Повышение эффективности коммуникаций в государственных органах павлодарской области

 фамилию исполнителя  и передает документ исполнителю  под роспись. Фамилия исполнителя  по контрольным документам сообщается  сектору контроля Уполномоченного структурного подразделения.

Поступающие в структурные подразделения документы для сведения (законы, указы, постановления, распоряжения, обращения и другие материалы) хранятся у офис-менеджеров (специалистов) в специальных папках в соответствии с номенклатурой дел  и, при необходимости, выдаются работникам с соответствующей отметкой во внутренней описи дела. Реестровый журнал регистрации в структурном подразделении ведет офис-менеджер (специалист), который несет ответственность за полноту и правильность ведения записей в регистрационных карточках, за внесение резолюций (поручений, указаний) руководства, своевременную отправку документов и резолюций руководства.

Исходящие документы готовят специалисты структурных подразделений. Подписанные документы, готовые к отправке, регистрируются и учитываются в Уполномоченном структурном подразделении. Подготовка и визирование внутренних документов происходит в структурном подразделении. Получение внутренней корреспонденции, предназначенной для структурных подразделений, осуществляется ответственными специалистами соответствующих подразделений из специальных ячеек в Уполномоченного структурного подразделения.

К документам с пометкой «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») относятся материалы, содержащие несекретные сведения ограниченного распространения и запрещенные к опубликованию в открытой печати, передаче по радио и телевидению, сетях открытой компьютерной связи типа «Интернет».

Документы с пометкой «ДСП», принимаются, регистрируются и учитываются в Уполномоченном структурном подразделении. При этом к регистрационным номерам добавляется пометка «ДСП», и проставляется номер экземпляра.

При подготовке и оформлении в подразделениях документов, содержащих сведения  ограниченного распространения, на них проставляется пометка «ДСП» и номер экземпляра.

Уполномоченное структурное подразделение осуществляет организационную и аналитическую работу по контролю сроков исполнения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 - Схема прохождения документов в Павлодарском областном акимате

 

Контрольные документы закрепляются за соответствующими структурными подразделениями в соответствии с утвержденными Положениями об этих подразделениях и их функциональными обязанностями или в соответствии с поручениями Руководства.

Руководители структурных подразделений по каждому закрепленному за данным подразделением контрольному документу определяют работника, на которого возлагается контроль исполнения документа.

Контроль сроков исполнения документов осуществляет структурное подразделение и сектор контроля Уполномоченного структурного подразделения.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется по договоренности руководителей структурных подразделений или в том случае, когда к документу имеется резолюция акима области, заместителя акима области с поручением в адрес одного из структурных подразделений. Передача документов на исполнение в другое подразделение возможна только на основании письменного указания начальника Уполномоченного структурного подразделения или его заместителя, путем регистрации в журнале входящей корреспонденции.

Номенклатура дел документов служит для формирования и систематизации исполненных документов, определения сроков хранения, учета дел в структурных подразделениях и в Архиве.

На основе номенклатуры дел структурных подразделений Уполномоченное структурное подразделение составляет номенклатуру дел. Номенклатура дел визируется Уполномоченным структурным подразделением, подписывается курирующим заместителем акима области и после одобрения экспертной комиссии Компании направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного Архива Республики Казахстан, после чего утверждается акимом области.

Формирование дел осуществляется специалистами структурных подразделений, ответственными за ведение текущих архивов этих подразделений, в соответствии с номенклатурой. Содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре. Не допускается включение в дело ненужных черновиков, размноженных копий и т.п.

В дела подшиваются документы по решенным вопросам. Архив принимает, учитывает и хранит все законченные делопроизводством документы и дела как постоянного, так и временного хранения, образующиеся в результате деятельности Павлодарского областного акимата. Прием и сдача документов из структурного подразделения в Архив оформляется актом, подписанным руководителем и специалистом этого подразделения и заведующим Архивом.

Общий документооборот за 2009 год в секторе служебной корреспонденции аппарата акима области составил 22044.

