Первичная учетная документация по личному составу

БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

                      Факультет Информационных технологий  и управления

                           Кафедра Государственного и муниципального  управления

                                  Специальность Государственное  и муниципальное управление

                                              Форма обучения Очная

                                               Курс _____ , группа ___________

 

 

 

 

           ____________________________________________________________

                                   (Фамилия, имя, отчество, студента)

 

                                  ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

        По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

 

        Тема  ___________________________________________________

 

 

 

 

 

 

                                                                          «К защите допускаю»

                                                                          Руководитель

                                                                        ____________________________

                                                                                         (ученая степень, звание, Ф.И.О.)

 

                                                                         __________________________

                                                                          (подпись)

                                                                                                                 «___» ___________ 200__г.

 

Оценка при защите

_________________

 

___________________

          (подпись)           

«___» ________ 200__г.

 

 

Уфа 200__ г. 

Содержание

Введение                                                                                                                         3

1. Первичная учетная документация по личному составу.       
1. Первичная учетная документация  по учету кадров
2. Первичная учетная документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда                            
2. Оформление документов при приеме на работу                                              9
1. Обязательные документы при приеме на работу
2.   Трудовой договор                                                           13
3. Трудовая книжка работника. Основные правила ведения
4. Оформление командировок, отпусков, переводов, поощрений и взысканий    22   
1. Оформление командировок и отпусков 22
2. Материальная ответственность работодателя перед работником         24
3. Материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю                                                                                               29
4. Порядок возмещения ущерба, причиненного работодателю                  33
5. Документирование процесса увольнения

Заключение                                                                                                                     37

Список использованной литературы                                                                           39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Трудовые правоотношения работодателя и работника в Российской Федерации регулируются в большей  части Трудовым кодексом Российской Федерации, в отдельных случаях  на процесс взаимоотношения работника  и работодателя оказывают влияние  Гражданский кодекс российской Федерации  и ряд других нормативно-правовых актов Российской Федерации.

Управление личным составом организаций, учреждений и предприятий  осуществляют специализированные службы этих предприятий (службы кадров). В  отдельных случаях ведение документации по личному составу возлагается, приказом руководителя, на отдельного работника (инспектор по кадрам).

Совокупность документов по личному составу условно можно  подразделить на четыре самостоятельные  группы документов.

К первой группе относится  совокупность документов связанная  с комплектованием персонала  организации, учреждения предприятия.

Вторую группу составляет совокупность документов связанная  с процессом перемещения персонала  в процессе работы.

Третья группа документов связана с отношением работника  к трудовому процессу.

Четвертая группа документов связана с прекращением трудовых отношений работника и работодателя, то есть с увольнением работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Первичная учетная документация по личному составу 

 

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника  в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор  по кадрам, менеджер по персоналу) или  в порядке совместительства —  секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.

Все этапы трудового цикла  от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы  собственности подлежат обязательному  документированию. Совокупность взаимосвязанных  документов, в которых зафиксированы  этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному  составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно  классифицировать на четыре группы в  логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

- документация, связанная  с комплектованием персонала  организации;

- документация, связанная  с процессом движения персонала  в период работы в организации;

- документация, связанная  с отношением работника к трудовому  процессу;

- документация, связанная  с прекращением трудовых отношений  работника с организацией, т. е.  с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы:

- по учету кадров;

- по учету использования  рабочего времени и расчетов  с персоналом по оплате труда.

При формировании первичных  документов по кадровому учету и  оплате труда, следует помнить о  положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации.

Унифицированные формы, которые  следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановлением утверждены формы первичных документов, представленных в приложении А.

 

1.1 Первичная учетная документация  по учету кадров

 

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу».

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются  для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а). Срок хранения 75 лет.

№Т-2 «Личная карточка работника».

№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника  является основным документом по учету  данных сотрудников и заводится  на всех, без исключения, сотрудников  предприятия, с которыми заключаются  трудовые договора. Срок хранения 75 лет.

№Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень  важный документ, отражающий данные о  структуре организации, ее штатном  составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя. Срок хранения 3 года.

№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется  в научных и образовательных  учреждениях для учета научных  работников. Заполняется на основании  дипломов доктора наук и кандидата  наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу».

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу».

Оформляет перевод сотрудников  на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде. Срок хранения 75 лет.

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».

Применяется для оформления и учета отпусков. Срок хранения 5 лет.

№Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный  нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации  в соответствии с положениями  статьи 123 Трудового Кодекса. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Порядок составления графика  может быть закреплен правилами  внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного  договора, другими внутренними документами  организации. О времени начала отпуска  работник должен быть извещен под  роспись не позднее чем за две  недели до его начала. Срок хранения 1 год (рекомендуется хранить до прохождения  проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении)».

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работниками (увольнении)».

Применяется для документального  оформления при прекращении трудовых отношений. Срок хранения 75 лет.

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку».

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

Оформляется при направлении  сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а). Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

№Т-10 «Командировочное удостоверение».

Служит для подтверждения  времени пребывания в служебной  командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место  назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании  приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей  стороной. Срок хранения 5 лет (при командировках  в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

№Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме  Т-9 и служит для подтверждения  экономической обоснованности расходов на командировку. Срок хранения 5 лет (при  долгосрочных зарубежных командировках  – 10 лет).

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Оформляется в случае поощрения  сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника. Срок хранения 75 лет.

 

1.2 Первичная учетная документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

 

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда».

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета  расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения  экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для  целей налогового учета, так как  по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление  работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной  и используется в большинстве  организаций. Срок хранения 5 лет (при  вредных условиях труда – 75 лет).

№Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы  распознавания, фиксирующие время  прибытия и убытия сотрудников). Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

№Т-49 «Расчетно-платежная  ведомость».

№Т-51 «Расчетная ведомость».

№Т-53 «Платежная ведомость».

Применяются для расчета  и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные  документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются. В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная  ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются). Срок хранения 5 лет при условии  проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).