Организация учета денежных средств

В соответствии с пунктом 1.2 Положения юридическое лицо или индивидуальный предприниматель издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом.

Таким образом, лимит остатка наличных денег определяется приказом руководителя ООО «ЖЭУ города Дятьково». В настоящее время лимит остатка наличных денежных средств ООО «ЖЭУ города Дятьково» составляет 11275 рублей.

Наличные денежные средства, поступившие в кассу ООО «ЖЭУ города Дятьково» и не израсходованные на цели, предусмотренные действующим законодательством РФ, сдаются в банк в сумме превышающей лимит остатка кассы, для зачисления на расчетный счет предприятия.

Хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита можно только для оплаты труда, но не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Для получения наличных денег со своего расчетного счета в банке ООО «ЖЭУ города Дятьково» выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер-кассир заполняет денежный чек, подписывает его у руководителя и главного бухгалтера. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Он состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае если в приходном кассовом ордере регистрируется приход в кассу денег, снятых с расчетного счета, квитанцию прикладывают к банковским документам.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре бухгалтером-кассиром и заверяется подписями главного бухгалтера и кассира, квитанция к нему заверяется печатью организации.

В графе «Код по ОКПО» кассир указывает код Общероссийского классификатора предприятий и организаций, присвоенный ООО «ЖЭУ города Дятьково» Госкомстатом России при регистрации.

В графах «Дебет» и «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» кассир ООО «ЖЭУ города Дятьково» указывает счета и субсчета бухгалтерского учета, на которых отражается данная хозяйственная операция.

В строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции (например, «Возврат подотчетных средств», «Выручка за реализованную продукцию», «Получено из банка на хозяйственные расходы» и т.п.).

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, уплаченная покупателем в составе стоимости реализованной ему продукции. Она записывается цифрами, а в случае выписки приходного кассового ордера при снятии денег с расчетного счета или возврата подотчетных средств, делается запись «Без налога (НДС)».

В строке «Приложение» приводятся первичные и другие документы, имеющие отношение к данной хозяйственной операции, с указанием их номеров и дат составления, а при снятии денег с расчетного счета указывается номер чека.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет:

- наличие на документах  подписи главного бухгалтера  и ее подлинность;

- правильность оформления  ордера;

- наличие перечисленных  в ордере приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир обязан вернуть документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

В графу «Примечание» обычно переносится информация о содержании хозяйственной операции, указываемая по строке «Основание» приходных и расходных кассовых ордеров.

Наличные деньги из кассы ООО «ЖЭУ города Дятьково» выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Работникам предприятия кассиру не обязательно производить выдачу денег только по предъявлении паспорта. Своим работникам деньги можно выдать по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные вы платы, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер N ____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т.д. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер. Помарки в кассовых документах не допускаются.

При получении расходного кассового ордера, платежной (расчетно-платежной ведомости) кассир проверяет:

1) наличие и подлинность  разрешительных подписей руководителя  организации и главного бухгалтера (или лиц, на это уполномоченных);

2) правильность оформления  документов;

3) наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований документы к исполнению не принимаются и возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Для получения денег по расходному кассовому ордеру получатель предъявляет паспорт или другой документ, удостоверяющий его личность. Кассир записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Затем получатель собственноручно расписывается в ордере и в графе «Получил» указывает соответствующую сумму: рублей - прописью с большой буквы, копеек - цифрами.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допускается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Кроме выдачи заработной платы ООО «ЖЭУ города Дятьково» выдает из кассы наличный денежные средства подотчет работникам. Список работников предприятия, которым разрешается выдавать наличные деньги подотчет, утверждается руководителем ООО «ЖЭУ города Дятьково». Предприятие выдает наличные подотчет на хозяйственно-операционные расходы, на расходы связанные со служебными командировками. Командировочные расходы ООО «ЖЭУ города Дятьково» возмещает в следующих размерах:

- проезд и проживание  в сумме фактических расходов (при предоставлении документов, подтверждающих расход);

- при отсутствии документов 12 рублей в сутки;

- суточные 100 рублей в  сутки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представить авансовый отчет по сумма выданным на командировочные расходы в течении трех дней, на другие расходы в течении тридцати дней.

Учет движения денег в кассе ведется бухгалтером-кассиром ООО «ЖЭУ города Дятьково» в кассовой книге (ф. № КО-4).

Кассовая книга  необходима для учета всех поступлений и выдач наличных денег акционерного общества. Кассовая книга в  ООО «ЖЭУ города Дятьково» пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. На последней странице сделана запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано 108 листов», которая заверена подписями председателя правления и главного бухгалтера ООО «ЖЭУ города Дятьково».

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Одна часть (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр. Другая часть (без горизонтальных линеек) служит вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира за день. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Кассир записывает все операции по приему и выдаче денежных средств сразу же после их совершения на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Записи начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибается по линии отреза, отрывная часть листа подкладывается под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Перенос» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам ее оборотной стороны.

В конце рабочего дня кассир определяет итоги всех операций, выполненных за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист, то есть копию записей в кассовой книге за день, с приходными и расходными кассовыми документами под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

При работе с кассовыми документами необходимо обращать внимание на то, чтобы:

- ПКО и квитанции  к ним, а также РКО и заменяющие  их документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно  чернилами, шариковой помарки или исправления в этих документах не допускаются. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства;

- в наличии должны  быть все разрешительные подписи, предусмотренные формой документов. Причем подписи должны быть не любые, а подлинные подписи лиц, имеющих право подписывать такие документы;

- в приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Если в РКО или ПКО указаны прилагаемые документы, то эти документы должны быть в наличии; - выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается;

- прием и выдача денег  по кассовым ордерам может  производиться только в день  их составления;

- расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается;

- выдача денег из  кассы, не подтвержденная распиской  получателя в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, находящиеся в кассе, но не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия;

- сумма прописью должна  начинаться с большой буквы  и с начала строки, что позволит избежать злоупотреблений кассира. Ведь в ряде случаев достаточно легко, например, «одну тысячу двести рублей» превратить в «Двадцать одну тысячу двести рублей»;

- приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие  их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы наряду с самими ПКО и РКО документах ставят штамп «Получено», а на расходных документах штамп «Оплачено».

Денежные средства, хранящиеся в кассе ООО «ЖЭУ города Дятьково», учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса», к которому не предусмотрены субсчета. В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.