Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2014 в 08:43, дипломная работа
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в ОАО «ММТС-9». Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы ОАО «ММТС-9», обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Цель написания дипломной работы имеет практическое значение-разработка новой редакции Инструкции по ведению делопроизводства в ОАО «ММТС-9».
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате общего отдела ОАО «ММТС-9». Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению Секретарь руководителя ОАО «ММТС-9». Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов33.
В ОАО ММТС-9» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря руководителя.
На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в компьютерную базу данных секретарем руководителя. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.
В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы, должны быть полностью решены.
Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.
Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю руководителя не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в компьютерную базу контроля и снятия документа с контроля.
Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки.
Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.
Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ОАО «ММТС-9». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
2.6 Номенклатура дел
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.34
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел35. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы ОАО «ММТС-9». Это означает, что любой, созданный или полученный в ОАО «ММТС-9» документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен36.
Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.37
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Цели формирования номенклатуры дел:
-распределения исполненных документов в дела;
-систематизации дел;
-закрепления индексов дел;
-установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
-служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для
составления актов на
- может быть использована
как схема для построения
В унифицированную форму номенклатуры дел ОАО «ММТС-9» включаются следующие реквизиты:
2.6.1 Виды номенклатуры дел
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
- Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
- Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
- Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.
В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
- условного обозначения (индекса) структурного подразделения;
- порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.
По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.
Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).
В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия.
При составлении номенклатуры дел ОАО «ММТС-9» необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.39
Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
Пятая графа – «Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
- о заведении дел;
- о переходящих делах;
- о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;
- о выделении дел к уничтожению;
- о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.
При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено»). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.
В каждом структурном подразделении составляется индивидуальная номенклатура дел. На основе номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего объединения, которая ежегодно уточняется.
Номенклатура дел структурных подразделений ОАО «ММТс-9» и объединения составляется в соответствии с «Перечнем документов с указанием сроков хранения».
Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечением специалистов, ответственных за делопроизводство.
Информация о работе Организация документооборота и основные направления его совершенствования