Организация документооборота и основные направления его совершенствования

Обозначение вида документа и заголовок к тексту правил (положений, инструкций) составляют одно целое, например:

Основные правила работы архива организаций;

Положение об аттестации;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение о системе оплаты труда;

Инструкция о заполнении трудовых книжек;

2.4.2.3. Текст правил (положений, инструкций) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. В разделе «Общие положения» могут также указываться подчиненность регламентируемого объекта, даваться его общие характеристики.

Текст правил (положений, инструкций) делится на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь собственные заголовки.

Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.4.2.4. Правила (положения, инструкции) в обязательном порядке согласовываются (визируются) руководителем подразделения, подготовившим проект документа, Главным юрисконсультом и Документоведом 1 кат., а также структурными подразделениями, в компетенцию которых входят вопросы, отраженные в документе, после чего он утверждаются Генеральным директором (Заместителями Генерального директора по направлениям деятельности).

 

2.4.3. Протокол заседания

2.4.3.1. Протокол заседания - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях (рабочих групп, комиссий и т.д.) или деловых мероприятиях (переговорах, встречах) (приложение 7).

Протокол заседания составляется на основании записей (рукописных, магнитофонных, стенографических), произведенных во время заседания, а также представленных тезисов докладов и выступлений, материалов, подготовленных к заседанию.

Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на работников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению, а в случае проведения заседания под председательством Генерального директора (Заместителей Генерального директора, Главным бухгалтером, Главным юрисконсультом) на секретаря. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 5 дней после заседания.

2.4.3.2. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата, номер, заголовок к тексту, место издания, текст, подписи, при необходимости, визы.

В заголовок к тексту протокола, как правило, выносится указание делового мероприятия:

Протокол заседания рабочей группы;

Протокол деловых переговоров.

2.4.3.3. Текст протокола состоит из  двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола  указываются фамилии председателя, секретаря, членов (комиссии, рабочей  группы и. т.п.), присутствующих на заседании, или участников делового мероприятия, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание в качестве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопроса, повестка дня.

Фамилии перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей, лиц, приглашенных на заседание, - с указанием должностей и места работы.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например: Присутствовало: 27 чел. (список прилагается).

В качестве списка участников используется список регистрации.

В повестке дня заседания вопросы располагаются по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются с предлогом "О (об)" и нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "Разное".

Основная часть протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы докладчика, (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамилии докладчика в скобках указывается – (текст доклада прилагается).

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова "Вопрос", "Ответ" не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ.

В тексте постановляющей части протокола используются глаголы в неопределенной форме («установить», «рекомендовать»).

В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

2.4.3.4. Участник  заседания может высказать особое  мнение по принятому решению. После заседание особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

К протоколу могут прилагаться тексты выступлений, список присутствующих на заседании.

2.4.3.5. Протокол заседания подписывается  председателем и секретарем заседания. В необходимых случаях протокол  визируется лицами, выступавшими  с докладами по вопросам повестки  дня. Визирование протоколов проводится  для подтверждения правильности записи в протоколе содержания выступления. Визирование протокола не проводится, если тексты выступлений прилагаются к протоколу.

2.4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка – копия части протокола. В выписке воспроизводят все реквизиты заголовочной части протокола, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение (приложение 8).

 

2.4.4. Акт

2.4.4.1. Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или комиссией, создаваемой приказом Генерального директора (Заместителей Генерального директора) или действующей на постоянной основе.

2.4.4.2. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (акт), дату, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – ознакомительные визы (приложение 9).

2.4.4.3. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности;

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

2.4.4.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

2.4.4.5. Все экземпляры акта подписываются председателем и членами комиссии, указанными в алфавитном порядке, при необходимости, акт визируется должностными лицами заинтересованных подразделений и утверждается Генерального директора (Заместителей Генерального директора).

2.4.4.6. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

2.4.4.7. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются Генеральным директором (Заместителями Генерального директора) или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

 

2.4.5. Деловое письмо

2.4.5.1.  Деловое письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами (приложение 10).

Различаются деловые письма: запросы, уведомления, приглашения, поздравления, сообщения, сопроводительные, требования, напоминания, подтверждения, предложения, рекомендации, рекламные, гарантийные, сопроводительные и др.

2.4.5.2. Письмо должно  быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.4.5.3. Деловые письма печатаются на бланках писем. При составлении писем используются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о приложении, подпись, в необходимых случаях – печать, отметка об исполнителе, визы.

Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается исходящий номер и дата поступившего (инициативного) письма.

2.4.5.4. Все письма, за исключением  писем объемом до 4-5 строк, должны  иметь заголовок к тексту, излагающий  в краткой форме содержание письма, например:

О предложении заключить договор поставки;

О несоблюдении сроков выполнения договора от 12 марта 2010 № 45/36;

2.4.5.5. Текст письма, как правило, начинается вступительным  обращением «Уважаемый …!», в  конце текста проставляется заключительная этикетная фраза «С уважением, … ».

Использование этикетных фраз не является обязательным.

Обращение может содержать наименование должности, фамилию адресата или его имя и отчество, например:

Уважаемый Иван Петрович!

В заключительной части текста письма могут использоваться другие этикетные фразы:

Надеемся на развитие наших отношений;

Надеемся на длительное плодотворное сотрудничество и др.

2.4.5.6. Текст письма излагается:

- от 1-го лица множественного числа (просим…, предлагаем…);

- от 3-го лица единственного числа (компания считает..., департамент рассмотрел... ).

- от 1-го лица единственного числа (прошу…, предлагаю …).

Форма изложения от 1-го лица единственного числа используется в письмах, оформленных на должностном бланке.

2.4.5.7. Письма могут быть простыми и сложными. Текст простого письма может состоять из одной или двух частей. В первой (вводной) части излагается причина составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подготовки, во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст сложного письма включает вступление, основную часть, заключение.

Основная часть сложного письма содержит описание фактов, событий. Ситуаций, их анализ и аргументацию.

Заключение содержит выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.