В сектор служебной корреспонденции общего отдела аппарата акима области поступило 13007 документов. Это на 9,8% больше, чем в прошлом году (13007/11847). Из них в системе электронного документооборота зарегистрировано 5683 документа, в 2008 году 5729, что на 46 документов меньше. В 2009 году количество документов от различных организаций сократилось, однако увеличилось число документов, поступающих с вышестоящих органов: Администрации Президента РК, Правительства РК, а также министерств и ведомств.  Из вышестоящих органов в 2009 году поступило документов: Администрация Президента Республики Казахстан (на 4,4% больше) 2009 г.- 230, 2008 г. – 220. Правительство Республики Казахстан (на 24,2% больше) 2009 г. -1134, 2008 г.- 860. Министерства, агентства, комитеты, департаменты, комиссии(на 18,5% больше) 2009 г. – 2592, 2008 г. – 2113.

Исходящая корреспонденция составила 7107. Из них с регистрацией в ЭДО – 1307 документов, на 4,8 % больше (1245 документов – в 2007 году). В вышестоящие органы было отправлено документов: Администрация Президента Республики Казахстан   2009 г. – 174,  2008 г. – 158, Правительство Республики Казахстан 2009 г. – 129, 2008 г. – 133, министерства, агентства, комитеты, департаменты, комиссии 2009 г. – 775, 2008 г. – 777.

Если сравнивать объёмы документооборота, поступившие в аппарат акима области за последние 5 лет,  отмечается рост входящий и исходящей информации на 30%. Так в 2005 году сектор служебной корреспонденции поступило 10 440 документов. Исходящая корреспонденция составила 9349 документов. Если в 2005 году  из вышестоящих органов (Администрация Президента Республики Казахстан, Правительство Республики Казахстан, республиканские исполнительные органы) поступило 1568 документов то в 2009 году рост  составил 252% и вырос до количества 3956 документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1 - Сравнительный анализ входящей, исходящей документации в аппарате акима Павлодарской области

 

	2005	2006	2007	2008	2009
Количество входящих  документов в документообороте организации	8983	10440	9596	11847	13007
Количество исходящих документов в документообороте организации	8527	9349	10056	11372	9349
Итого:	17510	19789	19652	23219	22044

 

Исходя из вышеизложенного, можно сделать заключение, что активность использования коммуникационных каналов для передачи управленческой информации, количественные показатели роста поступающей и обрабатываемой информации предопределяют принятие дополнительных мер для обеспечения продуктивной деятельности государственного аппарата. Решением данного вопроса может стать как кадровое дополнение структуры аппарата, так и внедрение новых информационных, автоматизированных систем обработки управленческой информации.

В ходе прохождения управленческой информации по всем уровням структуры управления возникает проблема высоких рисков преломления исходной информации в следствии неправильного понимания, недостаточной компетентности либо отсутствия должной организации рассмотрения информации ответработниками ответственными за прохождение управленческой информации. Проблемой осуществления эффективных коммуникаций в структуре государственных органов можно назвать также недостаточную обработку, кодировку и адаптацию вышестоящими структурами управленческой информации для полноценной её реализации на местном уровне которые возникают вследствие оторванности, незнания и отсутствия видения центральных и областных государственных органов реалий реализации того или иного поручения. Как следствие  - отсутствие спускаемых методик, детальных инструкций реализации поручений вышестоящих органов. Результатом таких недоработок ключевых звеньев передачи управленческой информации становится то, что местные госорганы на свой страх и риск действуют исходя из своего понимания и компетенции, что в большинстве случаев бывает недостаточным.

 

 

 

 

2.2 Коммуникационные процессы взаимодействия государственных органов и населения

 

Информационный вакуум может служить симптомом не владения обстановкой местными региональными руководителями и может иметь необратимый негативный эффект для социально-политической обстановки в регионе. Поступление информации от населения осуществляется разными формами, процедура которых регламентирована и осуществляется в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

К основным коммуникационным процессам взаимодействия органов управления и населения можно отнести:

- взаимодействие в ходе предоставления государственных услуг населению;

- работа с обращениями граждан письменными и устными, проведение приёмов юридических и физических лиц;

- проведение отчётных встреч перед населением и депутатами маслихатов по итогам года акимов всех уровней;

- информирование населения о проводимой работе через средства массовой информации

1. Взаимодействие в ходе предоставления  государственных услуг населению.

