Организация документооборота и основные направления его совершенствования

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен и завизирован всеми заинтересованными лицами.

При утверждении документа Генеральным директором ОАО «ММТС-9» гриф утверждения состоит, из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ   Генеральный директор ОАО «ММТС-9» Подпись   Ю.Т. Кукушкин Дата

 

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа руководителями двух организаций грифы утверждения располагают на одном уровне, справа и слева.

Перечень утверждаемых документов в ОАО «ММТС-9» приведен в (приложении 4).

2.3.11. Резолюция

Резолюция содержит указания Генерального директора ОАО «ММТС-9» (Заместителей Генерального директора) по исполнению документа, определяет работников, ответственных за исполнение документа, характер и сроки исполнения.

Если срок исполнения в резолюции не указан, исполнитель руководствуется сроком, указанным в тексте документа, или типовым сроком, если он установлен для данной категории документов.

Резолюция оформляется на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату:

Ибрагимову И.Н., Чуриковой К.О.

Прошу подготовить

предложения к 04.12.2010

Подпись

27.10.2010

Если поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созывать соисполнителей на рабочие совещания и координировать их работу. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Резолюция должна содержать конкретные указания по исполнению документа или формулировать цель рассмотрения документа.

На документе не должно быть более четырех резолюций.

2.3.12. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту – это краткое содержание документа. Заголовок должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?» или «чего?», например:

Приказ «О создании аттестационной комиссии»;

Распоряжение «О подготовке плана работы»;

Акт сверки взаиморасчетов.

Заголовок составляет исполнитель документа.

К текстам писем с текстом небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять.

 

2.3.13. Отметка о контроле

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» или от руки на верхнем поле документа справа.

2.3.14. Текст документа

Текст документа – выраженное средствами русского литературного языка содержание управленческих действий и ситуаций.

Композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства выбираются в соответствии с видом документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, выраженную точно, ясно, логично, кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов должны составляться с соблюдением следующих принципов:

• краткости, исключения лишней информации;
• полноты и достаточности информации;
• объективности;
• точности изложения фактов;
• чёткости формулировок, не допускающих различных толкований.

При составлении текстов документов необходимо соблюдать правила написания официальных наименований предприятий и организаций, должностей, населенных пунктов и др.

При упоминании в тексте документа фамилии должностного лица или работника инициалы ставятся после фамилии.

Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, подразделяемых на пункты и подпункты. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами. При необходимости в тексте используется многоуровневая рубрикация текста, при этом номер каждой последующей рубрики содержит номера предыдущих уровней: 1.; 1.1.; 1.1.1.;.1.1.1.1.;.1.2.; 1.2.1; 1.2.1.1. и т.д.

В документах используется не более четырех уровней рубрикации текста. В конце номера (пункта, подпункта) ставится точка.

Тексты распорядительных документов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (обоснования) и распорядительной части.

Тексты информационно-справочных документов (деловые письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей.

При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все поисковые данные документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), заголовок к тесту.

В распорядительных документах, а также в документах, подготовленных должностным лицом или специалистом, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

Текст протокола излагают от первого лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" или "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и работников (положение, инструкция, правила, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав правления входят", "комиссия установила").

Запрещается вносить исправления и изменения в текст подписанного документа.

2.3.15. Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложении, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение: 1. Перечень управленческих документов, которые могут создаваться и храниться в электронном виде на 20 л. в 1 экз.

2. Сводка  отзывов на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Если приложение направляют не всем адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложением является документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 18.01.2010 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

На приложениях к распорядительным документам, инструкциям, правилам в верхнем правом углу приложения оформляют отметку о приложении следующим образом:

 

Приложение № 2 к приказу ОАО «ММТС-9» от 19.01.2010 № 5

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Слово «приложение» допускается печатать прописными буквами, а отметку о приложении оформлять центрованным способом, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу ОАО «ММТС-9» от 20 февраля 2010 г. № 25

 

2.3.16. Подпись

Подпись – один из реквизитов удостоверения документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Генеральный директор

Подпись

Ю.Т. Кукушкин

 

Если документ оформлен не на бланке, в состав должности включается полное наименование организации:

 

Генеральный директор ОАО «ММТС-9»

Подпись

Ю.Т. Кукушкин

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

 

Генеральный директор   Главный бухгалтер

Подпись   Подпись

Ю.Т. Кукушкин   Н.Н. Камалетдинова

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Начальник отдела кадров   Подпись            Г.С.Гурова

Начальник технического отдела   Подпись         Т.И.Двуреченская

 

В документах, составленных комиссией, в подписи указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

 

Председатель комиссии	Подпись	С.С.Головко
Члены комиссии	Подпись Подпись	И.И.Иванов И.И.Сидоров

 

Протоколы собраний, совещаний и др. подписываются председателем (или председательствующим на заседании) и секретарем.

При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого указаны в реквизите «Подпись», документ подписывается другим должностным лицом, имеющим право подписывать документ за отсутствующего. В этом случае документ перепечатывается с указанием должности лица, фактически подписывающего документ, или в подготовленный проект документа от руки вносятся исправления в наименование должности и фамилию должностного лица. Исправления вносит лицо, фактически подписывающее документ.

 

2.3.17. Гриф согласования документа

Гриф согласования – реквизит документа, выражающий согласие организации или должностного лица, не являющего автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО   Заместитель Генерального директора ОАО «ММТС-9»   Личная подпись Е.В.Чурикова Дата

 

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО   Письмо ОАО «Ростелеком» от 20.02.2010 № 4-01-12/122

 

или

 

СОГЛАСОВАНО   Протокол заседания Правления от 25.01.2010 № 2

Грифы согласования могут оформляться на Листе согласования, в этом случае в документе под подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования прилагается к проекту документа и составляет его неотъемлемую часть.

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
СОГЛАСОВАНО   Генеральный директор ЗАО «Электронные системы»   Подпись         К.Р. Сергеев Дата	СОГЛАСОВАНО   Генеральный директор ЗАО «Альфа»   Подпись       В.Е. Иванов Дата