Повышение эффективности коммуникаций в государственных органах павлодарской области

Под электронным правительством понимается использование информационно-коммуникационных технологий для автоматизации взаимоотношений государственных органов между собой, с бизнес-структурами и общественными объединениями, с населением и с учебными заведениями в рамках предоставления различных электронных услуг. Электронное правительство характеризует степень охвата услуг государства предоставляемых в online-режиме для потребителей. Таким образом, основными факторами, используемыми при оценке данного направления, будут взаимодействие информационных систем государственных органов; электронные услуги, предоставляемые государственными органами населению и бизнес-структурам.

Под электронной коммерцией понимается возможность приобретения товаров и услуг через Интернет. Электронная коммерция характеризует развитие электронной коммерции «Бизнес-Государство», «Бизнес-Граждане» и «Бизнес-Бизнес», влияние перевода торговых сообщений (отношений) в Интернет на общее развитие бизнеса. Основными факторами данного направления являются услуги, оказываемые бизнес-структурами государству; услуги, оказываемые бизнес-структурами гражданам и взаимодействие информационных систем бизнес-структур.

Под доступностью и качеством информационно-коммуникационных технологий понимается их состояние и тенденции их развития как отрасли экономики. Это направление характеризует обеспеченность общества информационно-коммуникационной инфраструктурой, ее доступность для  населения и предприятий по цене и времени доступа к сетевым ресурсам, скоростью и качеством передачи информации, развитием местной сбытовой сети аппаратных и программных средств и услуг, развитием местной сети телекоммуникационного сервиса сопровождения аппаратных и программных средств, развитием местной сети доступа к Интернету. С данной точки зрения в качестве факторов ученые выделили три составляющих: телекоммуникации, техническое обеспечение и программное обеспечение.

Итак, имея сегодня в наличии такой инструмент для определения направлений, характеризующих состояние информационно-коммуникационных технологий в нашей республике, прибавилось работы у местных статистиков. Вычислив качественные и количественные параметры для адекватного отображения прогресса страны в развитии ИКТ, картина в разрезе всей отрасли теперь будет гораздо яснее. Соответственно, государству легче будет ориентироваться и выбрать правильный курс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Анализ прохождения управленческой  информации в структуре государственных  органов павлодарской области

 

 

2.1 Прохождение управленческой информации в структуре государственных органов Павлодарской области

 

Для лучшего представления циркуляции управленческой информации в системе коммуникаций государственного управления Республики Казахстан необходимо отследить прохождения сообщения от Президента РК как верховной инстанции до акима сельского округа как непосредственного исполнителя.

Президент – лицо, генерирующее идеи спускает информацию для кодирования в Администрацию Президента РК. Именно здесь идёт сбор дополнительной информации из внешних источников используется внешние коммуникационные каналы и определяется форма кодирования с целью оптимального понимания и реализации идеи системой государственного аппарата.

В случае необходимости в зависимости от степени сложности поставленной задачи в разработке формы кодирования участвует непосредственно Глава государства (форма ежегодного послания народу Казахстана и т.д.). Целью кодирования на этом уровне является строгое соответствие стратегии заложенной в самой идее. Вместе с тем, если идея нашла свою реализацию на бумаге, из Администрации Президента она спускается, ниже на уровень Правительства Республики Казахстан, либо в отдельных случаях, на уровень акимов областей. Кодирование сообщения (полученного например, в виде поручения Главы государства) Правительством Республики Казахстан осуществляется с целью конкретизации исполнителя на республиканском уровне, доработке поручения для адаптации его к реализации нижестоящими исполнителями. В случае необходимости на этом уровне привлекаются внешние источники информации, проводятся различные организационные мероприятия (совещания, конференции и т.д.), разрабатываются дополнительные документы (Планы мероприятий по реализации, поручения Премьер-Министра РК и т.д.). В таком виде сообщение поступает на уровень министерств и ведомств Республики Казахстан. Поручения, поступающие по своей специфике деятельности в министерствах, также проходят обработку, дорабатываются и спускаются на региональный уровень акимам областей, либо территориальным областным представительствам министерств (рис.3).

В адрес акима Павлодарской области, таким образом, могут поступить поручения непосредственно от Президента РК, Администрации Президента РК, Премьер-Министра РК, руководителей республиканских министерств и ведомств.

 

Рис.3 Схема прохождения управленческой информации по структуре государственных органов Республики Казахстан и Павлодарской области

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Не исключена возможность прохождения одного и того же сообщения из разных источников в различных формах кодировки. С целью координации и систематизации поступления сообщений из центра в регионы введён институт Государственных инспекторов Администрации Президента Республики Казахстан, а также институт инспекторов Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан главной функциональной задачей которых является обеспечение организационной связи между Главой государства, Премьер-Министром РК  и региональными руководителями. Поступая на областной уровень поручение, рассматривается акимом области, его исполнение, с учётом местной специфики, может рассматриваться на совещаниях. Сообщение кодируется в аппарате акима области вновь и уходит на исполнение акимам городов и районов области, руководителям областных управлений. Аким района получает поручение акима области, либо начальника областного управления, привлекает для исполнения поручения свой аппарат, районные отделы, акимов сельских округов. Таким образом, сообщение Главы государства, пройдя перекодировку около 5 раз, поступает непосредственному исполнителю – акиму сельского округа. И в этом есть свои как положительные, так и отрицательные моменты. Безусловным плюсом является адаптация информации из центральных исполнительных органов под местные условия и специфику. Например: установка Главы государства о восстановлении детских садов в городах и районах Республики, реализация республиканской программы «Балапан», является, безусловно, большим и важным шагом в решении острой социальной проблемы охвата дошкольным образованием юных казахстанцев. Вместе с тем в Качирском районе Павлодарской области, имеющиеся детские сады и миницентры в сельских школах полностью закрывают потребности населения и строительство новых объектов там нецелесообразно.

