Организация документооборота и основные направления его совершенствования

3.5.3. Сведения  об отправляемом документе вносятся в регистрационную базу данных.

3.5.4. После присвоения  документу регистрационного номера  копия документа с визами и  приложениями в соответствии  с номенклатурой дел подшивается  в дело, а первый экземпляр  документа поступает на отправку.

3.5.5. Телеграммы, составленные в ОАО «ММТС-9», принимаются на отправку Документоведом 1 кат. завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Текст телефонограммы, подлежащей передаче, печатается на бланке, подписывается, датируется и регистрируется. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, подписи лица, передавшего телефонограмму и фамилии лица, принявшего телефонограмму.

3.5.6. Отправка  документов осуществляется централизованно  Документоведом 1 кат. Отправке подлежат  документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

Неправильно оформленные, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

3.5.7. Информационные  сообщения оперативного характера, проекты документов могут передаваться  по факсу или электронной почте  непосредственно из подразделений.

3.5.8. Письма, рассылаемые  большому количеству адресатов (более  четырех), передаются для отправки со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

3.5.9. Документы  вкладываются исполнителем в  конверты с указанным адресом  и передаются Документоведу 1 кат. для отправки почтовой связью.

 

3.6. Регистрация и организация  движения внутренних документов

3.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.6.2. Проекты распорядительных  документов после подготовки  и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в Советнику генерального директора по правовым вопросам для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в Документоведу 1 кат., который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись Генеральному директору (Заместителям Генерального директора) в соответствии с установленным в ОАО «ММТС-9» распределением обязанностей.

3.6.3. Подписанные  распорядительные документы, в обязательном порядке рассылаются по информационно-телекоммуникационной сети в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.6.4. Передача  документов между структурными  подразделениями осуществляется  через лиц, ответственных за делопроизводство.

3.6.5. Приказы по  основной деятельности регистрируются  Документоведом 1 кат. Им присваиваются  порядковые номера в пределах  года. Учет приказов ведется в  журнале регистрации приказов.

3.6.6. Приказы по  личному составу регистрируются в Отделе кадров. Им присваиваются порядковые номера в пределах года с буквенными индексами:

- К – для  приказов о приеме, переводе, увольнении  и др. (со сроком хранения 75 лет),

- ОК – для  приказов о предоставлении очередных  и учебных отпусков, командировании и др. (со сроком хранения 5 лет).

3.6.7. Подлинники  приказов по основной деятельности  хранятся у Документоведа 1 кат., подлинники приказов по личному  составу – в Отделе кадров.

3.6.8. Реестр договоров  ведется юрисконсультом ОАО «ММТС-9» Регистрационный номер договора состоит из порядкового номера в пределах календарного года и краткого буквенного названия.

 

3.7. Учет объемов документооборота

3.7.1. Объем документооборота  – это количество документов, поступивших в ОАО «ММТС-9»  и созданных ею за определенный период времени.

Как правило, объем документооборота подсчитывается за месяц и год.

3.7.2. При учете  объема документооборота подсчитывается  количество входящих, исходящих  и внутренних документов организации.

Учет количества документов проводится по данным регистрационных форм в местах регистрации документов.

 

3.7.3. За единицу  учета количества документов  принимается единственный экземпляр  документа (подлинник или второй  экземпляр), без учета копий, создаваемых  при печатании и размножении.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

3.7.4. Результаты  учета документооборота обобщаются  Документоведом 1 кат. в виде сводки  об объеме документооборота за  год. (приложение 13).

 

 

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ  И ПОРУЧЕНИЙ

 

4.1. Организация контроля исполнения  документов и поручений

4.1.1. Контроль  исполнения документов и поручений (далее - документов) - совокупность  действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов, созданных в ОАО «ММТС-9», поступивших из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.

Контроль исполнения документов ведется с целью своевременного и качественного исполнения документов.

Контроль за прохождением и сроками исполнения документов осуществляет Секретарь руководителя, Документовед 1 кат., совместно с работниками, отвечающими за делопроизводство в подразделениях организации.

4.1.2. Контроль исполнения документов включает:

- постановку документа на контроль;

- оперативное доведение документа до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие исполненного документа с контроля;

4.1.3. Контроль исполнения ведется на основе регистрационных данных, вносимых в регистрационную базу данных при регистрации документа.

 

4.2. Сроки исполнения документов

4.2.1. Сроки исполнения  документа исчисляются в рабочих  днях с даты поступления документа  в организацию или с даты  подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены законодательными и иными нормативными правовыми актами (приложение 15). Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем при вынесении резолюции.

4.2.2. Датой исполнения  документа считается дата, указанная  в резолюции, а при ее отсутствии – дата, названная в тексте документа. При отсутствии контрольной даты документ должен быть исполнен в месячный срок.

При постановке на контроль распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, решений) датой исполнения является дата, указанная в поручении (пункте распорядительной части)

4.2.3. Согласование  подготавливаемого документа с  заинтересованными организациями  и лицами должно проводиться  в пределах установленного срока  исполнения документа.

 

5. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА ОРГАНИЗАЦИИ, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИХ УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

 

5.1. Составление номенклатуры дел

5.1.1. Номенклатура  дел  — систематизированный перечень  заголовков (наименований) дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В ОАО «ММТС-9» номенклатура дел составляется в электронном виде.

Номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел.

Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

- закрепление  индексов дел;

- систематизация  дел;

- установление  сроков хранения дел;

• учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

5.1.2. В номенклатуру  дел включаются все документы, создаваемые и поступающие в  ОАО «ММТС-9».

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

5.1.3. При составлении  номенклатуры дел следует руководствоваться  учредительными документами ОАО  «ММТС-9», положениями о структурных  подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности ОАО «ММТС-9», их виды, состав и содержание.

5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется до 1 декабря текущего года Документоведу 1 кат.

Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

5.1.5. Сводная номенклатура  дел организации составляется  Документоведом 1 кат. на основе номенклатур  дел структурных подразделений.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

5.1.6. В конце  каждого года номенклатура дел  уточняется, утверждается Генеральным директором ОАО «ММТС-9» и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.7. Номенклатура  дел составляется по установленной ОАО «ММТС-9» электронной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел. Индекс дела состоит из кода структурного подразделения (в соответствии с классификатором подразделений) и порядкового номера дела в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:

01 – код структурного  подразделения;

05 –порядковый  номер дела в разделе номенклатуры  дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется также сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• дата (период), к которым относятся документы дела;
• указание на количество копий документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения (ведомственному, типовому). При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения определяется по типовой или примерной номенклатуре дел, или устанавливается ЭК ОАО «ММТС-9».

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что, среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, поэтому окончательный срок хранения этих документов устанавливается ЭПК.

Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, а также в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.