Организация документооборота и основные направления его совершенствования

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Во многих случаях документирование является обязательным, оно предписывается законами и актами государственного управления. Так, федеральный закон24 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

 

Глава 2. Организация документооборота ОАО «ММТС-9»

 

2.1 Организация документооборота.

 

Движение документа с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот ОАО «ММТС-9».

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются Документоведом ОАО «ММТС-9», и утверждается Генеральным директором ОАО «ММТС-9». При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Основные задачи документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. В основные положения ГСДОУ25 включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета.

Документооборот в ОАО «ММТС-9» состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретарем, делопроизводителем.

Поступающие в Общество документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции ОАО «ММТС-9».

Кроме того, в ОАО «ММТС-9», как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации ОАО «ММТС-9». Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

1. распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
2. акты и справки проведения вневедомственных проверок;
3. статистическая отчетность;
4. письма-запросы о деятельности организации;
5. письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
6. материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов.

Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.;
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Учет документооборота позволяет:

• определить загрузку ОАО «ММТС-9» в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
• установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
• рассчитать численность службы делопроизводства.

Основу документооборота составляют локальные нормативно-правовые акты организации: Устав ОАО «ММТС-9», положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по ведению делопроизводства, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

2.2 Основные правила организации документооборота в ОАО «ММТС-9»

 

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «ММТС-9» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота на ОАО «ММТС-9» являются:

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени;

- максимальное  сокращение инстанций прохождения  документа (каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на электронных носителях) в комплексе на ОАО «ММТС-9» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «ММТС-9», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО «ММТС-9».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован Инструкцией по делопроизводству в ОАО «ММТС-9»26.

Делопроизводственное обслуживание в ОАО «ММТС-9» осуществляется следующими участками и работниками:

1.Секретарем руководителя:

Функции:

- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора ОАО «ММТС-9».

Должностные обязанности:

- Принимает поступающую  на рассмотрение Генерального  директора ОАО «ММТС-9» корреспонденцию, передает ее в соответствии  с принятым решением в структурные  подразделения или конкретным  исполнителям для использования  в процессе работы либо подготовки ответов.

- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции  с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки  и представления информации при  подготовке и принятии решений.

- Принимает документы  и личные заявления на подпись Генеральному директору ОАО «ММТС-9».

- Подготавливает документы  и материалы, необходимые для  работы Генерального директора  ОАО «ММТС-9".

- Следит за своевременным  рассмотрением и представлением  структурными подразделениями и  конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Генеральному директору ОАО «ММТС-9» на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

- Организует проведение  телефонных переговоров Генерального директора ОАО «ММТС-9», записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

- По поручению Генерального  директора ОАО «ММТС-9» составляет  письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

- Выполняет работу по  подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором ОАО «ММТС-9» (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

- Осуществляет контроль  за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Генерального директора ОАО «ММТС-9», взятых на контроль.

- Обеспечивает рабочее  место Генерального директора  ОАО «ММТС-9» необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

- Печатает по указанию  Генерального директора ОАО «ММТС-9»  служебные материалы, необходимые  для его работы или вводит  текущую информацию в банк данных.

- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения  просьб и предложений работников.

- Формирует дела в соответствии  с утвержденной номенклатурой, обеспечивает  их сохранность и в установленные  сроки сдает в архив.

- Копирует по указанию Генерального директора ОАО «ММТС-9» документы на персональном ксероксе.