Повышение эффективности коммуникаций в государственных органах павлодарской области

Все это в сумме составляет существенное препятствие для внедрения СЭД теми же темпами, что проводились в г.Павлодаре.

Следующими этапами внедрения СЭД, станут внедрение во всех районных акиматах и акимате г.Аксу именно по схеме пятого этапа. По мере накопления статистики о качестве работы служащих в СЭД, а так же по мере доведения уровня компьютерной техники до уровня необходимого для качественного внедрения СЭД в ГУ отделах городских и районных акиматов будет рассматриваться вопрос о дальнейшем развитии СЭД в ГУ отделах и о методике внедрения СЭД в сельских акиматах.

Главной проблемой в создании транспортной инфраструктуры передачи управленческой информации является недостаточность финансовых средств в бюджетах городов и прежде всего районов области. Отдельной проблемой является косность первых региональных руководителей, далёких от понимания выгод внедрения информационно-коммуникационных технологий в процессы госуправления. Отсюда расстановка приоритетов при формировании ежегодных бюджетов городов и районов.

Вместе с  тем в бюджете 2009 года были заложены необходимые средства и проведены работы первого этапа создания транспортной инфраструктуры в районе обеспечившей включение в сеть 8 государственных органов района. В основу создания СКС заложена идея достижения "прогрессивного информационного документооборота". Созданная сеть охватывает все 64 компьютерные станции, находящиеся в здании, а это весь парк компьютеров аппарата акима района - как центральной структуры, так  и 8 отдельных отделов находящиеся здесь же. Уже сегодня сбор информации по тому или иному вопросу в районе  значительно оптимизирован, оперативность в рассылке указаний и прохождения их до конкретного исполнителя, а также  в отправке его ответов резко возросла. Сократились ежемесячные расходы из-за отсутствие использования бумажных носителей, транспортных расходов, отмечается значительная экономия рабочего времени сотрудников.

Сегодня у каждого государственного служащего района имеется свой рабочий электронный почтовый ящик, благодаря которому он может напрямую получать и отправлять информацию в любой государственный орган, как района, так и области. Интеграция в областную сеть государственных органов даёт широкие возможности использования ресурсов локальной областной сети госслужащими нашего района. Кроме этого для рядового работника стали доступны интернет-ресурсы.

Решение вопросов информационной безопасности переходит на качественно новый уровень. Единая антивирусная база снижает вероятность потери информации при ее передаче, а также заражения компьютеров вредоносными программами. Необходимость в переносных электронных носителях (флешках, дискетах посредством которых, как правило, осуществляется утечка информации) отпадает полностью.

Важнейшим плюсом данной работы является появление нового типа коммуникаций внутри структуры государственных органов района. Недопонимание вследствие искажения и преломления поступающих указаний как это отмечалось раньше при прохождении по всей иерархии госструктур, когда каждый задействованный в передаче документа на бумажном носителе сопровождал его своими комментариями и вкладывал своё видение в решение поставленного вопроса сводится к минимуму. Повышается культура работы с документацией как звена руководителей формулирующих указания, так и исполнителей.

Повышение уровня образования работников в сфере информационно-коммуникационных технологий, совершенствования в целом административной системы создание эффективного и оптимального по составу государственного аппарата стало необходимостью диктуемой временем.

Таким образом, сегодня в Качирском районе создаётся единая транспортная среда для передачи документов, формируются основы «электронного правительства» на районном уровне.

Следующим шагом его развития является включение по выделенным каналам, предоставляемым ОАО «Казахтелеком», в общую сеть государственных учреждений находящихся на территории районного центра.  А завершающим этапом станет включение в сеть акиматов сельских округов района, что обеспечит  своевременное предоставление информации независимо от расстояния до сельского округа.

Итогом данной работы станет 100% участие всех государственных органов района в «электронном правительстве». Безусловно данную работу по мере развития необходимо будет использовать для предоставления дополнительных услуг населению, в том числе через сеть Интернет, а именно через существующие уже сегодня государственные web-ресурсы.

