Повышение эффективности коммуникаций в государственных органах павлодарской области

Содержание

 

 

	Введение	7
1	Организационная структура управления и её коммуникации как основа эффективной деятельности государственного исполнительного органа	9
1.1	Коммуникационные процессы	9
1.2	Специфика коммуникаций в системе государственного управления	16
1.3	Международный опыт развития системы управления в современных условиях	19
1.4	Коммуникационные процессы в условиях внедрения новых информационно-коммуникационных технологий	27
2	Анализ прохождения управленческой информации в структуре государственных органов павлодарской области	31
2.1	Прохождение управленческой информации в структуре государственных органов Павлодарской области	31
2.2	Коммуникационные процессы взаимодействия государственных органов и населения	41
2.3	Реализация программы внедрения электронного правительства в Республике Казахстан и Павлодарской области	53
2.4	Анализ реализации этапов создания транспортной инфраструктуры и внедрения системы электронного документооборота в Павлодарской области	59
3	Повышение эффективности коммуникаций в государственных органах павлодарской области	68
	Заключение	73
	Список использованной литературы	74
	Приложение А - структура аппарата акима Павлодарской области	75

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Общественное развитие на каждом своём историческом этапе бросает государственному управлению вызовы. Его структуры обязаны постоянно наращивать свою конкурентоспособность и эффективность, демонстрируя высокий профессионализм и строго следуя законности. Эффективность государственного менеджмента исторически была выше эффективности управления других общественных институтов. В противном случае сам авторитет государства может быть нивелирован, что вызывает управленческий, а следом политический кризис и может вызвать деструктивно-регрессивные изменения в жизни самого общества. При всей обусловленной статичности системы государственного управления достичь ощутимых результатов в её развитии возможно только при постоянной системной модернизации. Преобразование и адаптация системы госуправления к постоянно меняющимся условиям требует наличие коммуникационных каналов поступления широчайшего спектра информации, а также соответствующую подготовку руководящих кадров, учитывающую весь накопленный опыт, а также имеющиеся на данный момент новации в науке и технологиях. Таким образом, мы приходим к необходимости  создания в современных условиях системы государственного управления с высоко развитыми коммуникациями.

Актуальность темы данной дипломной работы состоит в том, что с учётом развития процессов глобализации, прорыва в информационных технологиях, массового доступа к глобальным информационным ресурсам сфера эффективных коммуникаций стала нишей, которую заполняют различные общественные институты, в том числе международные, преследующие в отдельных случаях цели далёкие от целей государственного управления. В этих условиях государство вынуждено включаться в  конкурентную борьбу с глобальными игроками за лидерство в сфере коммуникаций, что заставляет менять базовую модель менеджмента в государственной службе, которая выполняет основные задачи государственного управления.

Предметом исследования в данном случае выступает государственное управление. Объектом исследования – организационная структура и коммуникационные каналы управления Павлодарской областью. Цель работы состоит в рассмотрении природы менеджмента и коммуникаций государственного управления и определении современных тенденций общей тактики менеджмента в государственном управлении.

Задачи работы: рассмотреть организационную структуру и схему прохождения информации в органах государственного управления Павлодарской области; дать анализ эффективности механизма и коммуникаций системы государственного управления на примере областных и местных государственных органов, определить проблемы повышения эффективности внутренних и внешних коммуникаций в системе государственного управления на современном этапе.

Организационная структура государственного управления заключает в себе определенный состав, организацию и устойчивую взаимосвязь человеческих ресурсов, технических и других средств, выделяемых и затрачиваемых обществом на формирование и реализацию государственных управляющих воздействий.

Государственное управление и управленческие функции государственных органов в совокупности и взаимодействии друг с другом образуют сложную, многоуровневую функциональную структуру государственного управления. Эта структура обеспечивает как управленческую взаимосвязь государства- субъекта управления и общественной системы, так и внутреннюю согласованность, и динамичность его как управляющей системы. «Каркасом», несущей конструкцией функциональной структуры государственного управления выступают функции государственного управления, вокруг которых и для которых формируются управленческие функции государственных органов. В итоге каждая функция государственного управления осуществляется посредством определенного комплекса управленческих функций государственных органов, расчлененных в вертикальном и горизонтальном отношениях

В контексте заданной темы государственное управление можно определить как сложную многоуровневую структуру коммуникационных процессов, обеспечивающую осуществление государственных функций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Организационная структура управления  и её коммуникации как основа эффективной деятельности государственного исполнительного органа

 

 

1. Коммуникационные процессы

 

Главным направлением совершенствование процесса коммуникации в государственном управлении является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса.

Для исполнения роли технологической основы эффективной деятельности государственного исполнительного органа коммуникации должны обладать определёнными характеристиками и свойствами – для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.

Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны для субъекта государственного управления при разработке и реализации управленческих решений. Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

Основными характеристиками управленческой информации являются: объем; достоверность; стоимость; насыщенность; открытость; ценность.

Среди качественных характеристик объёма информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.

Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,

Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:

- засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;

- стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Достаточный уровень информации – это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?

Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.

Стоимость информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления.

Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование;

конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);

публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.

Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но только когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация. К качеству управленческой информации предъявляются требования, так как от этих ее характеристик зависит качество управленческого решения, сила и точность управленческого воздействия.

Для того чтобы информация пронизывала организацию и повышала эффективность ее работы, необходимо осуществить ее передачу на те уровни и рабочие места, где она необходима для выполнения работ и осуществления  управленческого воздействия. Для этого информация должна обладать коммуникативными свойствами.

Как управлять информацией, находящейся как внутри организации, так и вне ее? Управленческое воздействие возможно, если информация перемещается в организации по заданной траектории для реализации определенной цели. Это перемещение возможно при обоснованном выборе носителей управленческой информации.

Возможность использования информации как технологической основы государственного управления может быть реализована только в том случае, если есть ее целенаправленное движение в организации. А это возможно, если информация принимается, понимается и воспринимается. Такую интегрирующую роль информации в управлении выполняет коммуникация.

Коммуникации проявляются, главным образом, в наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет и не может быть коммуникации.

Информация – это необходимое условие коммуникаций, но понятие коммуникации не сводиться полностью к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях важную роль играет личностный фактор. При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом.

Эти два аспекта коммуникации – информационный и личностный – необходимо обязательно учитывать в организации управленческих процессов.

Управление не только опирается на коммуникации, но и создает коммуникации различного вида.

Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организаций в том числе органов государственного управления.

Внутренние коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.

Конечно, понятие устойчивости коммуникаций носит условный характер. Но каждый руководитель знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть.

Коммуникации формальные и неформальные. Формальные коммуникации – коммуникации, которые определяются организационной структурой организации, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.