Первичная учетная документация по личному составу

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них, которая ведется кадровой службой  или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при  поступлении на работу, а также  трудовые книжки и вкладыши в них  с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и  вкладыша в нее хранятся в организации  как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его  заявке.

По окончании каждого  месяца лицо, ответственное за ведение  трудовых книжек, обязано представить  в бухгалтерию организации отчет  о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением  приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее  подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты  трудовых книжек, не полученные работниками  при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического  лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к  их хранению, установленными законодательством  Российской Федерации об архивном деле.

Работодатель обязан постоянно  иметь в наличии необходимое  количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответственность за организацию  работы по ведению, хранению, учету  и выдаче трудовых книжек и вкладышей  в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

 

4. Оформление командировок, отпусков, переводов, поощрений и взысканий

 

4.1 Оформление командировок

 

Под служебной командировкой  в соответствии со ст. 166 ТК РФ понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. Не являются служебными командировками служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, имеет  разъездной характер и это изначально отражается в трудовом договоре.

Следует учитывать, что ряд  работников могут быть направлены в  командировки только после получения  письменного согласия на командировку или при наличии оснований, предусмотренных  законодательством. К таким работникам относятся:

- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);

- работники, имеющие детей—инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет (ч. 3 т. 259 ТК РФ);

- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 3 т. 259 ТК РФ);

- отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ);

- работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);

- работники, с которыми заключен ученический договор (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

В случае направления в  командировку отдельных из перечисленных  работников, необходимо не только получить письменное подтверждение согласия работника выехать в командировку, но и доказательство, что ему было разъяснено его право на отказ от командировки (ст. 259 ТК РФ) и не существует категорического медицинского запрета на работу вдали от дома.

Документально оформленная  и обоснованная командировка может  продолжаться от нескольких часов и  до неограниченного срока, в ТК РФ содержится только формулировка «поездка…  на определенный срок».

На период командировки руководящих  работников оформляется передача полномочий заместителям.

ТК РФ предусматривает  для работника, который направляется в командировку, определенные гарантии – сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). При командировках в  такую местность, откуда, командированный  имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Вопрос о  том, может ли работник ежедневно  возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем предприятия, в которой  работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

Законодательством не предусмотрен порядок явки на работу в день отъезда/приезда  командируемого работника, поэтому  эти вопросы решаются работодателем  в каждом конкретном случае.

Суточные оплачиваются сотруднику, находящемуся в командировке, как  в рабочие, так и в выходные и праздничные дни. Сотруднику считаются  и оплачиваются выходные и праздничные  дни, проведенные в командировке, если за эти дни выполнялись прямые его обязанности, что должно быть подтверждено отчетом о проделанной  работе, подписанным руководителем  данного сотрудника и руководителем  предприятия. Работа в выходной и  нерабочий праздничный день оплачивается согласно Правилам внутреннего трудового распорядка или Положению об оплате труда и премировании.

Обычно прежде, чем отправить  работника в командировку, нужно  оформить три документа: приказ, служебное  задание и командировочное удостоверение. Но согласно распоряжению Минфина России, позволяющему работодателю решать, какой  из предложенных документов следует  выбрать (письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158), можно ограничиться только приказом или только удостоверением. Если командировка предполагает посещение конкретной организации, удостоверение необходимо. Если же задача командированного сотрудника собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, командировочное удостоверение  останется незаполненным. В этом случае можно ограничиться приказом, на всякий, дополнив его служебным  заданием.

С точки зрения хронологии событий при планировании командировки сначала оформляется и утверждается руководителем служебное задание  для направления в командировку, в котором подробно описывается  цель командировки. Для этого разработана  специальная форма № 10-а.

Служебное задание необходимо для подтверждения эффективности  работы в командировке, практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов. В служебном  задании отражаются данные по планированию служебной командировки и ее результатам.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем  структурного подразделения, в котором  работает командируемый работник. Затем  оно утверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу. В документе указываются  следующие данные:

- фамилии командируемых и их инициалы;

- структурное подразделение;

- профессии (должности) командируемых;

- цель, время и место командировки.

В служебном задании необходимо правильно указать сведения о  месте командировки. Сначала указывается  страна и город, затем – организация, в которой работник будет выполнять  поручение своего работодателя. Наименование страны (при направлении в зарубежную командировку) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором  стран мира (ОКСМ). При указании наименований городов, не являющихся центрами или  столицами субъектов РФ, городами федерального значения, указывается  административно-территориальная принадлежность – к району, республике, области, краю, автономному округу (области).

Реквизиты служебного задания  могут быть заполнены как рукописным способом, так и с помощью печатной, вычислительной техники. Не допускается  наличие в документе помарок, подчисток и неоговоренных исправлений, ошибки исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все исправления  должны быть подтверждены подписями  соответствующих должностных лиц.

На основании служебного задания в отделе кадров составляется приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  № Т-9 или Т-9а).

Распоряжение работодателя о направлении работника в  служебную командировку выражается в приказе, составляемом по унифицированной  форме № Т-9 (код по ОКУД – 0301022), а группы работников – в приказе  по форме № Т-9а (код по ОКУД – 0301023). Основанием для издания приказа  о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное  задание.

Приказ о направлении  работника в служебную командировку изготавливается на формате А4 в  количестве одного и более экземпляров. При этом один экземпляр (оригинал) обычно хранится непосредственно у  руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии  и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.

– днем начала командировки является день отправления транспортного  средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место  постоянной работы;

– срок командировки начинает исчисляться с момента отправления  транспортного средства из места  постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие  сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается  время, необходимое для проезда  до этих транспортных узлов;

– срок (в календарных  днях) включает в себя не только время  нахождения работника в месте  командировки, но и время нахождения в пути;

Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.

Проект приказа о направлении  работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное  задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается  руководителем предприятия или  уполномоченным им лицом и предъявляется  работнику. Командируемый работник подтверждает распиской свое ознакомление с приказом.

На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные  удостоверения.

Командировочное удостоверение  выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы предприятия, который отражает в нем все  основные сведения, связанные с данной служебной командировкой. Затем  удостоверение вручается командируемому лицу и находится у него в течение  всего времени командировки. На предприятии должен также вестись специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием времени отъезда и прибытия работников.

Командировочное удостоверение  имеет унифицированную форму  № Т-10.

В ходе командировки работник делает отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения, а если таких пунктов несколько, то в каждом из них делается отметка  о прибытии и убытии. Эти отметки  проставляются на предприятиях, куда направляется командированное лицо, заверяются печатью принимающей  стороны и подписью ответственного должностного лица. Отметки о времени  прибытия и выбытия дают возможность  определить время нахождения работника  в командировке.

К учету принимаются окончательно оформленные (с полностью заполненными реквизитами) документы, если в форме  остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Поскольку командировочное удостоверение  является одним из важных оправдательных документов, подтверждающих командировочные  расходы, его отсутствие или неправильное оформление может привести к сомнениям  по поводу их обоснованности.

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет  о проделанной работе, данные о  котором отражаются в графе 11 формы  № Т-10а «Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении».

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным. Если в командировку была направлена группа работников с одним заданием, то возможно составление коллективного  отчета о результатах командировки. Указанный документ должен содержать  ответы на следующие вопросы:

- цель командировки;

- сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких городов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них);

- конкретный перечень вопросов, изученных в ходе командировки;

- перечень должностных лиц, с которыми командируемый работник вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;