Эффективно  работающая система «электронного правительства» объединяющая в себе два сегмента «единую сеть государственных органов» и «расширенный спектр государственных услуг населению через Интернет»  наиболее востребована именно в сельской местности. Обеспечит в целом переход на новый информационно-коммуникационный уровень самого быта рядового сельчанина. Создаст условия для рывка в социально-экономическом развитии района.

Таким образом, мы приходим к выработке новых требований к новой генерации государственных служащих Павлодарской области. При всех имеющихся на сегодняшний день требованиях и конкретной специализации должностного лица, требованием к такому государственному служащему будет, прежде всего – системное мышление, умение работать в системе электронного документооборота и с электронными базами данных. Более того учитывая то, что вопрос эффективности коммуникаций является одним из основных в определении эффективности государственного управления в целом,  уровень компетентности и профессионализма работы с сетевыми информационно-коммуникационными каналами такого госслужащего должен быть выше уровня владения информационно-коммуникационными технологиями среднего гражданина страны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Повышение эффективности коммуникаций  в государственных органах павлодарской  области

 

 

Таким образом, исходя из изложенного в аналитической части работы, в целях повышения эффективности коммуникаций в структуре государственных органов Павлодарской области необходимо провести следующие мероприятия:

1. В части предоставления государственных услуг населению необходимо активизировать работу центров обслуживания населения по увеличению количества и качества предоставляемых услуг, их автоматизации (соответственно создании электронных информационных баз) и адаптации для размещения на Вэб-портале электронных госуслуг. В этом смысле функция центров обслуживания населения на данном переходном к электронному правительству периоде очень существенна, и с течением времени должна трансформироваться в службу обработки запросов населения поступающих через сеть Интернет. В этой работе необходимо прийти   к такой схеме взаимоотношений гражданин-государство, когда житель области все необходимые документы смог бы получить не отходя от своего персонального компьютера по месту жительства, и только в случае отсутствия возможности выхода на Вэб-портал обращался бы в центр обслуживания населения.

Большое количество критических материалов в средствах массовой информации о неправомерной деятельности работников центров обслуживания населения может послужить дурную службу в процессе формирования общественного мнения о структурах предоставляющих государственные услуги. Популяризация среди населения деятельности ЦОНов, безупречный имидж этой организации являются залогом реализации программы электронного правительства, коренного изменения взаимоотношений гражданин – государство.

Соответственно необходимо усилить контроль со стороны местных исполнительных органов за деятельностью местных ЦОНов. Разработать медиа-планы освещения деятельности центров в средствах массовой информации. Провести работу по комплектованию центров обслуживания населения достойными кадрами.

2. В части повышения эффективности работы с обращениями граждан необходимо уделить дополнительное внимание качеству их рассмотрения. Различные повторные обращения граждан, либо обращения в более высокостоящие государственные органы, чем это требуется по компетенции  для решения вопроса, являются признаком либо некомпетентности и закрытости местного руководителя, либо недостаточной информированности населения о способах разрешения проблемного вопроса на местном уровне.

В целях соблюдения сроков рассмотрения обращений граждан поступающих в государственные органы области помимо действующих мер контроля, необходимо обеспечить в деятельности каждого государственного органа плановую и системную работу в данном направлении, обеспечить отделы документационного обеспечения соответствующими кадрами, максимальной автоматизацией процесса обработки и учёта сроков исполнения обращений граждан. Сделать данную работу максимально прозрачной для граждан, соответственно дать необходимые разъяснения по процедуре формирования ответов на обращения в средствах массовой информации.

 Необходимо работу по организации личных приёмов руководителей государственных органов поставить на более высокий уровень. Как уже отмечалось в аналитической части не все руководители проводят данную работу с выездом на место, не все соблюдают графики личных приёмов. В расстановке приоритетов и организации рабочего времени руководителей местных исполнительных органов должны работу по приёму граждан поставить во главу угла. Структурам отслеживающим проведение приёмов необходимо организовать выведение рейтинга руководителей государственных  органов области, в котором определяющим фактором будет количество приёмов и принятых граждан, а также количество решенных вопросов в ходе приёма граждан

3. В части принятия мер по недопущению преломления управленческой информации в ходе её прохождения по всем уровням структуры государственных органов области до непосредственного исполнителя считаю эффективной мерой усиление подразделений государственных органов области несущих организационно-контрольные функции. В аппарате акима Павлодарской области  такими функциями обладают специалисты группы контроля, главные инспектора акима области.

