Первичная учетная документация по личному составу

- реализация целей поездки, подробная информация о проблемах, которые изучались или обсуждались в ходе командировки, с приложением соответствующих документов;

- оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещаемой организации, сопоставление форм и методов ее работы с аналогами своей организации (по изученному перечню вопросов);

- выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта;

- другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам своей поездки.

Служебное задание будет  окончательно оформленным, если в нем  будут заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной  формой. Если в форме остаются незаполненные  строки, то они должны быть обязательно  прочеркнуты.

Этот отчет согласовывается  с руководителем структурного подразделения, который должен сделать заключение о том, было ли выполнено служебное  задание. Затем утвержденный руководителем  структурного подразделения отчет  представляется в бухгалтерию. На основании  отчета, содержащегося в форме  № Т-10а, выносится решение о  результатах командировки и о  целесообразности расходования денежных средств. Таким образом, служебное  задание является одним из необходимых  первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных командировочных  расходов.

Кроме того, служебное задание  является завершающим документом в  комплекте первичных документов, оформляемых в связи с командировкой.

 

4.2 Оформление отпусков  и переводов

 

Отпуск – время непрерывного отдыха работника в течение нескольких дней, недель подряд с сохранением  за ним места работы. Отпуска бывают:

- ежегодные основные;

- ежегодные дополнительные;

- целевые дополнительные.

По оплате отпуска можно  разделить на:

- оплачиваемые;

- неоплачиваемые;

- частично оплачиваемые.

В соответствии со ст. 114 ТК РФ ежегодные отпуска предоставляются  с сохранением места работы (должности) и среднего заработка любому работнику, принятому на предприятие по трудовому  договору. При этом на право предоставления отпусков не влияет ни организационно-правовая форма работодателя (по классификации  юридических лиц), ни условия заключенного трудового договора (вид трудового  договора, занимаемая должность, основная это работа или совместительство, занят ли работник полное или неполное рабочее время и т. д.).

Сохранение места работы и среднего заработка при нахождении в ежегодном оплачиваемом отпуске  – одна из важнейших гарантий для  работника. Увольнение за время нахождения в отпуске возможно в единственном случае – при ликвидации организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ).

Продолжительность ежегодных  основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в  календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Минимальная  продолжительность ежегодного основного  отпуска, установленная законом, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) и  не подлежит сокращению работодателем. Минимальная продолжительность  ежегодного оплачиваемого отпуска для работников моложе 18 лет, а также для работников, имеющих инвалидность, увеличена законодателем и устанавливается специальными нормами трудового права.

В соответствии с трудовым законодательством (ст. 122 ТК РФ) отпуск должен предоставляться работнику  ежегодно. Право на использование  отпуска за первый год работы возникает  у работника по истечении шести  месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику  может быть предоставлен и до истечения  шести месяцев.

До истечения шести  месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно  после него;

• работникам в возрасте до восемнадцати лет;

• работникам, усыновившим  ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

• в других случаях, предусмотренных  федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие  годы работы может предоставляться  в любое время рабочего года в  соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной  на предприятии.

В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный  основной оплачиваемый отпуск, включаются:

• время фактической работы;

• время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось  место работы (должность), в том  числе время ежегодного оплачиваемого  отпуска;

• время вынужденного прогула  при незаконном увольнении или отстранении  от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

• другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным  нормативным актом организации.

В стаж работы, дающий право  на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых  по просьбе работника отпусков без  сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней.

Порядок исчисления среднего заработка для оплаты время нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске  регулируется ст. 139 ТК РФ. Оплата отпуска  в соответствии с законодательством  производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Если на период отпуска  попадают нерабочие праздничные  дни, то они в число дней отпуска  не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

Специальными нормами  трудового права регулируется предоставление отпусков для лиц, работающих по совместительству, для работающих на сезонных работах, а также работающих у физических лиц. При этом учитывается специфика  трудовых отношений с данной категорией работников.

Для отдельных категорий  работников ТК РФ устанавливает дополнительные оплачиваемые отпуска (свыше 28 календарных  дней). К данной категории относятся  работники, занятые на работах с  вредными и (или) опасными условиями  труда (ст. 117 ТК РФ), работники, труд которых  связан с особенностями выполнения работы (ст. 118 ТК РФ), работники с  ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ), в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, а также в других случаях, предусмотренных  федеральными законами (ст. 116 ТК РФ) в  целях компенсации воздействия  на здоровье работника в процессе выполнения работы неблагоприятных  факторов (физических, химических, биологических  и др.).

Перечни таких производств, работ, профессий и должностей, а  также минимальная продолжительность  дополнительного оплачиваемого  отпуска и условия его предоставления утверждаются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

При совмещении профессий  за работниками, занятыми на работах  с вредными условиями труда, сохраняется  право на дополнительный отпуск независимо от установления данной льготы по совмещаемой  профессии при условии, что они  выполняют свою работу в полном объеме.

• Согласно ст. 121 ТК РФ в  стаж работы, дающей право на ежегодный  дополнительный отпуск за работу с  вредными и (или) опасными условиями  труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск или выплату компенсации  за него пропорционально проработанному времени, количество полных месяцев  работы в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями  труда определяется делением суммарного количества дней работы в течение  года на среднемесячное количество рабочих  дней. Остаток дней, составляющий менее  половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного  месяца.

