Повышение эффективности коммуникаций в государственных органах павлодарской области

Таблица 6 - Оснащенность компьютерной техникой аппаратов акимов городов и районов на 1 января 2005 года

Таблица 7- Анализ технической оснащенности аппаратов Акимов поселков и сельских округов области на 1 января 2005 года 

Работа по формированию транспортной инфраструктуры и внедрению электронного документооборота как основы формирования электронного правительства осуществляется в области с 2005 года. Для лучшего понимания ситуации необходимо установить стартовые позиции процесса. Так по состоянию на 1 января 2005 года в местных исполнительных органах на штатную численность 3245 человек приходилось 1768 единиц компьютерной техники. При этом процент технической оснащенности составил 55%. Уровень  оснащенности компьютерной техникой, отвечающей современным требованиям (компьютеры серии Pentium III и Pentium IV и аналогичные им), отражен в таблицах №6-8.

Как видно из приведённой таблицы техническая оснащенность компьютерной техникой аппаратов акимов районов в среднем менее 50 %, особенно катастрофическая ситуация сложилась с комплектованием аппаратов акимов Успенского и Лебяжинского районов.

Обеспеченность компьютерной техникой работников аппаратов акимов сельских округов   была еще на порядок ниже. Средний процент оснащенности акиматов сельских округов области составил 33,2 %. (Табл.7)

Таблица 8 - Оснащенность компьютерной техникой исполнительных органов, финансируемых из областного бюджета на 1 января 2005 года

Вопрос технической оснащенности стал первоочередной проблемой в работе по внедрению электронного документооборота. С 2006 года в системе госорганов вопрос комплектации современной оргтехникой встал во главу угла. Местные локальные сети, созданные умельцами, не подходили для организации серьёзной работы.

Для успешной реализации данного проекта  работа по внедрению СЭД была разбита на несколько этапов.

На первом этапе (2006 год) – СЭД внедрена в 9 госорганах (8 управлениях области  и аппарат акима области), 170 рабочих мест которые в первую очередь распределялись у руководителей государственных органов и их заместителей, начальников отделов и сотрудников канцелярий.

Для обеспечения первого этапа в пяти зданиях, где размещены государственные органы входящие в первый этап внедрения СЭД, была создана структурированная кабельная сеть закуплены brand-name сервера, производительные документ-сканеры, закуплено серверные и клиентских лицензии LotusNotes.

По итогам реализации первого этапа внедрения СЭД выявлены следующие проблемы:

- Установка СЭД в типовом  государственном органе приводит  к чрезмерной нагрузке тех служащих которым обеспечен доступ в СЭД. Задания и поручения выполняют все служащие, а оформить в СЭД исполнение документа могут только те, кто имеет доступ, при том, что у них самих достаточно много собственных документов на исполнении.

- Низкий уровень обеспечения  подходящими по конфигурации  компьютерами напрямую влиял  на то, что приходилось ставить  рабочее место СЭД не тому  служащему, кто был запланирован. В результате более 20% рабочих  мест были установлены не оптимально, не тем служащим которые планировались изначально.

- Повсеместно крайне низкий  уровень компьютерной грамотности  составил основную проблему при  внедрении СЭД. Принципы работы  с электронным документооборотом  требовали уверенных знаний основ  работы на компьютере, умение работать с электронной почтой, навыков поиска и обработки информации в Internet, понимания основ коллективной работы с электронными документами.

Вышеуказанные проблемы были крайне серьезными, поэтому основной целью второго этапа внедрения СЭД было определено решение выявленных проблем.

Второй этап (2007 год) – СЭД внедрили в четырех аппаратах акимов городов и районов Павлодарской области, а так же установили недостающие рабочие места СЭД в областных управлениях – всего 419. Осуществлен комплекс работ по созданию соответствующей компьютерной телекоммуникационной сетевой инфраструктуры данных госорганов. В итоге по сумме двух этапов внедрения СЭД – в 12 государственных органах было установлено 589 рабочих мест СЭД. Начата планомерная работа по обучению государственных служащих области работе в системе электронного документооборота. Начинается формирование электронной базы управленческой документации областных государственных органов.

Параллельно в области осуществляется государственная программа ликвидации информационного неравенства. Организованы бесплатные курсы по обучению компьютерной грамотности. Организованы 84 учебных класса, в которых прошли курс обучения, получив соответствующие сертификаты, граждане из числа госслужащих и безработных.

На третьем этапе (2008 год) – СЭД внедрили в шести управлениях Павлодарской области, а так же установили недостающие рабочие места СЭД в областных управлениях прошлых этапов - всего 333 рабочих места, что в сумме за три этапа внедрения СЭД составило 18 государственных органов и 922 рабочих места СЭД.

В 2009 году на четвертом этапе внедрения – СЭД внедрили 29 государственных органах (областные управления, аппараты акимов районов и государственные учреждениях акимата г.Павлодара), всего 200 рабочих мест, что в сумме за четыре этапа внедрения СЭД составило 47 государственных органов и 1122 рабочих места СЭД.

С 01.04.2009 была произведена интеграция с Единой системой электронного документооборота государственных органов РК в г.Астана, а так же со всеми прочими областными аппаратами акимов.

C 01.01.2010 учет обращений лиц стали производить в СЭД, в 47 ГУ области где внедрена СЭД. Основное достоинство этого решения – теперь в ГУ создаются полноценные карточки учета обращений лиц, создается нужная отчетность. Информация в Центр Правовой статистики теперь автоматически передается из СЭД. Ранее же эти данные просто набивались в программу, переданную из прокуратуры, и набитая информация использовалась только для подготовки отчетов для прокуратуры, а собственная работа с обращениями лиц проводилась в ГУ только в ручную.

На пятом этапе в текущем году – запланировано внедрение СЭД в акимате г.Экибастуза и двух районных акиматах . План внедрения и количество рабочих мест в настоящее время еще уточняются, но в целом запланировано внедрение дополнительно не менее 200 рабочих мест. В отличии от предыдущих инсталляций СЭД, внедрение в акиматах входящих в пятый этап запланировано по следующей схеме, вместо установки самостоятельных систем электронного документооборота в каждом государственном органе – будет установлены СЭД в двух районных аппаратах акимов, а в государственных учреждениях входящих в эти акиматы и акимат г.Экибастуза будут установлено то количество рабочих мест, которое можно установить с учетом реальной необходимости готовить электронные документы и с учетом уровня оснащенности компьютерной техники в этих государственных органах.

Изменение схемы внедрения начиная с Пятого этапа связано с ожидаемым низким уровнем готовности государственных органов к работе в СЭД, по причинам низкого уровня компьютерной грамотности служащих и низкого уровня оснащенности компьютерной техникой учреждений. Для устранения этих проблем необходимо как дополнительное финансирование на техническое переоснащение государственных органов, так и довольно значительное время (не менее 6-12 месяцев) на приобретение и закрепление служащими навыков работы с компьютером на необходимых уровне. Так же необходимо время на изменение регламентов работы в государственных органах и изменение должностных инструкций служащих.