Первичная учетная документация по личному составу

При расторжении трудового  договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового  договора) со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 81 Трудового кодекса  Российской Федерации.

При прекращении трудового  договора по обстоятельствам, не зависящим  от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового  договора со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 83 Трудового кодекса  Российской Федерации.

При прекращении трудового  договора по другим основаниям, предусмотренным  Трудовым кодексом Российской Федерации  или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового  договора) со ссылкой на соответствующие  статью, пункт Трудового кодекса  Российской Федерации или иного  федерального закона.

При прекращении трудового  договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой  срок и какую должность он лишен  права занимать (какой деятельностью  лишен права заниматься).

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию  работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании  документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту  работы также вносится с указанием  соответствующих документов запись:

а) о времени военной  службы в соответствии с Федеральным  законом "О воинской обязанности  и военной службе", а также  о времени службы в органах  внутренних дел, Государственной противопожарной  службе Министерства Российской Федерации  по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий  стихийных бедствий, учреждениях  и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических  средств и психотропных веществ  и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению  квалификации, по переквалификации и  подготовке кадров.

Соответствующие записи, внесенные  в трудовую книжку лиц, освобожденных  от работы (должности) в связи с  незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава  преступления или за недоказанностью  их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника  выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным  лицам в порядке, установленном  настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения  свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный  трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который  устанавливается по справкам органов  внутренних дел.

При увольнении осужденного  с работы в установленном порядке  и поступлении его на новое  место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той  организации, в которую он был  принят или направлен.

При восстановлении в установленном  порядке непрерывного трудового  стажа в трудовую книжку работника  вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием  соответствующего документа.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными  грамотами, присвоении званий и награждении  нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, а также коллективными  договорами, правилами внутреннего  трудового распорядка, уставами и  положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных  системой оплаты труда или выплачиваемых  на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а  также об образовании, профессии  и специальности работника производится работодателем по последнему месту  работы на основании паспорта, свидетельства  о рождении, о браке, о расторжении  брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту  работы, где была внесена соответствующая  запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая  произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление  производится ее правопреемником, а  в случае ликвидации организации - работодателем  по новому месту работы на основании  соответствующего документа.

Если неправильная или  неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в  установленном порядке, исправление  производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа  либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление  сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в  трудовой книжке.

Свидетельские показания  не могут служить основанием для  исправления внесенных ранее  записей, за исключением записей, в  отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных  пунктом 34 настоящих Правил.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или  сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей  не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными  и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня  подачи работником заявления.

При оформлении дубликата  трудовой книжки, осуществляемом в  соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника  до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и  награждении (поощрении), которые вносились  в трудовую книжку по последнему месту  работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы без  уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании  которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о  работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в  этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному  заявлению выдается по последнему месту  работы дубликат трудовой книжки, в  который переносятся все произведенные  в трудовой книжке записи, за исключением  записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется  в установленном порядке и  возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

При массовой утрате работодателем  трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические  и техногенные катастрофы, стихийные  бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и  периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании  документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная  карточка члена профсоюза, расчетная  книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и  более свидетелей, знающих работника  по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной  системе.

Если работник до поступления  к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению  документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором  указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность  трудового стажа работника.

Работодатель на основании  акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы  не сохранились, стаж работы, в том  числе установленный на основании  свидетельских показаний, может  быть подтвержден в судебном порядке.

При увольнении работника (прекращении  трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих  Правил).

Если трудовая книжка заполнялась  на государственном языке Российской Федерации и на государственном  языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний  день работы) его трудовую книжку с  внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику  трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все  время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового  договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная  запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном  настоящими Правилами.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового  договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника  либо его отказом от получения  трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление  о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление  ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления  указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности  за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника  трудовая книжка после внесения в  нее соответствующей записи о  прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников  под расписку или высылается по почте  по письменному заявлению одного из родственников.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается  вкладыш, который оформляется и  ведется работодателем в том  же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп  с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер  вкладыша.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей  ведутся:

а) приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них.

 

Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения  и социального развития Российской Федерации.

В приходно-расходную книгу  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется  бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с  получением и расходованием бланков  трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.