Работа по контролю исполнения управленческой документации поступившей из вышестоящих органов требует высокой квалификации, уровня знаний и опыта работы. Для улучшения коммуникаций внутри структуры государственных органов необходима планомерная выездная работа со специалистами в регионах области. Метода и стандарты работы по исполнению контрольных документов должны быть едины для всех госслужащих региона, невзирая на то в какой точке Павлодарской области они бы не находились. Как показывает практика не везде исполнительская дисциплина, коммуникативные навыки сотрудников находятся на требуемом уровне.

Как правило, уровень исполнительской дисциплины и эффективность прохождения управленческой информации в любом госоргане определяют начальники организационно-контрольного и документационного отделов аппарата. Именно на этих государственных служащих лежит функция раскрутки маховика государственного органа, включения его коммуникативных, организационных ресурсов для реализации установок вышестоящего руководства. Поэтому считаю, что именно эту категорию государственных служащих необходимо подвергать постоянному процессу обучения (возможно дистанционному) и тестирования их профессиональных качеств. Так организация специфичного дистанционного годичного курса обучения для 13 заведующих организационно-контрольных отделов аппаратов акимов городов и районов области, на которых бы преподавали в том числе работники областного акимата незамедлительно дал бы эффект в части повышения исполнительской дисциплины и росте компетенции в работе с управленческой информацией всей структуры местных госорганов.

Для приведение кадров в соответствие с возникающими целями и задачами считаю необходимым организацию региональных учебных центров под непосредственным руководством областного центра обучения и повышения квалификации государственных служащих. В таких центрах можно организовать процесс обучения на более качественном уровне, уделить процессу государственного служащего больше времени, чем это делается сейчас. Вместе с тем комплектование преподавательского состава данного центра из числа местных государственных служащих послужило бы основой формирования кадрового резерва для назначения на вышестоящие государственные должности. Таким образом, межличностные отношения, формировавшиеся в процессе обучения между студентами и преподавателями, обеспечили бы отладку коммуникационных процессов необходимых в ходе осуществления трудовой деятельности.

4. В части повышения эффективности документооборота в системе государственных органов региона, обеспечения качественной обработки входящей и исходящей документации, невзирая на объективный рост её объемов, требуется автоматизация документооборота либо кадровое дополнение структуры аппарата. Исходя из стратегических целей развития государственного аппарата формирования областного электронного правительства, безусловно, требуется обеспечить в ближайшей перспективе внедрение электронного документооборота во всех государственных органах Павлодарской области.

Прежде всего необходимо понимать, что пока все государственные органы региона от акима области до акима отдалённого сельского округа не будут находится в единой компьютерной сети государственных органов говорить о повсеместном внедрении электронного документооборота утвержденного и регламентированного на всех уровнях нереально. Схема прохождения электронного документа должна быть абсолютно идентичной схеме прохождения бумажного документа вне зависимости от того в каком уголке Павлодарской области это происходит. Соответственно решить вопрос повсеместного внедрения электронного документооборота без централизованного материально технического оснащения всей структуры современными компьютерами, кабельными сетями, выделенными каналами связи, идентичным стандартизированным программным обеспечением не представляется возможным.

Необходимо обновление компьютеров находящихся на балансе государственных органов области и приведение их технических характеристик в соответствие с программными требованиями для эффективной работы в системе электронного документооборота. Данная работа потребует значительного выделения финансовых средств, так как на местном уровне оснащенность современной компьютерной техникой очень низка. Учитывая незначительные для реализации данной задачи размеры бюджетов городов и особенно районов области, вопросы финансирования массового обновления компьютерного парка государственных органов региона должны быть решены через областное либо республиканское бюджетное финансирование.