Особенности управления и функционирования систем внутреннего контроля и аудита в корпорациях

К первой группе объектов контроля относятся:

•основные  фонды —  это   средства   труда   (машины,   оборудование,

здания,   сооружения,   земельные   участки   и   т.д.),   их   состояние   и 

использование;

•нематериальные   активы —  это   объекты  долгосрочного   вложения

средств организации (право  пользования землей, стандар-ты, лицензии, патенты, ноу-хау и т.д.), их состояние  и использование;

•материальные   ресурсы  —  предметы   труда,   предназначенные   для 

обработки в процессе производства при помощи средств труда;

•финансовые ресурсы —  уставный,  добавочный,  резервный  капитал,

долгосрочные и краткосрочные  кредиты и займы;

•трудовые   ресурсы  —  масса   живого   труда,   которой   располагает 

организация на данный момент, использование трудовых ресурсов в процессе целесообразной деятельности и результат труда.

Ко   второй   группе   объектов   контроля   относятся   следующие   виды бизнес-процессов  и их результатов:

•снабженческо-заготовительная  деятельность — занимает начальное 

положение   в   цикле   производства   продукции,   так   как   это   первый

передел  производства.  В  ее   рамках  осуществляются  приобретение, погрузка   и   разгрузка,   сортировка   и   оценка   качества,   хранение, обеспечение материалами и полуфабрикатами рабочих мест. Именно здесь   принимаются   решения   об   объеме   оптовых   закупок   сырья, материалов   и   полуфабрикатов   и   их   складировании,   о   выборе

поставщика,   проводятся   соответствующие   маркетинговые  исследования;

•производственная   деятельность  —  занимает   центральное  место   в 

работе   организации.   Она   обусловливает   формирование   основной массы   затрат.   Соответственно   здесь   находятся   основные   резервы повышения   эффективности   организации   путем   снижения себестоимости выпускаемой продукции (работ, услуг);

•финансово-сбытовая   деятельность   —   нацелена   на   анализ   ассортимента   выпускаемой   продукции,   ее   рентабельности,   на   свое-

временное   и   качественное   выполнение   договоров.  Контроль   этого 

вида   деятельности   помогает   руководству   организации   определить

наиболее   выгодные   для   производства   виды   продукции,   а   также 

факторы,   влияющие  на  размер дохода как от  всего  объема  производства, так и от отдельных продуктов;

•организационная   деятельность   во   многом   обусловливает   эффективность всех бизнес-процессов в организации.

1.2 Основы организации СВК

Типичный процесс   создания  СВК можно подразделить  на   следующие основные этапы.

1.Критический   анализ   и   сопоставление   намеченных   ранее   программных   целей   функционирования   организации   с   фактически

достигнутыми результатами.

2.Разработка и документальное  закрепление новой, соответствующей 

изменившимся   условиям   хозяйствования,   программы   развития организации,  а также комплекса плановых мероприятий, способного обеспечить ее выполнение.

3.Анализ   эффективности   существующей   структуры   управления 

организацией   и   ее   корректировка.  На   этом   этапе   разрабатывается 

Положение   об   организационной   структуре,   где   описываются   все 

подразделения,   обеспечивающие   управление   организацией   с указанием   административной   подчиненности   каждого   из   них,   основных направлений деятельности,  а также выполняемых функций.

Устанавливаются   регламент   взаимоотношений   управленческих

структур,  их права  и  ответственность,  показывается  распределение  между ними штатных и финансовых ресурсов,  функций управления. Без   такого   документа   невозможно   обеспечить   четкое функционирование всех звеньев СВК организации.

4.Разработка   формальных   типовых   процедур   (типовых   методик) 

контроля   конкретных   финансовых   и   хозяйственных   операций, активов и обязательств организации позволяет регламентировать ее взаимоотношения со специалистами структурных подразделений по поводу проведения контрольных мероприятий.

5.Определение и отражение  в программных документах возможных 

путей   совершенствования   СВК   с   учетом   дальнейшего   развития

организации.

6.Организация СВК или  другого специализированного контрольного 

подразделения, а также  разработка и утверждение положения  о нем.