Взаимодействие представителей государственных органов  в ходе предоставления государственных услуг населению осуществляется в соответствие с регламентами и инструкциями, Кодексом чести государственного служащего. Именно в этом секторе коммуникаций как никогда проявляется межличностный компонент. Общение государственного служащего с обратившимся с просьбой о предоставлении государственной услуги гражданином является  потенциальной средой для коррупционных проявлений в системе государственного управления так и основой формирования имиджа и общественного мнения о государственной власти в целом. Поэтому не случайно государственными органами области осуществляется комплекс мероприятий по автоматизации процесса предоставления государственных услуг населению, сведение к минимуму  возможности личностного контакта государственного служащего и гражданина. Создание центров обслуживания населения должно было выполнить именно эту функцию.

Центры создавались на основе всестороннего анализа зарубежных моделей подобных учреждений. Был изучен опыт оказания государственных услуг таких стран, как Великобритания, Германия, Нидерланды. Глава государства при создании центров поставил задачу обеспечения равного доступа для всех, создания возможности в одном месте получить услуги по изготовлению документов различных органов, а также исключения непосредственного контакта между исполнителями документов и гражданами. Именно исключение непосредственного контакта - суть подобных учреждений, которое делает невозможными многие предпосылки к коррупции.

Раньше для оформления документов и получения справок нужно было побывать во всевозможных инстанциях, теперь же многие государственные услуги оказываются централизованно.

Государственное учреждение «Центр обслуживания населения Павлодарской области» было открыто на основании постановления Правительства Республики Казахстан от 5 января 2007 года. В городах и районах области открыты и зарегистрированы 14 филиалов центра, основная деятельность которых - оказание государственных услуг по принципу «одного окна», по приему заявлений и выдаче оформленных документов. Всего в штатной структуре центра трудится 438 человек, из них 96 процентов - с высшим образованием.

Сотрудники ЦОНа ведут прием документов по закрепленным в законодательстве видам государственных услуг, проверяют их правильность и полноту. Затем принятые документы собираются и передаются в накопительный сектор, где они сортируются, обрабатываются и курьерской службой передаются для исполнения в уполномоченный орган. Готовые документы по прошествии установленного законодательством срока опять же курьерской службой передаются обратно в ЦОН для выдачи гражданам. В случае отказа в исполнении документов по каким-либо причинам или возврата документов на доработку уполномоченный орган направляет документы в ЦОН с соответствующим реестром в сроки, указанные в Стандартах оказания государственных услуг. Сами сотрудники ЦОНа непричастны к изготовлению документов, а выполняют функцию своеобразных коммуникаторов в системе государственных органов области.

Во всех филиалах центра обслуживания населения имеются книги жалоб и предложений, помимо этого, установлен телефон доверия,  по которому граждане  могут обратиться с проблемными вопросами, касающимися деятельности ЦОНа и его филиалов. Также здесь функционирует система постоянных отчетов, позволяющих анализировать работу по ее итогам. Дополнительно в центре разработаны специальные папки по отказам заявлений граждан по каждому виду предоставляемых услуг, в которых собираются копии материалов и указывается причина. По каждому факту некачественного приема документов проводятся проверки.

С декабря 2008 года внедрена система штрихкодирования - «Информационный портал ЦОН». На документы, поступающие в ЦОН, наносится специальный штрих-код, который содержит цифровую информацию о виде государственной услуги и сроках принятия и выдачи. Вся информация считывается на специальном устройстве и заносится в базу данных. Таким образом, облегчается отслеживание всего цикла прохождения документов и контроль за исполнением оказываемых государственных услуг. Сейчас система апробируется, по уверениям разработчиков, на следующем этапе клиенты ЦОНов будут уведомляться о результатах исполнения заказа через SMS-сообщения, e-mail и посредством дозвона на телефонные номера заявителей.