Первичная учетная документация по личному составу

№Т-53а «Журнал регистрации  платежных ведомостей».

Применяется для учета  и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам. Срок хранения 5 лет.

№Т-54 «Лицевой счет».

№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники).

Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и  выплатах в пользу сотрудника в течении  календарного года. Срок хранения 75 лет.

№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Используется для расчета  причитающихся сотруднику отпускных  выплат. Срок хранения 5 лет при условии  проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-61 «Записка-расчет при  прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении)».

Применяется для учета  и расчета заработной платы, компенсации  неиспользованного отпуска и  прочих выплат сотрудникам при расторжении  трудового договора. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому  договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных  сотрудником по срочному трудовому  договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных  работ. Срок хранения 5 лет при условии  проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

 

2. Оформление документов при приеме на работу

 

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной  должности, предусмотренной штатным  расписанием, сопровождается оформлением  документов.

Резюме — сжатая краткая  информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству  организации предварительно ознакомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель.

Возможно оформление развернутого резюме — резюме хронологического вида. В отдельных случаях претендент составляет резюме функционального  типа, подчеркивающего достижения профессионального  характера.

Анкета составляется собственноручно  поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются  инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа  решается работодателем и поступающим  на работу по взаимному согласию. В  отдельных случаях (при оформлении на службу в таможенных органах) автобиография  представляется в обязательном порядке.

Характеристика — официальный  документ, который выдает организация  по прежнему месту работы претендента  на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В  характеристике приводится отзыв о  служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и  заверяется гербовой печатью.

Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности  она находит широкое применение.

Близким характеристике по содержанию и назначению документом является рекомендательное письмо. Подготовка рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего  на вакантную должность. Письмо не носит  официального характера.

Трудовой договор заключается  между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации трудовой договор  заключается в письменном виде на неопределенный срок или на срок до пяти лет (срочный трудовой договор). Права, обязанности и ответственность  сторон, условия оплаты и организация  труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

По истечении срока  действия срочного договора он автоматически  продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала  прекращения трудовых отношений.

Поскольку трудовой договор  в ряде случаев носит индивидуальный характер (руководящий состав, специалисты  и т. д.), в принципе, работодатель и работник могут составлять договор  в произвольной форме. Непреложным  является одно — он должен отвечать требованиям, установленным Трудовым кодексом РФ (глава 11).

Если труд работника, принятого  на вакантную должность, связан с  материальной ответственностью, то с  поступившим на работу может заключаться  письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Согласно ТК РФ (ст. 244) договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником, достигшим 18-летнего  возраста, занимающим соответствующую  должность, указанную в специальном  Перечне, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Договор о  полной индивидуальной материальной ответственности  считается дополнением к трудовому  договору. В договоре указываются  обязанности и ответственность  работника, приводятся условия, которые обеспечивает работодатель, необходимые для нормальной работы и сохранности материальных ценностей.

При совместном выполнении работниками отдельных видов  работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или  иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность  каждого работника за причинение ущерба, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Приказ о приеме на работу оформляется по форме № Т-1 и  № Т-1а. Форма № Т-1 заполняется  индивидуально на каждого принятого  работника. Форма № Т-1а заполняется  одновременно на нескольких работников, по содержанию она идентична форме  № Т-1 и здесь не приводится.

Работник отдела персонала  на основании приказа о зачислении работника на работу заполняет личную карточку, делает соответствующую запись в трудовой книжке, а бухгалтерия  открывает лицевой счет или аналогичный  документ по начислению заработной платы.

При поступлении на работу сотрудник организации, если это  требуется по роду его деятельности, берет на себя обязательства, связанные  с защитой коммерческой тайны.

Личный листок по учету  кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации  справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых  расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке  Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня  приема на работу.

В настоящее время в  Российской Федерации обращается два  образца трудовых книжек — «старый», утвержденный Постановлением Совета Министров  СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и  служащих», и «новый», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». В трудовую книжку вносятся:

—  сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

—  сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

—  сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с  действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения  за успехи в работе и т. п.);

—  сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рдционализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Далее представлены образцы заполнения в трудовой книжке сведений о работе соответственно старого  и нового образцов.

Личная карточка работника (форма № Т-2) — основной учетный  документ. Заполняется на всех работников, кроме государственных служащих, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, страхового свидетельства, диплома (свидетельства об образовании) и на основе опроса работника.

Заполняются личные карточки работником кадровой службы (отдела персонала, менеджера по кадрам и т. д.) от руки. Личные карточки заводятся в одном  экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.

Все последующие изменения  данных о работнике отражаются в  личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы. Отдельно хранятся личные карточки работников, обучающихся в очно-заочных образовательных  учреждениях. В этом же разделе хранятся личные карточки на работающих инвалидов.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в  папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, — на руководящий  состав и ведущих специалистов. Для  остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме № Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы:

—  внутренняя опись документов, подшитых в личном деле;

—  резюме;

—  автобиография;

—  анкета или личный листок по учету кадров;

—  копии документов об образовании;

—  характеристики на работника;

—  трудовой договор (может  входить в состав личного дела или храниться отдельно);

—  копии приказов о  назначении, перемещении, увольнении;

—  копия свидетельства  о постановке на учет в налоговом  органе;

—  копия страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования;

—  дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

— различные справки, относящиеся  к данному работнику (кроме справок  с места жительства, о состоянии  здоровья и других документов второстепенного  значения, которые группируются отдельно).

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного  письма, представленных при поступлении  на работу, они также подшиваются  в личное дело работника.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное  пользование только определенным должностным  лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных  или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

 

1. Обязательные документы при приеме на работу

 

Обязательными документами  при приеме на работу являются следующие  документы.

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. В РФ выдается гражданину, достигшему 14 лет.

Трудовая книжка - основной документ согласно ст. 39 КЗоТ РФ о трудовой деятельности. Трудовые книжки ведутся  на всех работников предприятий, учреждении, организаций, проработавших свыше  пяти дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой  им работе, а также о его поощрениях и награждениях. Взыскания в трудовую книжку не записываются. Записи о причинах увольнения должны точно воспроизводить формулировку действующего законодательства и иметь ссылку на соответствующую  статью, пункт закона. При расторжении  трудового договора (контракта) по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин. Выдается работнику вдень увольнения. По общему правилу при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. Однако, в случае отсутствия трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.