 

В.  В.  Бурцев // Журнал «Менеджмент в России и за рубежом»   Внутренний контроль:основные понятия и организация проведения – 2002.  – № 4. 

В качестве основных форм организации  СВК можно выделить:

1)СВА;

2)структурно-функциональную  форму контроля;

3)контрольно-ревизионную  службу.

СВА, как показала практика развития СВК, организуется в основном организациями   крупного   и   среднего   бизнеса,   которые   обладают следующими отличительными особенностями:

1)стремлением   высшего   руководства   получить   достоверную 

информацию   и   оценку   действий   руководителей   всех   уровней 

управления организацией и ее структурных подразделений;

2)усложненной структурой;

3)наличием ряда филиалов  и дочерних компаний; 4)   разнообразием   видов   деятельности   и   возможностью   их   кооперирования.

Следует   иметь   в   виду,   что   организация   СВА   приводит   к   возникновению   дополнительных   общезаводских   затрат,   распределяемых

между   видами   производимой   продукции   (работ,   услуг).   Эти   затраты 

могут   быть   весьма   ощутимыми,   поскольку   в   СВА   должен   работать

высококвалифицированный   штатный   персонал,   имеющий   в   своем 

распоряжении   соответствующее   техническое   и   программное 

обеспечение.

Деятельность СВА,  как  показывает практика,  наиболее эффективна,

если   она   подчиняется   функционально   комитету   по   аудиту   совета

директоров   организации   или   другому   органу,   представляющему 

интересы собственника, а  административно — генеральному директору.

Структурно-функциональная форма внутреннего контроля не требует 

от   организации   серьезных   дополнительных   затрат   на   ее   создание   и 

функционирование.   Эта   форма   предусматривает   разработку специалистами   организации,   как   правило,   совместно   с   внешними

аудиторами   или   консультантами   комплекса   нормативных   документов,

регламентирующих  порядок   взаимодействия   ее   структурных   единиц и 

руководителей   в   области   проведения   контрольных   мероприятий,

составления   документации   по   их   результатам,   а   также   подготовки

решений   по   устранению  выявленных   недостатков   и   контроля   над   их

реализацией.

Весьма перспективным, как  показывает практика, является сочетание 

СВА со структурно-функциональной формой контроля. Этот путь весьма полезен  с   точки  зрения   экономии  затрат  при обеспечении достаточно

высокой  степени  эффективности  СВК.  В  этом  случае  небольшая  СВА 

играет роль организатора и методолога контрольной работы, проводимой

в   основном   контролерами,   работающими   в   других   структурных подразделениях организации.

Как   отмечалось   выше,   предметом,   которым   занимается   СВА,   в 

условиях   рыночной   экономики   является   совокупность   различных 

объектов,   явлений   и  фактов,   происходящих   в   процессе   деятельности организации   и   отраженных   или   не   отраженных   в   ее   системе экономической   информации.   В   настоящее   время   этим   наряду   с аудиторами   занимаются   и   контролеры,   действующие   в   составе контрольно-ревизионных   служб.   Поэтому   при   построении   или   совершенствовании  деятельности СВК следует учитывать  разницу.

1.3 Основные принципы  и требования к функционированию  СВК

Ключевое условие успешного  функционирования системы внутреннего  контроля организации — это соблюдение принципов эффективности — основных правил, охватывающих контрольную деятельность в целом. 

Перечисленные   ниже   принципы   могут   применяться   полностью   или частично   в   зависимости   от   специфики   бизнеса   организации.  Решение  этой проблемы находится в компетенции  разработчиков и руководителей — заказчиков конкретной СВК.

1.Принцип   ответственности   состоит   в   том,   что   каждый   субъект 

контроля,  т.е.  аудитор  или контролер,  за ненадлежащее выполнение контрольных   функций,   предусмотренных   должностными обязанностями,  должен нести экономическую,  административную и

дисциплинарную ответственность.  В противном случае этот субъект 

не будет в должной  мере осуществлять контроль.

