Организация документооборота и основные направления его совершенствования

 

2.13 Составление описей дел

 

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного  хранения,

- дела временного (свыше 10 лет) хранения,

- дела по личному  составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел структурных подразделений ОАО «ММТС-9» составляются ежегодно работниками, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством Документоведа.

Описи, подготовленные структурными подразделениями за данный год служат основой для подготовки сводной описи ОАО «ММТС-9».

Описи на дела по личному составу могут составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел. Допускается составлять опись на личные дела уволенных работников отдельно от остальных документов по личному составу.

При составлении описи дел ОАО «ММТС-9» соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел  вносятся в опись на основе  номенклатуры дел,

- каждое дело  вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело  состоит из нескольких томов  или частей, то каждый том или  часть вносятся в опись под  самостоятельным номером),

- порядок нумерации  дел в описи - валовой за несколько  лет,

- графы описи  заполняются в точном соответствии  с теми сведениями, которые вынесены  на обложку дела,

- при внесении  в опись подряд дел с одинаковыми  заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о деле вносятся в опись полностью.

Опись заверяется ее составителем, подписывается начальником структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) ОАО «ММТС-9» и утверждается Генеральным директором ОАО «ММТС-9».

 

 

 

2.14 Обеспечение сохранности документов

 

Организация хранения документов ОАО «ММТС–9» обеспечивается лицами, специально уполномоченными Обществом и начальниками структурных подразделений.

Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи их в архив или на уничтожение хранятся в рабочих комнатах ОАО «ММТС-9». Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от воздействия пыли и солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Документы с грифом «коммерческая тайна» находятся на хранении в сейфах.

Хранению подлежат подлинники документов Общества.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения руководства ОАО «ММТС-9» с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа с вложением акта об изъятии подлинника.

Хранение опечатанных бюллетеней для голосования ОАО «ММТС-9» осуществляется Обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным Обществом на такое вскрытие составляется соответствующий акт.

Выдача документов Общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам Общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.

В случае реорганизации Общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации Обществ.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ48.

 

 

Заключение

 

В дипломной работе я провела анализ организации документооборота ОАО «ММТС-9».

В период своего действия каждый документ проходит длинный путь. Я определила, что для всех видов входящих, исходящих и внутренних документов свойственны следующие операции: рассмотрение руководителем, регистрация, исполнение, направление в дело, использование в справочно-информационных целях, подготовка к передаче и передача в архив. Целью каждого документа является его исполнение, а для своевременной подготовки и правильного оформления необходимо иметь устойчивую систему управления, чем и является организация документооборота.

Я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для принятия решения. Поэтому во всех организациях документообороту всегда уделяется большое внимание. Благодаря действующей системе делопроизводства и документооборота можно говорить о благополучии всех организаций и их руководителей. Необходимо только точно действовать по установленным правилам. Я считаю, что оперативность и надежность документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения и убыстрения операций, производимых с документами, уменьшения объема документооборота при помощи бездокументной связи (телефон, личные переговоры), использования средств фиксимильной связи. Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями.

Такая организация способствует быстрой подготовке необходимых документов в установленные сроки, что помогает избежать конфликтов с другими организациями. И это является главным плюсом в деятельности любого предприятия.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Подводя итоги, можно сказать, что движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности ОАО «Московская междугородная телефонная станция №9» (ОАО «ММТС-9»). Разработана новая Редакция Инструкции по ведению делопроизводства в ОАО «ММТС-9». Цель дипломной работы была достигнута.

 

 

 

Нормативно-правовые источники

 

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Информационно-справочная система КонсультантПлюс.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // «Собрание законодательства РФ», 2006, № 31 (1 ч.), Ст. 3448.
3. Единая государственная система делопроизводства. (Основные положения). Одобрена Постановлением Государственным комитетом по науке и технике СССР (Постановление № 435 от 04.09.73 г.) // Главное архивное управление при Совете Министров СССР; Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы; Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР; Министерство приборостроения, средств автоматизации и систем управления. – М.:, 1974.
4. Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» // «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти». 12.11.2007. № 46.
5. Постановление Совета Министров – Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» 03.04.93 г. № 191.
6. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.
7. Положение об Архивном фонде РФ. Указ Президента РФ 17.12.94. № 552.
8. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
10. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
12. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (ред. от 27.10.2003) / Утвержден Росархивом 06.10.2000.
13. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
14. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Издательство стандартов – М. 2003
15. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28) Издательство стандартов – М. 1999

 

Учебники, монографии, брошюры

 

16. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002.
17. Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004
18. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы. М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994.
19. Т.В. Кузнецова Л.В.Санкина Т.А. Быкова Документационное обеспечение управления М. МЦФЭР 2007
20. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4.
21. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.
22. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3.
23. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.
24. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2.
25. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства.  Первый этап // Делопроизводство 2000. №1.
26. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002.
27. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2001.
28. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2000.
29. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2.
30. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2.
31. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 1997.
32. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1.

 

          Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению делопроизводства

в ОАО «Московская междугородная телефонная станция № 9»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2010 г.

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Инструкция  по ведению делопроизводства  в ОАО «Московская междугородная телефонная станция № 9» (ОАО «ММТС-9») (далее – Инструкция)  разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов и упорядочения документооборота.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения управления и архивного дела, национальными стандартами в сфере документации.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, в том числе с документами в электронном виде, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Информационные технологии обработки документной информации, применяемые в ОАО «ММТС-9», должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляет Документовед 1 кат.

1.6. Ответственность за правильную организацию работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется ответственными за делопроизводство, назначенным руководителем.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Работники подразделений несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации ответственность за порчу, несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания служебных документов.

1.8. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Генеральным директором ОАО «ММТС-9».