Организация документооборота и основные направления его совершенствования

1.9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения работники обязаны передать все находящиеся на исполнении документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения. При увольнении работника составляется акт приема-передачи документов и дел.

 

 

 

 

 

 

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

2.1. Состав управленческих документов. Общие требования к оформлению документов

 

2.1.1. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования управленческой деятельности является документ.

2.1.2. В ОАО «ММТС-9» создаются документы на бумажном носителе и электронные документы. Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме. Для создания и использования электронных документов используются программно-технические средства.

Документы, используемые в управленческой деятельности, должны быть оформлены и удостоверены по установленным правилам.

2.1.3. Электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному уполномоченным должностным лицом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

2.1.4. Состав управленческих документов, издаваемых и используемых в ОАО «ММТС-9», определяется ее организационно-правовой формой и формой собственности, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами власти и управления и другими организациями.

2.1.5. В соответствии с действующим законодательством РФ и иными нормативными правовыми актами в ОАО «ММТС-9» издаются: организационно-правовые документы: правила, положения, инструкции, регламенты; распорядительные документы: приказы и распоряжения. Деятельность коллегиальных и совещательных органов фиксируется в протоколах, внутренняя деятельность организации отражается в информационно-справочных документах: актах, справках, списках, перечнях, докладных и служебных записках, объяснительных записках, предложениях и др. Взаимоотношения с другими организациями осуществляются с помощью деловой переписки.

2.1.6. В целях  упорядочения процессов документирования  в ОАО «ММТС-9» используются  унифицированные формы документов (УФД), включенные в Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД), и формы документов, разрабатываемые организацией.

Унифицированная форма документа - форма документа, содержащая определенный набор реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД создаются на бумажном носителе и на электронных носителях в виде шаблонов унифицированных форм документов.

Используемые в ОАО «ММТС-9» УФД должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных и научно-технических целях.

2.1.7. При подготовке и оформлении документов «ММТС-9» используются реквизиты, состав которых и правила оформления определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

1. наименование организации;
2. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
3. идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
4. справочные данные об организации (на бланках писем);
5. дата документа;
6. регистрационный номер документа;
7. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
8. адресат;
9. гриф утверждения документа;
10. резолюция;
11. заголовок к тексту;
12. отметка о контроле;
13. текст документа;
14. отметка о наличии приложения;
15. гриф согласования документа;
16. визы согласования документа;
17. подпись;
18. оттиск печати;
19. отметка о заверении копии;
20. отметка об исполнителе;
21. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
22. отметка о поступлении документа в организацию;

 

2.2. Требования к бланкам управленческих документов

2.2.1. Документы ОАО «ММТС-9» оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, А3.

2.2.2. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

2.2.3. В ОАО «ММТС-9» используются следующие виды бланков:

- общий бланк (приложение 1);

• бланк приказа (приложение 2);
• бланк распоряжения (приложение 3).

2.2.4. Общий бланк ОАО «ММТС-9» содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

а также отметки для проставления реквизитов:

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа.

2.2.5. Бланки приказа и распоряжения содержат следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа,

а также отметки для размещения реквизитов:

• дата документа;
• регистрационный номер документа.

2.2.6. Внутренние документы ОАО «ММТС-9», оформляемые не на бланке (докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, справки, сводки, акты, протоколы и др.), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты, оформленные по установленным правилам.

 

2.3. Оформление реквизитов документов

 

2.3.1. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН юридического лица указывается в бланках писем организации в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 

2.3.2. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

ИНН/КПП указывают в бланках писем в соответствии документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.3. Наименование организации

Наименование организации на бланках документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Наименование организации включает организационно-правовую форму и фирменное наименование организации.

2.3.4. Справочные данные об организации

Справочные данные указываются в бланках писем. Справочные данные включают в себя: почтовый адрес; номер телефона; факса; адрес электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП.

2.3.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидности конкретного документа определяется его содержанием и назначением. Во всех случаях, кроме деловых писем, наименование вида документа является обязательным реквизитом документа, наряду с наименованием организации, подписью (грифом утверждения), датой издания документа, регистрационным номером, местом издания.

2.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, за исключением протоколов, датой которых является дата заседания.

Дату документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год: 08.02.2010, 08 февраля 2010 г.

Дата на документе проставляется должностным лицом при подписании документа или Документоведом 1 кат. при регистрации документа.

2.3.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.

Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

2.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений. Сведения в документ-ответ переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

2.3.9. Адресат

Реквизит «Адресат» используется при оформлении писем. Документ может быть адресован в организацию, структурное подразделение, должностному или физическому лицу.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование включается в состав наименования должности адресата. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом, например:

Генеральному директору ОАО «МСС» В.А. Петровскому

 

Строки реквизита «Адресат» допускается оформлять центрованным способом, например:

Главному инженеру ОАО «МТТ» Н.В. Семиной

 

При адресовании документа в организацию или в структурное подразделение организации без указания должностного лица наименование адресата указывается в именительном падеже. При ведении переписки употребляются официально принятые сокращенные наименования организаций, например:

Минсвязи России

или:

Россвязь Управление делами

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации (при необходимости, структурного подразделения) указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

ОАО «Связьинвест» Управление делами Ведущему специалисту К.П. Молчановой

 

или:

ОАО «УКТ» Начальнику отдела кадров М.И. Коробовой

 

Если документ отправляют в несколько организаций или структурных подразделений одной организации, реквизит «Адресат» оформляется обобщенно, например:

Администрации районов Тверской области

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов письмо рассылается по списку.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:

 

Директору ГЦУМС М.В. Семенову   Профсоюзная ул., д. 80, Москва, 117393

 

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

 

Н.А. Ивченко   ул. Винокурова, д. 7, кв. 91 г. Пенза, Киреевский р-н, 301264

 

2.3.10. Гриф утверждения документа

Документы утверждаются Генеральным директором ОАО «ММТС-9» (Заместителями Генерального директора) или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.