2.Принцип   сбалансированности   означает,   что   субъекту   нельзя 

поручать   выполнение   контрольных  функций,   не   обеспеченных   соответствующими   организационными   (приказ,   распоряжение)   и 

техническими (программы, счетные  и мерные устройства) средствами

для их исполнения.

3.Принцип   своевременного   сообщения   о   выявленных   отклонениях гласит,   что   информация   о   них   должна   быть   доведена   до   лиц,  непосредственно принимающих решения  по данным отклонениям,  в соответствующем  объеме и в нужное время.

4.Принцип интеграции состоит  в том,  что все элементы  управления 

организацией   (планирование,   нормирование,   учет)   взаимосвязаны  между собой.  СВК является частью системы управления и должна методами контроля выполнять функции корреляции их деятельности.

5.Принцип соответствия  контролирующей и контролируемой  систем гласит,   что   степень   сложности   СВК   организации   должна соответствовать степени  сложности ее бизнеса.  Звенья  СВК должны иметь  возможность   гибко настраиваться на изменения  как в  самой организации,   так   и   и   соответствующих   объектах   внутреннего контроля.

6.Принцип   постоянства   определяет,   что   эффективное   посте   янное функционирование  СВК позволит вовремя предупредить  руководство организации   и   ее   структурных   подразделений   о   возможном появлении существенных  отклонений от плановых заданий  и норм, а также своевременно  выявить их путем проверок*.

7.Принцип комплексности  определяет,  что весь комплекс  объектов контроля   в   организации   должен   быть   им   охвачен,   т.е.   нецелесообразно концентрировать   его  внимание   только на узком круге важных объектов, пусть и важных с точки зрения рисков.

8.Принцип согласованности  пропускных способностей сопряженных  звеньев СВК определяет, что при  организации ее работы не следует  допускать   появления   «узких   мест»,   мешающих   выполнять  контрольные функции в полном объеме.

9.Принцип   распределения   обязанностей   гласит,   что   выполняемые функции распределяются  между работниками  аппарата  управления таким   образом,   чтобы   выполнялись   требования   к   формированию контрольной  среды.

10. Принцип   разрешения   и   одобрения  состоит  в   том,   что   в   организации   должно   обеспечиваться   документальное   разрешение всех   финансово-хозяйственных   операций   руководителями   разных уровней   в   рамках   их   документально   подтвержденных   полномочий.   Без   наличия   формально   установленных   процедур   санкционирования   невозможно   считать   СВК   организации   достаточно   эффективной.

В.  В.  Бурцев // Журнал «Менеджмент в России и за рубежом»   Внутренний контроль:основные понятия и организация проведения – 2002.  – № 4. 

 

При   формировании   СВК   следует  добиваться   нормативного   закрепления следующих основных требований.

1.Требование   подконтрольности   каждого   субъекта   контроля, работающего   в   организации.   Выполнение   одним   субъектом   контрольных  функций   должно   быть   в   обязательном   порядке   подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля.

Например,  в надлежащем исполнении контрольных функций  такими субъектами контроля,  как  председатель правления,  президент,  вице-президенты,   исполнительный   директор,   главный   аудитор, председатель   ревизионной   комиссии,   заинтересованы   в   первую очередь   собственники организации.  В целях   соблюдения  принципа независимости   они   могут   проверять   их   деятельность   с   помощью, например,   внешних   независимых   аудиторов   или   независимых  экспертов различного профиля.

2.Требование   ущемления   интересов.   Необходимо   с   помощью нормативных   документов   создавать   специальные   условия,   при   которых   любые   отрицательные   отклонения   ставят   конкретного   работника или структурное подразделение организации в экономически невыгодное   положение.   Это   стимулирует   их   к   устранению   этих отклонений и вызвавших их причин.

3.Недопущение сосредоточения  прав контроля на всех его  объектах в руках   одного   лица,   т.е.   в   СВК   могут   действовать   независимо  различные   субъекты   контроля.   Несоблюдение   этого   требования  создает   условия   для   необъективного   отражения   в   отчетных материалах результатов проверок.

4.Требование   заинтересованности   руководства   организации. Эффективное функционирование СВК невозможно без должной заинтересованности   и   участия   в   ее   работе   высшего   руководства организации.