Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2014 в 08:43, дипломная работа
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в ОАО «ММТС-9». Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы ОАО «ММТС-9», обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Цель написания дипломной работы имеет практическое значение-разработка новой редакции Инструкции по ведению делопроизводства в ОАО «ММТС-9».
Согласование документа внутри ОАО «ММТС-9» с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования:
Главный юрисконсульт
Личная подпись Т.Е.Кучиц
Дата
При наличии замечаний по проекту документа визу согласования оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Главный юрисконсульт
Личная подпись Т.Е.Кучиц
Дата
Замечания вносятся в текст проекта документа или излагают на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
На документе, подлинник которого остается в ОАО «ММТС-9» визы проставляют с оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляют из ОАО «ММТС-9», визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами предусмотрено проставление печати.
Оттиск печати проставляется, захватывая часть наименования должности. Допускается проставлять печать на свободном от текста месте. Оттиск печати не должен захватывать подпись должностного лица.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, состоящую из слова "Копия верна", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:
Копия верна
Главный юрисконсульт Личная подпись Т.Е.Кучиц
Дата
При выдаче копии для представления в другую организацию, подпись должностного лица заверяется печатью ОАО «ММТС-9».
Отметка об исполнителе проставляется в деловых письмах и, при необходимости, в других документах. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Иванов
924-45-67
2.3.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа проставляется на экземпляре документа, помещаемом в дело. Отметка об исполнении содержит: слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, подпись работника и дату. Отметка может дополняться сведениями об исполнении документа, например:
Отправлен факс от 22.01.2010 № 12
В дело № 02–15 за 2010 г.
Личная подпись
Дата
Отметка о поступлении проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа.
Входящий №___________ ОАО «ММТС-9» «___»____________20___г. |
Отметка о поступлении включает дату поступления документа и входящий регистрационный номер документа. При необходимости в отметке о поступлении отмечаются часы и минуты поступления документа.
2.4.1. Приказ, распоряжение.
2.4.1.1. Приказ – правовой акт, издаваемый единолично Генеральным директором ОАО «ММТС-9» (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности и по личному составу (приложение 2).
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый Генеральным директором ОАО «ММТС-9» (Заместителями Генерального директора) преимущественно по оперативным вопросам деятельности ОАО «ММТС-9», в том числе по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных актов, доведения решений руководства ОАО «ММТС-9» до структурных подразделений (приложение 3).
2.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности готовят структурные подразделения ОАО «ММТС-9» на основании поручений Генерального директора (Заместителей Генерального директора) либо в инициативном порядке. Проекты приказов по личному составу готовит Отдел кадров.
Ответственность за качественную подготовку проектов приказов (распоряжений), их согласование несут руководители структурных подразделений.
Подготовка приказа (распоряжения) может быть возложена на несколько структурных подразделений. В этом случае ответственным за подготовку является руководитель, фамилия которого в списке исполнителей указана первой.
2.4.1.3. Приказы, издаваемые в ОАО «ММТС-9», не должны противоречить законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, Уставу ОАО «ММТС-9».
Приказы по основной деятельности издаются:
- во исполнение решений ОАО «ММТС-9»;
- в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач ОАО «ММТС-9».
2.4.1.4. Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
2.4.1.5. Заголовок к приказу должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка с левой стороны.
Примеры заголовков:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству;
О порядке финансирования рекламной компании;
О создании аттестационной комиссии.
2.4.1.6. Текст приказа (распоряжения) как правило состоит из двух частей: обоснования и распорядительной части.
В обосновании указывается правовое основание, причина или цель издания документа, например:
В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов ОАО «ММТС-9» и отбору их на архивное хранение и к уничтожению
ПРИКАЗЫВАЮ:
Если основанием для издания приказа является законодательный или иной правовой акт, в обосновании приводится наименование этого документа, указывается, кем он издан, заголовок к тексту, дата и номер документа, например:
В соответствии с приказом Росархива от 30 ноября 2006 г. № 86 «Об обеспечении сохранности документов»
ПРИКАЗЫВАЮ: ...
2.4.1.7. Распорядительная часть приказа начинается словом «приказываю», которое печатается прописными буквами с новой строки. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Если пункт приказа (распоряжения) содержит конкретное поручение, в нем указываются:
Например:
№ п.п. Заместителю Генерального директора Чуриковой Е.В. разработать и представить на утверждение план работы Рабочей группы на 1-е полугодие 2010 г. Срок исполнения – 15.01.2010.
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на отдельные задания, каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа (распоряжения) содержит только одно задание с одним сроком исполнения.
Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа (распоряжения) не указывается в случаях, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.
Если проект приказа (распоряжения) отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа (распоряжения) необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка, например:
№ п.п. Признать утратившим силу приказ Генерального директора ОАО «ММТС-9» от 05 августа 2000 г. № 75 «Об утверждении Инструкции о работе с информацией ограниченного доступа».
Последний пункт приказа (распоряжения) – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:
№ п.п. Контроль за исполнением приказа возлагается на Заместителя Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам Ибрагимова В.М.
2.4.1.8. В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения ...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформляется на обороте последнего листа под визами согласования (приложение5,6).
2.4.1.9. В проектах приказов (распоряжений) не допускается:
- изменение сроков выполнения заданий, предусмотренных актами вышестоящих органов, в сторону их увеличения;
- применение произвольных сокращений или искажение наименований государственных органов и других учреждений, а также департаментов, управлений, предприятий и организаций;
- применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.
2.4.1.10. При большом объеме текста в проекте приказа (распоряжения) излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст – в приложениях к документу.
При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.), в тексте приказа (распоряжения) в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение 1); ... (приложение 2); согласно приложению, а на самом приложении оформляется отметка о приложении:
Приложение 1 к приказу Генерального директора ОАО «ММТС-9» от 12.02.2010 № 15 |
Перед цифрой, обозначающей номер приложения, допускается ставить знак №.: Приложение № 2. Приложения являются неотъемлемой частью приказа (распоряжения). Издание вместе с приказом (распоряжением) приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.
Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, то в этом случае на нем в правом углу проставляется гриф утверждения, например:
УТВЕРЖДЕНО приказом Генерального директора ОАО «ММТС-9» от 22.01.2010 № 5 |
2.4.1.11. До представления на подпись проект приказа (распоряжения) визируют:
2.4.1.12. Приказ (распоряжение) подписывает Генеральный директор или лицо, исполняющее его обязанности.
Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с указателем рассылки.
2.4.2.1. Правила, инструкция, положение – нормативные документы, устанавливающие определённый порядок, нормы работы для организации в целом или по отдельным направлениям (процессам) ее деятельности.
Правила – нормативный правовой акт, содержащий системно связанные между собой нормы, требования осуществления какой-либо деятельности.
В инструкции устанавливается технология выполнения определенного вида деятельности (работ) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положением регламентируется: деятельность конкретной организационной структуры или дается порядок осуществления управленческого действия, например: положение о премировании.
2.4.2.2. Правила (положения, инструкции) печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, связанное с заголовком к тексту (обозначением краткого содержания или назначения документа), гриф утверждения, текст, визы.
Информация о работе Организация документооборота и основные направления его совершенствования