішній стан потенційного кандидата та його можливості до професійного розвитку. Як правило, стадія первинного відбору закінчується формуванням кінцевого списку кандидатів, які найбільше відповідають вимогам підприємства. Решті кандидатам оголошується рішення стосовно того, що їх кандидатури не підходять вимогам товариства.

Далі, на наступному етапі, начальник відділу кадрів ВАТ „Центролит” проводить індивідуальну співбесіду з відібраними, в результаті первинного відбору, кандидатами. Мета даної співбесіди полягає в оцінці ступеня відповідності кандидата портрету ідеального співробітника підприємства, його можливостей виконувати вимоги посадової інструкції, потенціалу професійного росту і розвитку, можливості адаптуватися в організації і т.д. Під час співбесіди начальник відділу кадрів надає потенційному працівнику інформацію стосовно підприємства ВАТ „Центролит”, щоб зацікавити кандидата, та в свою чергу, уникнути прийому на роботу тих працівників, чиї сподівання зовсім розходяться з можливостями товариства. Результати співбесіди завжди фіксуються начальником відділу кадрів документально у вигляді спеціальних форм оцінки кандидатів (додаток Е). Результати співбесіди містять оцінку кандидата та пропозицію стосовно продовження чи припинення роботи з ним. Висновок стосовно результатів співбесіди начальник відділу

кадрів передає керівнику відповідного підрозділу чи начальнику цеху, які і приймають подальші рішення щодо даного кандидата.

На жаль, на підприємстві ВАТ „Центролит” не практикується етап, коли з метою кращої оцінки професійних і особистих якостей кандидата, працівники відділу кадрів звертаються за інформацією до людей та організацій, котрі знають потенційного працівника по роботі.

Якщо керівник відповідного підрозділу чи начальник цеху задоволений результатами співбесіди, що була проведена начальником відділу кадрів, він назначає зустріч з кандидатом. Дане інтерв’ю дозволить оцінити професійні якості кандидата, його можливості виконувати виробничі функції. Крім цього, начальник відділу чи цеху, надає кандидату детальну інформацію про діяльність свого відділу, вакантну посаду, функції, які доведеться виконувати кандидату у випадку прийому його на роботу.

Якщо кандидат пройшов усі ці етапи та задовольнив усім вимогам, що пред’являлися лінійними керівниками, то з ним оформляється трудовий договір, що підтверджується наказом про прийняття на роботу. Процес прийому керівників, спеціалістів та робітників на роботу до відкритого акціонерного товариства „Центролит” представлений відповідно на. рис. Ж.1 (додатокЖ) та рис. 3.1 (додаток 3).

Таким чином, найважливішим завданням керівників на наступному етапі є надання допомоги працівникові в успішній інтеграції його в організацію.

Практично інтеграція (або адаптація) починається з процесу одержання працівником інформації про історію підприємства, продукцію, що випускається, надавані послуги, структуру управління, правила внутрішнього розпорядку, пільги для співробітників, про можливості підвищення кваліфікації та кар’єрне зростання тощо. Всі ці відомості надаються працівникові фахівцями відділу кадрів. А ознайомлення з робочим місцем проводиться безпосереднім лінійним керівником. Він представляє нового працівника колегам, знайомить з виробничими функціями, дає можливість поспостерігати за роботою колег. При необхідності, призначають куратора нового працівника на перший робочий день. Важливо допомогти новому