С другой стороны поручение Президента Республики Казахстан пройдя такое количество доработок, имеет большой риск приобрести не то смысловое содержание на уровне исполнителя, которое планировалось изначально. Здесь система коммуникаций государственного управления находится в прямой зависимости от уровня компетентности и коммуникативных навыков государственных служащих, ответственных за кодировку на каждом уровне системы государственного управления, и организации должного, компетентного контроля исполнения документов вышестоящих организаций.

Ярким примером плохо выстроенных коммуникаций в системе государственного  управления последних лет стала разработка стандартов государственных услуг населению на местном уровне. Очевидно было, что унификация и разработка центральными государственными органами этих стандартов для местных госорганов  есть их непосредственная функциональная задача. Но министерство экономики, получив поручение из Канцелярии Премьер-Министра отработать данный вопрос, было не в состоянии исполнить поручение на должном уровне в силу ограниченности собственных полномочий. Областные департаменты, получив поручения от Министерства и акима области, отдали все в руки самих местных государственных органов, чтобы они сами разработали стандарты для себя. И сотни местных государственных органов Павлодарской области (169 городских, районных самостоятельных отделов, 172 аппарата акимов сельских округов, 13 аппаратов акимов городов и районов, стали придумывать для себя стандарты, созваниваясь с другими областями Республики, списывая друг у друга

Центральными органами не была разработана метода реализации данного поручения. Понимание руководителей местных государственных органов, что от них требуется, достигнуто не было. Управление экономики и бюджетного планирования области было не в состоянии систематизировать данную работу так как, во-первых, не имело четкого видения, что же требуется в итоге этой работы, во вторых не имело достаточных полномочий и возможностей для полноценной реализации поручения. Итогом плохо выстроенных коммуникаций стало отвлечение от основной деятельности аппаратов государственных органов области на длительный период времени, значительные материально технические и финансовые расходы.

Сеть коммуникационных каналов органов управления области должна обеспечить прохождение информации исходя из принципа территориального и функционального задействования необходимых структурных подразделений государственных органов региона.

Павлодарская область представлена 13 административно-территориальными единицами (акиматами), из них 3 городские (города Павлодар, Экибастуз, Аксу) и 10 районных. Кроме того, имеется 7 поселков и 165 сельских округов.

В схему управления областью входят 20 департаментов (управлений), включая аппарат акима области. Кроме того, аким области обеспечивает согласованное функционирование территориальных подразделений центральных исполнительных органов, находящихся в регионе. Таким образом,  система коммуникаций прохождения управленческой информации в Павлодарской области представляет из себя сложную систему коммуникационных каналов связывающих местные государственные органы во всех регионах области, а также областные государственные органы  по всем функциональным направлениям.

Центром коммуникационных каналов системы государственного управления области является аким области и аппарат акима области. Основной поток управленческой информации, поступающий из центральных органов государственного управления проходит именно через областной акимат.

Здесь информация принимается, рассматривается, обрабатывается. Здесь принимаются основные стратегические управленческие решения, осуществляется сбор информации из регионов области, отслеживается работа областных государственных органов, вырабатываются управленческие меры, направленные на активизацию социально-экономического развития области.

С

 

 

Рисунок 2 –

 

Отсюда отправляются отчётность в Администрацию Президента РК и Канцелярию Премьер-Министра РК о проделанной работе в области. Аким области является единственным представителем региона находящийся в постоянных коммуникациях с Главой государства.

Сотрудники Павлодарского областного акимата в своей производственной деятельности работают с различными типами документов:  организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, письма, положения, инструкции и т.д.), ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), относящиеся к специальным системам документации (кадровые, расчетные, финансовые, бухгалтерские и т.п.) и прочие (техническая литература, периодические и рекламные издания, письма личного характера и т.п.).

Все документы, составляющие документооборот  в Павлодарском областном акимате организованы в следующие три потока документов:

входящих документов; исходящих документов; внутренних документов.

Пересылка этих документов осуществляется с помощью всех видов почтовой связи, курьерской доставки, факсимильной связи и электронной почты.

Ежемесячно входящим и исходящим потоками охватываются до 60 внешних адресатов.

Операции, производимые над документами в бумажном документообороте подразделяются на следующие: Прием и регистрация входящей корреспонденции; Рассмотрение и визирование входящей корреспонденции; Подготовка и обработка исходящей и внутренней корреспонденции; Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования»; Контроль исполнения документов; Передача документов между подразделениями; Работа с номенклатурой документов; Формирование документов в дела и передача дел в Архив.

Переписка с юридическими и физическими лицами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках. Вся корреспонденция, поступающая в канцелярию Павлодарского областного акимата, принимается и регистрируется в Уполномоченном структурном подразделении .

Уполномоченное структурное подразделение сортирует входящую почту и после предварительного изучения в зависимости от важности, срочности и характера вопроса передает ее акиму области, заместителям акима области, а затем в соответствии с их указаниями направляет исполнителям.

Резолюции по входящим документам (поручениям, указаниям и т.п.) акима области и заместителей акима области печатаются на бланках установленного образца.

Рассмотренные документы помощник или секретари-референты вместе с бланком установленного образца направляют в Уполномоченное структурное подразделение для переразметки и отправки документов в соответствии с резолюциями.

В структурных подразделениях делопроизводство ведется офис менеджерами (специалистами), которые несут персональную ответственность за прохождение документов и надлежащее их хранение.

Руководитель структурного подразделения после рассмотрения документа дает поручение по его исполнению работнику этого подразделения. Специалист (ответственный за делопроизводство в подразделении) вносит в карточку