Организация документооборота и основные направления его совершенствования

 

 

2.Документоведом:

Функции:

- Разрабатывает и внедряет технологические  процессы работы с документами и документной информацией.

- Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

- Подготавливает предложения по  рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

Должностные обязанности:

- Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

- Организует внедрение систем  ведения документации.

- Принимает меры по упорядочению состава  документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

- Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

- Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.

- Отправление исходящей корреспонденции по адресам, заказной почтой, факсимильной связи.

- Отправка и прием документов  по электронной почте.

- Обеспечение сохранности проходящей  служебной документации.

В ОАО «ММТС-9» действует смешанная форма организации  делопроизводственного обслуживания, при которой часть операций (прием, регистрация, контроль, отправка документов) осуществляется в Общем отделе, а часть операций (хранение документов, формирование дел) структурными подразделениями.

Ответственность за организацию делопроизводства в целом в ОАО «ММТС-9» возлагается на Генерального директора ОАО «ММТС-9», а в структурных подразделениях - на руководителей соответствующих подразделений. Для непосредственного ведения делопроизводства руководителем структурного подразделения назначаются ответственные работники.

Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот ОАО «ММТС-9».

Входящие: Входящий документ - документ, поступивший в организацию. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими, то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие: Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-9827, это - официальный документ, отправляемый из организации. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние: Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Данные документы используются для организации работы ОАО «ММТС-9», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

 

2.3 Схема движения и технология обработки документов в                             ОАО «ММТС-9»

 

2.3.1 Входящие документы

 

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ОАО «ММТС-9» осуществляется централизованно секретарем руководителя. При первичной обработке корреспонденции проверяется, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес  отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при  поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп ОАО «ММТС-9», он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. В организации имеется список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в ОАО «ММТС-9» распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение Генерального директора передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются Заместителям генерального директора.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в ОАО «ММТС-9» или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

После рассмотрения документов Генеральный директор ставит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь руководителя ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

 

2.3.2 Исходящие документы

 

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-9828, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление  проекта документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа  документоведом ОАО «ММТС-9»;

- согласование  проекта документа;

- подписание  документа руководителем (в необходимых  случаях – утверждение);

- регистрация  документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго  экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.29

В ОАО «ММТС-9» проект исходящего документа обязательно согласовывается с главным юрисконсультом ОАО «ММТС-9». Такое согласование оформляется визой. После подписания руководителем, исходящий документ передается Документоведу для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

 

2.3.3 Внутренние документы

 

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы организации по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационно-правовые документы, которые регламентируют деятельность ОАО «ММТС-9» (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые  Генеральным директором, его заместителями;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в ОАО «ММТС-9» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов:

- название организации,

 - название подразделения,

- вида документа,

- места составления,

- даты и номера.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в организации при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Секретарь и Документовед контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Инструкции по ведению делопроизводства в ОАО «ММТС-9».

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники ОАО «ММТС-9» используют два вида документов - докладные и служебные записки.

Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника организации другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.30

 

2.4 Регистрация документов

 

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».31

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления.

Учитывая специфику ОАО «ММТС-9», в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем Генерального директора (вся входящая корреспонденция), вся остальная (исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения руководства) Документоведом ОАО «ММТС-9».

Регистрация в ОАО «ММТС-9» входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь руководителя разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в компьютерную базу регистрации входящей корреспонденции. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Резолюция руководителя вносится в регистрационную базу документов которая ведется ОАО «ММТС-9», поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе.

На исходящих документах ОАО «ММТС-9» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.32 Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. Исходящие документы также регистрируются в компьютерной базе.

В ОАО «ММТС-9» регистрацией внутренних документов занимаются делопроизводители структурных подразделений.

 

2.5 Организация контроля исполнения документов

 

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов ОАО «ММТС-9» можно выделить:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретарем. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. 3