Периоды, когда работник фактически не работал (независимо от причин), не включаются в указанный  стаж (ст. 121 ТК РФ). В то же время в  стаж, дающий право работнику на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, фактически не отработанное время, в  течение которого за работником сохранялось  место работы в соответствии с  трудовым законодательством, включается. Поэтому возможна ситуация, когда  рабочий год, за который работнику  предоставляется основной отпуск, не совпадает с рабочим годом, за который предоставляется дополнительный отпуск. Но даже если у работника  право на ежегодный основной и  дополнительный отпуск возникает в  различное время, то эти отпуска  предоставляются ему одновременно и полностью.

Если ежегодный (основной) отпуск работникам, постоянно занятым  в производствах, цехах и на участках с вредными условиями труда, предоставляется  авансом, дополнительный отпуск может  быть также предоставлен полностью  авансом.

Конкретная продолжительность  дополнительных отпусков за работу во вредных и (или) опасных условиях труда определяется на основе результатов  аттестации рабочих мест с учетом фактического состояния условий  труда на рабочих местах в соответствии с утвержденными нормами и  правилами по охране труда (санитарно-гигиеническими нормами) и фиксируется в коллективном договоре (соглашении).

Специалисты рекомендуют  определять продолжительность дополнительного  отпуска путем прямого подсчета календарных дней в периоде, совпадающем  с периодом отпуска, исчисленного в  рабочих днях. Но в этом случае продолжительность  отпуска и размер оплаты за него будут зависеть от того, на какой  день недели приходится начало отпуска.

Если дополнительный отпуск, продолжительность которого 6 (12, 18) рабочих дней, начинается в понедельник, то его последним днем является суббота. На указанный период приходится 6 (13, 20) календарных дней. Но если такой  отпуск начинается во вторник, среду  и т. д., то его последним днем является понедельник, вторник и т. д. (т. е. в число дней отпуска попадает воскресенье). В результате работник, получивший:

• 6 рабочих дней отпуска  – не выходит на работу в течение  одной недели (6 дней + воскресенье), или 7 календарных дней;

• 12 рабочих дней отпуска  – освобожден от работы в течение  двух недель (12 дней + 2 воскресенья), или 14 календарных дней;

• 18 рабочих дней отпуска  – не работает в течение трех недель (18 дней + 3 воскресенья), или 21 календарный  день.

Так как обычно работники  уходят в отпуск с понедельника, они теряют один оплачиваемый день отпуска. Защитить интересы работников в рассматриваемой ситуации можно  путем установления в коллективном договоре продолжительности дополнительного отпуска в календарных днях, например 7 календарных дней (вместо 6 рабочих).

Статья 119 ТК РФ предусматривает  установление для работников с ненормированным  рабочим днем дополнительного отпуска  продолжительностью не менее трех календарных  дней. При этом сказано, что конкретный срок отпуска указывается в коллективном договоре или в правилах внутреннего  трудового распорядка.

Кроме того, ст. 173 ТК РФ устанавливает  отпуска с сохранением среднего заработка для работников, совмещающих  работу с обучением в образовательных  учреждениях высшего профессионального  образования, и работникам, поступающим  в указанные образовательные  учреждения.

Предприятие с учетом своих  производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ) может самостоятельно устанавливать  дополнительные отпуска, если они не предусмотрены федеральными законами, что отражается в коллективном договоре или в локальных нормативных  актах.

В соответствии со ст. 126 ТК РФ по письменному заявлению работника  возможна замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией. Следовательно, выплата компенсации  предусмотрена лишь вместо использования  дополнительного отпуска. При этом установлен запрет на денежную компенсацию  отпусков беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, лицам, занятым  на тяжелых работах и работах  с вредными, опасными условиями труда. Перечисленные категории работников в силу физиологических особенностей или в силу неблагоприятных внешних  условий, в которых осуществляется их трудовая деятельность, нуждаются  в полноценном длительном отдыхе. Поэтому какое-либо сокращение отпуска  недопустимо, т. к. может нанести  существенный вред их здоровью.

Выплата компенсации за работу во вредных и (или) опасных условиях труда может иметь место лишь при увольнении работника. Размер компенсации определяется пропорционально проработанному в соответствующих условиях времени.

ТК РФ никак не связывает  возможность денежной компенсации  части отпуска с разделением  его на части в соответствии со ст. 125 ТК РФ.

Денежная компенсация  возможна за те отпуска, право на которые  возникло с 1 февраля 2002 г., т. е. с момента  введения в действие ТК РФ, т. к. его  положения применяются только к  тем правам и обязанностям, которые  возникли с 1 февраля 2002 г. (ст. 424 ТК РФ). Как быть, если у работника за предыдущие годы накопились неиспользованные отпуска и он просит выплатить  за них компенсацию? Объяснение прозвучало в письме Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10. В настоящее время  существует два мнения по поводу применения ст. 126 ТК РФ, где речь идет об оплате части отпуска, превышающей 28 календарных  дней. С одной точки зрения возможна выплата денежной компенсации за все дни неиспользованных отпусков. То есть при соединении нескольких отпусков (в частности, за прошлые  годы) компенсация выплачивается  за все количество дней, превышающее  основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Другая точка зрения полагает, что замене денежной компенсацией подлежит только та часть каждого  из неиспользованных отпусков, которая  превышает 28 календарных дней. Решение  этого вопроса возможно по взаимной договоренности сторон трудового договора.